Enpresa-bilera antolatzea hainbat erakundetako ordezkarien edo negozio-prozesuetako partaideen arteko negozio-bilera, bilera edo negoziazioak arrakastaz burutzeko jarduera eta urratsen multzoa da. Hona hemen negozio-bilera bat antolatzeko funtsezko urrats batzuk:

  1. Helburuak zehaztea:

    • Bileraren helburua argi zehaztu. Zer lortu nahi duzu? Hau izan daiteke informazioa trukatzea, erabakiak hartzea, akordio bat egitea, etab.

  2. Enpresa bilera baten antolaketa. Lekuaren hautaketa:

    • Topagune egokia aukeratzea. Bulegoa, hitzaldi-aretoa, jatetxea edo beste toki espezializatu bat izan daiteke bileraren izaeraren arabera.

  3. Denbora-plangintza:

    • Bilera baterako ordu egokiena zehaztea, parte-hartzaileen ordutegiak kontuan hartuta eta gai garrantzitsuak eztabaidatzeko denbora nahikoa ziurtatuz.

  4. Enpresa bilera baten antolaketa. Programaren prestaketa:

    • Bilera programa zehatza garatzea datozen gaiak, agenda, hitz egiteko denbora eta beste alderdi garrantzitsu batzuk kontuan hartuta.

  5. Gonbidapenen banaketa:

    • Parte-hartzaileei gonbidapenak bidaltzea bileraren data, ordua, kokapena eta gai nagusiak adieraziz.

  6. Enpresa bilera baten antolaketa. Baliabide teknikoak ematea:

    • Beharrezko bitarteko teknikoak prestatzea: audio- eta bideo-ekipoak, aurkezpen-materialak, Interneteko konexioa, etab.

  7. Catering:

    • Parte-hartzaileei janaria ematea bilerak denbora luzea hartzen badu. Hau kafe-atsedenaldiak, gosaria, bazkaria, etab.

  8. Enpresa bilera baten antolaketa. Gonbidatuekin lan egitea:

    • Gonbidatuei harrera egitea, beharrezko informazioa ematea, parte-hartzaileen erosotasuna bermatuz bileran zehar.

  9. Protokoloa mantentzea:

    • Bileraren aktak egiteaz, funtsezko puntuak eta erabakiak erregistratzeaz arduratzen direnak izendatzea.

  10. Iritzia:

    • Iritzi-bilketa komunikazio bileraren ondoren eraginkortasuna ebaluatzeko eta etorkizuneko hobekuntza posibleak identifikatzeko.

  11. Enpresa bilera baten antolaketa. Irtenbideen ezarpenaren jarraipena:

    • Bilera batek erabakiak hartzea suposatzen badu, garrantzitsua da haien ezarpenaren jarraipena egitea eta beharrezko laguntza ematea.

Enpresa bilera bat antolatzeak plangintza, koordinazioa eta ikuspegi profesional bat eskatzen ditu zure helburuak lortzeko eta parte-hartzaileen arteko elkarrekintza arrakastatsua bermatzeko.

10 modu. Enpresa bilera baten antolaketa .

1) Bilera bat beharrezkoa al da?

Hitzordua hartu baino lehen erabaki behar da momentuan antolatzea beharrezkoa den edo hutsik geratuko den. denbora galtzea. Enpresa bilera bat antolatu behar duzu proiektuari buruzko ideiak trukatzeko, premiazko arazoak konpontzeko eta harreman profesionalak hobetzeko.

Beharrezkoa al da bilera pertsonal bat egitea fase honetan edo egin dezakezun guztia bidaliz posta elektronikoak?

Proiektuan parte hartzen duten giza baliabide guztiak bilera honetara deitzea eskatzen duen eztabaida sakona izan behar ote den, edo behar dena lor dezakezun ea parte-hartzaile garrantzitsu batzuk denbora laburrean gonbidatuz aurretik erabaki beharreko gaiak dira. bilera programatzea.

2) Enpresa bilera bat antolatu. Bertan egon behar dutenak bakarrik gonbidatzea.

Batzuetan, bulegoko hainbat sailetako pertsona askok burutzen dute proiektu bat. Enpresa bilera bat antolatzea erabakitzen duzunean, oso garrantzitsua da aldez aurretik jakitea erantsitako baliabide guztiak bertara gonbidatu behar dituzun eta merezi duen ala ez.

Gehienek ez dute ezer ekarpenik izango, beraz, zergatik ez proiektuarekin zuzenean zerikusia duten pertsonak gonbidatu eta menpekoak alde batera utzi. Denbora, esfortzua eta energia alferrik galduko dituzu beren lanetan hobeto egongo liratekeen pertsonen denbora tarte horretan lan produktiboa eginez, alferrikako bilera batera joan beharrean.

Uste baduzu sail osoari erabaki baten berri eman behar zaiola, gonbidatu departamentuko arduraduna eta eman behar duen informazioa bere taldeari helarazi diezaion. Horrek denbora eta baliabide asko aurreztuko ditu enpresarentzat.

3) Oroigarriak.

Bizitza profesionala sare sorta bat bihurtu da, beti galdera eta kontu askorekin nahasia. Proiektu bat garaiz osatzeko eta bitartean arazorik sortzen ez dela ziurtatzeko estresak jende gehienak gauza sinpleez ahaztea eragin dezake.

Langile gehienek ez dute bileretara joatea interesatzen, euren denbora merezi duen zerbait egiten hobeto gastatuko litzatekeelako uste baitute. Hori dela eta, bilera garrantzitsu bat programatuta dagoenean ahaztu ohi dute, eta bertan parte hartzea derrigorrezkoa da. Hobe da negozio bilera bat antolatu ondoren abisuak bidaltzea gutxienez egun bat edo bi lehenago, bertaratzearen berri emateko eta bertaratzearen berrespena eskatzeko, eskatutako mezu elektronikoa jaso eta irakurri dutela jakin dezaten.

4) Enpresa-bilera antolatzea. Agenda.

Egin zerrenda bat ahaztu ez dezazun. Bileraren agenda sortzea eta beste parte-hartzaileei banatzea bedeinkapena izango da. Honek denbora emango die beharrezko informazioa biltzeko eta beste batzuekin elkarbanatzeko bilkuran.

Hobe da aldez aurretik prestatzea, bilera produktiboagoa izan dadin jarraitu behar dituzun jarraibideekin aldez aurretik planifikatu ahal izateko. Zure ardurak agendan mantentzen badituzu, erraz egon zaitezke gaiaren gainean eta denbora baliotsua aurreztuko duzu.

5) Itxaropenak.

Negozio bilera bat antolatzea erabaki zenuenean, ziurrenik itxaropen batzuk izan dituzu horren inguruan. Ziurtatu programatutako bilera baten jakinarazpena bidaltzen duzunean, bileraren helburua eta ekitaldirako itxaropenak ere dokumentatzen dituzula. Argi utzi hau ez dela kasualitateko bilera bat, bilera garrantzitsu bat baizik, zorrozki jarraitu beharreko argibide zehatzak dituena. arrakasta. Adierazi zure itxaropenak letra lodiz eta jakinarazi hori aldez aurretik besteei, mentalki prestatzeko eta beharrezko gertakariak eta zifrak emateko.

6) Enpresa-bilera antolatzea. Epeak.

Denbora errespetatu behar duzu bizitzan onura gehiago lortzeko. Puntualtasuna ezaugarri baliotsua da profesionalengan, beren lanarekiko dedikazioa eta oinarrizko protokoloaren atxikimendua erakusten baitu. Oso gogaikarria eta frustrantea da jendea hitzaldi aretoan sartzen jarraitzen duenean, nahiz eta hasi ondoren. Honek ohitura falta eta errespetu falta adierazten du agintariak .

Ziurtatu bileraren hasiera-ordua adierazten duzula lehenago bidali duzun mezu elektronikoan eta argi utzi berandu etorriak ez direla bilerara onartuko. Enpresa bilera bat antolatu aurretik, oso garrantzitsua da denbora zehaztea. Ordu jakin batean atea itxi eta bilera hasi. Hurrengoan ez duzu berriro arazo bera izango.

7) Laburra eta sinplea.

Hobe da negozio-bilera bat ordutegi zehatz batekin antolatu eta arretaz jarraitzea. Pertsona oro lanpetuta dago bere lan-erantzukizunekin eta denbora alferrik galtzea ez da inoiz produktiboa. Bilerarako behar den denbora bakarrik utzi eta labur eta sinplea izan.

Epeak besteei ere helarazi, denak prestatuta etor daitezen eta beren iritziak argi eta zehaztasunez hel ditzaten lana emandako epean burutzeko. Eztabaida bat luzatzen bada, eztabaida gaiari itzultzeko eskubidea duzu bilera laburra eta garaiz mantentzeko.

8) Enpresa-bilera antolatzea. Gaiari arreta jarri.

Gai batean zentratzea agenda bat erabakitzea baino askoz garrantzitsuagoa da. Izan zehatza eta argia negozio bilera bat antolatzerakoan.

Hasieran, esan besteei bileran zehar gaiz kanpoko gaiak ez dituzula tratatuko. Mantendu zure erabakia eta mantendu gaian bilerak ordutegian doazela ziurtatzeko. Ez utzi eztabaidak beste gai batzuetara ibiltzea guztion denbora aurrezteko.

9) Beste ikuspegi bat hartu.

Enpresa bilera bat antolatu aurretik, pentsatu berriki egin diren beste batzuetan. Zure zeregina % 100ean bete ez dutela uste baduzu, bada garaia alternatibetara arreta jartzeko. Garaiak aldatzen ari dira eta hobe da teknologia zure onurarako erabiltzea.

Ikus-entzunezko materialek eta grafikoek parte-hartzaileen interesa mantentzen eta lankidetza sustatzen lagunduko dute. Ordenagailuen iragarpenak eta aurkezpenak ongi etorriak izango dira, dena programatuta mantenduko duena eta denbora asko aurreztuko duena.

10) Jarraipen-ekintzak.

Enpresa bilera bat antolatzen duzunean, harekin batera joan beharra dago. Bilera antolatzen duen pertsona da ohar guztiak behar bezala hartzen direla ziurtatzeaz. Bilera amaitu bada ere, lanak oraindik ez dira amaitu.

Bileran eztabaidatu zena idatziz jarri behar da, denek horren berri izan dezaten? Eztabaida batek ez du zentzurik amaierara eramaten ez bada. Eman behar diren tramiteak guztiei edo, bete ezean, ahalik eta azkarren iristen zaiela ziurtatu.

Eskerrak eman nahi dizkiegu bileran parte hartu duten guztiei eta haien presentziak benetako emaitzak lortzea ahalbidetu duelako. Beren denbora baloratzeak zoriontsu egiten ditu eta hurrengoan prestatuago etorriko dira.

OHIKO GALDERAK. Enpresa bilera baten antolaketa.

  1. Zeintzuk dira negozio bilera bat antolatzerakoan eman beharreko pauso nagusiak?

    • Helburuak zehaztea, lekua eta ordua aukeratzea, programa bat garatzea, gonbidapenak bidaltzea, bitarteko teknikoak prestatzea eta janaria ematea.

  2. Nola aukeratu negozio-bilera baterako leku egokia?

    • Kontuan hartu parte-hartzaile kopurua, bileraren izaera, espazioaren erabilgarritasuna, ekipamendu teknikoa eta giro orokorra.

  3. Nola eraginkortasunez planifikatu negozio-bilera programa bat?

    • Funtsezko gaiak eta zereginak zehaztu, programako elementu bakoitzerako denbora esleitu, denbora tartea kontuan hartu eta etenaldi posibleak eman.

  4. Nola antolatu cateringa negozio bilera batean?

    • Bileraren iraupena eta parte-hartzaileen beharrak kontuan hartu. Kafe-atsedenaldietarako, gosarietarako, bazkarietarako plan bat garatzea, barietatea eskainiz eta lehentasun dietetikoak kontuan hartuta.

  5. Zein tresna tekniko behar dira negozio-bilera arrakastatsu bat izateko?

    • Ziurtatu audio eta bideo ekipoak, proiektoreak, pantailak, Interneteko konexioak eta aurkezpen gaitasunak dituzula.

  6. Zein alderdi kontuan hartu behar dituzu negozio bilera baterako ordua aukeratzerakoan?

    • Kontuan hartu parte-hartzaileen lan-ordutegiak, eguneko orduen lehentasunak eta ordu-eremu posibleak, parte-hartzaileak eskualde ezberdinetan kokatzen badira.

  7. Nola antolatu modu eraginkorrean gonbidatuen harrera negozio bilera batean?

    • Bileraren leku, ordu eta egitarauari buruzko informazioa eman aldez aurretik. Bermatu gonbidatuen erosotasuna beharrezko informazioa eta zerbitzuak eskainiz.

  8. Zer barne hartzen du negozio bilera batean gonbidatuekin lan egiteak?

    • Agurra, izena ematea, ekitaldiari buruzko informazioa ematea, kafe-atsedenaldiak eta otorduak antolatzea, egonaldi-baldintza erosoak bermatuz.

  9. Nola kontrolatu negozio bilera batean hartutako erabakien ezarpena?

    • Erabakiak erregistratzeko sistema bat antolatzea, arduradunak esleitzea, feedback-a eta kontrol-mekanismoak sortzea zereginen betetzearen jarraipena egiteko.

  10. Nola ebaluatu negozio-bilera baten eraginkortasuna?

    • Parte-hartzaileen iritziak jaso, lortutako emaitzak aztertu, erakundearen indarguneak eta ahuleziak identifikatu etorkizunean prozesua hobetzeko.

  11. Nola bermatu urruneko parte-hartzaileen parte hartzea negozio bilera batean?

    • Erabili plataforma birtualak, ziurtatu Interneterako konexio egonkorra eta hornitu beharrezko bitarteko teknikoak urruneko parte-hartzaileei.

  12. Nola egin aurre egin daitezkeen ezusteko egoerei negozio bilera batean?

    • Arazoak izanez gero, kontingentzia-plan bat garatu, babeskopia teknikoak eduki eta planen aldaketei azkar erantzuteko prestatu.

Enpresa bilera bat antolatzeak planifikazio, koordinazio eta eskumenak behar ditu Kudeaketa ekitaldiaren hainbat alderdi.

 

Tipografia ABC