A escritura empresarial é unha comunicación empresarial eficaz, é importante que todos os empregados teñan boas habilidades de escritura empresarial.

Cada empregado debe enviar correos electrónicos, desenvolver propostas comerciais e escribir informes comerciais de cando en vez. Polo tanto, as boas habilidades de escritura empresarial son cruciais xunto coas boas habilidades de comunicación.

As habilidades de comunicación escrita tamén poden marcar unha gran diferenza ao solicitar emprego. Para algúns, este pode ser o paso final para validar o seu traballo.

Habilidades de escritura empresarial

Tanto se estás creando un documento comercial como se escribes unha nota sinxela, boas habilidades cartas comerciais poden percorrer un longo camiño. É algo máis que unha boa estrutura de frases, un ton profesional e unha gramática adecuada.

A continuación móstranse algunhas habilidades de escritura de negocios importantes nas que debes traballar.

1. Linguaxe sinxela

A primeira regra para converterse nun gran escritor de negocios é aprender a usar sempre unha linguaxe sinxela. Unha boa escritura xeralmente non inclúe un montón de palabras complicadas.

Crear contido fácil de ler consiste en facelo doado de entender.

Para iso, podes usar palabras curtas coñecidas. Se non hai unha palabra máis curta para unha palabra complexa, utiliza unha frase curta para describila.

Ademais, pode concentrarse en evitar adxectivos e intentar usar a voz activa.

A escritura eficaz é cando podes comunicarte facilmente e expresar a túa mensaxe de forma rápida e eficaz. punto de vista.

Polo tanto, tamén debes intentar evitar os verbos ocultos. Noutras palabras, facer o teu correo electrónico máis personalizado resolverá automaticamente este problema.

Por exemplo, en lugar de dicir: "Gustaríanos botar unha man", podes dicir: "Gustaríanos axudarche".

Este último non só é máis curto e directo, senón que tamén parece máis amigable.

Usar unha linguaxe tan directa e clara é máis eficiente, rápido e eficaz. Se o teu lector é diferente empregado ou cliente, sempre é mellor simplificar o texto para o teu público.

2. A capacidade de distinguir a opinión dos feitos

Os escritores de negocios deben tomar precaucións adicionais durante o proceso de escritura porque a maioría dos escritos de negocios exclúen a opinión persoal.

Aínda que non estás escribindo ningún artigo académico aquí, aínda debes asegurarte de que os feitos estean claros.

Mentres tanto, os documentos comerciais deben estar libres de opinións persoais. O único complemento razoable á opinión persoal é cando fas recomendacións.

En todos os demais casos, é mellor non engadir opinións. Non obstante, nalgúns casos raros podes ter que expresar a túa opinión.

Nestes casos, debes coñecer a diferenza entre expresar unha opinión obxectiva e unha opinión persoal.

En calquera caso, os escritores empresariais deben ser capaces de distinguir as opinións dos feitos.

É moi importante manter isto para evitar malentendidos. Tanto se os teus lectores son partes interesadas internas como externas, asegúrate de que a túa escrita estea libre de ambigüidades.

Ademais, se expresas o teu punto de vista sobre algo, asegúrate de deixar claro que esta é a túa opinión.

3. Carta comercial. Concisión e brevidade

Independentemente do teu estilo de escritura, debes aprender a ser conciso. Calquera carta comercial debe ser breve e precisa.

Usar unha linguaxe concisa consiste basicamente en eliminar as palabras e frases innecesarias que non serven a un propósito directo.

Por exemplo, ao escribir correo electrónico podes escribir: "Envío este correo electrónico para informarte de que tes que enviar o teu traballo antes do luns".

A primeira parte desta frase non precisa estar aquí, xa que é obvio que estás enviando un correo electrónico.

En vez diso, debes escribir: "Tes que entregar o teu traballo o luns".

Non obstante, este é un exemplo moi sinxelo. A concisión e a brevidade son de gran importancia á hora de escribir documentos como informes comerciais.

Isto débese a que a maioría dos teus lectores non terán tempo para revisar varias páxinas ou parágrafos.

Unha boa regra xeral é facer que a información sexa facilmente accesible.

Ademais, aquí tes algunhas cousas que podes facer:

  • Concéntrase sempre nos feitos e na información.
  • Aterse ao tema
  • Use tres palabras ou menos en cada parágrafo a menos que estea explicando algo.
  • Usa palabras curtas e mantén a mesma elección de palabras en todo momento
  • Evita os adverbios e adxectivos innecesarios
  • Evita toda ambigüidade e procura sempre a claridade.

Mantén as túas frases curtas e intenta introducir a información máis importante ao principio ou no primeiro parágrafo.

Se hai unha frase incómoda, divídea en varias e garda as partes relevantes.

4. Carta comercial. Manter o obxectivo

É fundamental asegurarse de que cada forma de comunicación empresarial teña un propósito claro.

Debes centrarte en asegurarte de que a túa carta comercial defina claramente o seu propósito. Tamén é mellor manter un único propósito para cada documento.

Por exemplo, se está a enviar un anuncio para toda a empresa aos empregados, asegúrese de deixar isto claro desde o principio.

A maioría da xente pode non conseguir todas as súas comunicacións comerciais, especialmente se parecen fórmulas e repetitivas.

Polo tanto, pode evitar isto asegurándose de que todos os documentos comuniquen o propósito de inmediato.

É por iso que a maioría dos artigos comezan cunha explicación do que se discutirá.

Máis importante aínda, non debe desviarse deste obxectivo mentres traballa no documento. Use outros documentos se hai algo do que falar.

A túa mensaxe só debe abordar unha idea principal á vez. Así que evita pensar desordenado e practica a mensaxería dun único propósito.

5. Saber quen é o seu público

Aínda que isto poida parecer obvio, non deixa de ser unha habilidade importante, especialmente se a escrita da túa empresa é máis externa que interna.

Aínda que debes comprender o propósito da túa carta, tamén é importante saber quen é o teu lector.

Isto axuda a orientar o obxectivo a unha persoa ou público específico. Este é o mesmo caso se estás escribindo un correo electrónico a alguén ou enviando unha mensaxe ás masas.

Ademais, coñecer á túa audiencia tamén significa comprender como funciona a súa mente.

Por exemplo, se estás escribindo un correo electrónico a compañeiros de traballo, debes facelo breve e informal.

Así mesmo, se estás a enviar un correo electrónico a un cliente, debes ser formal, claro e sinxelo.

Polo tanto, sempre é mellor coñecer a túa audiencia no mundo dos negocios porque axudarache a satisfacer as súas necesidades.

A túa audiencia pode influír activamente nas seguintes cousas:

  • a lingua que usas; cada palabra pode ser diferente cando se consideran diferentes públicos.
  • Que ferramentas utilizas e con que capacidade.
  • A eficacia do que escribes ao longo do tempo.
  • O teu ton de conversación está entre o profesional e o completamente casual.
  • Cales son os puntos importantes que quere mencionar?

Ademais, tamén pode afectar a lonxitude da súa carta. Por exemplo, se está escribindo un informe comercial para a alta dirección, vostede debes anotar os puntos principais na primeira páxina en forma de parágrafos breves.

6. Carta comercial. Formato

Camiño rápido mellorar as súas habilidades redacción empresarial: desenvolver habilidades de formato. Hai moitos erros comúns durante o formato que poden levar a problemas de composición.

Os teus esforzos de formato deberían garantir sempre a máxima eficiencia. Non comece a escribir ata que teña unha idea clara de como debe formatar o documento.

A idea é permitir aos lectores ver rapidamente calquera documento sen ningún problema.

Pero iso non significa que debas engadir demasiados elementos de formato; pode distraer aos teus lectores.

Isto aplícase a todas as formas de escritura, tanto se estás escribindo informes, correos electrónicos ou creando unha presentación.

Aquí tes algunhas cousas que están baixo o formato:

  • Use negriña, cursiva e subliñado.
  • Resalte elementos de texto específicos.
  • Usando cores diferentes para as diferentes palabras que queres colorear.
  • Uso de parágrafos e numeración.
  • Uso de epígrafes e subtítulos.
  • Mantén a estrutura da frase e o aliñamento do texto.

O formato debe seguir sendo o mesmo en todos os documentos. Por exemplo, se está a escribir un informe, debe aplicarse o mesmo formato ao corpo e ás preguntas frecuentes (se é o caso).

7. Carta comercial. Corrección, edición e revisión

A mellor ferramenta comprobacións gramaticais - é vostede. Esta habilidade é útil en todo tipo de escritura.

Esta é a mellor forma de converterse nun mellor escritor porque estás mellorando activamente a ti mesmo e a túa escritura.

A corrección de probas implica comprobar se o teu escrito segue as pautas de estilo, o formato e outras molestias.

Ademais, comproba os feitos, as ligazóns e a precisión do teu contido. Ademais, esta tamén é unha boa forma de eliminar a voz pasiva innecesaria.

Despois podes facer cambios significativos no teu contido. Se non, non ten sentido editalo vostede mesmo.

Unha boa práctica é volver a escribir cada dous días. Non obstante, isto só funcionará se está a traballar nunha proposta ou informe.

Editar implica manter o escrito ou actualizalo despois de que estea rematado. Por exemplo, é posible que teñas que revisar un informe despois de mostrarllo ao teu xestor.

Durante estes pasos, tenta comprobar se hai erros tipográficos, de sintaxe e gramaticais. Concéntrase na lexibilidade e no fluxo global do documento.

Ademais, tamén debes mercar unha ferramenta de corrector ortográfico. Isto pode facilitar o proceso de corrección e edición, pero primeiro tenta mellorar as súas habilidades en lugar de confiar nas ferramentas.

8. Carta comercial. Actitude e punto de vista

Coñecer o teu público é unha cousa, pero tamén é importante comprender como pode afectarlles a túa escrita.

Hai diferentes niveis de significado na túa escrita. Debes ser consciente de todos eles e do impacto que poden ter.

A continuación móstranse algunhas cousas que inflúen na actitude e a perspectiva da túa escritura:

  • Estrutura xeral da oración; por exemplo, as frases longas dan a impresión de que o lector é coñecedor.
  • Escolla de palabras ao longo da súa escritura.
  • Todas as expresións, se as hai, que uses, incluídas metáforas e exemplos.
  • Puntos de vista que compartes, xa sexan opinións ou recomendacións.

É unha boa práctica ter en conta sempre o punto de vista do lector, non o propio.

As grandes ideas adoitan ocorrer cando pensas desde a perspectiva da túa audiencia. O mesmo aplícase ás publicacións en redes sociais; só funcionan se resoan co teu público.

Entón, a mellor forma de avanzar é pensar desde a súa perspectiva e axustar a túa escrita en consecuencia.

Tamén fai máis probable que o teu lector estea de acordo contigo e faga o que queres que fagan.

Isto faino importante ferramenta para o seu uso na súa organización, especialmente se está a un nivel de xestión.

Resumir

As habilidades mencionadas anteriormente dependen principalmente da súa práctica de escritura comercial consistente. Canto máis practiques, máis mellorarás automaticamente cada habilidade.

Ademais, debes esforzarte por ler para converterte nunha mellor persoa. Vexa o que outros fan de forma diferente na súa redacción empresarial e aprende diso.

Ademais, sempre debes actualizar os teus coñecementos sobre cousas actuais. Tanto se se trata de actualizacións de idioma como de formato, mantéñase ao día.

Finalmente, intente descubrir os seus puntos fortes e débiles na redacción de negocios e oriente os seus esforzos en consecuencia.

Monólogo. Como escribir un monólogo?

Que fai un guionista?

Ritmo de escritura: rápido ou lento, exemplos e consellos para xéneros

ABC