Ärikohtumise korraldamine on tegevuste ja sammude kogum ärikohtumise, kohtumise või läbirääkimiste edukaks läbiviimiseks erinevate organisatsioonide esindajate või äriprotsessides osalejate vahel. Siin on mõned peamised sammud ärikohtumise korraldamiseks:

  1. Eesmärkide määratlemine:

    • Määrake selgelt koosoleku eesmärk. Mida sa saavutada tahad? See võib olla teabe vahetamine, otsuste tegemine, tehingu sõlmimine jne.

  2. Ärikohtumise korraldamine. Koha valik:

    • Sobiva kohtumispaiga valimine. See võib olenevalt koosoleku iseloomust olla kontor, konverentsiruum, restoran või muu spetsiaalne asukoht.

  3. Aja planeerimine:

    • Koosoleku optimaalse aja määramine, osalejate ajakavade arvestamine ja piisava aja tagamine oluliste küsimuste arutamiseks.

  4. Ärikohtumise korraldamine. Programmi ettevalmistamine:

    • Detailse koosolekuprogrammi väljatöötamine, võttes arvesse tulevasi teemasid, päevakava, kõneaega ja muid olulisi aspekte.

  5. Kutsete jagamine:

    • Osalejatele kutsete saatmine, kus on märgitud koosoleku kuupäev, kellaaeg, koht ja peamised teemad.

  6. Ärikohtumise korraldamine. Tehniliste vahendite pakkumine:

    • Vajalike tehniliste vahendite ettevalmistamine: audio- ja videotehnika, esitlusmaterjalid, internetiühendus jne.

  7. Toitlustamine:

    • Osalejatele toidu pakkumine, kui koosolek võtab kaua aega. See võib hõlmata kohvipause, hommikusööki, lõunasööki jne.

  8. Ärikohtumise korraldamine. Töö külalistega:

    • Külaliste vastuvõtmine, vajaliku teabe edastamine, osalejate mugavuse tagamine koosolekul.

  9. Protokolli hoidmine:

    • Koosoleku protokollimise, põhipunktide ja otsuste fikseerimise eest vastutavate isikute määramine.

  10. Tagasiside:

    • Tagasiside kogumine teabevahetus pärast koosolekut, et hinnata tõhusust ja teha kindlaks võimalikud edasised parandused.

  11. Ärikohtumise korraldamine. Lahenduste rakendamise jälgimine:

    • Kui koosolekuga kaasneb otsuste tegemine, on oluline jälgida nende elluviimist ja pakkuda vajalikku tuge.

Ärikohtumise korraldamine nõuab hoolikat planeerimist, koordineerimist ja professionaalset lähenemist, et saavutada oma eesmärke ja tagada edukas suhtlus osalejate vahel.

10 viisi. Ärikohtumise korraldamine .

1) Kas koosolek on vajalik?

Enne aja kokkuleppimist on oluline otsustada, kas see on hetkel vajalik korraldada või osutub see tühjaks ajaraiskamine. Peate korraldama ärikohtumise, et vahetada ideid projekti kohta, lahendada pakilisi probleeme ja parandada tööalaseid suhteid.

Kas selles etapis on vaja isiklikku kohtumist või saate kõik vajaliku ära teha meilid?

Kas see peaks olema põhjalik arutelu, mis nõuab kogu projektiga seotud inimressursi kutsumist sellele koosolekule või saavutate vajaliku, kutsudes lühikeseks ajaks vaid mõne olulise osaleja, on küsimused, mis tuleb enne otsustada. koosoleku ajakava koostamine.

2) Korraldage ärikohtumine. Kutsuge kohale ainult need, kes peavad olema.

Mõnikord viivad projekti läbi paljud inimesed kontori mitmest osakonnast. Kui otsustate korraldada ärikohtumise, on väga oluline eelnevalt teada, kas peate sinna kutsuma kõik lisatud ressursid ja kas see on seda väärt.

Enamikul neist pole midagi panustada, nii et miks mitte kutsuda projektiga otseselt seotud inimesi ja jätta oma alluvad kõrvale. Raiskate lihtsalt nende inimeste aega, jõupingutusi ja energiat, kellel oleks parem oma töö sel ajal teha tootlikku tööd, selle asemel, et osaleda kasututel koosolekutel.

Kui arvate, et kogu osakonda tuleb otsusest teavitada, kutsuge osakonnajuhataja ja andke talle vajalik teave, et ta saaks selle oma meeskonnale edasi anda. See säästab ettevõtte jaoks palju aega ja ressursse.

3) Meeldetuletused.

Tööalane elu on muutunud võrkude jadaks, mis on alati mässitud paljude küsimuste ja asjadega. Stress, mis tuleneb projekti õigeaegsest lõpetamisest ja selle eest, et vahepeal probleeme ei tekiks, võib enamik inimesi unustada lihtsad asjad.

Enamik töötajaid lihtsalt ei ole koosolekutel osalemisest huvitatud, sest nad usuvad, et nende aega oleks parem kulutada millegi väärtusliku tegemisele. Seetõttu kipuvad nad unustama, kui on planeeritud oluline kohtumine, millest osavõtt on kohustuslik. Parim on saata meeldetuletusi pärast ärikohtumise kokkuleppimist vähemalt päev või kaks ette, et anda neile teada ja küsida kinnitust oma kohalviibimise kohta, et nad teaksid, et nad on nõutud meili kätte saanud ja lugesid seda.

4) Ärikohtumise korraldamine. Päevakord.

Tehke nimekiri, et te seda ei unustaks. Koosoleku päevakava koostamine ja teistele osalejatele jagamine osutub õnnistuseks. See annab neile aega koguda vajalikku teavet ja jagada seda kohtumispunktis teistega.

Parim on valmistuda ette, et saaksite ette planeerida juhiseid, mida peate koosoleku produktiivsemaks muutmiseks järgima. Kui hoiate oma kohustusi päevakorras, saate hõlpsalt teemaga kursis olla ja säästa väärtuslikku aega.

5) Ootused.

Kui otsustasite ärikohtumise korraldada, olid teil tõenäoliselt selle suhtes teatud ootused. Veenduge, et plaanitud koosoleku kohta teate saatmisel dokumenteeriksite ka koosoleku eesmärgi ja oma ootused sündmusele. Tehke selgeks, et see ei ole juhuslik kohtumine, vaid oluline kohtumine konkreetsete juhistega, mida tuleb rangelt järgida, et õnnestub. Esitage oma ootused paksus kirjas ja edastage see teistele eelnevalt, et nad saaksid vaimselt valmistuda ning esitada ka vajalikud faktid ja arvud.

6) Ärikohtumise korraldamine. Tähtajad.

Sa pead austama aega, et saada elus rohkem kasu. Täpsus on professionaalide väärtuslik omadus, kuna see näitab nende pühendumist tööle ja elementaarsete etiketireeglite järgimist. On väga tüütu ja masendav, kui inimesed jätkavad konverentsiruumi sisenemist ka pärast selle algust. See viitab kommete puudumisele ja austuse puudumisele ametivõimud .

Kindlasti märkige varem saadetud meilis koosoleku algusaeg ja tehke selgeks, et hilinejaid koosolekule ei lubata. Enne ärikohtumise korraldamist on väga oluline kindlaks määrata aeg. Lukustage uks teatud ajaks ja alustage koosolekut. Järgmine kord ei kohta te enam sama probleemi.

7) Lühike ja lihtne.

Kõige parem on, kui korraldate ärikohtumise kindla ajakavaga ja järgite seda usinalt. Kõik on hõivatud oma töökohustustega ja asjatu aja raiskamine ei ole kunagi produktiivne. Varuge koosolekuks ainult aega, mis on vajalik ning hoidke see lühike ja lihtne.

Teatage tähtaegadest ka teisi, et kõik tuleksid valmis ning saaksid selgelt ja täpselt edastada oma arvamused, et töö etteantud aja jooksul tehtud saaks. Kui arutelu venib, on teil õigus arutelu teemasse tagasi tuua, et koosolek oleks lühike ja õigeaegne.

8) Ärikohtumise korraldamine. Keskenduge teemale.

Teemale keskendumine on palju olulisem kui päevakorra üle otsustamine. Olge ärikohtumist korraldades konkreetne ja selge.

Andke juba varakult teistele teada, et te ei käsitle koosoleku ajal teemaväliseid küsimusi. Säilitage oma otsusekindlus ja püsige teemas, et tagada koosolekute ajakava. Kõigi aja säästmiseks ärge laske aruteludel kalduda teistele teemadele.

9) Kasutage teistsugust lähenemist.

Enne ärikohtumise korraldamist mõelge teistele hiljuti toimunud kohtumistele. Kui arvate, et nad ei pruugi oma ülesannet 100% täitnud, siis on aeg pöörata tähelepanu alternatiividele. Ajad muutuvad ja parem on kasutada tehnoloogiat enda huvides.

Audiovisuaalsed ja graafilised materjalid aitavad säilitada osalejate huvi ja julgustavad koostööd. Arvuti prognoosid ja esitlused on teretulnud muutus, mis hoiab kõik ajakavas ja säästab palju aega.

10) Järelmeetmed.

Kui korraldate ärikohtumist, on vajadus sellega kaasas käia. Koosolekut korraldav isik vastutab selle eest, et kõik märkmed oleksid nõuetekohaselt tehtud. Kuigi koosolek on lõppenud, pole töö veel lõppenud.

Koosolekul räägitu tuleb kirjalikult vormistada, et kõik sellest teaksid? Arutelu on mõttetu, kui sellele ei jõuta. Andke kõigile vajalikud paberid või kui need pole täidetud, veenduge, et see jõuaks nendeni nii kiiresti kui võimalik.

Täname kõiki, kes koosolekust osa võtsid ja kelle kohalolek võimaldas saavutada reaalseid tulemusi. Oma aja väärtustamine teeb nad õnnelikuks ja järgmisel korral tulevad nad rohkem valmis.

KKK. Ärikohtumise korraldamine.

  1. Millised on peamised sammud ärikohtumise korraldamisel?

    • Eesmärkide määratlemine, koha ja aja valik, programmi koostamine, kutsete väljasaatmine, tehniliste vahendite valmistamine ja toiduga varustamine.

  2. Kuidas valida ärikohtumiseks sobiv koht?

    • Arvestage osalejate arvu, koosoleku iseloomu, ruumide olemasolu, tehnilisi vahendeid ja üldist õhkkonda.

  3. Kuidas ärikohtumiste programmi tõhusalt planeerida?

    • Määrake põhiteemad ja ülesanded, eraldage iga programmi üksuse jaoks aega, arvestage ajaraamiga ja tehke võimalikud pausid.

  4. Kuidas korraldada toitlustamist ärikohtumisel?

    • Kaaluge koosoleku pikkust ja osalejate vajadusi. Koostage kohvipauside, hommiku-, lõunasöökide kava, pakkudes vaheldust ja arvestades toitumiseelistusi.

  5. Milliseid tehnilisi tööriistu on edukaks ärikohtumiseks vaja?

    • Veenduge, et teil oleks heli- ja videotehnika, projektorid, ekraanid, Interneti-ühendused ja esitlusvõimalused.

  6. Milliseid aspekte tuleks ärikohtumise aja valimisel arvestada?

    • Võtke arvesse osalejate töögraafikuid, kellaaja eelistusi ja võimalikke ajavööndeid, kui osalejad asuvad erinevates piirkondades.

  7. Kuidas tõhusalt korraldada külaliste vastuvõttu ärikohtumisel?

    • Koosoleku koha, aja ja programmi kohta anda eelnevalt infot. Tagage külaliste mugavus, pakkudes vajalikku teavet ja teenuseid.

  8. Mida sisaldab töö külalistega ärikohtumisel?

    • Tervitamine, registreerimine, ürituse kohta info andmine, kohvipauside ja toitlustuste korraldamine, mugavate viibimistingimuste tagamine.

  9. Kuidas jälgida ärikohtumisel tehtud otsuste täitmist?

    • Korraldage otsuste salvestamise süsteem, määrake vastutajad, looge tagasiside ja kontrollmehhanismid ülesannete täitmise jälgimiseks.

  10. Kuidas hinnata ärikohtumise tulemuslikkust?

    • Koguda osalejatelt tagasisidet, analüüsida saavutatud tulemusi, selgitada välja organisatsiooni tugevad ja nõrgad küljed, et protsessi edaspidi parendada.

  11. Kuidas tagada kaugosalejate osalemine ärikohtumisel?

    • Kasutage virtuaalseid platvorme, tagage stabiilne internetiühendus ja tagage kaugosalejatele vajalikud tehnilised vahendid.

  12. Kuidas tulla toime võimalike ettenägematute olukordadega ärikohtumisel?

    • Töötage välja situatsiooniplaan probleemide korral, tehke tehniline varukoopia ja valmistuge plaanide muutustele kiiresti reageerima.

Ärikohtumise korraldamine nõuab hoolikat planeerimist, koordineerimist ja kompetentsust juhtimine ürituse erinevaid aspekte.

 

Tüpograafia ABC