Geschäftsschreiben ist effektive Geschäftskommunikation. Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter über gute Fähigkeiten im Geschäftsschreiben verfügt.

Jeder Mitarbeiter muss von Zeit zu Zeit E-Mails versenden, Geschäftsvorschläge entwickeln und Geschäftsberichte schreiben. Daher sind neben guten Kommunikationsfähigkeiten auch gute Geschäftsschreibfähigkeiten von entscheidender Bedeutung.

Auch schriftliche Kommunikationsfähigkeiten können bei Bewerbungen einen großen Unterschied machen. Für einige könnte dies der letzte Schritt zur Validierung ihrer Arbeit sein.

Fähigkeiten im Business-Schreiben

Egal, ob Sie ein Geschäftsdokument erstellen oder eine einfache Notiz schreiben, gute Fähigkeiten Geschäftsbriefe können viel bewirken. Es geht um mehr als nur eine gute Satzstruktur, einen professionellen Ton und die richtige Grammatik.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Fähigkeiten zum Schreiben von Geschäftstexten, an denen Sie arbeiten sollten.

1. Einfache Sprache

Die erste Regel, um ein großartiger Wirtschaftsautor zu werden, besteht darin, zu lernen, immer eine einfache Sprache zu verwenden. Gute Texte enthalten normalerweise nicht viele komplizierte Wörter.

Um Inhalte leicht lesbar zu machen, geht es vor allem darum, sie leicht verständlich zu machen.

Dazu können Sie allgemein bekannte Kurzwörter verwenden. Wenn es für ein komplexes Wort kein kürzeres Wort gibt, verwenden Sie eine kurze Phrase, um es zu beschreiben.

Darüber hinaus können Sie sich darauf konzentrieren, Adjektive zu vermeiden und zu versuchen, die aktive Stimme zu verwenden.

Effektives Schreiben bedeutet, dass Sie einfach kommunizieren und Ihre Botschaft schnell und effektiv ausdrücken können. Standpunkt.

Daher sollten Sie auch versuchen, versteckte Verben zu vermeiden. Mit anderen Worten: Wenn Sie Ihre E-Mails personalisierter gestalten, wird dieses Problem automatisch gelöst.

Anstatt zum Beispiel zu sagen: „Wir möchten Ihnen gerne helfen“, könnten Sie auch sagen: „Wir möchten Ihnen helfen.“

Letzteres ist nicht nur kürzer und direkter, sondern sieht auch freundlicher aus.

Die Verwendung einer solch direkten und klaren Sprache ist effizienter, schneller und effektiver. Ob Ihr Leser anders ist Mitarbeiter oder Kunde, ist es immer besser, den Text für Ihr Publikum zu vereinfachen.

2. Die Fähigkeit, Meinungen von Fakten zu unterscheiden

Wirtschaftsautoren müssen während des Schreibprozesses besondere Vorsichtsmaßnahmen treffen, da in den meisten Geschäftsschriften persönliche Meinungen ausgeschlossen sind.

Auch wenn Sie hier keine wissenschaftlichen Arbeiten verfassen, müssen Sie dennoch darauf achten, dass die Fakten klar sind.

Geschäftsdokumente sollten hingegen frei von persönlichen Meinungen sein. Die einzig sinnvolle Ergänzung zur persönlichen Meinung besteht darin, Empfehlungen abzugeben.

In allen anderen Fällen ist es besser, keine Meinungen hinzuzufügen. In einigen seltenen Fällen müssen Sie jedoch möglicherweise Ihre Meinung äußern.

In solchen Fällen sollten Sie den Unterschied zwischen der Äußerung einer objektiven Meinung und einer persönlichen Meinung kennen.

Auf jeden Fall müssen Wirtschaftsjournalisten in der Lage sein, Meinungen von Fakten zu unterscheiden.

Es ist äußerst wichtig, dies beizubehalten, um Missverständnisse zu vermeiden. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihren Lesern um interne oder externe Stakeholder handelt, stellen Sie sicher, dass Ihre Texte frei von Mehrdeutigkeiten sind.

Wenn Sie außerdem Ihren Standpunkt zu etwas äußern, stellen Sie sicher, dass Sie deutlich machen, dass dies Ihre Meinung ist.

3. Geschäftsbrief. Prägnanz und Kürze

Unabhängig von Ihrem Schreibstil müssen Sie lernen, prägnant zu sein. Jeder Geschäftsbrief sollte kurz und prägnant sein.

Bei der Verwendung prägnanter Sprache geht es im Grunde darum, alle unnötigen Wörter und Phrasen zu entfernen, die keinem direkten Zweck dienen.

Zum Beispiel beim Schreiben Email Sie könnten schreiben: „Ich sende diese E-Mail, um Ihnen mitzuteilen, dass Sie Ihre Arbeit bis Montag einreichen müssen.“

Der erste Teil dieses Satzes muss hier nicht stehen, da es offensichtlich ist, dass Sie eine E-Mail senden.

Stattdessen sollten Sie schreiben: „Sie müssen Ihre Arbeit bis Montag abgeben.“

Dies ist jedoch ein äußerst einfaches Beispiel. Prägnanz und Kürze sind beim Verfassen von Dokumenten wie Geschäftsberichten von großer Bedeutung.

Dies liegt daran, dass die meisten Ihrer Leser keine Zeit haben, mehrere Seiten oder Absätze zu überfliegen.

Eine gute Faustregel besteht darin, die Informationen leicht zugänglich zu machen.

Darüber hinaus können Sie Folgendes tun:

  • Konzentrieren Sie sich immer auf Fakten und Informationen.
  • Bleiben Sie beim Thema
  • Verwenden Sie in jedem Absatz höchstens drei Wörter, es sei denn, Sie erklären etwas.
  • Verwenden Sie kurze Wörter und behalten Sie die gleiche Wortwahl bei
  • Vermeiden Sie unnötige Adverbien und Adjektive
  • Vermeiden Sie alle Unklarheiten und streben Sie stets nach Klarheit.

Halten Sie Ihre Sätze kurz und versuchen Sie, die wichtigsten Informationen am Anfang oder im ersten Absatz einzubringen.

Wenn es einen unangenehmen Satz gibt, teilen Sie ihn in mehrere auf und bewahren Sie die relevanten Teile auf.

4. Geschäftsbrief. Behalten Sie das Ziel bei

Es ist wichtig sicherzustellen, dass jede Form der Geschäftskommunikation einem klaren Zweck dient.

Sie sollten sich darauf konzentrieren, sicherzustellen, dass Ihr Geschäftsbrief seinen Zweck klar definiert. Es ist außerdem am besten, für jedes Dokument einen einzigen Zweck festzulegen.

Wenn Sie beispielsweise eine unternehmensweite Mitteilung an die Mitarbeiter versenden, stellen Sie sicher, dass Sie dies von Anfang an klarstellen.

Die meisten Menschen verstehen möglicherweise nicht alle Geschäftskommunikationen, insbesondere wenn diese formelhaft und eintönig wirken.

Daher können Sie dies vermeiden, indem Sie sicherstellen, dass alle Dokumente den Zweck sofort kommunizieren.

Aus diesem Grund beginnen die meisten Artikel mit einer Erläuterung dessen, was besprochen wird.

Noch wichtiger ist, dass Sie bei der Arbeit am Dokument nicht von diesem Ziel abweichen sollten. Nutzen Sie andere Dokumente, wenn es Gesprächsstoff gibt.

Ihre Nachricht sollte jeweils nur eine Hauptidee ansprechen. Vermeiden Sie also überladenes Denken und üben Sie sich auf einseitige Nachrichtenübermittlung.

5. Wissen Sie, wer Ihr Publikum ist

Auch wenn dies offensichtlich erscheint, ist es dennoch eine wichtige Fähigkeit, insbesondere wenn Ihr geschäftliches Schreiben eher externer als interner Natur ist.

Während Sie den Zweck Ihres Briefes verstehen müssen, ist es auch wichtig zu wissen, wer Ihr Leser ist.

Dies hilft dabei, das Ziel auf eine bestimmte Person oder Zielgruppe auszurichten. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie jemandem eine E-Mail schreiben oder eine Nachricht an die breite Masse senden.

Darüber hinaus bedeutet die Kenntnis Ihres Publikums auch, zu verstehen, wie sein Gehirn funktioniert.

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an Arbeitskollegen schreiben, sollten Sie diese kurz und informell halten.

Wenn Sie einem Kunden eine E-Mail senden, sollten Sie ebenfalls formell, klar und einfach sein.

Daher ist es immer besser, Ihre Zielgruppe in der Geschäftswelt zu kennen, denn so können Sie besser auf deren Bedürfnisse eingehen.

Ihr Publikum kann folgende Dinge aktiv beeinflussen:

  • die Sprache, die Sie verwenden; Jedes Wort kann unterschiedlich sein, wenn man unterschiedliche Zielgruppen berücksichtigt.
  • Welche Werkzeuge verwenden Sie und in welcher Funktion?
  • Die Wirksamkeit dessen, was Sie schreiben, im Laufe der Zeit.
  • Ihr Gesprächston liegt irgendwo zwischen professionell und völlig locker.
  • Welche wichtigen Punkte möchten Sie erwähnen?

Darüber hinaus kann es sich auch auf die Länge Ihres Briefes auswirken. Wenn Sie beispielsweise einen Geschäftsbericht für die Geschäftsleitung schreiben, müssen Sie Sie sollten die wichtigsten Punkte auf der ersten Seite notieren in Form von kurzen Absätzen.

6. Geschäftsbrief. Formatierung

Schneller Weg verbessere deine Fähigkeiten Geschäftsschreiben – Formatierungsfähigkeiten entwickeln. Bei der Formatierung werden viele häufige Fehler gemacht, die zu Problemen führen können.

Ihre Formatierungsbemühungen sollten stets maximale Effizienz gewährleisten. Beginnen Sie erst mit dem Schreiben, wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie das Dokument formatiert werden soll.

Die Idee besteht darin, es den Lesern zu ermöglichen, jedes Dokument schnell und problemlos anzuzeigen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie zu viele Formatierungselemente hinzufügen sollten; es könnte Ihre Leser ablenken.

Dies gilt für alle Formen des Schreibens, egal ob Sie Berichte schreiben, E-Mails schreiben oder eine Präsentation erstellen.

Hier sind einige Dinge, die unter Formatierung fallen:

  • Verwenden Sie Fettschrift, Kursivschrift und Unterstreichung.
  • Markieren Sie bestimmte Textelemente.
  • Verwenden Sie unterschiedliche Farben für die verschiedenen Wörter, die Sie einfärben möchten.
  • Verwendung von Absätzen und Nummerierung.
  • Verwendung von Überschriften und Zwischenüberschriften.
  • Behält die Satzstruktur und Textausrichtung bei.

Die Formatierung sollte in allen Dokumenten gleich bleiben. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht schreiben, sollte die gleiche Formatierung auf den Hauptteil und die FAQ (falls zutreffend) angewendet werden.

7. Geschäftsbrief. Korrekturlesen, Lektorat und Überarbeitung

Bestes Werkzeug Grammatikprüfungen - du bist es. Diese Fähigkeit ist bei allen Arten des Schreibens nützlich.

Dies ist der beste Weg, ein besserer Schriftsteller zu werden, da Sie sich und Ihr Schreiben aktiv verbessern.

Beim Korrekturlesen wird überprüft, ob Ihr Text den Stilrichtlinien, dem Format und anderen Unannehmlichkeiten entspricht.

Darüber hinaus werden die Fakten, Links und die Richtigkeit Ihrer Inhalte überprüft. Darüber hinaus ist dies auch eine großartige Möglichkeit, unnötiges Passiv auszusortieren.

Anschließend können Sie sinnvolle Änderungen an Ihren Inhalten vornehmen. Andernfalls macht es keinen Sinn, es selbst zu bearbeiten.

Eine gute Praxis besteht darin, jeden zweiten Tag mit dem Schreiben fortzufahren. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie an einem Vorschlag oder Bericht arbeiten.

Beim Editieren geht es darum, das Geschriebene beizubehalten oder nach Fertigstellung zu aktualisieren. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Bericht überarbeiten, nachdem Sie ihn Ihrem Vorgesetzten vorgelegt haben.

Versuchen Sie bei diesen Schritten, auf Tipp-, Syntax- und Grammatikfehler zu prüfen. Konzentrieren Sie sich auf die allgemeine Lesbarkeit und den Fluss des Dokuments.

Darüber hinaus sollten Sie auch ein Tool zur Rechtschreibprüfung erwerben. Dies kann den Korrekturlese- und Bearbeitungsprozess erleichtern, aber versuchen Sie zunächst, Ihre Fähigkeiten zu verbessern, anstatt sich auf Tools zu verlassen.

8. Geschäftsbrief. Haltung und Standpunkt

Es ist eine Sache, Ihr Publikum zu kennen, aber es ist auch wichtig zu verstehen, wie Ihr Schreiben sie beeinflussen kann.

Es gibt verschiedene Bedeutungsebenen in Ihrem Schreiben. Sie sollten sich aller davon und der Auswirkungen, die sie haben können, bewusst sein.

Im Folgenden sind einige Dinge aufgeführt, die die Einstellung und Perspektive Ihres Schreibens beeinflussen:

  • Allgemeiner Satzbau; Beispielsweise erwecken lange Sätze den Eindruck, dass der Leser sachkundig ist.
  • Wortwahl während Ihres gesamten Schreibens.
  • Alle Ausdrücke, falls vorhanden, die Sie verwenden, einschließlich Metaphern und Beispiele.
  • Standpunkte, die Sie teilen, seien es Meinungen oder Empfehlungen.

Es empfiehlt sich, immer den Standpunkt des Lesers zu berücksichtigen, nicht Ihren eigenen.

Großartige Ideen kommen einem normalerweise in den Sinn, wenn man aus der Perspektive seines Publikums denkt. Gleiches gilt für Social-Media-Beiträge; Sie funktionieren nur, wenn sie bei Ihrem Publikum Anklang finden.

Der beste Weg nach vorne besteht also darin, aus ihrer Perspektive zu denken und Ihren Text entsprechend anzupassen.

Es erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Leser Ihnen zustimmt und das tut, was Sie von ihm erwarten.

Das macht es wichtig ein Werkzeug für den Einsatz in Ihrer Organisation, insbesondere wenn Sie sich auf Führungsebene befinden.

Summieren

Die oben genannten Fähigkeiten hängen hauptsächlich von Ihrer konsequenten Geschäftsschreibpraxis ab. Je mehr Sie üben, desto mehr verbessern Sie automatisch jede Fertigkeit.

Außerdem sollten Sie sich die Mühe machen, zu lesen, um ein besserer Mensch zu werden. Sehen Sie, was andere in ihren Geschäftstexten anders machen, und lernen Sie daraus.

Außerdem sollten Sie Ihr Wissen immer über aktuelle Dinge aktualisieren. Ob Sprach- oder Formataktualisierungen, bleiben Sie auf dem Laufenden.

Versuchen Sie abschließend, Ihre Stärken und Schwächen beim Schreiben von Geschäftstexten herauszufinden und richten Sie Ihre Bemühungen entsprechend aus.

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