Csapat kommunikáció. Hogyan lehet hatékonyan csinálni?

A csapatkommunikáció kulcsa a csapat sikerének. A hatékony kommunikáció javítja a csapattagok közötti megértést, csökkenti a konfliktusokat és növeli a termelékenységet.

A csapatban való hatékony kommunikáció megtanulása hatalmas lehet. Végül is rengeteg olyan könyv létezik, amelyek azt állítják, hogy a legjobb gyakorlatokat kínálják. A témában teljes egyetemi végzettség érhető el. Ennyi információ birtokában reális, hogy bármelyik csapat megtanuljon a leghatékonyabb módon kommunikálni?

Mint sok más dolog az üzleti világban, Önnek sem kell mindent tudnia a kommunikációról. Csak eleget kell tudnia a hatékony cselekvéshez. A hatékony csapatkommunikáció elveinek egyszerűsítése érdekében ezeket "3 W-ra" csökkentettük. Ez a három egyszerű kérdés, amellyel csapata kommunikációs megközelítését összpontosíthatja, biztosítva a maximális termelékenységet és a minimális zavart. Bár konkrét kommunikációs módszerek jöhetnek és mennek, ez a három kérdés mindig érvényes lesz.

Brand Identity Prism: Mi ez és hogyan kell használni

Mikor kommunikálunk? Csapat kommunikáció

Az egyik első dolog, amiben meg kell állapodni, a csapaton belüli kommunikáció gyakorisága. Ne hidd, hogy ez sikerülni fog. A különböző csapattagoknak eltérő elvárásaik lehetnek a kommunikáció gyakoriságát illetően. Ha a csapattagok elvárásai nem egyeznek meg, frusztráció léphet fel. Néhány csapattag úgy érzi, hogy túlterheli a kommunikáció gyakoriságát, míg mások figyelmen kívül hagyják.

Annak érdekében, hogy mindenki közös elvárásai legyenek a kommunikációval kapcsolatban, a projekt elején állapodjon meg a következőkben:

• Néz . 

Milyen órákban kell válaszolniuk a csapattagoknak? Mikor fogadható el a csapatkommunikációs kérelem felülvizsgálatának leállítása? Ez a probléma különösen fontos a különböző időzónákban dolgozó távoli csapatok számára.

• Csapat kommunikáció. Napok .

Várhatóan szocializálódik a csapat hétvégén? Ha igen, ez általános szabály vagy kivétel, amely csak szélsőséges körülmények között fordulhat elő? Ezzel mindenkinek egyet kell értenie. Ha egyes csapattagok arra számítanak, hogy hétvégén szocializálódnak, mások pedig nem, a termelékenység és a morál komoly csapást mérhet.

• Helyzetek .

A túl sok kommunikáció bosszantó lehet, és az alkalmazottak mentálisan elszakadhatnak, és nem fordítanak figyelmet a csapatkommunikációra. Ennek elkerülése érdekében állapodjon meg a kommunikációhoz megfelelő helyzetekben. Próbálja meg megtalálni azt a kommunikációs szintet, amely mindenki számára kényelmes, hogy az egész csapat úgy érezze, meghallgatják igényeit.

Bár fontos a fenti fogalmakat egy projekt elején rögzíteni, ez nem jelenti azt, hogy kőbe vésve, rugalmatlannak vagy megváltoztathatatlannak kell lenniük a projekt hátralévő részében. Ehelyett használja az Ön által kidolgozott irányelveket alapul, de gondolja át, hogyan mennek a dolgok a projekt előrehaladtával. A valós élet ritkán váltja be előrejelzéseinket és elvárásainkat, és elkerülhetetlen, hogy bizonyos dolgok nem úgy működnek, ahogyan terveztük, és változtatásokat kell végrehajtani.

Csapat kommunikációs terv

Rendszeresen és proaktívan jelentkezzen be az egész csapattal, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki elégedett a dolgok alakulásával. A következő kérdések hasznosak lehetnek, ha szeretné felmérni, mennyire működik a csapat kommunikációs terve:

• Csapat kommunikáció. Mi működik jól a jelenlegi kommunikációnkban? 

Ha felteszi ezt a kérdést, valódi visszajelzést kap arról, hogy mit szeretnek a csapat tagjai. Ennek a kérdésnek a feltevése is segíti a vitát pozitív és konstruktív kontextusba helyezni. Könnyű lehet arra összpontosítani, ami nem működik, ezért ügyeljen arra, hogy az emberek figyelmét a jóra és a rosszra összpontosítsa.

• Mit változtatna a jelenlegi kommunikációnkon? 

Néha a csapattagoknak problémái vagy problémái lehetnek a kommunikációval kapcsolatban, de félnek vagy bizonytalanok beszélni róluk. Azzal, hogy kezdeményez és feltesz egy kérdést, engedélyt ad az embereknek, és teret ad a fejlesztendő területek keresésére.

• Csapat kommunikáció. Tud olyan konkrét helyzetre gondolni, amikor elégedett vagy csalódott volt a kommunikációs folyamatunkban? 

Nehéz elképzelni, hogy pontosan miről beszélnek a csapattagok anélkül, hogy ezek nélkülöznének konkrét példák munkához. Ahelyett, hogy általános visszajelzéseket keresne, próbáljon konkrét példákat szerezni, amelyek illusztrálják az elhangzottakat.

Az offset kapcsolattartás gyakoriságára vonatkozó alapszabályok felállítása hatékonyan kezeli a túl sok és a túl kevés kommunikáció ikerproblémáját. Az egyensúly megteremtése elengedhetetlen ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki csapatából. Ha a projekt előrehaladtával proaktív területeket talál a fejlesztésre, akkor a kommunikációt személyre szabhatja és a valós körülmények alapján javíthatja. Csapat kommunikáció

Logo forma

Hol fogunk kommunikálni?

Manapság nagyon sokféle módszer létezik a csapatok kommunikációjára. A lehetőségek végtelenek, a régi e-mailektől a legújabb titkosított üzenetküldő alkalmazásokig. A túl sok választás azonban rossz dolog lehet. A csapatoknak egyértelműen meg kell határozniuk, hogy milyen kommunikációs módszereket és milyen célból kell alkalmazni. Ha nem határoz meg egyértelmű iránymutatásokat ezen a területen, fennáll a veszélye annak, hogy a csapat egy része egy, mások pedig más módon kommunikálnak. Ez kereszteződő vezetékekhez, kihagyott információkhoz, valamint általános zavarhoz és eredménytelenséghez vezethet.

Tehát milyen ötletek segíthetnek kiválasztani a csapata igényeinek leginkább megfelelő kommunikációs módszereket? Végtére is, nincs mindenki számára megfelelő megoldás. A különböző helyzetek eltérő követelményeket támasztanak.

Tekintsük a következő:

• Alkalmasság .

különféle a kommunikáció eszközei különböző felhasználási területeik vannak. Például a gyors és rövid belső kommunikációhoz nincs szükség videohívásra. Az azonnali üzenetküldés jobb az üzleti életben. A mélyreható személyes találkozókhoz, például a mentori ülésekhez azonban az azonnali üzenetküldés túlságosan informális és személytelen lesz. A telefonhívás, a videohívás vagy a személyes találkozó jobban működik. Gondolja át, hogy a csapata milyen típusú kommunikációt fog végezni, és válassza ki mindegyikhez a legmegfelelőbb megoldást.

• Csapat kommunikáció. Könnyű .

Egy új kommunikációs alkalmazás elsajátítása nem jár költséggel. Magának az alkalmazásnak megvan a potenciális költsége, valamint az idő és az energia, amibe a csapatnak bele kell tanulnia. Ezért jó, ha a dolgok olyan egyszerűek, amennyire szükségük van. A könnyen megtanulható alkalmazás kiválasztásával megspórolható idő fontos munkára fordítható. Legyen egyszerű a kommunikáció.

• Vásárolni .

Bebizonyosodott, hogy a változást hatékonyabban lehet kezelni, ha az emberek megvásárolják azokat. Ha módosítja a kommunikációs módszereket, próbáljon meg előzetesen konzultálni a csapatával. Ha az emberek úgy érzik, hogy hozzájárultak és meghallgatták őket, valószínűleg kevésbé lesznek ellenállóak egy új kommunikációs eszköz bevezetésével szemben.

Fontos, hogy elkerüljük azt a hibát, hogy azt feltételezzük, hogy a megfelelő eszköz vagy technológia megoldja a mélyebb csapatkommunikációs problémákat. Az Ön által választott kommunikációs eszközök enyhítik a helyzetet, de nem helyettesítik a pozitív és támogató szervezeti kultúrát. Emellett rendkívül fontos elkerülni a tökéletes keresése döntéseket, ha a megfelelő megoldás elég jó. Szinte mindig lesz valami más eszköz, feltűnőbb funkciókkal, vagy rajongók hada, akik áradoznak róla. A kommunikációs módok váltása azonban valós költségekkel jár.

A tökéletes megoldás keresése során elkerülhető a kommunikációs módszerek túl gyakori váltása:

• Csapat kommunikáció. Pénzügy .

A különböző kommunikációs alkalmazások és eszközök közötti váltás pénzbe kerülhet. Ez történhet a nem teljesen kihasznált alkalmazások előfizetésével, egyszeri vásárlási költségekkel, amelyek nem téríthetők meg, valamint képzési módszerek vásárlásával olyan szoftverekhez, amelyek már nem léteznek. Csapat kommunikáció

• Idő .

Az idő létfontosságú erőforrás a szervezetek irányításához. Valahányszor kommunikációs alkalmazást vált, sokféleképpen vesztegeti az időt. Időbe telik egy új alkalmazás megtanulása, a telepítés befejezése és a váltás egyéb technikai vonatkozásai, valamint időbe telik a módszerek közötti váltás megbeszélése és megerősítése.

• Csapat kommunikáció. Tudás .

Mivel a szervezet tagjai bizonyos kommunikációs eszközöket használnak, növelik tudásszintjüket és tapasztalataikat. Az emberek idővel bizonyos szintű ismereteket és kompetenciákat fejlesztenek ki bármely kommunikációs eszközzel kapcsolatban. Minden alkalommal, amikor a csatlakozás mellett dönt, és új tanulási eszközt választ, az összes felhalmozott szervezeti tudás elveszik.

A megfelelő kommunikációs alkalmazások kiválasztása csapata számára megnövekedett morálhoz, nagyobb termelékenységhez és a szervezeti ismeretek megőrzéséhez vezethet. Mivel sok minden forog kockán, fontos, hogy a megfelelő döntéseket hozzuk, és mindenki tudja, melyik eszközt használja az adott helyzetben. Csapat kommunikáció

Kivel kommunikáljunk?

Mi a kommunikáció?

Nincs annál rosszabb, mint egy csapat tagja lenni, de nem tudni, hogy mindenki más milyen szerepet tölt be, milyen döntési jogkörrel rendelkezik, és mikor kell kommunikálnia velük. A zavartság és az eredménytelenség egyik leggyorsabb módja a zavartság azzal kapcsolatban, hogy kivel kell beszélni egy bizonyos helyzet felmerülésekor. Ha az emberek nem értik teljesen, hogyan kell jól kommunikálni, fennáll annak a veszélye, hogy csendben maradnak, ha valami nincs rendben, vagy rossz személynek jelentik azt, ami azt eredményezi, hogy nem tesznek semmit.

Ezt a problémát tetézi a meglehetősen mobil távoli csapatok modern elterjedése, amelyek fizikailag soha nem lehetnek ugyanazon a helyen. Tekintettel ezekre a kihívásokra, hogyan segíthet a csapatának tudni, hogy egy adott helyzetben kivel kell beszélnie?

• Szervezeti diagramok .

Hasznos lehet egy vizuális diagram, amely megmutatja, hogy ki mit csinál a csapatában. Nem kell bonyolultnak vagy ijesztőnek lennie. Egyszerűen megmutathatja, hogy ki miért felelős, mikor kell felvenni vele a kapcsolatot, és mennyi az idő és az eszközök ezek elérésére. Ennek valahol elérhetőnek kell lennie, például a vállalati hálózaton.

• Kultúra.

A csapat hatékonysága szempontjából az egyik legrosszabb dolog, ha az emberek hallgatnak. Hozzon létre egy olyan kultúrát, ahol az emberek felhatalmazzák magukat arra, hogy megszólaljanak és megszólaljanak. Ha az emberek pozitív visszajelzést kapnak, amikor megkeresik, az arra ösztönzi őket, hogy újra megtegyék, és idővel kommunikációs kultúrát alakítanak ki. Csapat kommunikáció

• Csapat kommunikáció. Oktatás .

Csapatának megfelelő képzésben kell részesülnie munkájuk minden vonatkozásában, beleértve a használni kívánt kommunikációs eszközöket is. Győződjön meg arról, hogy az emberek jól megtanulják a csapatképzés alapvető részét. Ez biztosítja, hogy ő legyen a második választás a csapat számára, amikor arra szükség van.

A kommunikáció helyes módjának kialakítása mellett fontos meghatározni néhány elkerülendő dolgot is. Ne essen abba a hibába, hogy azt feltételezi, hogy az emberek automatikusan tudják, mit ne tegyenek. A különböző embereknek más-más elvárásaik vannak, és ez különösen igaz, ha a csapat különböző kultúrájú és hátterű emberekből áll.

Néhány kulcsfontosságú szempont ezen a területen:

• Nyelv . Egyes csapatok szeretik az informális nyelvezetet, például a káromkodást és a szlengeket, míg mások nem. Legyen tisztában azzal, hogy mi tilos, hogy elkerülje a későbbi baleseteket.
• Темы . A munkaidőn túli chat engedélyezett vagy nem? Vannak-e olyan érzékeny témák a vitában, mint a politika vagy a vallás, amelyeket szeretné, hogy az emberek elkerüljenek? Legyen nagyon világos ezzel kapcsolatban, hogy az emberek ne érezzék úgy, hogy homályban maradnak azzal kapcsolatban, hogy mi az, ami elfogadható és mi az, ami nem.

Ha nem adjuk meg az embereknek a lehetőséget, hogy a megfelelő személlyel beszéljenek, az ronthatja a csapat termelékenységét. Az emberek akkor teszik meg a legjobb munkájukat, ha szabadon cserélhetnek ötleteket és megoldást kereshetnek a problémákra. Könnyítse meg nekik, hogy ezt megtegyék.

A csapatkommunikációnak nem kell nehéznek lennie.

Remélhetőleg belátja, hogy a hatékony csapatkommunikációnak nem kell bonyolultnak lennie. Valójában a dolgok kelleténél nehezebbé tétele a kudarc receptje. Legyen a dolgok egyszerűek. Állítson világos és tömör válaszokat 3W-ra. Hallgass a csapatodra. Tartalmazzon visszajelzést a szervezeti kommunikációhogy idővel javuljon a helyzet. Végső soron az eszközök és alkalmazások nagyszerű eszközök a csapatmunka javítására, de csak akkor, ha megfelelően használják őket. Ha csapatát összevonja az ezekre a kérdésekre adott válaszok mögé, biztosíthatja, hogy az alkalmazások energiával töltsék fel csapata kommunikációját és termelékenységét, ne pedig károsítsák azt.

АЗБУКА