Komunikācija komandā. Kā to izdarīt efektīvi?

Komunikācija komandā ir komandas panākumu atslēga. Efektīva komunikācija palīdz uzlabot sapratni starp komandas locekļiem, samazina konfliktus un palielina produktivitāti.

Mācīšanās efektīvi sazināties komandā var būt nepārvarama. Galu galā ir daudz grāmatu, kas apgalvo, ka piedāvā labāko praksi. Par šo tēmu ir pieejami visi universitātes grādi. Vai ar tik daudz informācijas jebkurai komandai ir reāli iemācīties sazināties visefektīvākajā veidā?

Tāpat kā daudzas lietas biznesa pasaulē, jums nav jāzina viss par komunikāciju. Jums vienkārši jāzina pietiekami daudz, lai veiktu efektīvus pasākumus. Lai vienkāršotu efektīvas komandas komunikācijas principus, esam tos pazeminājuši līdz "3 W". Šie ir trīs vienkārši jautājumi, kurus varat izmantot, lai koncentrētu savas komandas pieeju komunikācijai, nodrošinot maksimālu produktivitāti un minimālu neskaidrību. Lai gan konkrētas saziņas metodes var nākt un iet, šie trīs jautājumi vienmēr būs derīgi.

Zīmola identitātes prizma: kas tas ir un kā to izmantot

Kad mēs sazināsimies? Komunikācija komandā

Viena no pirmajām lietām, par ko jāvienojas, ir komunikācijas biežums komandā. Nedomājiet, ka tas izdosies. Dažādiem komandas locekļiem var būt atšķirīgas cerības attiecībā uz saziņas biežumu. Ja komandas locekļa cerības neatbilst, var rasties vilšanās. Daži komandas locekļi jutīsies pārņemti ar saziņas biežumu, savukārt citi var justies ignorēti.

Lai nodrošinātu, ka ikvienam ir kopīgas cerības attiecībā uz komunikāciju, projekta sākumā vienojieties par sekojošo:

• Skatīties. 

Kurās stundās komandas locekļiem jāatbild? Kad ir pieņemami pārtraukt komandas saziņas pieteikuma izskatīšanu? Šī problēma ir īpaši svarīga attālām komandām, kas strādā dažādās laika zonās.

• Komunikācija komandā. Dienas .

Vai komandai ir paredzēts socializēties nedēļas nogalēs? Ja jā, vai tas ir vispārējs noteikums vai izņēmums, kam vajadzētu būt tikai ārkārtējos apstākļos? Tam jāpiekrīt ikvienam. Ja daži komandas locekļi plāno socializēties nedēļas nogalēs, bet citi to nedara, produktivitāte un morāle var nopietni ietekmēt.

• Situācijas .

Pārāk daudz komunikācijas var būt kaitinošas, un darbinieki var kļūt garīgi atslēgti un pārstāt pievērst uzmanību komandas komunikācijai. Lai no tā izvairītos, vienojieties par saziņai piemērotām situācijām. Mēģiniet atrast tādu saziņas līmeni, kas ir apmierināts ar visiem, lai visa komanda justu, ka viņu vajadzības tiek uzklausītas.

Lai gan ir svarīgi noteikt iepriekš minētos jēdzienus projekta sākumā, tas nenozīmē, ka tiem jābūt iekaltiem un neelastīgiem vai negrozāmiem pārējā projekta laikā. Tā vietā izmantojiet pamatnostādnes, kuras esat izdomājis, bet padomājiet par to, kā viss notiek projekta gaitā. Reālā dzīve reti attaisno mūsu prognozes un cerības, un ir neizbēgami, ka dažas lietas nedarbosies, kā iecerēts, un būs jāveic izmaiņas.

Komandas komunikācijas plāns

Regulāri un aktīvi sazinieties ar visu komandu, lai pārliecinātos, ka visi ir apmierināti ar to, kā viss notiek. Tālāk norādītie jautājumi var būt noderīgi, ja vēlaties novērtēt, cik labi darbojas jūsu komandas komunikācijas plāns.

• Komunikācija komandā. Kas mūsu pašreizējā saziņā darbojas labi? 

Uzdodot šo jautājumu, jūs saņemat patiesas atsauksmes par to, kas patīk komandas locekļiem. Šī jautājuma uzdošana arī palīdz veidot diskusiju pozitīvā un konstruktīvā kontekstā. Var būt viegli koncentrēties uz to, kas nedarbojas, tāpēc noteikti koncentrējiet cilvēku uzmanību uz labo un sliktu.

• Ko jūs mainītu mūsu pašreizējā saziņā? 

Dažreiz komandas locekļiem var būt problēmas vai problēmas saistībā ar saziņu, bet viņi jūtas kautrīgi vai nepārliecināti par tām runāt. Uzņemoties iniciatīvu un uzdodot jautājumu, jūs dodat cilvēkiem atļauju un vietu, lai meklētu jomas, kuras būtu jāuzlabo.

• Komunikācija komandā. Vai varat iedomāties kādu konkrētu situāciju, kurā bijāt gandarīts vai vīlies par mūsu komunikācijas procesu? 

Var būt grūti iedomāties, par ko tieši komandas dalībnieki runā konkrētus piemērus darbam. Tā vietā, lai meklētu vispārīgas atsauksmes, mēģiniet iegūt konkrētus piemērus, kas ilustrē izteiktos punktus.

Pamatnoteikumu noteikšana attiecībā uz nobīdes kontaktu biežumu efektīvi risina dubultās problēmas, proti, pārāk daudz un pārāk maz komunikācijas. Līdzsvara panākšana ir būtiska, lai gūtu maksimālu labumu no savas komandas. Proaktīvu uzlabošanas jomu atrašana projekta gaitā ļauj pielāgot komunikāciju un uzlabot to, pamatojoties uz reāliem apstākļiem. Komunikācija komandā

Logo forma

Kur mēs sazināsimies?

Mūsdienās ir ļoti dažādas metodes, ar kurām komandas var sazināties. Iespējas ir bezgalīgas — no mantotā e-pasta līdz jaunākajām šifrētajām ziņojumapmaiņas lietotnēm. Tomēr pārāk liela izvēle var būt slikta lieta. Komandām ir skaidri jādefinē, kuras komunikācijas metodes jāizmanto un kādam nolūkam. Ja šajā jomā nenosakāt skaidras vadlīnijas, jūs riskējat, ka daļa komandas sazināsies vienā veidā, bet citi citādi. Tas var novest pie vadu krustošanās, nepamanītas informācijas un vispārējas neskaidrības un neefektivitātes.

Tātad, kādas idejas palīdzēs jums izvēlēties vispiemērotākās komunikācijas metodes jūsu komandas vajadzībām? Galu galā nav viena risinājuma, kas derētu visiem. Dažādām situācijām ir atšķirīgas prasības.

Apsveriet tālāk norādīto.

• Piemērotība .

Dažādi Komunikācijas veidi ir dažādi lietojumi. Piemēram, videozvans nav nepieciešams ātrai un īsai iekšējai komunikācijai. Tūlītējā ziņojumapmaiņa ir labāka biznesam. Tomēr dziļām personiskām sanāksmēm, piemēram, mentoringa sesijām, tūlītējā ziņojumapmaiņa būs pārāk neformāla un bezpersoniska. Labāk darbosies tālruņa zvans, videozvans vai klātienes tikšanās. Padomājiet par dažādiem komunikācijas veidiem, ko veiks jūsu komanda, un izvēlieties katram piemērotāko risinājumu.

• Komunikācija komandā. Vieglums .

Jaunas saziņas lietotnes apguve nav bez maksas. Ir iespējamas pašas lietojumprogrammas izmaksas, kā arī laiks un enerģija, kas komandai nepieciešama, lai to apgūtu. Tāpēc ir labi, ja lietas ir tik vienkāršas, cik tām jābūt. Laiks, kas ietaupīts, izvēloties viegli apgūstamu lietotni, ir laiks, ko var veltīt svarīgam darbam. Saziņai jābūt vienkāršai.

• Lai iepirktos .

Ir pierādīts, ka izmaiņas tiek efektīvāk pārvaldītas, kad cilvēki tās iegādājas. Ja maināt saziņas metodes, mēģiniet iepriekš konsultēties ar savu komandu. Ja cilvēki jūtas kā ieguldījuši un sadzirdēti, viņi, visticamāk, būs mazāk izturīgi pret jauna komunikācijas rīka ieviešanu.

Ir svarīgi nepieļaut kļūdu, pieņemot, ka pareizais rīks vai tehnoloģija atrisinās dziļākas komandas komunikācijas problēmas. Jūsu izvēlētie komunikācijas rīki atvieglos situāciju, bet neaizstās pozitīvu un atbalstošu organizācijas kultūru. Turklāt ir ārkārtīgi svarīgi izvairīties meklējot ideālo lēmumus, kad adekvāts risinājums ir pietiekami labs. Gandrīz vienmēr būs kāds cits rīks ar spilgtākām funkcijām vai fanu leģions, kas par to jūsmo. Tomēr ir reālas izmaksas, kas saistītas ar saziņas metožu maiņu.

Iemesli, lai izvairītos no pārāk biežas saziņas metožu maiņas, meklējot perfektu risinājumu, ir šādi:

• Komunikācija komandā. Finanses .

Pārslēgšanās starp dažādām saziņas lietotnēm un rīkiem var maksāt. Tas var izpausties kā abonēšana lietojumprogrammām, kuras netiek pilnībā izmantotas, vienreizējas iegādes izmaksas, kuras nevar atlīdzināt, un apmācības metožu iegāde programmatūrai, kas vairs nepastāv. Komunikācija komandā

• Laiks .

Laiks ir būtisks resurss organizāciju vadīšanai. Ikreiz, kad pārslēdzat saziņas lietotni, laiks tiek tērēts dažādos veidos. Ir nepieciešams laiks, lai apgūtu jaunu lietojumprogrammu, ir nepieciešams laiks, lai pabeigtu instalēšanu un citus pārslēgšanas tehniskos aspektus, kā arī laiks, lai apspriestu un apstiprinātu pārslēgšanos starp metodēm.

• Komunikācija komandā. Zināšanas .

Tā kā jūsu organizācijas dalībnieki izmanto noteiktus saziņas līdzekļus, viņi paaugstina savu zināšanu un pieredzes līmeni. Laika gaitā cilvēki attīsta zināšanu un kompetences līmeni par jebkuru konkrētu saziņas līdzekli. Katru reizi, kad izvēlaties izveidot savienojumu un izvēlēties jaunu rīku, lai mācītos, visas uzkrātās organizācijas zināšanas tiek zaudētas.

Pareizo saziņas lietotņu izvēle savai komandai var uzlabot morāli, palielināt produktivitāti un saglabāt organizācijas zināšanas. Tā kā uz spēles ir likts tik daudz, ir svarīgi izdarīt pareizo izvēli un pārliecināties, ka ikviens zina, kuru rīku izmantot jebkurā situācijā. Komunikācija komandā

Ar ko mums vajadzētu sazināties?

Kas ir komunikācija?

Nav nekas sliktāks kā būt daļai no komandas, bet precīzi nezināt, kādu lomu spēlē visi pārējie, kādas viņiem ir lēmumu pieņemšanas tiesības un kad jums vajadzētu sazināties ar viņiem. Apjukums par to, ar ko runāt, kad rodas noteikta situācija, ir viens no ātrākajiem veidiem, kā radīt neskaidrības un neefektivitāti. Ja cilvēki pilnībā nesaprot, kā pareizi sazināties, viņi riskē klusēt, ja kaut kas nav kārtībā, vai ziņot par to nepareizajai personai, kā rezultātā netiks veiktas nekādas darbības.

Šo problēmu saasina mūsdienu diezgan mobilu attālo komandu izplatība, kas fiziski nekad nevar atrasties vienā un tajā pašā vietā. Ņemot vērā šos izaicinājumus, kā jūs varat palīdzēt savai komandai zināt, ar ko runāt konkrētā situācijā?

• Organizatoriskās diagrammas .

Var būt noderīgi izveidot vizuālu diagrammu, kas parāda, kas ko dara jūsu komandā. Tam nav jābūt sarežģītam vai biedējošam. Tas var vienkārši parādīt, kurš par ko ir atbildīgs, kad ar viņu jāsazinās, kā arī laiks un līdzekļi to sasniegšanai. Tam vajadzētu būt pieejamam kaut kur, piemēram, korporatīvajā tīklā.

• Kultūra.

Viena no sliktākajām lietām komandas efektivitātei ir tad, kad cilvēki klusē. Izveidojiet kultūru, kurā cilvēki jūtas pilnvaroti izteikties un sazināties. Ja cilvēki saņem pozitīvas atsauksmes, kad viņi sazinās, tas mudina viņus to darīt vēlreiz, laika gaitā radot komunikatīvu kultūru. Komunikācija komandā

• Komunikācija komandā. Izglītība .

Jūsu komandai ir jābūt atbilstoši apmācītai par visiem sava darba aspektiem, tostarp par saziņas rīkiem, ko viņi izmantos. Pārliecinieties, ka cilvēki pareizi apguva komandas apmācības galveno daļu. Tas nodrošinās, ka viņš būs otrā izvēle jūsu komandai, kad tas būs nepieciešams.

Līdztekus pareizā saziņas veida noteikšanai ir svarīgi arī noteikt dažas lietas, no kurām jāizvairās. Nepieļaujiet kļūdu, pieņemot, ka cilvēki automātiski zinās, ko nedarīt. Dažādiem cilvēkiem ir dažādas cerības, un tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad komanda sastāv no cilvēkiem no dažādām kultūrām un vidēm.

Daži galvenie apsvērumi šajā jomā ir šādi:

• Valoda . Dažām komandām patīk neformāla valoda, piemēram, lamuvārdi un slengs, bet citām ne. Skaidri noskaidrojiet, kas ir aizliegts, lai vēlāk izvairītos no turpmākām neveiksmēm.
• Tēmas . Vai tērzēšana pēc darba laika ir vai nav atļauta? Vai ir kādas sensitīvas diskusiju jomas, piemēram, politika vai reliģija, no kurām vēlaties izvairīties? Esiet ļoti skaidri par to, lai cilvēki nejustos tumsā par to, kas ir un kas nav pieņemams.

Ja cilvēkiem netiek dota iespēja sarunāties ar īsto personu, tas var kaitēt komandas produktivitātei. Cilvēki dara visu iespējamo, ja var brīvi apmainīties ar idejām un meklēt risinājumus problēmām. Ļaujiet viņiem vienkārši to izdarīt.

Komunikācijai komandā nav jābūt sarežģītai.

Cerams, ka redzat, ka efektīvai komandas komunikācijai nav jābūt sarežģītai. Patiesībā, padarot lietas grūtākas, nekā tām vajadzētu būt, ir neveiksmes recepte. Turiet lietas vienkārši. Iestatiet skaidras un kodolīgas atbildes uz 3W. Klausieties savu komandu. Iekļaut atsauksmes par organizatoriskā komunikācijalai laika gaitā uzlabotu situāciju. Galu galā rīki un lietotnes ir lieliski rīki komandas darba uzlabošanai, taču tikai tad, ja tie tiek pareizi izmantoti. Apvienojot savu komandu ar atbildēm uz šiem jautājumiem, jūs nodrošināsiet, ka lietotnes aktivizēs, nevis kaitēs jūsu komandas komunikācijai un produktivitātei.

АЗБУКА