Bileraren protokoloa lehen aldiz elkartzean edo ezagutzean pertsonen jokabidea arautzen duten arau eta ohitura multzoa da. Arau hauek inpresio positiboa sortzen eta harreman onak mantentzen laguntzen dute.

Negozio-bileren protokoloa oso garrantzitsua da enpresen ordezkarien arteko interakzio eraginkorrak sustatzen dituelako, inpresio positiboa sortzen duelako eta harreman profesionalak mantentzen dituelako.

Hona hemen negozio-bileretan protokoloa funtsezkoa den arrazoi batzuk:

  1. Profesionaltasuna: Etiketak zure egoera profesionala azpimarratzen laguntzen du eta zure negozio-kide edo lankidearekiko errespetua nabarmentzen du.
  2. Lehen inpresio positiboa egitea: Portaera onak, xehetasunen arreta eta bileretarako beste parte-hartzaileekiko errespetua inpresio ona sortzen laguntzen dute eta etorkizuneko elkarreraginetarako tonu positiboa ezartzen dute.
  3. Konfiantza sortzea: Etiketa betetzeak konfiantzazko eta errespetuzko giroa sortzen laguntzen du, eta hori da enpresa-lankidetza arrakastatsuaren oinarria.
  4. Kultura arteko elkarrekintza: Kultura ezberdinek protokolo-arauetan desberdintasunak izan ditzakete. Desberdintasun kulturalak ezagutzeak eta errespetatzeak gaizki-ulertuak eta gatazkak saihesten laguntzen du.
  5. Komunikazio eraginkorra: Etiketak komunikazio eraginkorragoa sustatzen du, gaizki-ulertuak izateko aukera murrizten du eta laneko gaietan eraginkortasuna areagotzen du.
  6. Negoziazio arrakastatsuak: Negozioen protokoloaren zati garrantzitsu bat negozio-negoziazioak egiteko gaitasuna da. Horrek errespetua barne hartzen du ikuspuntuak bikotekidea, tolerantzia eta irtenbide eraikitzaileak bilatzea.
  7. Ospea mantentzea: Etiketa ona mantentzeak enpresa komunitatean ospe ona mantentzen laguntzen du, eta hori garrantzitsua izan daiteke etorkizuneko aukeretarako eta lankidetzarako.
  8. Denboraren erabilera eraginkorra: Enpresa-bileren protokoloak beste parte-hartzaileen denbora errespetatzea ere barne hartzen du, eta horrek denboraren erabilera eraginkorragoa sustatzen du negozio bilera batean.

Negozio-bileretan protokoloa mantentzea arrakastatsu eta produktibo baten parte da enpresa-komunikazioa.

Aholku garrantzitsuak negozio-bileren protokoloa egiteko.

1. Bileraren protokoloa. Izan puntuala.

Puntualtasuna biltzeko protokoloaren alderdi garrantzitsu bat da eta besteen denborarekiko errespetua erakusten du. Hona hemen puntualtasunak protokoloan funtsezko zeregina duelako arrazoi batzuk:

  1. Besteekiko errespetua: Garaiz iristeak bileran besteen denbora baloratzen duzula adierazten du. Hau euren agenda lanpetuarekiko errespetuaren seinale da eta zure erantzukizunaren seinale da.
  2. Profesionaltasuna: Puntualtasuna profesionaltasunarekin lotzen da. Garaiz iristeak zure denbora kudeatzeko eta zure lanean eraginkortasuna ziurtatzeko gaitasuna erakusten du.
  3. Inpresio positiboa sortzea: Puntualtasunak lehen inpresio positiboa sortzen laguntzen du. Hau garrantzitsua izan daiteke, batez ere bazkide, bezero edo lankide berriak ezagutzen ari bazara.
  4. Elkarreraginaren eraginkortasuna: Puntualtasunak elkarreragin eraginkorragoak sustatzen ditu bileretan. Parte-hartzaile guztiak garaiz iristen direnean, horri esker, ekitaldia errazago hastea eta atzerapen posibleak saihesten dira.
  5. Ondorio negatiboak saihestea: Atzerapenek ondorio negatiboak ekar ditzakete, hala nola aukera galduak, bazkide etsigarriak edo planak eten.

2. Prestatzea da arrakastaren gakoa.

Bilera aurrera eramateko ardura duten pertsonek beharrezko informazio guztia aldez aurretik bidali ohi dute. Berrikusi agendaren laburpena eta hartu oharrak horren arabera.

Agenda honetan iradokizunak egon daitezke, eta hobe da horiek jarraitzea, bileran zehar dena ondo joan dadin. Presta zaitez negozio-bileren protokolo eraginkorren bila bazabiltza.

3. Bileraren protokoloa. Jantzi ofiziala.

Jantzi formala gertaera zehatzaren, kultura-arauen eta ingurune jakinaren eskakizunen araberakoa da. Hona hemen jantzi formaletarako jarraibide orokor batzuk:

  • Gizonezkoen jantziak:

    • Traje formala (jaka eta galtzak/gona) arrunta edo eredu diskretuarekin.
    • Soineko alkandora gorbata edo pajaritarekin.
    • Larruzko oinetakoak, ahal izanez gero beltzak edo marroiak.
    • Orrazkera eta orrazkera txukuna.

  • Bileraren protokoloa. Emakumeentzako soinekoak:

    • Kolore neutroko jantziak edo soinekoak.
    • Soinekoaren luzera belauneraino edo txikiagoa da.
    • Makillaje diskretua eta orrazkera txukuna.
    • Oinetako itxiak edo nahiko irekiak.

  • Osagarriak:

    • Osagarri minimoak itxura garbi eta profesional baterako.
    • Kalitate handikoa eta oharkabea bitxiak.
    • Jantziaren estiloarekin bat datorren poltsa edo maleta.

  • Bileraren protokoloa. Saihestu gehiegikeria:

    • Saihestu kolore distiratsuak eta jantzi gehiegi agerian.
    • Estilo klasiko eta polifazetikoei eutsi.

  • Janzkera kodea betetzea:

    • Mesedez, kontuan hartu ekitaldiaren soineko kodea. Adibidez, "gorbata beltzak" jantzi formalagoa dakar "erdi-formala" edo "negozio-trajea" baino.

  • Bileraren protokoloa. Higiene-arauak:

    • Mantendu itxura garbia eta txukuna.
    • Eman lehentasuna arnasa freskoari eta manikura txukunari.

  • Izan kulturarekiko sentiberatasuna:

    • Kultura batzuek jantzi formalean desberdintasunak izan ditzakete. Kontuan hartu itzazu gaizki-ulertuak ez sortzeko.

  • Ekitaldiaren betetzea:

    • Ekitaldiaren izaera baloratu. Esaterako, negozio-bilerak kultura-ekitaldiek baino jantzi formalagoak behar dituzte.

Gogoratu jantzi formala uniforme bat ez ezik, zure nortasuna profesionalki adierazteko modu bat ere dela.

 

4. Agenda eduki.

Hau ofiziala da negozio bilera bat, eta kide gisa zure agenda propioa duzu. Eutsi honi negozio-bileren protokolo eraginkorren bila bazabiltza. Horrek dena antolatuta mantenduko du eta bilera arrakastatsua izango da.

5. Bileraren protokoloa. Hitz egin behar denean. 

Negozio-bileren protokolo eraginkorra nahi baduzu, hitz egin behar denean bileran zehar. Ziurtatu zure ahotsa gelako guztiek entzuten dutela, zure pentsamenduak ozen eta argi entzun ditzaten eta horren arabera erantzun.

Izan zehatza eta eman zure iritzia emateko beharrezko informazioa. Ez errepikatu, horrek hitzei beharrezko garrantzia kenduko dielako.

6. Entzun aktiboa.

Entzute aktiboa solaskidearen informazioa arretaz eta helburuz hautemateko trebetasuna da. Prozesu honek presentzia fisikoa ez ezik, helarazten den informazioaren ulermena eta inplikazio emozionala ere suposatzen du. Hona hemen entzute aktiboaren printzipio batzuk:

  • Sortu begi-kontaktua:

    • Egin begi-harremanak beste pertsona batekin, eta horrek esaten ari denarekiko interesa eta arreta erakusten du.

  • Berretsi zure arreta:

    • Erabili hitzik gabeko seinaleak, esate baterako, buruaz keinua egitea, istorioa jarraitzen ari zarela erakusteko.

  • Ez entzun hitzak bakarrik:

    • Erreparatu ahots tonua, aurpegi-espresioak eta keinuak. Horrek mezuaren eduki emozionala areago agerian utzi dezake.

  • Bileraren protokoloa. Ez eten:

    • Utzi zure solaskideari bere pentsamendua osatzeko, ez eten. Hau esandakoaren errespetu seinale da.

  • Egin galdera argigarriak:

    • Ahal den guztietan, eztabaidatzen ari den gaiarekiko interes aktiboa duzula eta ulertzea erakusten duten galderak egin.

  • Bileraren protokoloa. Pentsatzeko pausak:

    • Erantzun aurretik apurka-apurka etenek esandakoari buruz hausnartzeko eta ulermen handiagoa erakusten dute.

  • Parafraseatu esandakoa:

    • Errepikatu laburki puntu nagusiak edo beste pertsonaren egoera emozionala zure arreta eta ulermena berresteko.

  • Bileraren protokoloa. Eman arreta osoa:

    • Saihestu ataza anitzak eta arreta osoa elkarrizketan. Honek informazioa hobeto hautematen lagunduko dizu.

  • Saihestu epaiketa eta alborapena:

    • Saiatu elkarrizketara modu irekian eta aurreiritzirik gabe hurbiltzen. Horrek ulermen sakonagoa sustatzen du.

Entzute aktiboak komunikazioa hobetzen du, harremanak sendotzen ditu eta komunikazioaren eraginkortasuna areagotzen du.

7. Egin galderak.

Denbora ematen da galderak egiteko eta zalantzak argitzeko. Erabili denbora hau eta saihestu parte-hartzaileak asaldatzea prozedura garrantzitsuak etengabe etenez, negozio-bileren protokolo eraginkorren bila bazabiltza.

8. Bileraren protokoloa. Mantendu zure gailu mugikorra urrun.

Protokolo oinarrizkoenetako bat mantentzea da gailu mugikorra bilera, ekitaldi edo bisita garrantzitsuetatik urrun. Baliteke pribilegio batzuk izatea zure kargu altuagatik, baina araua edonori eta guztiei aplikatzen zaie.

9. Bileretan janaririk ez. 

Bileretan, ura eta kafea onartzen dira, eta tea/kafea aldez aurretik adostutako ordu zehatz batean zerbitzatzen da. Bilerak denbora luzez irauten badu, erdian edo amaieran mokadutxoak egiteko tartea dago.

Eztabaida garrantzitsuetan jatea edo edatea saihestu, oinarrizko protokoloaren aurkakoa baita.

10. Kontuz ibili.

Protokolo garrantzitsuena bilera batean arreta jartzea da, adibide ona emateko. Ez ibili, ez kolpatu oinak arkatza, boligrafoa, etab., paperak alferrik txistu edo egin bilera batean arreta eragozteko moduko beste zaratarik.

Zure desinteresa ozen eta argi islatzen duen portaera txarraren seinale besterik ez da.

Bilera birtualeko protokoloa egiteko aholku garrantzitsuak.

Mundu birtualean, elkartzeko protokoloak funtsezko zeregina du inpresio positiboa sortzeko, interakzio eraginkorrak eta harreman arrakastatsuak ezartzeko. Hona hemen bilera birtualeko protokolo garrantzitsu batzuk:

  1. Egiaztatu zure ekipoak aldez aurretik:

    • Ziurtatu ordenagailua, mikrofonoa eta kamera behar bezala funtzionatzen dutela bileraren aurretik, arazo teknikoak saihesteko.

  2. Izan puntuala:

    • Bilera birtualerako garaiz izan, ekitaldi fisiko baterako izango zinatekeen bezala.

  3. Bileraren protokoloa. Sortu atzeko plano egokia:

    • Saihestu nahastea eta zorigaiztoko elementuak atzeko planoan. Aukeratu ingurune lasaia eta profesionala.

  4. Jantzi egokia:

    • Jantzi lankide edo bazkideekin lineaz kanpoko bilera baterako.

  5. Bileraren protokoloa. Argiztapen ona eman:

    • Ziurtatu zure aurpegia behar bezain distiratsu dagoela, beste parte-hartzaileek zu garbi ikus dezaten.

  6. Erabili goitizen eta argazkiak profesionalak:

    • Bilera-plataformak goitizena edo argazkia erabiltzeko aukera ematen badu, aukeratu aukera profesionalak.

  7. Bileraren protokoloa. Egon adi eta aktibo:

    • Parte hartu aktiboki elkarrizketan eta erakutsi zure arreta hitzik gabeko seinaleen bidez, esate baterako, buruari keinu eginez.

  8. Saihestu ataza anitzak:

    • Eman zure bilera birtualean arreta osoa eta saihestu ataza anitzeko lanak eztabaidatzen ari diren gaietatik eragozteko.

  9. Isilarazi mikrofonoa behar izanez gero:

    • Hondoko zarata baduzu edo elkarrizketa bat aldi baterako utzi behar baduzu, isilarazi mikrofonoa.

  10. Bileraren protokoloa. Errespetatu besteen denbora:

    • Planifikatu zure oharrak eta iruzkinak alferrikako bilera birtualeko denbora ez hartzeko.

  11. Erabili hizkuntza adeitsua:

    • Mantendu tonu profesional eta adeitsua txat bidez edo bisualki komunikatzean.

  12. Arazo teknikoetarako prest egon:

    • Zailtasun teknikoak sortzen badira eta prest egon horiek azkar konpontzeko.

Bilera birtualetan protokoloa mantentzeak komunikazio eraginkorra eta profesionala sortzen laguntzen du distantzia fisikoa izan arren.

OHIKO GALDERAK. Bileraren protokoloa.

  1. Zein oinarrizko arau jarraitu behar dituzu ezezagunekin elkartzean?

    • Errespetuz agurtu, agurtzeko oinarrizko forma orokorrak erabili, zure burua aurkeztu eta begirada moderatua eta adierazpen atsegina mantendu.

  2. Zer egin behar dut bilera batera berandu iristen banaiz?

    • Barkatu atzerapenagatik, eman aldez aurretik abisua ahal izanez gero eta saiatu atzerapenaren eragina gutxitzen.

  3. Bileraren protokoloa. Nola mantendu elkarrizketa?

    • Entzun arretaz, egin galderak, parte hartu elkarrizketan, saihestu elkarrizketan monopolioa eta erakutsi zure solaskideen iritziekiko interesa.
  4. Nola amaitu bilera bat behar bezala?
    • Esan agur adeitsu, eskertu eman duten denboragatik, adierazi etorkizuneko elkarreraginetarako itxaropena eta argitu ondorengo bilera baterako planak.

  5. Kultura ezberdinetan elkartzeko protokoloaren zein alderdi hartu behar dira kontuan?

    • Errespetatu tokiko agurra, aurkezpena eta komunikazio tradizioak. Esaterako, baliteke eskua ematea kultura batzuetan beste batzuetan bezain onartua ez izatea.

  6. Bileraren protokoloa. Zer egin bilera batean gatazka-egoera bat gertatzen bada?

    • Egon lasai, saihestu ahotsa altxatzea eta saiatu gatazka modu eraikitzailean konpontzen, agian bitartekari baten laguntzarekin.

  7. Zein protokolo-arau dira garrantzitsuak bilera birtualetan?

    • Mantendu ikusgarritasun eta entzungarritasun ona, izan puntuala, saihestu zeregin anitzeko lanak, erabili goitizen profesionalak eta jatorri egokiak.

  8. Zer garrantzia dute hitzik gabeko seinaleek bilera-protokoloan?

    • Hitzik gabeko seinaleek, hala nola, aurpegi-adierazpenak, keinuak eta ahots-tonua zure komunikazioaren emozioa transmititu dezakete eta esandakoa osatzeko.

  9. Nola erreakzionatu norbaitek protokolo-arauak betetzen ez baditu bilera batean?

    • Lasai egon, gatazka irekiak saihestu, agian aholku onak eman edo egoera hobetzeko laguntza eskaini.

  10. Bileraren protokoloa. Nola prestatu bilera bat protokoloa mantentzeko?

    • Ikertu ekitaldiaren berezitasunak, zehaztu janzkera kodea, zaindu zure itxura, prestatu komunikazio galderak eta ziurtatu zure ekipamendua (bilera birtualen kasuan) ondo dagoela.

Drukarnya ABC