A organización dunha reunión de negocios é un conxunto de actividades e pasos co propósito de levar a cabo con éxito unha reunión de negocios, reunión ou negociacións entre representantes de varias organizacións ou participantes en procesos empresariais. Aquí tes algúns pasos clave para organizar unha reunión de negocios:

  1. Definición de obxectivos:

    • Definir claramente o propósito da reunión. Que queres conseguir? Isto pode ser intercambiar información, tomar decisións, concluír un acordo, etc.

  2. Organización dunha reunión de negocios. Selección de Lugar:

    • Elixir un lugar de encontro axeitado. Pode ser unha oficina, unha sala de conferencias, un restaurante ou outro lugar especializado dependendo da natureza da reunión.

  3. Planificación do tempo:

    • Determinar o momento óptimo para unha reunión, tendo en conta os horarios dos participantes e garantindo o tempo suficiente para tratar temas importantes.

  4. Organización dunha reunión de negocios. Elaboración do Programa:

    • Desenvolver un programa detallado de reunións tendo en conta os próximos temas, a axenda, o tempo de intervención e outros aspectos importantes.

  5. Distribución de invitacións:

    • Envío de invitacións aos participantes indicando a data, a hora, o lugar e os principais temas da reunión.

  6. Organización dunha reunión de negocios. Dotación de medios técnicos:

    • Preparación dos medios técnicos necesarios: equipos de audio e vídeo, materiais de presentación, conexión a Internet, etc.

  7. Catering:

    • Proporcionar alimentos aos participantes se a reunión leva moito tempo. Isto pode incluír pausas para café, almorzos, xantares, etc.

  8. Organización dunha reunión de negocios. Traballando cos invitados:

    • Dar a benvida aos invitados, proporcionando a información necesaria, garantindo a comodidade dos participantes durante a reunión.

  9. Mantemento do protocolo:

    • Nomear os responsables de levar acta da reunión, rexistrar os puntos clave e as decisións.

  10. Comentarios:

    • Recollida de comentarios conexións despois da reunión para avaliar a eficacia e identificar posibles melloras futuras.

  11. Organización dunha reunión de negocios. Seguimento da implantación de solucións:

    • Se unha reunión implica tomar decisións, é importante supervisar a súa implementación e proporcionar o apoio necesario.

A organización dunha reunión de negocios require unha coidadosa planificación, coordinación e un enfoque profesional para acadar os seus obxectivos e garantir unha interacción exitosa entre os participantes.

10 xeitos. Organización dunha reunión de negocios .

1) É necesaria unha reunión?

Antes de concertar unha cita, é importante decidir se é necesario organizala no momento ou se vai quedar baleira perda de tempo. Cómpre organizar unha reunión de negocios para intercambiar ideas sobre o proxecto, resolver problemas urxentes e mellorar as relacións profesionais.

É necesario ter unha reunión persoal nesta fase ou podes facer todo o necesario enviando correos electrónicos?

Se esta debe ser unha discusión exhaustiva que require chamar a todos os recursos humanos implicados no proxecto a esta reunión, ou se pode lograr o que se necesita invitando só a algúns participantes importantes durante un curto período de tempo, son cuestións que deben decidirse antes. programando a reunión.

2) Organiza unha reunión de negocios. Convida só os que necesiten estar alí.

Ás veces, un proxecto é realizado por moitas persoas de varios departamentos da oficina. Cando decides organizar unha reunión de negocios, é moi importante saber con antelación se necesitas invitar a ela todos os recursos adxuntos e se paga a pena.

A maioría deles non terán nada que aportar, entón por que non invitar a persoas directamente relacionadas co proxecto e deixar de lado aos seus subordinados. Só perderás o tempo, o esforzo e a enerxía das persoas que estarían mellor no seu traballo facendo un traballo produtivo durante ese tempo en lugar de asistir a unha reunión inútil.

Se cres que todo o departamento ten que ser informado sobre unha decisión, invita ao responsable do departamento e dálle a información que precisa para que poida pasarllo ao seu equipo. Isto aforrará moito tempo e recursos para a empresa.

3) Recordatorios.

A vida profesional converteuse nunha serie de redes, sempre enredadas con moitas preguntas e asuntos. O estrés de completar un proxecto a tempo e garantir que non xurdan problemas mentres tanto pode facer que a maioría da xente se esqueza das cousas sinxelas.

A maioría dos traballadores simplemente non están interesados ​​en asistir ás reunións porque cren que o seu tempo sería mellor dedicado a facer algo que paga a pena. Polo tanto, adoitan esquecerse cando hai unha reunión importante programada, a participación na que é obrigatoria. É mellor enviar recordatorios despois de organizar unha reunión de negocios polo menos cun ou dous días de antelación para avisalos e pedirlles confirmación da súa asistencia para que saiban que recibiron e len o correo electrónico necesario.

4) Organización dunha reunión de negocios. Axenda.

Fai unha lista para non esquecelo. Crear unha axenda para a reunión e distribuíla a outros participantes será unha bendición. Isto daralles tempo para reunir a información necesaria e compartila con outros no punto de encontro.

É mellor prepararse con antelación para poder planificar con antelación as indicacións que debe seguir para que a reunión sexa máis produtiva. Se mantés as túas responsabilidades na axenda, podes manterte facilmente informado sobre o tema e aforrar un tempo valioso.

5) Expectativas.

Cando decidiu organizar unha reunión de negocios, probablemente tiña certas expectativas respecto diso. Asegúrese de que cando envíe un aviso dunha reunión programada, tamén documente o propósito da reunión e as súas expectativas para o evento. Deixe claro que non se trata dunha reunión casual, senón dunha reunión importante con instrucións específicas que deben seguirse rigorosamente para ter éxito. Indique as súas propias expectativas en letra negra e comuníqueo aos demais con antelación para que se preparen mentalmente e tamén proporcionen os datos e as cifras necesarias.

6) Organización dunha reunión de negocios. Prazos.

Hai que respectar o tempo para obter máis beneficios na vida. A puntualidade é un trazo valioso nos profesionais xa que amosa a súa dedicación ao seu traballo e o cumprimento da etiqueta básica. É moi molesto e frustrante cando a xente segue entrando na sala de conferencias mesmo despois de que comezou. Isto indica unha falta de modais e unha falta de respecto autoridades .

Asegúrate de indicar a hora de inicio da reunión no correo electrónico que enviaches anteriormente e deixa claro que non se admitirán á reunión os que cheguen atrasados. Antes de organizar unha reunión de negocios, é moi importante determinar o momento. Pecha a porta a unha hora determinada e comeza a reunión. A próxima vez non volverás enfrontarte co mesmo problema.

7) Curto e sinxelo.

É mellor se organizas unha reunión de negocios cun horario específico e seguilo con dilixencia. Todo o mundo está ocupado coas súas responsabilidades laborais e perder o tempo innecesariamente nunca é produtivo. Deixa só o tempo necesario para a reunión e faino breve e sinxelo.

Comunicar tamén os prazos aos demais, para que todos veñan preparados e poidan comunicar as súas opinións con claridade e precisión para completar o traballo no prazo indicado. Se unha discusión se prolonga, tes dereito a volver a traer a discusión sobre o tema para que a reunión sexa breve e puntual.

8) Organización dunha reunión de negocios. Centrarse no tema.

Centrarse nun tema é moito máis importante que decidir sobre unha axenda. Sexa específico e claro á hora de organizar unha reunión de negocios.

No inicio, fai saber aos demais que non abordarás problemas fóra do tema durante a reunión. Mantén a túa determinación e mantén o tema para asegurarte de que as reunións transcorran no horario. Non deixes que as discusións vaguen a outros temas para aforrar tempo a todos.

9) Adopta un enfoque diferente.

Antes de organizar unha reunión de negocios, pense noutras que tiveron lugar recentemente. Se pensas que quizais non completaron a súa tarefa ao 100%, é hora de centrar a túa atención en alternativas. Os tempos están cambiando e é mellor empregar a tecnoloxía ao seu favor.

Os materiais audiovisuais e gráficos axudarán a manter o interese dos participantes e fomentar a colaboración. As previsións e presentacións informáticas serán un cambio benvido que manterá todo na programación e aforrará moito tempo.

10) Accións de seguimento.

Cando organizas unha reunión de negocios, hai que acompañala. A persoa que organiza a reunión é responsable de asegurarse de que todas as notas se toman correctamente. Aínda que a reunión rematou, os traballos aínda non están rematados.

O que se tratou na reunión hai que poñer por escrito para que todo o mundo o coñeza? Unha discusión carece de sentido se non se pon fin. Entrega a todos os trámites necesarios ou, se non está cuberto, asegúrese de que lles chegue canto antes.

Agradecemos a todos os que participaron no encontro e cuxa presenza permitiu acadar resultados reais. Valorar o seu tempo fainos felices e a próxima vez virán máis preparados.

FAQ. Organización dunha reunión de negocios.

  1. Cales son os pasos clave a seguir á hora de organizar unha reunión de negocios?

    • Definición de obxectivos, elección de lugar e hora, elaboración dun programa, envío de invitacións, preparación de medios técnicos e subministración de alimentos.

  2. Como elixir un lugar axeitado para unha reunión de negocios?

    • Considere o número de participantes, a natureza da reunión, a dispoñibilidade de espazo, o equipamento técnico e o ambiente xeral.

  3. Como planificar eficazmente un programa de reunións de negocios?

    • Determinar temas e tarefas clave, asignar tempo para cada elemento do programa, ter en conta o prazo e prever posibles pausas.

  4. Como organizar un catering nunha reunión de negocios?

    • Considere a duración da reunión e as necesidades dos participantes. Desenvolver un plan de pausas café, almorzos, xantares, aportando variedade e tendo en conta as preferencias dietéticas.

  5. Que ferramentas técnicas son necesarias para unha reunión de negocios exitosa?

    • Asegúrate de dispoñer de equipos de audio e vídeo, proxectores, pantallas, conexións a Internet e capacidades de presentación.

  6. Que aspectos debes ter en conta á hora de elixir un momento para unha reunión de negocios?

    • Considere os horarios de traballo dos participantes, as preferencias horarias do día e os posibles fusos horarios se os participantes están situados en diferentes rexións.

  7. Como organizar eficazmente a recepción de invitados nunha reunión de negocios?

    • Informar con antelación sobre o lugar, a hora e o programa da reunión. Garantir a comodidade dos hóspedes proporcionando a información e os servizos necesarios.

  8. Que inclúe traballar con invitados nunha reunión de negocios?

    • Saúdo, inscrición, información sobre o evento, organización de coffee breaks e comidas, garantindo condicións de estancia confortables.

  9. Como controlar a aplicación das decisións tomadas nunha reunión de negocios?

    • Organizar un sistema de rexistro de decisións, asignar responsables, crear retroalimentación e mecanismos de control para rastrexar a realización das tarefas.

  10. Como avaliar a eficacia dunha reunión de negocios?

    • Recoller comentarios dos participantes, analizar os resultados acadados, identificar os puntos fortes e débiles da organización para mellorar o proceso no futuro.

  11. Como garantir a participación de participantes remotos nunha reunión de negocios?

    • Use plataformas virtuais, garantice unha conexión estable a Internet e proporcione os medios técnicos necesarios para os participantes remotos.

  12. Como afrontar posibles situacións imprevistas nunha reunión de negocios?

    • Desenvolver un plan de continxencia en caso de problemas, ter copias de seguridade técnicas e prepararse para responder rapidamente aos cambios nos plans.

A organización dunha reunión de negocios require unha coidadosa planificación, coordinación e competencia xestión diversos aspectos do evento.

 

Tipografía ABC