תקשורת צוותית. איך עושים את זה ביעילות?

תקשורת צוות היא המפתח להצלחת הצוות. תקשורת אפקטיבית מסייעת לשפר את ההבנה בין חברי הצוות, להפחית קונפליקטים ולהגדיל את הפרודוקטיביות.

ללמוד לתקשר בצורה יעילה בצוות יכול להיות מכריע. אחרי הכל, יש הרבה ספרים שמתיימרים להציע שיטות עבודה מומלצות. תארים אוניברסיטאיים שלמים זמינים בנושא. עם כל כך הרבה מידע, האם זה ריאלי עבור כל צוות ללמוד לתקשר בצורה היעילה ביותר?

כמו הרבה דברים בעולם העסקים, אתה לא צריך לדעת כל מה שיש על תקשורת. אתה רק צריך לדעת מספיק כדי לנקוט בפעולה יעילה. כדי לפשט את העקרונות של תקשורת צוות יעילה, הורדנו אותם ל-"3 W". אלו שלוש שאלות פשוטות בהן תוכל להשתמש כדי למקד את גישת הצוות שלך לתקשורת, להבטיח פרודוקטיביות מקסימלית ומינימום בלבול. למרות ששיטות תקשורת ספציפיות עשויות לבוא וללכת, שלוש השאלות הללו תמיד יהיו תקפות.

פריזמת זהות מותג: מה זה וכיצד להשתמש בה

מתי נתקשר? תקשורת צוותית

אחד הדברים הראשונים שיש להסכים עליהם הוא תדירות התקשורת בתוך הצוות. אל תחשוב שזה יסתדר. לחברי צוות שונים עשויות להיות ציפיות שונות לגבי תדירות התקשורת. אם יש חוסר התאמה בין הציפיות של חבר צוות, תסכול יכול להתרחש. חלק מחברי הצוות ירגישו המום מתדירות התקשורת, בעוד שאחרים עשויים להרגיש שמתעלמים מהם.

כדי להבטיח שלכולם יש מערכת ציפיות משותפת לגבי תקשורת, הסכימו על הדברים הבאים ממש בתחילת הפרויקט:

• שעון . 

באילו שעות חברי הצוות צריכים להגיב? מתי זה בסדר להפסיק לבדוק אפליקציית תקשורת בצוות? נושא זה חשוב במיוחד עבור צוותים מרוחקים העובדים באזורי זמן שונים.

• תקשורת צוותית. ימים .

האם הצוות צפוי להתרועע בסופי שבוע? אם כן, האם זהו כלל כללי או חריג שאמור להתרחש רק בנסיבות קיצוניות? כולם חייבים להסכים עם זה. אם חלק מחברי הצוות מצפים להתרועע בסופי שבוע ואחרים לא, הפרודוקטיביות והמורל עלולים לחטוף מכה רצינית.

• מצבים .

יותר מדי תקשורת עלולה להיות מעצבנת ועלולה לגרום לעובדים להתנתק נפשית ולהפסיק לשים לב לתקשורת בצוות. כדי להימנע מכך, הסכימו על מצבים המתאימים לתקשורת. נסו למצוא רמת תקשורת שכולם מרגישים איתה בנוח, כך שכל הצוות ירגיש שהצרכים שלו נשמעים.

אמנם חשוב לבסס את המושגים לעיל בתחילת פרויקט, אך אין זה אומר שהם צריכים להיות משובצים באבן ובלתי גמישים או בלתי ניתנים לשינוי למשך המשך הפרויקט. במקום זאת, השתמש בקווים המנחים שהמצאת כבסיס, אך חשבו כיצד הדברים מתקדמים ככל שהפרויקט מתקדם. החיים האמיתיים כמעט ולא עומדים בתחזיות ובציפיות שלנו, וזה בלתי נמנע שחלק מהדברים לא יעבדו כמתוכנן ויצטרכו לעשות שינויים.

תוכנית תקשורת צוות

בדוק באופן קבוע ויזום עם כל הצוות כדי לוודא שכולם מרוצים מהמצב. השאלות הבאות עשויות להיות מועילות אם ברצונך להעריך עד כמה תוכנית התקשורת של הצוות שלך עובדת:

• תקשורת צוותית. מה עובד טוב בתקשורת הנוכחית שלנו? 

על ידי שאילת שאלה זו, אתה מקבל משוב אמיתי על מה שחברי הצוות אוהבים. שאילת שאלה זו גם עוזרת למסגר את הדיון בהקשר חיובי ובונה. זה יכול להיות קל להתמקד במה שלא עובד, אז הקפד למקד את תשומת הלב של אנשים בטוב וברע.

• מה היית משנה בתקשורת הנוכחית שלנו? 

לפעמים חברי הצוות עשויים להיתקל בבעיות או בעיות הקשורות לתקשורת אך מרגישים ביישנים או לא בטוחים לדבר עליהם. על ידי לקיחת יוזמה ושאילת שאלה, אתה נותן לאנשים רשות ומרחב לחפש תחומים לשיפור.

• תקשורת צוותית. האם אתה יכול לחשוב על מצב ספציפי שבו היית מרוצה או מאוכזב מתהליך התקשורת שלנו? 

זה יכול להיות קשה לדמיין בדיוק על מה חברי הצוות מדברים בלעדיו דוגמאות ספציפיות לעבודה. במקום לחפש משוב כללי, נסו לקבל דוגמאות ספציפיות הממחישות את הנקודות שהועלו.

קביעת כללי יסוד לגבי תדירות מגע קיזוז מטפלת ביעילות בבעיות התאומות של יותר מדי ומעט מדי תקשורת. יצירת איזון חיונית כדי להפיק את המרב מהצוות שלך. מציאת אזורים יזומים לשיפור עם התקדמות הפרויקט מאפשרת לך להתאים את התקשורת שלך ולשפר אותה בהתבסס על נסיבות בעולם האמיתי. תקשורת צוותית

צורת לוגו

איפה נתקשר?

כיום, יש מגוון עצום של שיטות שבהן צוותים יכולים לתקשר. האפשרויות הן אינסופיות, מאימייל מדור קודם ועד לאפליקציות העדכניות ביותר להעברת הודעות מוצפנות. עם זאת, יותר מדי בחירה יכולה להיות דבר רע. על הצוותים להגדיר בבירור באילו שיטות תקשורת יש להשתמש ולאיזו מטרה. אם לא תגדיר קווים מנחים ברורים בתחום זה, אתה מסתכן שחלק מהצוות יתקשר בצורה כזו ואחרים בדרך אחרת. זה יכול להוביל לחוטים מוצלבים, לפספס מידע ובלבול כללי וחוסר יעילות.

אז אילו רעיונות יעזרו לכם לבחור את שיטות התקשורת המתאימות ביותר לצרכי הצוות שלכם? אחרי הכל, אין פתרון אחד מתאים לכולם. למצבים שונים יש דרישות שונות.

שקול את הדברים הבאים:

• הַתאָמָה .

שונה אמצעי תקשורת יש שימושים שונים. לדוגמה, שיחת וידאו אינה נדרשת לתקשורת פנימית מהירה וקצרה. הודעות מיידיות עדיפות לעסקים. עם זאת, עבור פגישות אישיות עמוקות כמו פגישות חונכות, הודעות מיידיות יהיו לא פורמליות ובלתי אישיות מדי. שיחת טלפון, שיחת וידאו או פגישה פנים אל פנים תעבוד טוב יותר. חשבו על סוגי התקשורת השונים שהצוות שלכם יבצע ובחרו את הפתרון המתאים ביותר עבור כל אחד מהם.

• תקשורת צוותית. קַלוּת .

לימוד אפליקציית תקשורת חדשה לא מגיע ללא עלות. יש את העלות הפוטנציאלית של היישום עצמו, כמו גם את הזמן והאנרגיה שלוקח לצוות ללמוד אותו. אז זה טוב לשמור על דברים פשוטים כפי שהם צריכים להיות. הזמן שנחסך בבחירת אפליקציה שקל ללמוד הוא זמן שניתן לבזבז על עבודה חשובה. שמור על תקשורת פשוטה.

• כדי לקנות .

הוכח כי השינוי מנוהל בצורה יעילה יותר כאשר אנשים קונים אותו. אם אתה משנה שיטות תקשורת, נסה להתייעץ עם הצוות שלך מראש. אם אנשים מרגישים שהם תרמו ונשמעו, סביר להניח שהם יהיו פחות עמידים ליישום כלי תקשורת חדש.

חשוב להימנע מהטעות בהנחה שהכלי או הטכנולוגיה הנכונים יפתור בעיות תקשורת עמוקות יותר בצוות. כלי התקשורת שתבחרו יקלו על המצב, אך לא יחליפו תרבות ארגונית חיובית ותומכת. בנוסף, חשוב מאוד להימנע מחפש את המושלם החלטות כאשר פתרון הולם מספיק טוב. כמעט תמיד יהיה כלי אחר עם תכונות נוצצות יותר או גדוד מעריצים שמתלהבים ממנו. עם זאת, ישנן עלויות אמיתיות הקשורות בהחלפת שיטות תקשורת.

הסיבות להימנע משינוי שיטות תקשורת לעתים קרובות מדי בחיפוש אחר הפתרון המושלם כוללות את הדברים הבאים:

• תקשורת צוותית. לְמַמֵן .

מעבר בין אפליקציות וכלי תקשורת שונים יכול לעלות לך כסף. זה יכול להתבצע בצורה של מנויים לאפליקציות שאינן בשימוש מלא, עלויות רכישה חד פעמיות שאינן ניתנות להחזר ורכישת שיטות הדרכה לתוכנות שאינן קיימות יותר. תקשורת צוותית

• זמן .

זמן הוא משאב חיוני לניהול ארגונים. בכל פעם שאתה מחליף אפליקציית תקשורת, זמן מבוזבז בדרכים שונות. לוקח זמן ללמוד יישום חדש, זמן להשלים את ההתקנה והיבטים טכניים אחרים של המעבר, וזמן לדון ולאשר מעבר בין שיטות.

• תקשורת צוותית. יֶדַע .

כאשר חברי הארגון שלך משתמשים באמצעי תקשורת מסוימים, הם מעלים את רמת הידע והניסיון שלהם. אנשים מפתחים רמה של היכרות ומיומנות עם כל כלי תקשורת מסוים לאורך זמן. בכל פעם שאתה בוחר להתחבר ולבחור כלי חדש ללמידה, כל הידע הארגוני שנצבר הולך לאיבוד.

בחירת אפליקציות התקשורת הנכונות עבור הצוות שלך יכולה להוביל להגברת המורל, להגברת הפרודוקטיביות ולשימור הידע הארגוני. עם כל כך הרבה על כף המאזניים, חשוב לעשות את הבחירות הנכונות ולוודא שכולם יודעים באיזה כלי להשתמש בכל מצב נתון. תקשורת צוותית

עם מי עלינו לתקשר?

מהי תקשורת?

אין דבר גרוע יותר מלהיות חלק מצוות אבל לא לדעת בדיוק איזה תפקיד ממלאים כולם, איזו סמכות קבלת החלטות יש להם ומתי כדאי לתקשר איתם. בלבול לגבי מי לדבר כשמתעורר מצב מסוים היא אחת הדרכים המהירות ביותר לגרום לבלבול וחוסר יעילות. אם אנשים לא מבינים עד הסוף כיצד לתקשר בצורה טובה, הם מסתכנים בשתיקה כשמשהו לא בסדר או ידווחו על כך לאדם הלא נכון, מה שגורם לכך שלא תינקט פעולה.

בעיה זו מצטרפת לשכיחות המודרנית של צוותים מרוחקים ניידים למדי, שלעולם לא יכולים להיות פיזית באותו מקום. בהינתן אתגרים אלו, כיצד תוכל לעזור לצוות שלך לדעת עם מי לדבר במצב נתון?

• תרשימים ארגוניים .

זה יכול להיות מועיל להחזיק תרשים ויזואלי שמראה מי עושה מה בצוות שלך. זה לא חייב להיות מסובך או מפחיד. זה יכול פשוט להראות מי אחראי למה, מתי צריך לפנות אליהם, ואת הזמן והאמצעים להשיג אותם. זה צריך להיות זמין במקום כלשהו, ​​כמו ברשת הארגונית.

• תַרְבּוּת.

אחד הדברים הגרועים ביותר עבור אפקטיביות הצוות הוא כאשר אנשים שותקים. צור תרבות שבה אנשים מרגישים מוסמכים לדבר ולהושיט יד. אם אנשים מקבלים משוב חיובי כשהם פונים, זה מעודד אותם לעשות זאת שוב, תוך יצירת תרבות תקשורתית לאורך זמן. תקשורת צוותית

• תקשורת צוותית. חינוך .

הצוות שלך צריך להיות מאומן כראוי בכל ההיבטים של עבודתו, כולל כלי התקשורת שהם ישתמשו בהם. ודא שאנשים מקבלים נכון את החלק המרכזי באימוני צוות. זה יבטיח שהוא יהיה בחירה שנייה עבור הצוות שלך כאשר יתעורר הצורך.

לצד ביסוס הדרך הנכונה לתקשורת, חשוב גם לקבוע כמה דברים שיש להימנע מהם. אל תעשה את הטעות להניח שאנשים יידעו אוטומטית מה לא לעשות. לאנשים שונים יש ציפיות שונות, וזה נכון במיוחד כאשר הצוות מורכב מאנשים מתרבויות ורקעים שונים.

כמה שיקולים מרכזיים בתחום זה כוללים:

• שפה . יש צוותים שאוהבים שפה לא רשמית כמו קללות וסלנג, בעוד שאחרים לא. היה ברור מה אסור כדי למנוע תקלות נוספות מאוחר יותר.
• אשכולות . האם מותר או אסור צ'אט לאחר שעות העבודה? האם יש תחומי דיון רגישים, כמו פוליטיקה או דת, שאתה רוצה שאנשים יימנעו מהם? היו מאוד ברורים לגבי זה כדי שאנשים לא ירגישו נשארים בחושך לגבי מה מקובל ומה לא.

אי מתן אפשרות לאנשים לדבר עם האדם הנכון עלול להזיק לפרודוקטיביות הצוות. אנשים עושים את מיטב עבודתם כאשר הם יכולים להחליף רעיונות בחופשיות ולחפש פתרונות לבעיות. הקל עליהם לעשות בדיוק את זה.

תקשורת צוות לא חייבת להיות קשה.

אני מקווה שאתה יכול לראות שתקשורת צוות יעילה לא חייבת להיות מסובכת. למעשה, להקשות על דברים ממה שהם צריכים להיות מתכון לכישלון. שמרו על דברים פשוטים. הגדר תשובות ברורות ותמציתיות ל-3W. תקשיב לצוות שלך. כלול משוב על תקשורת ארגוניתלשפר את המצב לאורך זמן. בסופו של דבר, כלים ואפליקציות הם כלים מצוינים לשיפור עבודת הצוות, אבל רק אם נעשה בהם שימוש נכון. על ידי איחוד הצוות שלך מאחורי התשובות לשאלות אלו, תבטיח שאפליקציות ימריצו, במקום לפגוע, בתקשורת ובפרודוקטיביות של הצוות שלך.

АЗБУКА