Электрондық сатып алу – ақпараттық-коммуникациялық технологияларды, атап айтқанда Интернетті пайдалана отырып, тауарларды, қызметтерді немесе жұмыстарды сатып алу процесі. Электрондық сатып алуда дәстүрлі қағаз түріндегі рәсімдердің орнына тапсырыс берушілерге ұсыныстарға сұраныстарды (баға ұсыныстарына сұрау салулар, тендерлер) орналастыруға және әлеуетті жеткізушілерден ұсыныстар алуға мүмкіндік беретін мамандандырылған электронды платформалар немесе жүйелер қолданылады.

Электрондық сатып алулар сатып алу процесінің ашықтығын арттыру, өңдеу уақытын қысқарту, әкімшілік шығындарды қысқарту, әлеуетті жеткізушілерге қолжетімділікті арттыру және бәсекелестіктің артуы сияқты бірқатар артықшылықтарды береді, бұл сайып келгенде, бағаның төмендеуіне және сатып алынатын тауарлар мен қызметтердің сапасын жақсартуға әкелуі мүмкін. .

Электрондық сатып алу қалай жұмыс істейді?

Электрондық сатып алу – жеткізуші келісім-шарттарын, сатып алу тапсырыстарын және кеңсе тауарларын немесе кез келген басқа тауарларды немесе қызметтерді сатып алуға арналған шот-фактураларды электронды түрде алмасу процесі. Олар электронды деректер алмасуды (EDI) пайдаланады. бизнесті сатып алу процесін оңтайландыру және оны жүзеге асыру жылдамырақ, тиімдірек және үнемді. Электрондық сатып алу компанияларға жеткізушілерінен жылдам және оңай тапсырыс беруге және сатып алу процестерін онлайн режимінде басқаруға мүмкіндік береді.

Кәсіпорын деңгейінде ресми немесе арнайы бөлім бизнеске қажет тауарлар мен қызметтерді сатып алудың нақты ережелері мен саясатын белгілейді. Мақсат – компанияның қажеттіліктерін ең төменгі бағамен немесе қажеттілік кезінде ең жақсы бағамен қанағаттандыру. Осы мақсатқа жету үшін сатып алу қызметкерлері жеткізушілермен қарым-қатынас орнатады, нұсқауларды белгілейді, келісім-шарттар жасайды және рұқсат етілген сатып алу түрлеріне шектеулер қояды.

Электрондық сатып алу келесі жалпы принцип бойынша жұмыс істейді:

  1. Өтінішті дайындау және орналастыру:
    • Тапсырыс беруші сатып алынатын тауарларға, қызметтерге немесе жұмысқа өзінің талаптарын анықтайды.
    • Тапсырыс беруші тауарлар/қызметтердің сипаттамасы, көлемі, жеткізу мерзімі, талап етілетін сапа сипаттамалары және т.б. сияқты сатып алу мәліметтерін көрсете отырып, электрондық платформаға өтінімді орналастырады.
  2. Жеткізушінің қатысуы:
    • Электрондық платформада тіркелген жеткізушілер олардың профиліне сәйкес келетін жаңа сатып алулар туралы хабарлама алады.
    • Жабдықтаушылар өтінімді қарап, өз ұсыныстарын электронды жүйе арқылы береді. Ұсыныстар бағасы, жеткізу уақыты, төлем шарттары және басқа мәліметтерді қамтуы мүмкін.
  3. Ұсыныстарды бағалау және іріктеу:
    • Тапсырыс беруші алынған ұсыныстарды баға, сапа, орындау мерзімі және т.б. сияқты белгіленген критерийлерді ескере отырып бағалайды.
    • Кейде шарттарды нақтылау үшін тапсырыс беруші мен жеткізушілер арасында келіссөздер процесі жүреді.
  4. Шешім қабылдау және шарт жасасу:
    • Ұсыныстарды бағалағаннан кейін тапсырыс беруші ең жақсы нұсқаны таңдайды және таңдалған жеткізушімен шарт жасайды.
  5. Шарттың орындалуы:
    • Шарт жасалғаннан кейін онда қарастырылған шарттар орындалады. Бұған келісілген мерзімдер мен талаптарға сәйкес тауарларды жеткізу немесе қызметтерді көрсету кіреді.
  6. Бақылау және бағалау:
    • Шартты орындау барысында тапсырыс беруші оның орындалуына бақылауды жүзеге асырады және де жүзеге асыра алады тиімділігі мен сапасын бағалау ұсынылатын тауарлар немесе қызметтер.

Бұл рәсім бүкіл электрондық сатып алу процесінің қауіпсіздігін, ашықтығын және тиімділігін қамтамасыз ететін мамандандырылған электронды платформа арқылы жүзеге асырылады.

Сатып алудың электрондық бағдарламалық құралы.

Әрқайсысы өзінің бірегей мүмкіндіктері мен мүмкіндіктерін ұсынатын көптеген электрондық сатып алу бағдарламалық шешімдері бар.

Электрондық сатып алу. Міне, олардың бірнешеуі:

  1. SAP Ариба: Бұл жетекші платформалардың бірі басқару жеткізу тізбегі және электрондық сатып алу. SAP Ariba ұсынады құралдары тапсырыстарды орналастыру, келісім-шарттарды басқару, жеткізушілермен өзара әрекеттесу және тапсырыстың орындалуын бақылау үшін.
  2. Oracle сатып алу бұлты: Бұл ұсыныстарға, тендерлерге, жеткізушілер мен келісімшарттарды басқаруға сұраныстарды қоса алғанда, сатып алу процестерін автоматтандыруға арналған бұлтқа негізделген бағдарламалық құрал.
  3. Купа: Coupa сатып алу процесін автоматтандыруды, шығындарды талдауды, жеткізушілерді басқаруды және басқа құралдарды қамтитын шығындарды басқару және сатып алу платформасын ұсынады.
  4. BravoSolution: Бұл жеткізушіні басқаруға және электрондық тендер өткізуге арналған шешім. BravoSolution тұтынушыларға ұсыныстарға сұраныстар жіберуге, аукциондар өткізуге және келісімшарттарды басқаруға мүмкіндік береді.
  5. ЖАГГЕР: JAGGAER жеткізушілерді басқару, сатып алу каталогтары, аналитика және келісімшарттардың орындалуын бақылау құралдарын қоса алғанда, жеткізу тізбегін басқару және электрондық сатып алу платформасын ұсынады.

Бұл бағдарламалық өнімдер электрондық сатып алудың негізгі процестерінен күрделірек жеткізу тізбегін басқару жүйелеріне дейінгі әртүрлі функцияларды қамтамасыз етеді. Бағдарламалық қамтамасыз етуді таңдау ұйымның нақты қажеттіліктері мен бюджетіне байланысты.

Электрондық сатып алу. Құн тізбегі.

Электрондық сатып алудың құн тізбегі әрқайсысының өсуіне ықпал ететін бірнеше кезең мен процестерді қамтиды тиімділік пен қосымша құн ұйым үшін.

Төменде электрондық сатып алудағы жалпы құн тізбегі берілген:

  1. Сатып алу процестерін автоматтандыру: Электрондық сатып алу платформалары тауарлар мен қызметтерге өтінімдерді орналастыру, жеткізушілердің ұсыныстарын өңдеу, ең жақсы ұсыныстарды бағалау және таңдау сияқты көптеген процестерді автоматтандыруы мүмкін. Бұл уақытты қысқартады шығындар мен тиімділікті арттырады бүкіл сатып алу процесі.
  2. Жабдықтаушыларға қолжетімділікті арттыру: Электрондық платформалар әлеуетті жеткізушілердің кең ауқымымен жылдам және оңай байланысу мүмкіндігін қамтамасыз етеді. Бұл тұтынушыға ұсыныстардың көбірек опцияларын алуға және ең жақсы баға мен сапа арақатынасын таңдауға мүмкіндік береді.
  3. Ашықтықты арттыру: Электрондық сатып алу конкурсқа қатысуға өтінім беруден бастап келісім-шарт жасасуға дейінгі процестің ашықтығын қамтамасыз етеді. Тұтынушылар мен жеткізушілер сатып алу процесі туралы барлық қажетті ақпаратқа қол жеткізе алады, бұл тәуекелдерді азайтуға және сыбайлас жемқорлықты болдырмауға көмектеседі.
  4. Жақсартылған деректерді басқару: Электрондық сатып алу платформалары сатып алу процестерінен деректердің үлкен көлемін жинайды және талдайды, бұл тұтынушыларға шығындар, жеткізушілер өнімділігі, нарық тенденциялары және т.б. туралы құнды түсініктер береді. Бұл сатып алу стратегияларын оңтайландыруға және негізделген шешімдер қабылдауға көмектеседі.
  5. Шығындарды азайту және тиімділікті арттыру: Сатып алу процестерін автоматтандыру және оңтайландыру нәтижесінде әкімшілік шығындар азаяды, қателер мен кешігулер азаяды, бұл сайып келгенде ұйымның жалпы сатып алу шығындарының азаюына және оның тиімділігінің артуына әкеледі.

Бұл тізбектің әрбір кезеңінің мақсаты қосымша құн және бүкіл электрондық процестің тиімділігін арттыру түптеп келгенде ұйымның табысы мен бәсекеге қабілеттілігіне жақсы әсер ететін сатып алу.

Электронды сатып алудың қандай пайдасы бар?

Электрондық сатып алу ұйымдарға, тапсырыс берушілерге және жеткізушілерге бірқатар жеңілдіктер береді. Платформалар өтінімді орналастырудан бастап келісімшартты орындауға дейінгі сатып алу үдерісінің ашықтығы мен бақылауын қамтамасыз етеді. Тұтынушылар процестің әрбір қадамын оңай қадағалап, барлық белгіленген саясаттар мен процедуралардың сақталуын қамтамасыз ете алады.

Электрондық сатып алу рәсімдерді тезірек және тиімдірек жүргізуге мүмкіндік береді, өйткені өтінім беруден бастап жеткізушіні таңдауға дейінгі барлық кезеңдер онлайн режимінде аяқталады. Бұл уақыт кідірістерін азайтады және нарықтағы өзгерістерге тезірек жауап беруге мүмкіндік береді. Электрондық платформалардағы сатып алу процестерін автоматтандыру қолмен құжаттамаға, ұсыныстарды өңдеуге және басқа да күнделікті тапсырмаларға байланысты әкімшілік шығындарды азайтуға көмектеседі.

Электрондық платформалар талдау мен негізделген шешім қабылдауды жеңілдете отырып, сатып алу және жеткізушілердің жұмысы туралы үлкен көлемдегі деректерді жинайды және сақтайды. Бұл сатып алу стратегияларын оңтайландыруға және шығындарды азайту мүмкіндіктерін анықтауға көмектеседі. Электрондық платформаларды пайдалану мемлекеттік сатып алу және жеке сектордағы сатып алу саласындағы заңнама мен стандарттарды сақтауды жеңілдетеді, өйткені процестің барлық кезеңдері құжатталған және тексеруге жатады.

Электрондық сатып алу. Мәселелер.

Электрондық сатып алудың көптеген артықшылықтары бар болса да, кейбір қиындықтарға тап болуы мүмкін.

Ең жиі кездесетін мәселелерге мыналар жатады:

  1. Персоналдың біліктілігінің жеткіліксіздігі: Электрондық платформаларды пайдалану қызметкерлердің компьютерлік сауаттылығы мен техникалық дағдыларының белгілі бір деңгейін талап етеді. Персоналды оқытудың болмауы соларға әкелуі мүмкін сатып алу процесіндегі қателер немесе электронды қабылдауды баяулатады жүйелер.
  2. Деректерді қорғау: Электрондық платформалар кибершабуылдарға немесе деректерді ұрлауға ұшырауы мүмкін. Қауіпсіздік шараларының жеткіліксіздігі құпия ақпараттың ағып кетуіне немесе жүйенің бұзылуына әкелуі мүмкін, бұл тұтынушыларға да, жеткізушілерге де қауіп төндіреді.
  3. Интернетке кіру шектелген: Кейбір аймақтарда Интернетке кіру шектелуі немесе мүлде қол жетімді болмауы мүмкін. Бұл электрондық сатып алу платформаларын еркін пайдалана алмайтын қатысушылар үшін қиындықтар туғызады.
  4. Нарықты монополиялау: Кейбір жағдайларда электрондық сатып алу платформалары жеткізушілерді таңдауды және сатып алу шарттарын шектеу арқылы нарықта монополиялық жағдайды жасай алады. Бұл шектеулі бәсекелестікке және ұсыныстардың жеткіліксіз әртүрлілігіне әкелуі мүмкін.
  5. Технологиялардың гетерогенділігі: Әр түрлі ұйымдар электрондық сатып алу үшін әртүрлі платформалар мен технологияларды пайдалана алады. Технологиялардың біркелкі еместігі жүйелердің өзара әрекеттесуіне және өзара әрекеттестігіне кедергі келтіруі мүмкін, бұл процеске қатысушылар арасында ынтымақтастық пен ақпарат алмасуды қиындатады.
  6. Жүйеге сенімнің болмауы: Кейбір қатысушылар мүмкіндікке байланысты электрондық сатып алу жүйелеріне сенімсіздік танытуы мүмкін манипуляция немесе ережелер мен стандарттарды сақтамау.

Жиі қойылатын сұрақтар. Электрондық сатып алу.

  1. Электрондық сатып алу дегеніміз не?

    • Электрондық сатып алу – ақпараттық-коммуникациялық технологияларды, атап айтқанда Интернетті пайдалана отырып, тауарларды, қызметтерді немесе жұмыстарды сатып алу процесі.

  2. Электрондық сатып алу қалай жұмыс істейді?

    • Электрондық сатып алулар электрондық платформаларда өтінімдерді орналастыруды, жеткізушілерден өтінімдерді қабылдауды, өтінімдерді бағалауды, жеткізушілерді таңдауды және келісім-шарттарды келісуді қамтиды, барлығы онлайн режимінде жүзеге асырылады.

  3. Электронды сатып алудың қандай пайдасы бар?

    • Артықшылықтарға ашықтық пен бәсекелестікті арттыру, сатып алу уақытын қысқарту, әкімшілік шығындарды азайту, жеткізушілерге қолжетімділікті арттыру және деректерді басқаруды жақсарту кіреді.

  4. Электрондық сатып алу үшін қандай бағдарламалық шешімдер қолданылады?

    • Электрондық сатып алу процестерін автоматтандыруға арналған SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER және басқалары сияқты көптеген бағдарламалық шешімдер бар.

  5. Электрондық сатып алу кезінде қандай мәселелер туындауы мүмкін?

    • Қиындықтарға қызметкерлердің біліктілігінің жеткіліксіздігі, деректер қауіпсіздігі мәселелері, интернетке қолжетімділіктің шектелуі, нарықтың монополиялануы, технологияның біркелкі еместігі және жүйеге сенімсіздік кіруі мүмкін.

  6. Электрондық сатып алуды сәтті жүзеге асыру үшін қандай қадамдар жасауға болады?

    • Бұл қызметкерлерді оқытуды, заманауи және қауіпсіз бағдарламалық шешімдерді енгізуді, тиісті саясаттар мен процедураларды әзірлеуді, сондай-ақ сатып алу процестеріне тұрақты мониторинг пен талдауды қамтиды.

ABC