As habilidades de facilitación son o proceso de xestión de dinámicas de grupo para axudar aos membros do grupo a alcanzar consenso e resolver problemas de forma eficaz. Estas habilidades poden ser útiles para calquera que traballe con grupos de persoas, xa sexa como xestor de proxectos, formador, profesor, adestrador ou consultor.
Segundo un estudo recente, aproximadamente entre seis e vinte horas cada semana pásanse en reunións. Con todo, unha parte importante forza de traballo, que participou neste estudo, argumentou que tales reunións son xeralmente improdutivas. As habilidades de facilitación están implicadas aquí, xa que permiten aos líderes/xestores guiar ás persoas cara aos obxectivos acordados de forma que todos os membros se animen a posuír, ofrecer participación e utilizar as súas capacidades. Polo tanto, cando as habilidades de facilitación se utilizan correctamente, os propietarios negocio non perderán o seu tempo, diñeiro e outros recursos en reunións improdutivas.
Nesta publicación, afondaremos no mundo das habilidades de facilitación e entenderemos cales son e como podes usar estas habilidades para que as túas reunións sexan inspiradoras, orientadas a resultados e produtivas. Entón, imos comezar agora mesmo -
Definición de habilidades de simplificación. Habilidades de facilitación
Como todos sabemos, as ferramentas son medios que permiten realizar unha determinada tarefa dun xeito beneficioso para todos. A facilitación é a provisión de recursos necesarios para levar a cabo as actividades relevantes. Xa sexa na túa vida persoal ou profesional, a comunicación e a interacción xogan un papel vital. No mundo dos negocios, a forma, o formato e a finalidade destas interaccións son moi diferentes ás do ámbito persoal dunha persoa. Habilidades de facilitación
Alí, as discusións deben levarse a cabo dun xeito máis estable e predeterminado que sexa aceptable para todas as partes implicadas no proceso. Isto require algúns recursos, como ánimo, oportunidades para falar e expresar o teu punto de vista, ter un intercambio saudable de información e continuar a discusión. En latín, relevo significa facilitar unha tarefa.
Polo tanto, é correcto que as habilidades de facilitación sexan as habilidades que un individuo require para facer que as discusións en grupo sexan mellores e máis sinxelas. Estes habilidades inclúen habilidades de xestión, capacidade de toma de decisións e capacidade de resolución de problemas. O éxito ou o fracaso dunha discusión depende en gran medida do uso correcto das habilidades do facilitador.
Que habilidades de facilitación?
Falando dos patróns de comportamento humano, Aristóteles dixo unha vez:
Hai persoas con diferentes puntos de vista e habilidades. Hai que ter en conta que non hai dúas persoas iguais. Cada un ten diferentes formas de expresarse e diferentes niveis de comprensión. A comunicación é unha folla que combina dúas ideoloxías ou dous pensamentos nun só. É moi importante apoiar Хорошие relacións entre as persoas para garantir unha comunicación fluida. Isto permite un libre fluxo de pensamentos, ideas e estratexias. Pero garantir unha comunicación fluida dentro dun grupo determinado tamén require unha enorme habilidade. As habilidades do facilitador son fundamentais en todas esas circunstancias.
Nas reunións de negocios, os facilitadores son responsables
- Obxectivos comúns e claros
- Un proceso debida e claramente definido para a consecución destes obxectivos
- Canalización entendendo que os participantes deben acudir á reunión preparados ou ter interese polo tema.
- Difundir entre os participantes o sentimento de que valóranse as súas opinións e decisións
Vexamos agora a definición correcta de tales habilidades
Mapa mental. 10 ferramentas para crear
Por que son importantes os facilitadores?
Como se mencionou anteriormente, a facilitación é a provisión de recursos. Hai discusións significativas que teñen lugar no mundo dos negocios. Habilidades de facilitación
Se estas discusións son en balde, a empresa sufrirá enormes perdas. Polo tanto, debe haber alguén que regule e controle estas discusións. A persoa que realiza esta tarefa chámase facilitador. O facilitador debe comprender claramente o propósito da discusión. Encárgase de romper o xeo entre as partes implicadas, iniciar a discusión e poñela exactamente polo bo camiño. Calquera que poida conseguilo pode ser un gran axudante.
Antes e durante a reunión Preparación do facilitador
Un facilitador é unha persoa que xestiona o proceso do grupo, crea as condicións para acadar os obxectivos do grupo e axuda aos participantes a alcanzar consenso e resolver os problemas de forma eficaz. O facilitador pode ser un profesional a tempo completo ou pode implicar un papel desempeñado por un membro do grupo que actúa como facilitador para guiar o proceso.
Pode acoller diversos tipos de eventos e reunións como reunións, formacións, conferencias, seminarios, etc. O facilitador non proporciona a solución, senón que xestiona un proceso que axuda aos membros do grupo a atopar unha solución xuntos.
A principal tarefa do facilitador é crear condicións para unha comunicación aberta e produtiva entre os membros do grupo, onde todos poidan expresar a súa opinión e o grupo poida traballar para acadar obxectivos comúns. O facilitador pode utilizar diversos métodos e técnicas para axudar ao grupo a alcanzar consenso e resolver problemas, como discusión en grupo, chuvia de ideas, traballo en pequeno grupo, xogos, etc.
O facilitador debe facelo
Pero antes de comezar a discusión, o facilitador debe facer algúns preparativos como se indica a continuación.
- Hai varias partes interesadas e outros membros do equipo que participarán na discusión e farán comentarios importantes. O facilitador debe reunirse con estes membros e comprender e explorar estes puntos. Habilidades de facilitación
- A discusión debe ser planificada con claridade. A planificación da discusión debe ter un plan claro. Debe ter todos os detalles e non perder un só punto que se tratará no seminario ou reunión que se vai organizar.
- O seguinte aspecto instrumental para organizar unha reunión agradable e proveitosa é o lugar onde se celebrará. Polo tanto, é necesario reservar a localización correcta e logo facer que a infraestrutura sexa adecuada para a súa sesión.
- Algunhas reunións realízanse só con discusións orais. Isto require enormes habilidades para romper o xeo. Se hai cousas adicionais que se necesitan para a reunión, como follas de traballo e presentacións de PowerPoint, a tecnoloxía necesaria debe estar dispoñible.
- Se a reunión debe durar todo o día ou durante un período máis longo, débense facer arranxos para as bebidas e a comida.
- Unha vez que comeza a discusión ou a reunión, o facilitador debe asumir a responsabilidade de movela na dirección correcta. Debe manter a enerxía adecuada e o espazo axeitado para os participantes.
- A discusión debe ser útil e proveitosa. Corresponde ao mediador evitar conversas inútiles nunha reunión profesional. Debe haber un intercambio saudable de ideas e información.
- Cando a reunión remate, o facilitador debería estar preparado cunha declaración de peche para resumir todos os detalles da discusión. Ademais, debe asegurarse de que as decisións ou o resultado da reunión se apliquen inmediatamente. Isto axudará a que a reunión sexa un éxito tanxible.
Habilidades de facilitación necesarias para ser un bo facilitador
O facilitador ten unha responsabilidade importante sobre os seus ombreiros. Polo tanto, debe estar equipado con algunhas habilidades necesarias. Estas habilidades son as seguintes.
1. Coñece aos participantes. Habilidades de facilitación
Calquera discusión ou reunión que deba realizarse ten algúns participantes importantes cuxa xerarquía e función deben ser coñecidas polo mediador. Ás veces ocorre que as partes implicadas neste proceso non se coñecen. Aquí o facilitador ten a tarefa de garantir a comodidade e a simpatía entre eles. Para iso, o presentador debe saber quen son os participantes. Deberá dispor de toda a información necesaria para identificalos e presentalos entre si.
2. Establece pautas claras
Cada reunión segue un horario específico. Debe seguirse coidadosamente e correctamente. Isto fará que a reunión sexa máis produtiva. Ademais, nalgunhas discusións hai normas para as negociacións e acordos. Incluso deberían ser comunicados a todos os participantes polo presentador. Ademais disto, debería haber pautas sobre comportamento educado e respectuoso. Ningún participante debería traspasar estes límites, sen importar como vaia a discusión. Esta é unha das etiquetas básicas de calquera reunión.
3. Crear un ambiente inclusivo. Habilidades de facilitación
En calquera reunión, todos deberían ter a mesma voz para falar. Debe haber unha distribución xusta dos dereitos para participar na discusión e propoñer outro punto. Para conseguilo, debe existir un ambiente inclusivo. Isto axudará a todos a falar e defender o que se sente audaz e sen medo. Tamén menciona a comodidade e a confianza entre os participantes. Isto elimina calquera indicio de timidez ou torpeza de facer algún punto na reunión.
4. Escoita activa
Todos pensamos que falar é unha actividade vital, formar parte dunha reunión ou dalgún debate. Pero ata escoitar é igualmente importante. Só os que saben escoitar ben poden falar ben de verdade. Así, subliña a importancia de ser un oínte activo. O participante debe sentir sempre que o que di está a ser escoitado con total concentración. O facilitador debe asegurarse de que todos escoitan atentamente todos os puntos. Ademais, pode tomar notas sobre o que se di para referencia futura.
5. Xestión do tempo. Habilidades de facilitación
Está ben dito que o tempo é diñeiro no ámbito empresarial e profesional, cada minuto e cada segundo conta. Polo tanto, debe haber un uso óptimo e mellor do tempo dispoñible. Débese ter coidado de que todos os temas sexan abordados e discutidos polos participantes con suficiente detalle. Ademais, se o equipo permanece demasiado tempo nun punto concreto, o que supón unha perda de tempo, o facilitador debe interromper educadamente o traballo e continuar a discusión. Ademais, o calendario de reunións debe seguirse o máis coidadosamente posible. O plan debe estar preparado cun tempo de amortiguación para compensar algunhas perdas de tempo inevitables.
6. Manter un resumo de todos os elementos de acción. Habilidades de facilitación
Durante as reunións adoitan descobrense accións específicas relacionadas con enunciados de problemas. Un facilitador con excelentes habilidades de facilitación debe ser consciente destes elementos da actividade, ademais de asegurarse de que sexan visibles para todos os participantes. Tamén cómpre asegurarse de que o elemento de acción dá o que hai que facer, quen debe facelo e cando debe completarse. Ademais, debe resumir os elementos de acción ao final da discusión para asegurarse de que todos estean na mesma páxina sobre a importancia, os obxectivos e o momento dos elementos.
7. Obxectivo restante
Ser obxectivo é unha das habilidades básicas do facilitador que debe incluír. O facilitador debe ser visto como completamente obxectivo e non debe ser visto como no "campamento" de ninguén para a reunión. Cando o facilitador é visto como unilateral, a confianza dos outros participantes (especialmente os do lado oposto) pérdese rapidamente. No momento en que perdes a confianza, é difícil recuperala. É por iso que manterse obxectivo en lugar de revelar os seus prexuízos é unha das habilidades de facilitación máis importantes nas que se debe concentrar.
8. Busca a través de preguntas, non de conferencias ou sermóns. Habilidades de facilitación
É importante que os facilitadores non se fagan máis predicadores revelando a súa intelixencia sobre este tema. Pola contra, usar a túa visión para axudar a outros membros a chegar a unha solución típica baseada en problemas é unha das habilidades de facilitación máis importantes que debes ter. Os facilitadores deben facelo facendo preguntas a través de preguntas que sexan relevantes para o enunciado do problema e deseñadas para revelar novas realidades. A reunión debe ser para resolver o problema dos participantes, e facer unha pregunta é unha das mellores formas de facelo.
9. Manter o supervisor/xerente lonxe de secuestrar a reunión/discusión
Como facilitador, debes asegurarte de que os líderes ou xestores non secuestran a reunión comunicando os seus sentimentos e establecendo o progreso da reunión segundo o seu plan. A reunión debe ofrecer a igualdade de oportunidades a todos os membros, e os facilitadores deben ter as habilidades de facilitación para garantir isto.
10. Encargarse da conversa. Habilidades de facilitación
Os facilitadores deben manter a reunión avanzando facéndose cargo da conversa para manter a reunión encamiñada. No momento en que as discusións das reunións perden impulso, os facilitadores deberían cambiar a discusión de novo á declaración do problema. Mesmo ás veces terás que tachar a alguén; non obstante, é a túa responsabilidade e debes facelo sen perder o control. O control permitirache respectar a todos os participantes, polo que a xestión da conversa é considerada unha das poderosas habilidades de facilitación dos facilitadores.
Técnicas que utilizará o facilitador para optimizar as habilidades de facilitación
Cando dirixe unha reunión ou discusión, o facilitador debe ter algunhas das habilidades enumeradas anteriormente. Ademais disto, tamén debe estar preparado con este conxunto de ferramentas que lle serán útiles cando sexa necesario para unha reunión exitosa.
- Técnica de rotura do xeo: Está ben dito que un bo comezo é a metade da batalla. Isto vale mesmo en reunións de negocios ou discusións. Hai momentos nos que as partes implicadas poden non coñecerse moi ben. Aquí, o facilitador debe utilizar estas técnicas para romper o xeo.
- Técnicas estratéxicas: cada reunión ten unha estratexia específica que hai que seguir para que teña éxito. Determinan o curso e a orde do día da reunión. Habilidades de facilitación
- Técnica creativa. Moitas veces as reunións de negocios poden ser moi mundanas ou monótonas. Todos os humanos necesitamos unha faísca nestas situacións. O facilitador pode usar a súa creatividade e crear algo de diversión que lle engade cor e que tamén proporcione solucións creativas a algúns dos problemas.
- Métodos de resolución de problemas: problemas e conflitos son posibles en todas partes. Son parte integrante de calquera viaxe de vida, e as reunións e discusións profesionais non son unha excepción. O facilitador debe coñecer algunhas técnicas de resolución de problemas e de resolución de conflitos para afrontar tales situacións.
- Métodos de toma de decisións. Cada reunión realízase co fin de tomar unha decisión ou concretar unha estratexia. O facilitador debe ter técnicas para guiar a discusión cara a decisións firmes nun período de tempo limitado coa menor cantidade de conflitos.
Pensamentos finais sobre habilidades de facilitación!
A simplificación é un concepto importante á hora de organizar reunións de negocios ou discusións. Polo tanto, converterse nun facilitador require un conxunto específico de habilidades e un conxunto de ferramentas que che axuden a facilitar unha reunión útil, pacífica e exitosa. Sempre que os xestores ou facilitadores teñan as habilidades de facilitación necesarias, as empresas poden optimizar os resultados das súas reunións, o que en definitiva optimizará o rendemento global da organización para acadar un obxectivo común.
O marketing de contidos é a opción correcta para a miña empresa?
Deixe un comentario