Οργάνωση Έργου - Ορισμός, Τύποι και Διάγραμμα

Οργάνωση έργου είναι η διαδικασία σχεδιασμού, συντονισμού και διαχείρισης πόρων για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων εντός καθορισμένου χρόνου και προϋπολογισμού. Ένα έργο είναι μια προσωρινή επιχείρηση που έχει ένα μοναδικό αποτέλεσμα ή προϊόν που διαφέρει από τη ρουτίνα των καθημερινών λειτουργιών του οργανισμού.

Υπάρχουν τρεις τομείς ευθύνης και ικανότητας στην οργάνωση του έργου.

Διαχείριση έργου - του ανατίθεται η διαχειριστική πλευρά του έργου
Ομάδα Έργου - Στην ομάδα έργου ανατίθεται μια πτυχή της υλοποίησης του έργου
Το συμβούλιο του έργου είναι το όργανο λήψης αποφάσεων στο οποίο εμπιστεύονται την επιτυχία του έργου και λαμβάνει σημαντικές αποφάσεις, όπως εάν το έργο πρέπει να ακυρωθεί ή να συνεχιστεί.

Οργανωτική δομή Το έργο εξαρτάται από πολλούς παράγοντες όπως ο τύπος και το στυλ του οργανισμού, η ιεραρχία και η ροή εργασίας.

Ακολουθούν μερικοί από τους πιο συνηθισμένους τύπους οργάνωσης έργων:

1. Λειτουργική οργάνωση. Οργάνωση έργου

Αυτή είναι μια από τις πιο κοινές οργανωτικές δομές. Η εταιρεία χωρίζεται σε πολλά τμήματα και ομαδοποιούνται άτομα με παρόμοιες δεξιότητες και τεχνογνωσία. Ο διαχειριστής έργου και άλλοι πόροι εργάζονται στο ίδιο τμήμα, για παράδειγμα, μάρκετινγκ, πωλήσεις, λογιστική και τα λοιπά.

Τα πλεονεκτήματα μιας λειτουργικής δομής είναι:

Αυτό είναι καλύτερο τόσο για μικρά έργα όσο και για μικρές ομάδες, επειδή η δυνατότητα μπορεί να αποκτήσει πλήρη έλεγχο και έλεγχο των μελών της ομάδας και άλλων πόρων.
Τα μέλη είναι εύκολο να παρακινηθούν καθώς υπάρχουν λίγα από αυτά
Η πρόσβαση σε ειδικούς είναι εύκολη επειδή βρίσκονται στην ίδια λειτουργική περιοχή.
Είναι εύκολο να συγκεντρωθούν όλοι όσοι εμπλέκονται στο έργο και να συζητήσουν το σχετικό θέμα.
Οι εργαζόμενοι είναι πρόθυμοι να εργαστούν σε τέτοια έργα γιατί τους δίνει την ευκαιρία που χρειάζονται να προχωρήσουν.
Δεδομένου ότι η ομάδα είναι μικρή, είναι δυνατό να περιοριστούν τα μέσα επικοινωνίας του έργου.

Τα μειονεκτήματα της λειτουργικής δομής είναι τα εξής:

Δεν είναι εύκολο να αποκτήσετε πρόσβαση σε άτομα εκτός της λειτουργικής σας μονάδας
Οι εργαζόμενοι είναι πιστοί στον αρχηγό της ομάδας τους αντί να εργάζονται σε ένα έργο
Δυσκολία διατήρησης της στρατηγικής εστίασης

2. Σχεδιασμός.

Εδώ ο διαχειριστής έργου έχει την πλήρη ευθύνη για κάθε έργο. Έχει πλήρη απασχόληση με όλη την ομάδα και έλεγχο του προϋπολογισμού για την επιτυχή ολοκλήρωσή του. Αναφέρεται στο συμβούλιο του έργου και στον χορηγό του έργου. Οργάνωση έργου

Τα πλεονεκτήματα μιας οργανωτικής δομής που βασίζεται σε έργο είναι τα εξής:

Πλήρης έλεγχος της ομάδας
Ισχυρή αίσθηση ταυτότητας μέσα στην ομάδα, με αποτέλεσμα μια κυρίαρχη ομαδική κουλτούρα
Ελάχιστη σύγκρουση, καθώς κάθε συμμετέχων εργάζεται για να επιτύχει τους στόχους και τους στόχους του έργου
Ο προγραμματισμός της εργασίας σας είναι εύκολος
Εύκολη διαθεσιμότητα πόρων
Βελτιώνει την τεχνική ηγεσία καθώς και τις δεξιότητες διαχείρισης έργου

Τα μειονεκτήματα της οργανωτικής δομής του έργου είναι τα εξής:

Είναι μια ακριβή δέσμευση
Είναι δύσκολο για τους εργαζόμενους επιστρέψουν αν απολυθούν από τη δουλειά τους
Σε ορισμένες περιπτώσεις, το κλείσιμο ενός έργου σημαίνει ότι χάνετε τη δουλειά σας

3. Μήτρα. Οργανώστε ένα έργο

Μια μήτρα οργανωτική δομή έργου δημιουργείται με την ενοποίηση τόσο του έργου όσο και του λειτουργικού οργανισμού. Υπάρχουν δύο δομές: οριζόντια και κάθετη, έτσι ώστε ένας εργαζόμενος να μπορεί να εργαστεί τόσο σε ένα έργο όσο και σε μια λειτουργική ομάδα.

Υπάρχουν τρεις τύποι μήτρας οργάνωσης

Ισχυρή μήτρα - ο διαχειριστής έργου έχει μια ομάδα πλήρους απασχόλησης και έχει πλήρης οδηγός και έλεγχος της ομάδας και του έργου
Ένας αδύναμος πίνακας είναι πιο κοντά σε μια λειτουργική δομή και ο διαχειριστής έργου έχει λιγότερες επιλογές. Έχει ομάδα μερικής απασχόλησης και έλεγχο προϋπολογισμού
Ισορροπημένος πίνακας - ο διαχειριστής έργου έχει μεσαίο επίπεδο εξουσίας και ομάδα μερικής απασχόλησης. Αυτός και ο λειτουργικός διευθυντής διαχειρίζονται τον προϋπολογισμό

Τα πλεονεκτήματα μιας οργάνωσης matrix είναι:

Οι πόροι χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά
Οι πόροι μπορούν εύκολα να μετακινηθούν μεταξύ διαφορετικών έργων
Τα άτομα, καθώς και τα μέλη της ομάδας, ανταποκρίνονται από τη φύση τους

Τα μειονεκτήματα μιας οργάνωσης matrix είναι τα εξής:

Τις περισσότερες φορές θα βρείτε σύγκρουση μεταξύ έργων λόγω πόρων
Οι άνθρωποι εμπιστεύονται αντικρουόμενες και διαφορετικές προτεραιότητες, και αυτό μπορεί να προκαλέσει σύγχυση

Μερικοί άλλοι τύποι οργάνωσης έργου είναι οι εξής:

Απλή ή οργανική οργάνωση είναι η απλούστερη δομή οργάνωσης έργου, η οποία περιλαμβάνει επιχειρηματικές οντότητες με έναν ιδιοκτήτη, καθώς και ελεύθερους επαγγελματίες. Ο ρόλος του διαχειριστή έργου εκτελείται συνήθως από τον ιδιοκτήτη ή τον ειδικό που είναι επιφορτισμένος με τη διαχείριση της διαδικασίας εργασίας. Οργάνωση έργου
Διαφοροποιημένη οργάνωση. Σε αυτόν τον τύπο οργανωτικής δομής, υπάρχουν πολλές λειτουργικές μονάδες που είναι ανεξάρτητες μεταξύ τους. Οι μονάδες περιλαμβάνουν άτομα με διαφορετικά δεξιότητες και τεχνογνωσία, τα οποία ενώνονται με ένα κοινό θέμα, και αυτό θα μπορούσε να είναι μια γεωγραφική τοποθεσία ή ένα παρόμοιο έργο. Όλα τα τμήματα έχουν δικούς τους πόρους για αυτόνομη λειτουργία.
Εικονική οργάνωση — Σε μια εικονική οργανωτική δομή, ο οργανισμός διατηρεί τη βασική του δραστηριότητα και προσπαθεί να αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες άλλες διαδικασίες. Ο κεντρικός οργανισμός συνδέεται με διάφορους εξωτερικούς οργανισμούς για την επιτυχή λειτουργία της επιχείρησης. Ο διαχειριστής έργου σε τέτοιους οργανισμούς έχει εξουσία μεσαίου έως χαμηλού επιπέδου και αρχή ελέγχου μικτού προϋπολογισμού.

Πώς να συντάξετε ένα διάγραμμα οργάνωσης έργου;

Ένα οργανόγραμμα έργου βοηθά στον καθορισμό των ρόλων και των ευθυνών της ομάδας, καθώς και των αναγκών κατάρτισης, του τρόπου κατανομής των πόρων και του τρόπου συμμετοχής των ενδιαφερομένων. Τα απαραίτητα βήματα είναι τα εξής:

1. Προσδιορίστε το προσωπικό. Οργάνωση έργου

Το πρώτο βήμα στη διαδικασία είναι ο εντοπισμός των ατόμων που σχετίζονται με το αντικείμενο του έργου και ικανός έχουν ισχυρό αντίκτυπο στο έργο. Συνήθως, αυτοί είναι βασικοί υπάλληλοι που επηρεάζουν τους εμπόρους, τους επικεφαλής τμημάτων, το προσωπικό πωλήσεων, το προσωπικό υποστήριξης, τους συμβούλους και ακόμη και το προσωπικό πληροφορικής.

2. Δημιουργήστε μια ανώτερη ομάδα διαχείρισης

Δεύτερος βήμα — δημιουργία μιας βιώσιμης ομάδας που θα είναι υπεύθυνη για το έργο και θα παρακολουθεί την επιτυχία του. Η ομάδα θα περιλαμβάνει τον πελάτη ή τους χορηγούς του έργου, και σε ορισμένες περιπτώσεις εμπειρογνώμονες, οι οποίοι θα προσφέρουν καθοδήγηση και βοήθεια σε όλη τη διάρκεια του έργου.

3. Ορίστε συντονιστές έργου. Οργάνωση έργου

Το τρίτο στάδιο περιλαμβάνει τον διορισμό συντονιστών έργων που θα είναι διευθυντές μεσαίου και χαμηλού επιπέδου. Οι αρμοδιότητές τους θα περιλαμβάνουν την εκτέλεση καθηκόντων σε αυτό το επίπεδο και τον συντονισμό των καθηκόντων της ομάδας. Μπορεί να υπάρχουν πολλοί συντονιστές έργου σε έναν οργανισμό έργου, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις θα βρείτε τουλάχιστον τρεις για να χειριστούν τις πτυχές επικοινωνίας, τεχνικές και σχεδιασμού.

4. Επισημάνετε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας

Προσδιορίστε τους βασικούς ενδιαφερόμενους και προσπαθήστε προσελκύουν τους για την ανάπτυξη του έργου.

5. Καθορίστε τις απαιτήσεις εκπαίδευσης. Οργάνωση έργου

Σε ορισμένες περιπτώσεις η ομάδα μπορεί αποτελεσματικά αντιμετωπίσει το έργο. Σε αντίθεση με άλλους, τους λείπουν τα εργαλεία, οι δεξιότητες, οι γνώσεις για να χειριστούν τις περιπλοκές του έργου. Καθορίστε τις απαιτήσεις εκπαίδευσης και προσφέρετέ το σε μέλη που το χρειάζονται. Ο συντονιστής του έργου είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της ομάδας εργασίας και την παροχή της απαραίτητης εκπαίδευσης στον εργαζόμενο.

6. Δημιουργήστε ένα οργανόγραμμα έργου

Το τελευταίο στάδιο είναι η ανάπτυξη ενός οργανογράμματος για το έργο. Ελέγξτε τα βήματα που έχετε ήδη κάνει και σκεφτείτε πώς θα συντονιστούν και θα συνεργαστούν τα άτομα στο έργο για να δημιουργήσουν το τέλειο διάγραμμα.

Κοιτάξτε προσεκτικά για να προσδιορίσετε τη σχέση τους και τις ευθύνες που θα πρέπει να ανατεθούν. Καταγράψτε τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων που θα διαδραματίσουν εξέχοντα ρόλο και γράψτε τον ρόλο, τις ευθύνες και την ανάθεσή τους κοντά για να έχετε μια σαφή εικόνα. Καθορίστε ρόλους σύνδεσης και ορίστε ένα κανάλι επικοινωνίας και αναφοράς εάν αποφασίσετε να δημιουργήσετε ένα χρήσιμο οργανόγραμμα έργου

Bill of Materials (BOM) – Ορισμός, Παράδειγμα, Τύποι και Οφέλη