Comunicazione di squadra. Come farlo in modo efficace?

La comunicazione di squadra è la chiave per il successo della squadra. Una comunicazione efficace aiuta a migliorare la comprensione tra i membri del team, a ridurre i conflitti e ad aumentare la produttività.

Imparare a comunicare in modo efficace in una squadra può essere travolgente. Dopotutto, ci sono moltissimi libri là fuori che pretendono di offrire le migliori pratiche. Sono disponibili interi titoli universitari sull'argomento. Con così tante informazioni, è realistico che un team impari a comunicare nel modo più efficace?

Come molte cose nel mondo degli affari, non è necessario sapere tutto quello che c'è sulle comunicazioni. Hai solo bisogno di sapere abbastanza per agire in modo efficace. Per semplificare i principi di una comunicazione di squadra efficace, li abbiamo abbassati a "3 W". Queste sono tre semplici domande che puoi utilizzare per focalizzare l'approccio del tuo team alla comunicazione, garantendo la massima produttività e la minima confusione. Sebbene metodi di comunicazione specifici possano andare e venire, queste tre domande saranno sempre valide.

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Quando comunicheremo? Comunicazione di squadra

Una delle prime cose su cui concordare è la frequenza della comunicazione all'interno del team. Non pensare che funzionerà. Diversi membri del team possono avere aspettative diverse riguardo alla frequenza della comunicazione. Se c'è una discrepanza tra le aspettative di un membro del team, può verificarsi frustrazione. Alcuni membri del team si sentiranno sopraffatti dalla frequenza della comunicazione, mentre altri potrebbero sentirsi ignorati.

Per garantire che tutti abbiano una serie comune di aspettative riguardo alla comunicazione, concordare quanto segue all'inizio del progetto:

• Orologio . 

In quali orari devono rispondere i membri del team? Quando è giusto smettere di controllare un'applicazione di comunicazione del team? Questo problema è particolarmente importante per i team remoti che lavorano in fusi orari diversi.

• Comunicazione di squadra. Giorni .

È previsto che la squadra socializzi nei fine settimana? Se sì, si tratta di una regola generale o di un’eccezione che dovrebbe verificarsi solo in circostanze estreme? Tutti devono essere d'accordo con questo. Se alcuni membri del team si aspettano di socializzare nei fine settimana e altri no, la produttività e il morale possono subire un duro colpo.

• Situazioni .

Troppa comunicazione può essere fastidiosa e può far sì che i dipendenti si disimpegnino mentalmente e smettano di prestare attenzione alla comunicazione del team. Per evitare ciò, concordare situazioni appropriate per la comunicazione. Cerca di trovare un livello di comunicazione con cui tutti si sentano a proprio agio in modo che l'intero team abbia la sensazione che i propri bisogni vengano ascoltati.

Sebbene sia importante stabilire i concetti di cui sopra all’inizio di un progetto, ciò non significa che debbano essere scolpiti nella pietra e inflessibili o immutabili per il resto del progetto. Utilizza invece le linee guida che hai elaborato come base, ma pensa a come stanno andando le cose man mano che il progetto avanza. La vita reale raramente è all’altezza delle nostre previsioni e aspettative, ed è inevitabile che alcune cose non funzionino come previsto e che sia necessario apportare modifiche.

Piano di comunicazione del team

Contatta regolarmente e in modo proattivo l'intero team per assicurarti che tutti siano soddisfatti di come stanno andando le cose. Le seguenti domande possono essere utili se desideri valutare il funzionamento del piano di comunicazione del tuo team:

• Comunicazione di squadra. Cosa funziona bene nella nostra comunicazione attuale? 

Facendo questa domanda, ottieni un feedback reale su ciò che piace ai membri del team. Fare questa domanda aiuta anche a inquadrare la discussione in un contesto positivo e costruttivo. Può essere facile concentrarsi su ciò che non funziona, quindi assicurati di focalizzare l'attenzione delle persone sul bene e sul male.

• Cosa cambieresti della nostra attuale comunicazione? 

A volte i membri del team possono avere problemi o problemi legati alla comunicazione ma sentirsi timidi o insicuri nel parlarne. Prendendo l'iniziativa e ponendo una domanda, dai alle persone il permesso e lo spazio per cercare aree di miglioramento.

• Comunicazione di squadra. Riesci a pensare a una situazione specifica in cui sei rimasto soddisfatto o deluso dal nostro processo di comunicazione? 

Può essere difficile immaginare esattamente di cosa stiano parlando i membri del team senza esempi specifici per lavoro. Invece di cercare feedback generali, prova a ottenere esempi specifici che illustrino i punti sollevati.

Stabilire regole di base riguardanti la frequenza dei contatti sfalsati risolve efficacemente il duplice problema della troppa e della troppo poca comunicazione. Trovare l’equilibrio è essenziale per ottenere il massimo dalla tua squadra. Trovare aree proattive di miglioramento man mano che il progetto avanza ti consente di personalizzare la tua comunicazione e migliorarla in base alle circostanze del mondo reale. Comunicazione di squadra

Forma del logo

Dove comunicheremo?

Al giorno d'oggi, esiste un'enorme varietà di metodi con cui i team possono comunicare. Le opzioni sono infinite, dalle e-mail legacy alle più recenti app di messaggistica crittografate. Tuttavia, troppa scelta può essere una cosa negativa. I team devono definire chiaramente quali metodi di comunicazione dovrebbero essere utilizzati e per quale scopo. Se non si stabiliscono linee guida chiare in questo ambito, si corre il rischio che parte del team comunichi in un modo e altri in un altro. Ciò può portare a fili incrociati, informazioni mancate e confusione generale e inefficienza.

Quindi, quali idee ti aiuteranno a scegliere i metodi di comunicazione più appropriati per le esigenze del tuo team? Dopotutto, non esiste una soluzione valida per tutti. Situazioni diverse hanno requisiti diversi.

Considera quanto segue:

• Fitness .

Diverso mezzi di comunicazione hanno usi diversi. Ad esempio, per una comunicazione interna rapida e breve non è necessaria una videochiamata. La messaggistica istantanea è migliore per le aziende. Tuttavia, per incontri personali profondi come le sessioni di mentoring, la messaggistica istantanea sarà troppo informale e impersonale. Una telefonata, una videochiamata o un incontro faccia a faccia funzioneranno meglio. Pensa ai diversi tipi di comunicazione che il tuo team eseguirà e scegli la soluzione più appropriata per ciascuno.

• Comunicazione di squadra. Sollievo .

Imparare una nuova app di comunicazione non è gratuito. C'è il costo potenziale dell'applicazione stessa, nonché il tempo e l'energia necessari al team per apprenderla. Quindi è bene mantenere le cose semplici quanto devono essere. Il tempo risparmiato scegliendo un'app facile da imparare è tempo che può essere dedicato a lavori importanti. Mantieni la comunicazione semplice.

• Per acquistare .

È stato dimostrato che il cambiamento viene gestito in modo più efficace quando le persone ci credono. Se stai modificando i metodi di comunicazione, prova a consultare il tuo team in anticipo. Se le persone sentono di aver contribuito e di essere state ascoltate, è probabile che saranno meno resistenti all’implementazione di un nuovo strumento di comunicazione.

È importante evitare l'errore di presumere che lo strumento o la tecnologia giusta risolvano i problemi più profondi di comunicazione del team. Gli strumenti di comunicazione che sceglierai allevieranno la situazione, ma non sostituiranno una cultura organizzativa positiva e di supporto. Inoltre, è estremamente importante evitare alla ricerca del perfetto decisioni quando una soluzione adeguata è sufficientemente buona. Ci sarà quasi sempre qualche altro strumento con caratteristiche più appariscenti o una legione di fan che ne saranno entusiasti. Tuttavia, ci sono costi reali associati al cambiamento dei metodi di comunicazione.

I motivi per evitare di cambiare metodo di comunicazione troppo spesso alla ricerca della soluzione perfetta includono quanto segue:

• Comunicazione di squadra. Finanza .

Il passaggio tra diverse app e strumenti di comunicazione può costare denaro. Ciò può assumere la forma di abbonamenti ad applicazioni non completamente utilizzate, costi di acquisto una tantum che non possono essere rimborsati e acquisto di metodi di formazione per software che non esistono più. Comunicazione di squadra

• Tempo .

Il tempo è una risorsa vitale per la gestione delle organizzazioni. Ogni volta che cambi app di comunicazione, il tempo viene sprecato in vari modi. Ci vuole tempo per apprendere una nuova applicazione, tempo per completare l'installazione e altri aspetti tecnici del passaggio, e tempo per discutere e confermare il passaggio da un metodo all'altro.

• Comunicazione di squadra. Conoscenza .

Quando i membri della tua organizzazione utilizzano determinati mezzi di comunicazione, aumentano il loro livello di conoscenza ed esperienza. Le persone sviluppano nel tempo un livello di familiarità e competenza con qualsiasi particolare strumento di comunicazione. Ogni volta che scegli di connetterti e scegli un nuovo strumento per apprendere, tutta la conoscenza organizzativa accumulata va persa.

Scegliere le app di comunicazione giuste per il tuo team può portare a un aumento del morale, a un aumento della produttività e al mantenimento delle conoscenze organizzative. Con così tanta posta in gioco, è importante fare le scelte giuste e assicurarsi che tutti sappiano quale strumento utilizzare in ogni situazione. Comunicazione di squadra

Con chi dovremmo comunicare?

Cos'è la comunicazione?

Non c'è niente di peggio che far parte di una squadra ma non sapere esattamente quale ruolo svolgono tutti gli altri, quale autorità decisionale hanno e quando dovresti comunicare con loro. La confusione su con chi parlare quando si presenta una determinata situazione è uno dei modi più rapidi per causare confusione e inefficienza. Se le persone non comprendono appieno come comunicare bene, corrono il rischio di rimanere in silenzio quando qualcosa non va o di segnalarlo alla persona sbagliata, con il risultato che non viene intrapresa alcuna azione.

Questo problema è aggravato dalla moderna prevalenza di team remoti abbastanza mobili che non possono mai trovarsi fisicamente nella stessa posizione. Date queste sfide, come puoi aiutare il tuo team a sapere con chi parlare in una determinata situazione?

• Organigrammi .

Può essere utile avere un grafico visivo che mostri chi sta facendo cosa nella tua squadra. Non deve essere complicato o spaventoso. Può semplicemente mostrare chi è responsabile di cosa, quando contattare il responsabile, il tempo e i mezzi per raggiungere tali obiettivi. Dovrebbe essere disponibile da qualche parte, ad esempio nella rete aziendale.

• Cultura.

Una delle cose peggiori per l’efficacia del team è quando le persone tacciono. Creare una cultura in cui le persone si sentano autorizzate a parlare apertamente e a raggiungere i propri obiettivi. Se le persone ricevono un feedback positivo quando contattano, ciò le incoraggia a farlo di nuovo, creando nel tempo una cultura comunicativa. Comunicazione di squadra

• Comunicazione di squadra. Formazione scolastica .

Il tuo team dovrebbe essere adeguatamente formato in tutti gli aspetti del proprio lavoro, compresi gli strumenti di comunicazione che utilizzeranno. Assicurati che le persone comprendano correttamente la parte fondamentale della formazione del team. Ciò garantirà che sarà una seconda scelta per la tua squadra in caso di necessità.

Oltre a stabilire il modo giusto di comunicare, è importante anche stabilire alcune cose da evitare. Non commettere l'errore di dare per scontato che le persone sappiano automaticamente cosa non fare. Persone diverse hanno aspettative diverse, e questo è particolarmente vero quando il team è composto da persone provenienti da culture e background diversi.

Alcune considerazioni chiave in quest’area includono:

• lingua . Ad alcune squadre piace il linguaggio informale come le parolacce e lo slang, mentre ad altre no. Sii chiaro su cosa è vietato per evitare ulteriori incidenti in seguito.
• discussioni . La chat fuori orario è consentita o no? Ci sono aree di discussione delicate, come la politica o la religione, che vuoi che le persone evitino? Sii molto chiaro su questo punto in modo che le persone non si sentano lasciate all'oscuro su cosa è e cosa non è accettabile.

Non dare alle persone l’opportunità di parlare con la persona giusta può essere dannoso per la produttività del team. Le persone danno il meglio di sé quando possono scambiare liberamente idee e cercare soluzioni ai problemi. Rendi loro facile fare proprio questo.

La comunicazione di squadra non deve essere difficile.

Spero che tu possa vedere che una comunicazione di squadra efficace non deve essere complicata. In effetti, rendere le cose più difficili del necessario è una ricetta per il fallimento. Mantieni le cose semplici. Imposta risposte chiare e concise a 3W. Ascolta la tua squadra. Includere feedback su comunicazione organizzativaper migliorare la situazione nel tempo. In definitiva, gli strumenti e le app sono ottimi strumenti per migliorare il lavoro di squadra, ma solo se utilizzati correttamente. Riunendo il tuo team dietro le risposte a queste domande, ti assicurerai che le app stimoleranno, anziché danneggiare, la comunicazione e la produttività del tuo team.

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