Λογοδοσία - Ορισμός, Μέθοδοι και το μυστήριο της

Η λογοδοσία είναι η αρχή σύμφωνα με την οποία ένα άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί ορισμένα κεφάλαια ή ευθύνες απαιτείται να παράσχει λογαριασμό σχετικά με τη χρήση αυτών των κεφαλαίων ή την εκτέλεση της ευθύνης που του έχει ανατεθεί. Αυτή η αρχή χρησιμοποιείται ευρέως στη διαχείριση, τη λογιστική, τη δημόσια διοίκηση και άλλους τομείς.

Οι βασικές πτυχές της λογοδοσίας περιλαμβάνουν:

1. Ευθύνη για εγκαταστάσεις ή καθήκοντα: Το πρόσωπο στο οποίο ανατίθενται τα κεφάλαια υποχρεούται να τα χρησιμοποιήσει λαμβάνοντας υπόψη τους καθορισμένους σκοπούς και κανόνες.
2. Παροχή Αναφορών: Αυτός που είναι υπόλογος πρέπει να υποβάλλει εκθέσεις για τη δαπάνη κεφαλαίων ή την εκτέλεση των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί. Αυτές οι εκθέσεις συνήθως περιλαμβάνουν λεπτομέρειες σχετικά με τα έξοδα, τα επιτευχθέντα αποτελέσματα και άλλες σχετικές πληροφορίες.
3. Διαφάνεια και ειλικρίνεια: Οι εκθέσεις πρέπει να είναι διαφανείς και ειλικρινείς για να παρέχουν μια σαφή εικόνα της χρήσης των πόρων ή της ολοκλήρωσης των καθηκόντων.
4. Κανόνες και κανονισμοί: Η λογοδοσία συνήθως διέπεται από ορισμένους κανόνες και κανονισμούς, οι οποίοι μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον κλάδο και το πλαίσιο.

Παραδείγματα χρήσης της αρχής της λογοδοσίας:

• Λογιστική: Οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για τη χρήση του προϋπολογισμού της εταιρείας πρέπει να παρέχουν αναφορές για τα έξοδα και τα οικονομικά αποτελέσματα.
• Δημόσια διοίκηση: Οι κυβερνητικοί αξιωματούχοι που διαχειρίζονται δημόσια κεφάλαια πρέπει να υποβάλλουν εκθέσεις σχετικά με τη χρήση αυτών των κεφαλαίων για να διασφαλίζεται η διαφάνεια και η λογοδοσία.
• Διαχείριση έργου: Τα μέλη της ομάδας έργου μπορούν να είναι υπόλογα στον διαχειριστή έργου παρέχοντάς του τακτικές αναφορές για την πρόοδο των εργασιών.

Η αρχή της λογοδοσίας προωθεί την αποτελεσματική και δίκαιη διαχείριση των πόρων και των καθηκόντων, διασφαλίζει τον έλεγχο της χρήσης των κεφαλαίων και βοηθά στην επίτευξη στόχων οργάνωση ή έργο.

 

Κατανόηση. Ευθύνη

Η λογοδοσία εξισώνεται γενικά με την υπαιτιότητα, την ευθύνη και τη λογοδοσία για ενέργειες σε σχέση με την ηθική και τη διακυβέρνηση. Η λέξη «υπευθυνότητα» προέρχεται από τη λατινική λέξη « συνοδεύω" , που σημαίνει «αναφορά». Αυτή η λατινική λέξη, με τη σειρά της, προέρχεται από τη λέξη πουταρε , που σημαίνει να μετράς. Η λογοδοσία είναι αδύνατη χωρίς τη χρήση τυπικών μεθόδων λογιστική. Η ιδέα της αναφοράς και της τήρησης αρχείων χρονολογείται από πιο αρχαίους πολιτισμούς όπως το Ισραήλ, η Βαβυλώνα, η Ελλάδα, η Αρχαία Αίγυπτος και η Ρώμη.

Χωρίς υπευθυνότητα, οι επιτυχημένες ομάδες δεν μπορούν να ευδοκιμήσουν και να αναπτυχθούν επειδή η απόδοση και η υπευθυνότητα πάνε χέρι-χέρι. Η λογοδοσία θεωρείται βασικό συστατικό του επαγγελματισμού και συνδέεται με άλλες πτυχές όπως η ηθική, η νομιμότητα και η ηθική.

Μέθοδοι για τη βελτίωση της κουλτούρας της λογοδοσίας

«Η δημιουργία μιας κουλτούρας λογοδοσίας σημαίνει ότι αναγνωρίζετε ότι όπου κι αν βρίσκεστε στο οργανόγραμμα, ενθαρρύνετε τους άλλους να σας θεωρήσουν υπεύθυνους».

Υπάρχουν διάφορες αποδεδειγμένες στρατηγικές και τεχνικές που χρησιμοποιούνται συνήθως για τη δημιουργία και τη βελτίωση μιας κουλτούρας λογοδοσίας στο χώρο εργασίας και είναι οι εξής:

1. Θέστε ξεκάθαρες προσδοκίες. Ευθύνη

Η ιδιαιτερότητα είναι το κλειδί της επιτυχίας. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής που δίνει εντολή στους υφισταμένους του να ολοκληρώσουν μια δεδομένη εργασία με τα υψηλότερα πρότυπα και στο συντομότερο δυνατό χρόνο είναι διφορούμενο και αναπόφευκτα προκαλεί σύγχυση και αναστάτωση. Η ιδιαιτερότητα εδώ υπονοεί ότι ο διευθυντής κοινοποιεί στους υφισταμένους του την προθεσμία για μια δεδομένη εργασία και ορίζει σαφώς τα πρότυπα στα οποία πρέπει να πληροί η ποιότητα μιας δεδομένης εργασίας. Αυτό συμβαίνει επειδή οι όροι "υψηλότερα πρότυπα" και "το συντομότερο δυνατό" είναι υποκειμενικοί και μπορεί να σημαίνουν διαφορετικούς ανθρώπους.

2. Δημιουργήστε και διατηρήστε την εμπιστοσύνη και την ασφάλεια

Η ασφάλεια αναφέρεται στην ψυχολογική ασφάλεια του προσωπικού στο χώρο εργασίας. Αυτή η ασφάλεια είναι κρίσιμη για την επικοινωνία. Ο φόβος σε μια ομάδα ή σε συναδέλφους είναι ένα σημάδι ότι αυτά τα άτομα μπορεί να αισθάνονται ότι δεν σεβάζονται ή παραμελούνται για τους στόχους και τις ιδέες τους.

Ο αμοιβαίος σεβασμός και η ενσυναίσθηση είναι το κλειδί για τη δημιουργία ψυχολογικής ασφάλειας, η οποία μπορεί να δημιουργήσει ένα αίσθημα εμπιστοσύνης. Οι διευθυντές πρέπει να εντοπίσουν και να διαγνώσουν τυχόν συναισθήματα δυσπιστίας ή φόβου όσο το δυνατόν νωρίτερα, και στη συνέχεια να εκφράσουν σεβασμό και ενσυναίσθηση για να δημιουργήσουν ένα πιο υγιές εργασιακό περιβάλλον. Είναι απολύτως απαραίτητο να βρούμε κοινό έδαφος και να βελτιώσουμε την κατάσταση για όλους τους ανθρώπους στο χώρο εργασίας.

3. Αυτουπευθυνότητα. Ευθύνη

Αυτή η στρατηγική είναι απαραίτητη για τη βελτίωση της υπευθυνότητας στο χώρο εργασίας. Οποιοδήποτε άτομο μέσα του εργατικού δυναμικού, ανεξαρτήτως θέσης ή θέσης, μπορεί να επωφεληθεί από την έναρξη της αυτο-υπευθυνότητας. Αυτή η έννοια της αυτοαναφοράς ονομάζεται συνήθως «εσωτερικός τόπος ελέγχου» στην ψυχολογία της προσωπικότητας.

Ένας άνθρωπος με εσωτερικό σημείο ελέγχουείναι πιθανό να πιστεύει ότι όλα όσα συμβαίνουν σε αυτόν και γύρω του εξαρτώνται στον έναν ή τον άλλο βαθμό από τις πράξεις, τα λάθη και τις αποφάσεις του. Αντίθετα, ένα άτομο με εξωτερικό κέντρο ελέγχου θα αισθανθεί και θα κατηγορήσει εξωτερικές δυνάμεις όπως η τύχη και εξωτερικούς παράγοντες για τα γεγονότα που του συμβαίνουν.

Ποιο είναι το αίνιγμα της λογοδοσίας;

Δημιουργημένο από τον Henry Evans, το Accountability Puzzle χρησιμοποιείται για την υποστήριξη της υπεύθυνης δράσης και του διαλόγου στο εργασιακό περιβάλλον. Αυτό το παζλ αποτελείται από τέσσερα μέρη και συγκεκριμένα:

1. Συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα και ένας ιδιοκτήτης για κάθε εργασία. Ευθύνη

Τα δύο πρώτα κομμάτια του παζλ είναι αρκετά εύκολα κατανοητά. Πρώτον, ο Henry Evans δηλώνει ότι ο διευθυντής ή ο Διευθύνων Σύμβουλος πρέπει να δηλώσει με σαφήνεια την εργασία σχετικά με την ημερομηνία και την ώρα. Δεύτερον, κάθε εργασία θα πρέπει να ανατίθεται ομοιόμορφα σε κάθε άτομο και η εργασία θα πρέπει να ανατίθεται μόνο στο άτομο και όχι στην ομάδα.

2. Εξαλείψτε τα κενά. Ευθύνη

Οι διευθυντές και όσοι βρίσκονται σε ηγετικές θέσεις μπορούν και πρέπει να χρησιμοποιούν μια ποικιλία εργαλείων και στρατηγικών για να διασφαλίσουν ότι οι προσδοκίες που τίθενται για μια εργασία είναι εφικτές, προσανατολισμένες στα αποτελέσματα, ηθικές, παρακολουθούνται και καταγράφονται.

3. Ανοιχτή λογοδοσία όλων των μερών

Οι διευθυντές καθώς και οι υπάλληλοι των υφισταμένων πρέπει να είναι υπόλογοι στους υφισταμένους και τους συναδέλφους τους αντίστοιχα, καθώς η αμφίδρομη επικοινωνία και η διαφάνεια προάγουν την αίσθηση εμπιστοσύνης, ειλικρίνειας και πίστης στο εργασιακό περιβάλλον.

4. Καταμερισμός ευθύνης. Ευθύνη

Για να αναπτυχθεί μια κουλτούρα λογοδοσίας, είναι σημαντικό τουλάχιστον δύο άτομα να γνωρίζουν μια συγκεκριμένη δέσμευση. Έτσι, εάν ένας ηγέτης λογοδοτεί για την εκπλήρωση ορισμένων υποχρεώσεων, θα ήταν συνετό να κάνετε την ομάδα σας συνεργάτες λογοδοσίας. Όταν τα άλλα μέλη γνωρίζουν επίσης για τη δέσμευσή σας, θα βελτιώσει αυτόματα τόσο την ατομική όσο και την οργανωτική απόδοση.

Αποτελέσματα λογοδοσίας!

Συμπερασματικά, η εφαρμογή μιας κουλτούρας λογοδοσίας σε έναν οργανισμό διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στην πραγματοποίηση αποτελεσματικών συζητήσεων για την απόδοση και στην επίτευξη καλύτερων αποτελεσμάτων.

Οι ηγέτες ή οι διευθυντές πρέπει να θεωρούν τους ανθρώπους υπεύθυνους με εποικοδομητικό, υποστηρικτικό και ενδυναμωτικό τρόπο χωρίς να δημιουργούν άγχος ή φόβο. Και για να διασφαλιστεί αυτό, πρέπει να κοινοποιούν σωστά τον σκοπό των εργασιών και να θέτουν σαφείς προσδοκίες.

Πόσο σημαντικός είναι ο ρόλος της λογοδοσίας για εσάς στη βελτίωση τόσο της ατομικής όσο και της οργανωτικής απόδοσης;

FAQ. Ευθύνη.

1. Τι είναι η λογοδοσία;

   • Η λογοδοσία είναι ένα σύστημα λογιστικής και ελέγχου δαπανών στο οποίο ένας υπάλληλος λαμβάνει προκαταβολή ή χρήματα για ορισμένα έξοδα και καλείται να υποβάλει έκθεση δαπανών με δικαιολογητικά.

2. Ποια είδη δαπανών ενδέχεται να υπόκεινται σε λογοδοσία;

   • Μπορούν να λογοδοτήσουν διάφορα έξοδα, όπως έξοδα ταξιδιού (πτήσεις, διαμονή, γεύματα), έξοδα για υλικά γραφείου, προκαταβολές κ.λπ.

3. Ποια έγγραφα απαιτούνται συνήθως για τη λογοδοσία;

   • Τα έγγραφα περιλαμβάνουν αποδείξεις, τιμολόγια, εισιτήρια και άλλα δικαιολογητικά που αποδεικνύουν το γεγονός και την αξία των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν.

4. Πώς η διαδικασία λογοδοσίας επηρεάζει την επιχείρηση;

   • Η διαδικασία λογοδοσίας βοηθά στην αποφυγή περιττών δαπανών, διασφαλίζει τη δημοσιονομική διαφάνεια και επιτρέπει επιχείρηση αποτελεσματικά διαχειριστείτε τους πόρους σας.

5. Ποια οφέλη παρέχει ένα σύστημα λογοδοσίας σε μια εταιρεία;

   • Τα οφέλη περιλαμβάνουν πιο αποτελεσματικό έλεγχο δαπανών, ελαχιστοποιώντας τον κίνδυνο απάτης, αυξάνοντας τη δημοσιονομική διαφάνεια και τη δυνατότητα βελτίωσης του προϋπολογισμού.

6. Ποια μπορεί να είναι τα μειονεκτήματα ενός συστήματος λογοδοσίας;

   • Τα μειονεκτήματα περιλαμβάνουν πιθανές καθυστερήσεις στη λήψη αναφορών, δυσκολία διαχείρισης μεγάλων ποσοτήτων εγγράφων και ταλαιπωρία για τους υπαλλήλους που σχετίζονται με την προετοιμασία αναφορών.

7. Ποια τεχνολογικά εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν στη διαχείριση της λογοδοσίας;

   • Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα προγράμματα και εφαρμογές διαχείρισης λογοδοσίας, συμπεριλαμβανομένων των συστημάτων λογιστικής εξόδων της επιχείρησης, των εφαρμογών συλλογής αποδείξεων για κινητές συσκευές και άλλων εργαλείων αυτοματισμού.

8. Πώς ρυθμίζεται από το νόμο η λογοδοσία;

   • Οι νόμοι και οι κανονισμοί περί λογοδοσίας ενδέχεται να διαφέρουν ανά χώρα και περιοχή. Ωστόσο, συνήθως θεσπίζουν απαιτήσεις για την παροχή εκθέσεων και δικαιολογητικών.

9. Πώς να αποτρέψετε την απάτη στο σύστημα λογοδοσίας;

   • Για την πρόληψη της απάτης λογοδοσίας, οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυστηρούς ελέγχους, ελέγχους και τεχνολογία.

10. Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές στη διαχείριση της λογοδοσίας;

    • Οι βέλτιστες πρακτικές περιλαμβάνουν σαφείς πολιτικές και διαδικασίες λογοδοσίας, εκπαίδευση εργαζομένων, χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων και τακτικό έλεγχο των διαδικασιών.