Comunicazione organizzativa. Cos'è ? E perché è importante

La comunicazione organizzativa è parte integrante di ogni organizzazione e svolge un ruolo importante nella costruzione di un business di successo. La comunicazione in un'organizzazione influenza il comportamento delle persone nell'organizzazione. La comunicazione in un'organizzazione è una componente vitale della gestione perché il ruolo della direzione è fare piani e dare indicazioni.

Le persone che lavorano in un'organizzazione, siano essi manager o dipendenti in prima linea, devono sapere come comportarsi per creare il miglior ambiente di lavoro all'interno dell'organizzazione.

La comunicazione in un'organizzazione influenza anche il comportamento delle persone nell'organizzazione. Il comportamento delle persone in un'organizzazione influenza il modo in cui le persone si motivano a vicenda per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. La comunicazione organizzativa gioca un ruolo importante nel modo in cui le persone interagiscono tra loro durante le riunioni.

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D'altra parte, una comunicazione organizzativa inefficace porta a incomprensioni, mancanza di coordinamento e incompetenza nell'organizzazione. Pertanto, è importante avere una comunicazione efficace all'interno di un'organizzazione per eseguire efficacemente i piani e contribuire al successo dell'organizzazione.

Comunicazione effettiva è così importante in un'organizzazione che oggigiorno anche i reclutatori considerano le capacità di comunicazione come una delle competenze fondamentali delle persone che vogliono assumere. Gli annunci di lavoro spesso includono frasi come comunicazione aziendale, comunicazione aziendale o capacità di comunicazione organizzativa.

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Tipi. Comunicazione organizzativa.

La comunicazione è parte integrante di ogni organizzazione. Nessuna organizzazione può sopravvivere senza un'adeguata comunicazione tra le persone che lavorano nell'organizzazione.

Esistono quattro diversi tipi di comunicazioni organizzative. Alcune organizzazioni seguono rigorosamente un tipo di comunicazione, mentre alcune organizzazioni utilizzano una combinazione di questi tipi di comunicazione.

Cerchiamo prima di conoscere i diversi tipi di comunicazioni che avvengono in un'organizzazione per conoscere il loro impatto sull'organizzazione.

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1. Comunicazione formale. Comunicazione organizzativa.

La comunicazione formale è uno dei tipi di comunicazione più comuni che avviene nella maggior parte delle organizzazioni. La comunicazione formale avviene attraverso canali di comunicazione predeterminati.

Vengono utilizzati questi canali di comunicazione gestione e dipendentipersone che lavorano in un'organizzazione per comunicare tra loro. La comunicazione formale avviene principalmente nelle organizzazioni con una struttura organizzativa gerarchica.

In tali organizzazioni, un dipendente ordinario non può comunicare direttamente con l'alta dirigenza. La comunicazione tra loro viene effettuata tramite il middle management.

2. Comunicazione informale

Questo tipo di comunicazione è l’opposto della comunicazione formale. La comunicazione informale non avviene attraverso canali formali. Le organizzazioni che utilizzano la comunicazione informale per comunicare tra loro non seguono canali di comunicazione predeterminati.

Ciò significa che la comunicazione tra la direzione e i dipendenti di un'organizzazione può avvenire attraverso più canali di comunicazione.

A differenza della comunicazione formale, dove la comunicazione avviene attraverso canali e intermediari adeguati tra il top management e i dipendenti diretti, la comunicazione informale può avvenire direttamente tra il top management e i dipendenti diretti.

Inoltre, le organizzazioni che utilizzano la comunicazione informale non hanno una struttura gerarchica adeguatamente definita. Tutti i dipendenti che lavorano in tali organizzazioni sono considerati allo stesso livello.

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3. Comunicazione verticale. Comunicazione organizzativa.

La comunicazione formale può essere divisa in due categorie come comunicazione verticale e comunicazione orizzontale. La comunicazione verticale è un tipo di comunicazione tra i manager e i loro subordinati.
La comunicazione verticale può essere ulteriormente frammentata in comunicazione verticale verso l’alto e comunicazione verticale verso il basso. Nella comunicazione verticale ascendente, la comunicazione avviene dai manager ai loro subordinati.
Nel frattempo, la comunicazione verticale avviene dai subordinati ai loro superiori.

4. Comunicazione orizzontale

Un altro tipo di comunicazione in un'organizzazione è la comunicazione orizzontale. Questo è un tipo di comunicazione tra persone che lavorano allo stesso livello.

La comunicazione orizzontale è considerata comunicazione formale tra persone che lavorano allo stesso livello per scambiare informazioni.

Importanza. Comunicazione organizzativa.

1. L'importanza primaria della comunicazione organizzativa è mantenere informati i dipendenti che lavorano nell'organizzazione. I dipendenti hanno comunicato gli obiettivi che avrebbero dovuto raggiungere e i metodi utilizzati per raggiungerli. Non solo vengono informati sui metodi, ma viene anche loro fornito un feedback migliorarli lavoro. La comunicazione organizzativa aiuta a chiarire dubbi o incomprensioni tra i dipendenti.
2. La comunicazione in un'organizzazione svolge il ruolo di fonte di informazioni. Le informazioni vengono trasmesse dipendenti attraverso comunicazioni. Queste informazioni aiutano i dipendenti a prendere decisioni importanti perché avere queste informazioni fornisce loro una linea di condotta alternativa per completare una particolare attività.
3. La comunicazione è essenziale per la comunicazione. Attraverso la comunicazione, i dipendenti che lavorano in un'organizzazione comunicano tra loro. La socializzazione è necessaria anche per creare forti legami tra i dipendenti, essenziali per la crescita dell’organizzazione. Comunicazione organizzativa.
4. Una comunicazione sana in un'organizzazione aiuta a modellare l'atteggiamento delle persone che lavorano nell'organizzazione. Un dipendente ben informato ha un atteggiamento positivo rispetto a un dipendente meno informato.
5. La comunicazione scritta e formale in un'organizzazione è più efficace rispetto ad altri tipi di comunicazioni organizzative. Pertanto, molte organizzazioni spendono soldi per pubblicare riviste e riviste aziendali per condividere importanti informazioni annuali con i dipendenti dell'organizzazione.
6. La comunicazione organizzativa gioca un ruolo vitale nel processo di controllo perché il ruolo dei manager è fornire guida ai propri subordinati e ricevere feedback da loro. Una comunicazione organizzativa efficace migliora questi compiti. I subordinati possono svolgere i loro compiti in modo efficace quando vengono comunicati bene e possono anche chiarire i dubbi dei loro manager quando affrontano qualsiasi problema nel loro lavoro.

Problemi di comunicazione organizzativa

Anche se la comunicazione organizzativa è parte integrante di qualsiasi organizzazione, ci sono ancora molte sfide che un’organizzazione deve affrontare quando si tratta di preparare un piano di comunicazione efficace.

La comunicazione organizzativa non potrà mai essere efficace ed efficiente se i problemi associati alla comunicazione organizzativa non vengono affrontati. Di seguito sono elencati i problemi di comunicazione organizzativa di cui è necessario essere a conoscenza prima di preparare un piano di comunicazione organizzativa per un'organizzazione.

1. Rilevanza del piano. Comunicazione organizzativa.

La prima e principale sfida che potresti dover affrontare quando crei un piano di comunicazione è la sua pertinenza. Creare un piano di comunicazione che sia rilevante per tutti i membri di un'organizzazione è impegnativo. Dipartimenti diversi e funzioni diverse all'interno di tali dipartimenti richiedono soluzioni diverse ai problemi di comunicazione che possono sorgere.

Ad esempio, nel reparto vendite, la maggior parte dei venditori lavora virtualmente e raramente visita l'ufficio. Gli incontri con il responsabile commerciale avvengono anche tramite videochiamate o telefonate.

Team di un'organizzazione a cui piace lavorare in modo indipendente e non vogliono incontrarsi regolarmente. Pertanto, preparare un piano di comunicazione organizzativa che sia rilevante per tutti coloro che lavorano nell'organizzazione è un compito impegnativo.

2. Dimensioni dell'organizzazione

La prossima sfida che potresti dover affrontare quando prepari un piano di comunicazione organizzativa è la sua dimensione. Soprattutto nelle grandi organizzazioni è difficile creare un piano di comunicazione efficace. Perché nelle grandi organizzazioni ci sono diversi dipartimenti e sottodipartimenti.

Questi dipartimenti impiegano centinaia di dipendenti. Alcuni dipendenti lavorano negli uffici, altri lavorano praticamente lontano dagli uffici.
In questi casi, diventa piuttosto difficile preparare un piano di comunicazione in modo che si possa stabilire una comunicazione efficace tra tutti i dipendenti che lavorano nell'organizzazione.

3. Responsabilità. Comunicazione organizzativa.

La responsabilità è una delle questioni più importanti da considerare quando si crea un piano di comunicazione. Come garantire la responsabilità? Come è possibile garantire che il messaggio o l'informazione non vengano distorti durante la trasmissione?

Quali azioni dovresti intraprendere se i tuoi dati cambiano? E come rintracciare la fonte dell'errore? Tutte queste domande devono avere risposte. È difficile mantenere la responsabilità senza un efficace piano di comunicazione organizzativa.

4. Onestà. Comunicazione organizzativa.

Ultimo ma non meno importante, il problema della comunicazione organizzativa è l’integrità delle informazioni. Questo problema viene affrontato dalle organizzazioni che scelgono metodi informali di comunicazione organizzativa. In un ambiente informale, le possibilità di violazione dei dati diventano elevate.

Pertanto, una delle sfide più importanti è garantire l'integrità delle informazioni trasmesse all'interno dell'organizzazione.

L'impatto di comunicazioni organizzative efficaci

Una comunicazione efficace ha un impatto positivo sull’organizzazione e sulle persone che vi lavorano. Scopriamo uno per uno questi scioperi.

1. Una comunicazione efficace aiuta a ridurre le incomprensioni tra dipendenti, clienti e partner commerciali. Di conseguenza, anche il numero di cause legali e reclami è ridotto al minimo.
2. Una comunicazione efficace in un'organizzazione migliora la fiducia e il morale dei dipendenti che lavorano nell'organizzazione. I dipendenti si sentono più soddisfatti in un’organizzazione in cui sono ben informati. Comunicazione organizzativa.
3. Una comunicazione efficace migliora le procedure e i processi che si svolgono in un'organizzazione, con conseguente aumento dell'efficienza organizzativa e riduzione dei costi di produzione.
4. Una comunicazione eccellente e chiara in un'organizzazione aiuta i dipendenti a comprendere le politiche, le regole e i regolamenti dell'organizzazione. Questo li aiuta a diventare fedeli all’azienda.
5. Una corretta comunicazione in un’organizzazione aiuta a stabilire legami sani tra dipendenti e management. I dipendenti hanno fiducia nel proprio management e nelle decisioni che prendono per loro. Vantaggio principale Questo scenario prevede che l’organizzazione rimanga priva di sindacati e che le persone comunichino i propri problemi e le proprie richieste e cerchino una soluzione reciprocamente vantaggiosa anziché scioperi.
6. I dipendenti non sono timidi nell'esprimere le proprie opinioni e idee. Ciò è vantaggioso per l'organizzazione in quanto aiuta l'organizzazione a crescere.
7. La comunicazione organizzativa pianificata è utile nell'esecuzione dei piani di produzione.

Conseguenze di una comunicazione organizzativa inefficace

1. Una comunicazione inefficace provoca scontri tra dipendenti e direzione a causa di incomprensioni causate da una comunicazione inefficace.
2. Una comunicazione inefficace in un'organizzazione provoca incoerenza all'interno dei dipartimenti. L’incoerenza provoca aspre controversie tra dipendenti, spreco di risorse e alti costi di produzione.
3. Quando la comunicazione in un'organizzazione è inefficace, è difficile soddisfare i bisogni e aspettative del cliente. Il reparto vendite non lo saprebbe Il reparto marketing ha promesso ai clienti.
4. Anche una comunicazione inefficace può causare sballo rotazione del personale. I dipendenti si sentono insoddisfatti e frustrati quando non ricevono una comunicazione adeguata.

Come elaborare una strategia di comunicazione efficace?

Una strategia di comunicazione efficace può essere costruita solo tenendo conto di fattori importanti come la struttura organizzativa, gli scopi e gli obiettivi e i valori dell'organizzazione. Di seguito sono riportati i passaggi che è possibile seguire per preparare una strategia di comunicazione efficace.

Passaggio 1: analizzare le dimensioni dell'organizzazione. Comunicazione organizzativa.

Quando si prepara un piano di comunicazione organizzativa, è importante considerare le dimensioni dell'organizzazione. In una grande organizzazione con più dipartimenti, è necessario un piano di comunicazione formale e ben pianificato per garantire che tutti i dipendenti lavorino in tutti i reparti.

Comunicazione informale in tali organizzazioni potrebbe rivelarsi inefficace e causare vari malintesi tra i dipendenti che lavorano nell'organizzazione.

 Passaggio 3: chiedi idee ai tuoi dipendenti

A volte considerare le idee e le opinioni dei dipendenti può aiutarti a creare un piano di comunicazione efficace. Hanno una migliore comprensione delle carenze del piano di comunicazione esistente e di cosa si può fare per correggerle.

Passaggio 4. Lasciati ispirare dall'esperienza di un'organizzazione simile. Comunicazione organizzativa.

Puoi consultare il piano di comunicazione di organizzazioni di dimensioni simili e parlare con i loro leader per chiedere il loro aiuto. Puoi modificare il piano di comunicazione utilizzato da altre organizzazioni per adattarlo ai requisiti della tua organizzazione.

Passaggio 5: ottenere feedback da dipendenti e manager

Infine, saranno i manager e i dipendenti a utilizzare i metodi di comunicazione giorno dopo giorno. Pertanto, possono riconoscere le carenze del piano di comunicazione e fornire suggerimenti per migliorarlo.

Come risolvere i problemi di comunicazione organizzativa preparando un piano di comunicazione organizzativa efficace?

Le sfide associate alla comunicazione organizzativa non possono essere ignorate quando si sviluppa un piano di comunicazione efficace.

Tuttavia, questi problemi possono essere risolti considerando le seguenti pratiche durante la creazione di un piano di comunicazione completo per un'organizzazione.

1. Pianifica frequentemente le riunioni. Comunicazione organizzativa.

L'incomprensione o la mancanza di comunicazione tra i dipendenti di due o più dipartimenti è uno dei problemi più comuni affrontati dalla maggior parte delle organizzazioni.

Potrebbero lavorare allo stesso progetto ma non essere consapevoli del lavoro svolto l'uno dall'altro a causa della mancanza di comunicazione. Per eliminare questo problema, la direzione deve garantire che ai dipendenti siano date sufficienti opportunità di sedersi e parlare tra loro.

Ad esempio, puoi ospitare sessioni di domande e risposte, riunioni di pranzo e apprendimento o aggiungere una funzionalità di canale interdipartimentale al tuo piano di comunicazione.

2. Valutare regolarmente le attuali comunicazioni organizzative.

Valutare il tuo attuale piano di comunicazione organizzativa ti aiuterà a identificarne le carenze. Per ottenere una valutazione più dettagliata, puoi trovare le risposte alle seguenti domande:

Con quale frequenza i dipendenti non rispettano le scadenze?

I dipendenti utilizzano la tecnologia moderna per comunicare in modo efficace?

Rispondere a domande come queste ti aiuterà a prendere coscienza dei problemi nel tuo attuale piano di comunicazione. Affronta questi problemi per creare un piano di comunicazione efficace per la tua organizzazione.

3. Attiva gli strumenti digitali. Comunicazione organizzativa.

La tecnologia ha soluzioni per ogni problema. Pertanto, dovresti prestare molta attenzione anche all'utilizzo delle tecnologie più recenti per creare comunicazioni efficaci nell'organizzazione.

Al giorno d'oggi, la maggior parte dei giovani considera vuoti gli incontri personali perdita di tempo. Credono che il lavoro che può essere svolto con l'aiuto della tecnologia non richieda la presenza fisica di una persona.

Pertanto, utilizzando la tecnologia più recente, puoi rimanere in contatto con i dipendenti che lavorano virtualmente e in tutti i reparti.

4. Utilizza stili di comunicazione diversi. Comunicazione organizzativa.

Infine, avere un metodo di comunicazione standard non è adatto a tutte le persone che lavorano in un'organizzazione. Persone diverse consumano le informazioni in modo diverso.

Alcune persone riescono a lavorare bene durante le riunioni faccia a faccia, mentre altre desiderano ricevere aggiornamenti online. Per creare una comunicazione efficace in un'organizzazione, è necessario utilizzare diversi approcci comunicativi. È necessario offrire alle persone quante più opzioni possibili.

conclusione

Una comunicazione organizzativa efficace è il fondamento di un’organizzazione. Senza un’adeguata comunicazione, nessuna organizzazione può sopravvivere. La creazione di un piano di comunicazione efficace per un'organizzazione richiede una comprensione più profonda della struttura, delle dimensioni, degli obiettivi e dei valori dell'organizzazione.

Tuttavia, creare un piano di comunicazione organizzativa non è un compito facile. Presenta molte sfide che devono essere considerate e affrontate quando si crea un piano di comunicazione organizzativa.

Una comunicazione efficace gioca un ruolo fondamentale nell'aiutare un'organizzazione ad aumentare i profitti e ridurre al minimo i costi di produzione, mentre una comunicazione inefficace può causare incomprensioni tra i dipendenti.

 

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Domande frequenti (FAQ). Comunicazione organizzativa.

1. Cos’è la comunicazione organizzativa?

   • Risposta. La comunicazione organizzativa è il processo di trasmissione di informazioni, idee e opinioni all'interno di un'organizzazione tra i suoi membri, nonché la comunicazione esterna con partner e clienti.

2. Perché la comunicazione organizzativa è importante per le imprese?

   • Risposta. Una comunicazione organizzativa efficace promuove una migliore comprensione dei compiti e degli obiettivi, aumenta l’efficienza del lavoro, rafforza le relazioni di gruppo e aiuta a risolvere i problemi.

3. Quali sono gli elementi principali inclusi nella comunicazione organizzativa?

   • Risposta.  Gli elementi della comunicazione organizzativa includono la comunicazione verbale e non verbale, l'uso della tecnologia, i canali di comunicazione formali e informali.

4. Cos’è la comunicazione verbale e non verbale nel contesto di un ambiente organizzativo?

   • La risposta. La comunicazione verbale è lo scambio di informazioni utilizzando le parole, mentre la comunicazione non verbale comprende gesti, espressioni facciali, linguaggio del corpo e altri elementi non linguistici.

5. Come organizzare riunioni e appuntamenti efficaci all'interno di un'organizzazione?

   • La risposta.  Pianifica le riunioni in anticipo, stabilisci obiettivi chiari, invita solo i partecipanti necessari, assicurati la partecipazione attiva, tieni traccia del tempo e documenta i risultati.

6. Come garantire la trasparenza nella comunicazione organizzativa?

   • La risposta. Diffondere le informazioni in modo tempestivo, discutere apertamente cambiamenti e decisioni, creare canali di feedback accessibili e stabilire strutture di comunicazione chiare.

7. Come superare le barriere nella comunicazione organizzativa?

   • La risposta. Ascoltare attivamente, utilizzare una varietà di canali di comunicazione, incoraggiare la collaborazione tra i reparti, risolvere i conflitti e formare i dipendenti competenze efficaci comunicazioni.

8. Come organizzare le campagne di comunicazione interna per i dipendenti?

   • La risposta.  Creare contenuti interessanti, utilizzare strumenti di comunicazione interna (intranet, e-mail), condurre seminari e corsi di formazione, incoraggiare il feedback.

9. Come risolvere i conflitti legati alla comunicazione organizzativa?

   • La risposta. Identificare le fonti di conflitto, tenere discussioni aperte, promuovere la comprensione reciproca, offrire soluzioni costruttive e incoraggiare il feedback.

10. Come implementare strategie di comunicazione efficaci in organizzazioni di varie dimensioni?

    • La risposta.  Condurre un'analisi delle esigenze, definire obiettivi, implementare una varietà di strumenti di comunicazione, formare il personale e valutare l'efficacia delle strategie.