Controllo del bilancio: definizione, caratteristiche e vantaggi

Il controllo del budget è il processo di monitoraggio e analisi delle spese di un'azienda per garantire che rientrino nel budget stabilito. È uno strumento importante per gestire le finanze di un'azienda e consente di controllare le proprie spese, evitando la necessità di prendere in prestito fondi aggiuntivi per coprire le carenze.

Implementando i controlli di bilancio, i manager possono fissare obiettivi finanziari e di bilancio in conformità con i budget, confrontando i risultati effettivi e adeguando le prestazioni. Ciò viene fatto dal management principalmente quando i suoi incentivi o le valutazioni delle prestazioni dipendono dagli obiettivi raggiunti. Si tratta di un buffer creato dal management o dai manager di livello inferiore per creare previsioni di budget facili da realizzare.

Secondo CIMA, il controllo del bilancio è:

Stabilire i budget relativi alle responsabilità gestionali come richiesto dalla politica e confrontare continuamente i risultati effettivi con quelli preventivati, sia per garantire che le singole azioni soddisfino gli obiettivi della politica sia per fornire la base per la sua revisione.

Cos'è il controllo del budget?

definizione: Il controllo di bilancio è definito come un sistema o processo contabilità, che aiuta i professionisti contabili o i gestori del budget a creare e monitorare i budget, aumentare l'utilità e l'accessibilità di report finanziari accurati, ridurre al minimo i superamenti dei costi, prevenire le perdite, gestire le operazioni quotidiane e fornire consulenza finanziaria. necessari per raggiungere gli obiettivi organizzativi.

Questa è una pratica comune in molte aziende che mettono alla prova il budget. Un buon budget dovrebbe essere onesto e rendere il management responsabile degli obiettivi finanziari complessivi dell'azienda.

I dirigenti e i subordinati di livello inferiore sono spesso riluttanti a conformarsi a questi rigorosi standard e restrizioni finanziarie. Invece di riportare onestamente le entrate e le spese previste dai loro dipartimenti, gonfiano le loro statistiche per fornire respiro e aggirare i vincoli dei budget ristretti.

 

Definizioni. Controllo del bilancio

Secondo J.L. Brown e LR Howard-

Il controllo del budget è un sistema di controllo dei costi che prevede la preparazione dei budget, il coordinamento delle attività dei dipartimenti e l'assegnazione delle responsabilità, il confronto delle prestazioni effettive con i piani e l'azione sui risultati per ottenere la massima redditività.

Jay Batty lo definisce come:

Il controllo del budget è un sistema che utilizza i budget come mezzo per pianificare e controllare tutti gli aspetti della produzione e/o vendite di merci o servizi.

Caratteristiche del processo. Controllo del bilancio

La pianificazione del budget è un compito importante. Avere un budget costringe i manager a pianificare il futuro, cercando di prevedere i possibili problemi e come risolverli. Un altro scopo del bilancio è il coordinamento. Senza coordinamento, i capi dipartimento possono seguire corsi importanti per i loro dipartimenti ma non per l’organizzazione.

Ad esempio, un responsabile degli acquisti potrebbe essere interessato ad acquistare forniture in grandi quantità per trarre vantaggio da un buon affare. Tuttavia, disporre di scorte sufficienti di materiali di consumo può aumentare le perdite materiali e di conseguenza l’organizzazione potrebbe soffrirne. Il terzo scopo di un budget è fornire una spinta motivazionale. Un budget può essere uno strumento efficace per incoraggiare i manager ad agire in conformità con gli obiettivi dell'organizzazione.

Il bilancio è uno strumento efficace per esprimere i piani ai diversi manager. Molto spesso il budget viene utilizzato come strumento di controllo. I costi o le spese effettivi vengono confrontati con i costi previsti del controllo. Il mancato raggiungimento rapido degli obiettivi di budget indica la necessità di azioni correttive.

Alcune delle altre caratteristiche degne di nota di un sistema di controllo del budget sono:

1. Suggerisce come il budget valuta ciascuna area funzionale del processo di budget come vendite, acquisti, produzione, politica, operazioni, ecc.
2. Aiuta il reparto contabilità a registrare le prestazioni effettive di ciascuna area funzionale.
3. Aiuta ad analizzare le deviazioni e a identificare le persone responsabili
4. Permette di esprimere il budget in relazione al tempo - budget a breve e lungo termine, alle funzioni - budget di vendita, budget di cassa, budget di produzione e di comportamento - budget fisso e flessibile; eccetera.
5. Definizione di traguardi/obiettivi da raggiungere durante il periodo di budget o periodo futuro
6. Definizione delle diverse attività e pianificazione di ciascuna attività

Obiettivi del processo di controllo del budget

Alcuni degli obiettivi più comuni del controllo di bilancio sono il coordinamento, la pianificazione, il controllo, la responsabilità, l'uso ottimale del capitale, ecc. Oltre a questi, alcuni altri obiettivi del controllo di bilancio sono:

1. Definizione degli obiettivi aziendali
2. Fornire piani per il raggiungimento degli obiettivi prefissati
3. Coordinamento delle attività dei vari reparti
4. Gestione economica ed efficiente di più reparti e centri di costo
5. Aumentare la redditività riducendo gli sprechi
6. Il sistema di controllo deve essere centralizzato.
7. Eliminazione delle deviazioni dagli standard stabiliti
8. Definire i ruoli e le responsabilità dei vari membri del personale all'interno dell'organizzazione

Vantaggi del processo di controllo del budget

La gestione del budget è diventata un importante strumento aziendale per minimizzare i costi e ottimizzare i ricavi. Alcuni dei vantaggi della gestione fiscale includono:

1. Stabilisce gli obiettivi, la strategia e le politiche dell’impresa. Se non esiste un obiettivo chiaro, le risorse verranno spese per raggiungere obiettivi alternativi.
2. Il controllo del bilancio fissa gli obiettivi. Ogni dipartimento deve lavorare in modo efficiente per rispettare la scadenza. Di conseguenza, è un mezzo efficace per monitorare le attività di molti dipartimenti all'interno di un'unità aziendale.
3. Ciò garantisce un migliore coordinamento tra i reparti
4. Se i risultati non soddisfano le aspettative, il controllo del budget aiuta la direzione a identificare i colpevoli.
5. Aiuta ridurre i costi di produzione, evitando spese inutili.
6. Il controllo del budget promuove l’efficienza e il risparmio instillando il senso del costo nei dipendenti.
7. Il controllo del bilancio fornisce un controllo centralizzato pur consentendo azioni disperse.

Restrizioni. Controllo del bilancio

Sebbene il controllo del budget aiuti i manager a padroneggiare la gestione del budget, presenta anche le seguenti limitazioni:

1. È difficile costruire budget realistici in un ambiente inflazionistico
2. La definizione del budget comporta spese ingenti piccola impresa non può permettersi.
3. I budget vengono creati per un futuro che è intrinsecamente incerto. Le condizioni potrebbero cambiare in futuro, interrompendo i budget. Di conseguenza, le incertezze future riducono il valore del sistema di gestione del budget.
4. Il controllo di bilancio è solo uno strumento di gestione. Non può sostituire il management nel processo decisionale perché non è un’alternativa al management.

Esempi. Controllo del bilancio

Il controllo del bilancio è un termine finanziario che si riferisce alla gestione delle entrate e delle spese. La maggior parte dei dipartimenti universitari, ad esempio, prevede prestiti annuali per attrezzature generali. Il dipartimento può determinare se un particolare elemento può essere finanziato confrontando regolarmente le spese effettive con il budget e le spese previste. Se il conto è insufficiente, il dipartimento deve trovare un'altra fonte di fondi.

Come funziona il controllo del budget?

Per prima cosa devi sviluppare un budget. In poche parole, un budget di performance aziendale è un insieme di obiettivi finanziari che il management vuole raggiungere. Questi potrebbero essere obiettivi di reddito o di spesa. In secondo luogo, il management deve valutare, analizzare e interpretare la performance effettiva rispetto agli obiettivi pianificati dopo la definizione del budget. Per questo confronto, il management fa spesso riferimento alla relazione di bilancio.

In terzo luogo, una volta stabiliti i confronti, i manager devono migliorare le attività inefficaci sviluppando al tempo stesso quelle che funzionano bene. I manager possono facilmente concentrarsi sulle operazioni sfavorevoli utilizzando il rapporto sul budget perché tutte le aree che soddisfano il budget sono contrassegnate con una F, che significa una varianza favorevole, e le aree con prestazioni scarse sono contrassegnate con una U, che significa una varianza sfavorevole. La quarta e ultima fase termina spesso alla fine del periodo di riferimento.

Controllo del budget in Oracle ERP

Con Budget Control, Oracle Enterprise Resource Planning (ERP) offre una serie di opzioni e processi di revisione per rivedere i budget rispetto al consumo per aiutarti a prevenire spese eccessive. Il controllo del budget in Oracle ERP Cloud prevede anche la contabilità degli impegni, che ti aiuta a evitare di spendere più di quanto pianificato. Il controllo del budget aiuta a gestire il processo di controllo dei costi delle transazioni commerciali in tempo reale.

Varie funzioni eseguite da Oracle ERP:

1. Eseguire controlli e prenotazioni di fondi per determinare se le spese sono consentite nel momento in cui una transazione viene inviata o approvata.
2. Mantenere l'equilibrio dei controlli di bilancio in conformità con il calendario del budget e controllare la struttura del budget per il budget disponibile, i fondi e le funzioni di consumo
3. Monitorare le spese aziendali mensilmente o annualmente
4. Definire le condizioni per interrompere o ridefinire le transazioni se superano il limite preventivato.

Puoi abilitare il controllo del budget per quanto segue:

1. Libri contabili
2. Progetti
3. Unità aziendali (BU) assegnate alla contabilità generale
4. Fonti e categorie di riviste
5. Tipi di transazione come ordini di acquisto (PO) o richieste

Nozioni di base. Controllo del bilancio

1. Organizzazione del controllo del bilancio

La pianificazione, il mantenimento e la gestione del budget dipendono da organizzazioni competenti. Viene formato un comitato del bilancio, che comprende capi di diversi dipartimenti. Tutti i responsabili funzionali sono responsabili della corretta esecuzione dei budget dei rispettivi dipartimenti.

2. Centri di bilancio

Il centro di bilancio è la parte dell'azienda che prepara il bilancio. Il centro di budget può essere un dipartimento, una divisione di un dipartimento o qualsiasi altro componente di un dipartimento. Dovrebbero essere istituiti centri di bilancio per coprire tutti gli aspetti delle attività di un'azienda.

3. Guida al bilancio

Un manuale di budget è un documento che delinea i compiti e le responsabilità dei vari manager coinvolti nella definizione del budget. Definisce i rapporti tra diversi funzionari.

4. Responsabile del bilancio. Controllo del bilancio

L'amministratore delegato, alla guida dell'organizzazione, nomina il responsabile del bilancio. Il responsabile del bilancio ha l'autorità di rivedere i budget forniti dai vari capi funzionali e apportare le modifiche necessarie.

5. Comitato Bilancio

Nelle piccole imprese, il contabile è responsabile della preparazione e dell’esecuzione del budget. Nelle grandi imprese viene creato un gruppo noto come Comitato del Bilancio.

6. Periodo di bilancio

Un periodo di budget è un periodo di tempo durante il quale un budget viene preparato e implementato. Molte cose influenzano il periodo di bilancio. Potrebbe trattarsi di un contrasto tra settori o anche all’interno dello stesso settore o azienda.

7. Determinazione dei fattori significativi. Controllo del bilancio

Sono stati stabiliti i budget per ciascuna area funzionale. Questi budget sono correlati e interdipendenti. Affinché il controllo finanziario abbia successo, i vari bilanci devono essere ben coordinati. I vincoli di budget per alcuni budget possono influenzare anche altri budget. Il fattore chiave, noto anche come fattore principale, è il fattore che influenza tutti i diversi budget.

Conclusione!

Devi spendere soldi per fare soldi, ma senza adeguati controlli di bilancio, può essere difficile ottenere il massimo dal tuo investimento. Le imprese o le organizzazioni dovrebbero sempre stabilire e attuare procedure efficaci di controllo del bilancio. È inoltre importante investire in tecnologie che offrano dati accurati, affidabili e in tempo reale, nonché automazione e analisi. Le aziende devono garantire che il proprio team comprenda e partecipi alle procedure di budget e di controllo del budget che supportano gli obiettivi del proprio dipartimento e dell'organizzazione. Quando lo fai, avrai flessibilità e comprensione strategica, essenziale per di successo creare, monitorare e gestire tutti i budget e garantire che ogni dollaro speso venga speso per far crescere un'azienda di successo.

FAQ. Controllo del bilancio

1. Cos'è il controllo del budget?

   • Il controllo del budget è il processo sistematico di confronto delle prestazioni effettive di un'azienda con gli obiettivi di budget.

2. Qual è lo scopo del controllo di bilancio?

   • L'obiettivo principale è garantire il controllo sulle risorse finanziarie e l'attuazione del piano aziendale, identificare le deviazioni e adottare misure correttive, se necessario.

3. Quali indicatori sono solitamente soggetti al controllo di bilancio?

   • Il controllo del bilancio può includere confronti tra entrate, spese, profitti, volumi di produzione e chiave indicatori di prestazione.

4. Come viene effettuato il confronto nel controllo di bilancio?

   • I risultati effettivi vengono confrontati con quelli pianificati e le differenze vengono analizzate. Se le deviazioni sono significative, vengono adottate misure correttive.

5. Chi è responsabile del controllo del budget nell’organizzazione?

   • In genere, il dipartimento finanziario o contabile è responsabile del controllo del bilancio. Tuttavia, a seconda della struttura aziendale, possono essere inclusi anche capi reparto.

6. Quali strumenti vengono utilizzati per il controllo del budget?

   • Gli strumenti includono report sulle prestazioni finanziarie, dashboard, indicatori chiave di prestazione (KPI), analisi delle prestazioni e altro.

7. Come rispondere alle deviazioni di budget?

   • La reazione dipende dalla natura delle deviazioni. Se le deviazioni sono minori e spiegabili, potrebbe non essere necessaria alcuna ulteriore azione. In caso di deviazioni significative, possono essere adottate misure correttive.

8. Il controllo del budget può aiutare a migliorare la performance finanziaria di un’azienda?

   • Sì, il controllo del bilancio può identificare le aree in cui è possibile ottimizzare i costi, migliorare l’efficienza e generare entrate aggiuntive, che in definitiva possono migliorare la performance finanziaria.

9. Con quale frequenza viene effettuato il controllo del budget?

   • Ciò può dipendere dalle dimensioni e dalla natura dell’azienda. Il controllo del budget viene solitamente effettuato mensilmente, ma può essere più o meno frequente a seconda delle esigenze dell'azienda.

10. Il controllo del bilancio può aiutare nella pianificazione a lungo termine?

    • Sì, i risultati del controllo del budget possono essere utilizzati per adeguare i piani attuali e formulare una strategia per un periodo più lungo.