Facilitatorske vještine potrebne da biste bili dobar voditelj

Vještine facilitacije su proces upravljanja grupnom dinamikom kako bi pomogli članovima grupe da postignu konsenzus i učinkovito riješe probleme. Ove vještine mogu biti korisne svakome tko radi sa grupama ljudi, bilo kao voditelj projekta, trener, učitelj, trener ili konzultant.

Prema nedavnoj studiji, otprilike šest do dvadeset sati tjedno provodimo na sastancima. Međutim, značajan dio radna snaga, koji je sudjelovao u ovoj studiji, ustvrdio je da su takvi sastanci općenito neproduktivni. Ovdje su uključene vještine facilitacije jer omogućuju voditeljima/menadžerima da vode ljude prema dogovorenim ciljevima na način na koji su svi članovi ohrabreni da prihvaćaju, ponude sudjelovanje i koriste svoje sposobnosti. Stoga, kada se vještine olakšavanja pravilno koriste, vlasnici poslovanje neće gubiti svoje vrijeme, novac i druge resurse na neproduktivne sastanke.

U ovom ćemo postu zaroniti u svijet facilitacijskih vještina i razumjeti što su te vještine te kako možete upotrijebiti te vještine da bi vaši sastanci bili inspirativni, usmjereni na rezultate i produktivni. Pa počnimo odmah-

Definicija vještina pojednostavljenja. Facilitacijske vještine

Kao što svi znamo, alati su sredstva koja omogućuju izvršenje određenog zadatka na način koji je svima koristan. Olakšavanje je osiguranje resursa potrebnih za provođenje relevantnih aktivnosti. Bilo u vašem osobnom ili profesionalnom životu, komunikacija i interakcija igraju vitalnu ulogu. U poslovnom svijetu oblik, format i svrha ovih interakcija vrlo su različiti od onih u osobnoj sferi osobe. Facilitacijske vještine

Tamo se rasprave moraju voditi na stabilniji i unaprijed određeni način koji je prihvatljiv za sve strane uključene u proces. Ovo zahtijeva neke resurse, kao što su ohrabrenje, prilike da progovorite i izrazite svoje gledište, zdravo razmijenite informacije i nastavite s raspravom. Na latinskom reljef znači olakšati zadatak.

Stoga je jedino ispravno da vještine facilitacije budu vještine potrebne pojedincu kako bi grupne rasprave bile bolje i lakše. ove vještine uključuju vještine upravljanja, sposobnost donošenja odluka i sposobnost rješavanja problema. Uspjeh ili neuspjeh rasprave uvelike ovisi o ispravnoj upotrebi voditeljevih vještina.

Koje vještine facilitacije?

Govoreći o obrascima ljudskog ponašanja, Aristotel je jednom rekao:

Postoje ljudi s različitim pogledima i sposobnostima. Mora se imati na umu da ne postoje dvije iste osobe. Svatko ima različite načine izražavanja i različite razine razumijevanja. Komunikacija je list koji spaja dvije ideologije ili dvije misli u jednu. Iznimno je važno podržati horošie odnosi među ljudima kako bi se osigurala neometana komunikacija. To omogućuje slobodan protok misli, ideja i strategija. Ali osiguravanje neometane komunikacije unutar određene skupine također zahtijeva golemu vještinu. Vještine voditelja su ključne u svim takvim okolnostima.

Na poslovnim sastancima voditelji su odgovorni za

• Zajednički i jasni ciljevi
• Pravilno i jasno definiran proces za postizanje ovih ciljeva
• Kanaliziranje uz razumijevanje da bi sudionici trebali doći na sastanak pripremljeni ili biti zainteresirani za temu.
• Širenje osjećaja među sudionicima da njihova mišljenja i odluke se cijene

Pogledajmo sada točnu definiciju takvih vještina

Mentalna mapa. 10 alata za stvaranje

Zašto su voditelji važni?

Kao što je gore spomenuto, olakšavanje je osiguranje resursa. U poslovnom svijetu vode se značajne rasprave. Facilitacijske vještine

Ako te rasprave budu uzaludne, tvrtka će pretrpjeti ogromne gubitke. Stoga mora postojati netko tko će te rasprave regulirati i kontrolirati. Osoba koja obavlja ovaj zadatak naziva se voditelj. Voditelj mora jasno razumjeti svrhu rasprave. On/ona je odgovoran/na probiti led među uključenim stranama, započeti raspravu i dovesti je točno na pravi put. Svatko tko to može postići može biti veliki pomagač.

Prije i tijekom sastanka Priprema voditelja

Fasilitator je osoba koja upravlja grupnim procesom, stvara uvjete za postizanje ciljeva grupe te pomaže sudionicima u postizanju konsenzusa i učinkovitom rješavanju problema. Facilitator može biti profesionalac s punim radnim vremenom ili može uključivati ​​ulogu člana grupe koji djeluje kao moderator i vodi proces.

Može ugostiti različite vrste događaja i sastanaka kao što su sastanci, treninzi, konferencije, seminari itd. Voditelj ne daje rješenje, već upravlja procesom koji pomaže članovima grupe da zajedno pronađu rješenje.

Glavni zadatak voditelja je stvoriti uvjete za otvorenu i produktivnu komunikaciju između članova grupe, gdje svatko može izraziti svoje mišljenje, a grupa može raditi na postizanju zajedničkih ciljeva. Facilitator može koristiti različite metode i tehnike kako bi pomogao grupi da postigne konsenzus i riješi probleme, kao što su grupna rasprava, brainstorming, rad u malim grupama, igre itd.

Voditelj mora učiniti

Ali prije nego što započne raspravu, voditelj mora napraviti neke pripreme kao što je navedeno u nastavku.

1. Postoje različiti dionici i drugi članovi tima koji će sudjelovati u raspravi i dati važne komentare. Voditelj se mora sastati s tim članovima i razumjeti i istražiti te točke. Facilitacijske vještine
2. Rasprava mora biti jasno planirana. Planiranje rasprave treba imati jasan plan. Mora imati sve detalje i ne propustiti nijednu točku koja će biti obrađena na seminaru ili će se organizirati sastanak.
3. Sljedeći instrumentalni aspekt organizacije ugodnog i plodonosnog sastanka je mjesto na kojem će se on održati. Stoga je potrebno rezervirati pravu lokaciju, a zatim napraviti infrastrukturu prikladnom za vašu sesiju.
4. Neki se sastanci održavaju samo uz usmenu raspravu. Za to su potrebne goleme vještine probijanja leda. Ako postoje dodatne stvari koje su potrebne za sastanak, poput radnih listova i PowerPoint prezentacija, potrebna tehnologija mora biti dostupna.
5. Ako će sastanak trajati cijeli dan ili duže, potrebno je dogovoriti piće i hranu.
6. Nakon što započne rasprava ili sastanak, moderator mora preuzeti odgovornost da ih pokrene u pravom smjeru. On/ona mora održavati pravu energiju i pravi prostor za sudionike.
7. Rasprava bi trebala biti korisna i plodonosna. Na posredniku je da izbjegne beskorisne razgovore na stručnom sastanku. Mora postojati zdrava razmjena ideja i informacija.
8. Kada se sastanak približi kraju, voditelj bi trebao biti spreman sa završnom izjavom u kojoj će sažeti sve detalje rasprave. Osim toga, on/ona mora osigurati da se odluke ili ishodi sastanka provode odmah. To će pomoći da sastanak bude opipljiv uspjeh.

Facilitatorske vještine potrebne da biste bili dobar voditelj

Voditelj ima značajnu odgovornost na svojim plećima. Stoga on/ona mora biti opremljen nekim potrebnim vještinama. Ove vještine su sljedeće.

1. Upoznajte sudionike. Facilitacijske vještine

Svaka rasprava ili sastanak koji treba održati ima neke važne sudionike čija hijerarhija i uloga moraju biti poznati medijatoru. Ponekad se dogodi da se strane uključene u ovaj proces međusobno ne poznaju. Ovdje voditelj ima zadatak osigurati udobnost i prijateljstvo među njima. Da bi to učinio, voditelj mora znati tko su sudionici. On/ona mora imati sve potrebne podatke kako bi ih identificirao i upoznao jedno s drugim.

2. Postavite jasne smjernice

Svaki sastanak slijedi određeni raspored. Mora se slijediti pažljivo i ispravno. To će sastanak učiniti produktivnijim. Osim toga, u nekim raspravama postoje pravila za pregovore i dogovore. Čak bi i njih voditelj trebao priopćiti svim sudionicima. Uz to, trebale bi postojati smjernice u vezi s pristojnim ponašanjem i ponašanjem punim poštovanja. Niti jedan sudionik ne bi trebao prijeći te granice, bez obzira na to kako se rasprava odvija. Ovo je jedan od osnovnih pravila ponašanja na svakom sastanku.

3. Stvorite inkluzivno okruženje. Facilitacijske vještine

Na svakom sastanku, svi bi trebali imati jednak glas da govore. Mora postojati pravedna raspodjela prava sudjelovanja u raspravi i predlaganja druge točke. Da bi se to postiglo, mora postojati uključivo okruženje. To će svima pomoći da progovore i zauzmu se za ono što se čini hrabrim i neustrašivim. Također se spominje udobnost i povjerenje među sudionicima. Ovo uklanja bilo kakvu naznaku sramežljivosti ili nespretnosti od iznošenja bilo koje točke na sastanku.

4. Aktivno slušanje

Svi mislimo da je govor vitalna aktivnost, biti dio sastanka ili neke rasprave. Ali čak je i slušanje jednako važno. Samo oni koji znaju dobro slušati mogu istinski dobro govoriti. Stoga naglašava važnost aktivnog slušanja. Sudionik uvijek mora imati osjećaj da se ono što govori sluša s punom koncentracijom. Voditelj mora osigurati da svi pažljivo slušaju sve točke. Osim toga, on/ona može bilježiti ono što je rečeno za buduću upotrebu.

5. Upravljanje vremenom. Facilitacijske vještine

Dobro je rečeno da je vrijeme novac u poslovnoj i profesionalnoj sferi, svaka minuta i svaka sekunda su važne. Stoga mora postojati optimalno i najbolje iskorišteno raspoloživo vrijeme. Treba voditi računa o tome da sudionici dovoljno detaljno obrade sva pitanja i rasprave o njima. Osim toga, ako se tim predugo zadržava na određenoj točki, što rezultira gubitkom vremena, voditelj bi trebao pristojno prekinuti rad i nastaviti raspravu. Osim toga, raspored sastanaka treba slijediti što je pažljivije moguće. Plan se mora pripremiti s određenim međuvrijemom kako bi se nadoknadili neki neizbježni gubici vremena.

6. Održavanje sažetka svih radnji. Facilitacijske vještine

Tijekom sastanaka često se otkrivaju specifične radnje vezane uz izjave problema. Moderator s izvrsnim vještinama facilitacije trebao bi biti svjestan ovih stavki aktivnosti, plus on ili ona također bi trebali osigurati da su vidljive svim sudionicima. Također morate osigurati da element akcije navodi što treba učiniti, tko bi to trebao učiniti i kada bi trebalo biti dovršeno. Osim toga, trebali biste sažeti stavke radnje na kraju rasprave kako biste bili sigurni da su svi na istoj stranici u pogledu važnosti, ciljeva i vremena za stavke.

7. Preostali cilj

Biti objektivan jedna je od temeljnih vještina voditelja koju bi voditelj trebao uključiti. Moderatora treba promatrati kao potpuno objektivnog i ne smije ga se smatrati nečijim “taborom” za sastanak. Kada se na voditelja gleda kao na jednostranog, povjerenje ostalih sudionika (osobito onih na suprotnoj strani) brzo se gubi. Onog trenutka kada izgubite povjerenje, teško ga je vratiti. Zbog toga je ostati objektivan umjesto otkrivanja svojih predrasuda jedna od najvažnijih vještina facilitacije na koju se treba usredotočiti.

8. Pronađite kroz pitanja, a ne kroz predavanja ili propovijedi. Facilitacijske vještine

Važno je da voditelji ne postanu više propovjednički otkrivanjem svoje inteligencije o ovoj temi. Umjesto toga, korištenje vašeg uvida kako biste pomogli drugim članovima da dođu do tipičnog rješenja temeljenog na problemu jedna je od najvažnijih vještina facilitacije koju biste trebali imati. Voditelji to moraju učiniti postavljanjem pitanja kroz upite koji su relevantni za iskaz problema i osmišljeni da otkriju nove stvarnosti. Sastanak bi trebao biti usmjeren na rješavanje problema sudionika, a postavljanje pitanja jedan je od najboljih načina za to.

9. Držite nadređenog/menadžera podalje od preotimanja sastanka/diskusije

Kao moderator, morate osigurati da voditelji ili menadžeri ne otmu sastanak tako što će prenijeti svoje osjećaje i postaviti napredak sastanka prema svom planu. Sastanak bi trebao ponuditi jednake mogućnosti svakom članu, a moderatori bi trebali imati vještine facilitiranja kako bi to osigurali.

10. Budite glavni u razgovoru. Facilitacijske vještine

Facilitatori moraju održavati sastanak napredujući tako što će preuzeti kontrolu nad razgovorom kako bi sastanak održao na pravom putu. U trenutku kada rasprave na sastancima izgube zamah, voditelji bi trebali prebaciti raspravu natrag na izjavu problema. Čak ćete ponekad nekoga morati prekrižiti; međutim, to je vaša odgovornost i morate to učiniti bez gubitka kontrole. Kontrola će vam omogućiti da poštujete sve sudionike, zbog čega se upravljanje razgovorom smatra jednom od moćnih vještina facilitacije za voditelje.

Kako biti karizmatičan? 

Tehnike koje moderator treba koristiti za optimizaciju vještina facilitacije

Kada vodi sastanak ili raspravu, voditelj mora imati neke od gore navedenih vještina. Osim toga, on/ona također treba biti spreman s ovim skupom alata koji će mu dobro doći kada bude potrebno za uspješan sastanak.

1. Tehnika razbijanja leda: Dobro je rečeno da je dobar početak pola uspjeha. To vrijedi čak i za poslovne sastanke ili rasprave. Postoje trenuci kada se uključene strane možda ne poznaju dobro. Ovdje voditelj mora koristiti ove tehnike probijanja leda.
2. Strategijske tehnike: Svaki sastanak ima specifičnu strategiju koju je potrebno slijediti da bi bio uspješan. Oni određuju tijek i dnevni red sastanka. Facilitacijske vještine
3. Kreativna tehnika. Često poslovni sastanci mogu biti vrlo svakodnevni ili monotoni. Svi mi ljudi trebamo iskru u ovakvim situacijama. Facilitator može upotrijebiti svoju kreativnost i smisliti neku zabavu koja će dodati boju i pružiti kreativna rješenja za neke od problema.
4. Metode rješavanja problema: problemi i sukobi mogući su posvuda. Sastavni su dio svakog životnog puta, a ni stručni skupovi i rasprave nisu iznimka. Voditelj bi trebao biti svjestan nekih tehnika rješavanja problema i sukoba za rješavanje takvih situacija.
5. Metode odlučivanja. Svaki sastanak održava se kako bi se donijela odluka ili finalizirala strategija. Fasilitator mora imati tehnike za vođenje rasprave do čvrstih odluka u ograničenom vremenskom roku s najmanjom količinom sukoba.

Završne misli o vještinama facilitacije!

Pojednostavljenje je važan koncept pri organiziranju poslovnih sastanaka ili rasprava. Stoga, da biste postali voditeljem, potreban vam je određeni skup vještina i skup alata koji će vam pomoći da omogućite koristan, miran i uspješan sastanak. Sve dok menadžeri ili voditelji imaju potrebne vještine facilitacije, tvrtke mogu optimizirati rezultate svojih sastanaka, što će u konačnici optimizirati ukupnu izvedbu organizacije za postizanje zajedničkog cilja.

АЗБУКА

Je li Content Marketing pravi izbor za moje poslovanje?