Kasboekhouding - definitie, voorbeeld, voor- en nadelen

Kasboekhouding is het proces waarbij de contanten worden geregistreerd die een organisatie in de loop van haar activiteiten heeft ontvangen en uitgegeven. Kasboekhouding registreert alle transacties waarbij contant geld betrokken is, inclusief ontvangsten, uitgaven en saldi.

Kasboekhouding is een van de belangrijkste elementen van de boekhouding en is verplicht voor alle organisaties die met contant geld werken. Hiermee kunt u de huidige financiële toestand van de organisatie beoordelen, de kasstromen beheersen en mogelijke overtredingen en fouten identificeren.

Wat is kasboekhouding?

Definitie: Kasboekhouding is een methode boekhouding boekhouding of boekhouding waarbij betalingsontvangsten worden geregistreerd in de periode waarin zij worden ontvangen en uitgaven worden geregistreerd in de periode waarin zij daadwerkelijk worden betaald.

Basiselementen van kasboekhouding:

1. Bon: Registratie van alle ontvangsten van geld aan de kassa, ongeacht of deze afkomstig zijn van verkoop van producten, het verlenen van diensten, het verkrijgen van leningen, enz.
2. Contante consumptie: Weerspiegeling van alle uitgaven die met contant geld zijn gedaan, zoals het betalen van rekeningen, het kopen van goederen en diensten, het betalen van salarissen, enz.
3. Saldocontrole: Constante monitoring van het kassaldo in de kassa om tekorten of overbeschikbaarheid te voorkomen.
4. Rapportage: Opstellen van rapportages over contante transacties voor intern management en presentatie aan de Belastingdienst.
5. Documenteren: Elke transactie begeleiden met relevante documenten, zoals contante bestellingen, cheques, kwitanties en andere.
6. Controle over contante transacties: Implementatie van interne controles om fraude en fouten te voorkomen.

Kasboekhouding is een belangrijk onderdeel van het financiële beheer van een organisatie en zorgt voor transparantie en nauwkeurigheid bij het bijhouden geld rolt.

Voorbeeld van kasboekhouding

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van contante boekhouding voor een kleine winkel. Laten we zeggen dat dit een supermarkt is.

1. Contante ontvangst:

• 1 november: Verkoop van goederen in contanten voor een bedrag van 10 hryvnia.
• 3 november: terugkeer goederen door de opdrachtgever, geld terug 2 hryvnia.

2. Contante consumptie:

• 2 november: Aankoop van goederen bij een leverancier in contanten 5 hryvnia.
• 4 november: Betaling van de winkelhuur in contanten: 3 hryvnia.

3. Saldocontrole:

• Aanvankelijk kassaldo op 1 november: 0 hryvnia.
• Het eindsaldo aan de kassa op 4 november: 10 hryvnia (beginsaldo + ontvangsten - uitgaven).

4. Rapportage:

• Opstellen van een rapport over contante transacties voor november, inclusief openings- en eindsaldi, ontvangsten en uitgaven.

5. Documentatie:

• Contante bestelling voor elke transactie (verkoop, retour, aankoop, huurbetaling).
• Ontvangsten en kwitanties voor elke transactie.

6. Controle over contante transacties:

• Introductie van regels voor het controleren van contante transacties om fouten en fraude te voorkomen.

Dit is een eenvoudig voorbeeld, en in het echte leven kunnen er complexere transacties en aanvullende overwegingen zijn, zoals belastingen, waarmee ook rekening moet worden gehouden bij het bijhouden van kasgegevens.

Wie gebruikt kasboekhouding?

Er zijn een aantal eigenaren klein bedrijf, evenals zelfstandigen die kiezen voor kasboekhouding in plaats van boekhouding op transactiebasis, omdat dit voor het grootste deel de minst complexe boekhoudmethode is. Het geeft ook een snel overzicht van hoeveel geld uit het bedrijfsleven daadwerkelijk op voorraad, wat een belangrijke indicator is voor elk bedrijf. Hoewel een aantal nieuwe bedrijven of bedrijven de contante boekhoudmethode kunnen gebruiken, is deze niet voor iedereen geschikt. Veel kleine bedrijven die voorraad hebben, moeten mogelijk de opbouwbasis gebruiken om bij te houden boekhouding, omdat ze hierdoor voorraadwijzigingen kunnen volgen. Sommige andere bedrijven die hun diensten op krediet aanbieden, zouden bovendien de opbouwmethode moeten gebruiken.

 

Hoe kasboekhouden in actie werkt

Bedrijven die voor de contante boekhoudmethode kiezen, registreren inkomsten of inkomsten in hun boeken wanneer ze contant geld ontvangen, en besteden geen enkele aandacht aan wanneer de dienst wordt uitgevoerd. Uitgaven werken ook op een vergelijkbare manier en bedrijven zullen uitgaven in hun boeken registreren wanneer ze een betaling doen en ze letten er wel op wanneer ze winst maken op de betaling.

Problemen met kasboekhouding

Problemen met de kasboekhouding kunnen verschillende aspecten omvatten die betrekking hebben op de organisatie, processen en documentatie. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen:

1. Niet-naleving van wetgeving:
   • Onjuiste toepassing van wet- en regelgeving op het gebied van de kasboekhouding kan leiden tot boetes en belastingproblemen.
2. Onvoldoende documentatie:
   • Het ontbreken van correct voorbereide contante bestellingen, cheques en ontvangstbewijzen kan de verificatie bemoeilijken en auditproblemen veroorzaken.
3. Boekhoudkundige fouten:
   • Onjuist geregistreerde bedragen, gemiste transacties of onjuiste contante transacties kunnen de financiële prestaties van een bedrijf beïnvloeden.
4. Ineffectieve processen:
   • Rommelige of niet-geoptimaliseerde in- en uitbetalingsprocessen kunnen vertragingen veroorzaken en veiligheidsrisico's met zich meebrengen.
5. Gebrek aan interne controle:
   • Slechte toegangscontroles en beveiligingsmaatregelen bij de kassa kunnen fraude in de hand werken.
6. Onbevredigend informatieopslagsysteem:
   • Het ontbreken van een effectief opslagsysteem voor contante documenten kan problemen veroorzaken bij het ophalen en controleren.
7. Veiligheidsproblemen:
   • Onvoldoende beveiligingsmaatregelen, zoals een gebrek aan bewakingscamera's of zwakke toegangscontrolesystemen, kunnen risico's op diefstal of verlies van contant geld met zich meebrengen.
8. Gebrek aan opleiding van het personeel:
   • Het niet correct bijhouden van de kasadministratie door medewerkers door onvoldoende training kan tot fouten leiden.

Het aanpakken van deze problemen omvat doorgaans het implementeren van effectieve boekhoudprocessen, het opleiden van personeel, het naleven van wetgeving en het verbeteren van controle- en beveiligingssystemen.

Beperkingen op het gebied van de contante boekhouding

Het is nu duidelijk dat een fundamentele beperking van de kasboekhouding is dat deze mogelijk geen accuraat beeld geeft van verplichtingen die zijn aangegaan maar nog niet zijn betaald, met als doel dat het bedrijf, over alle rekeningen heen, in verval lijkt te zijn. de situatie is beter dan deze in werkelijkheid is. Aan de andere kant impliceert de kasboekhoudmethode bovendien dat een bedrijf dat onlangs een enorme klus heeft geklaard en op betaling wacht, minder succesvol kan lijken dan het in werkelijkheid is, omdat het materialen en arbeid voor de taken heeft gebruikt, maar het nog steeds geen betaling ontvangen.

Deze boekhoudmethode kan dus de gezondheid van een bedrijf overdrijven of onderschatten als de incasso's of betalingen in de ene periode bijzonder hoog of laag zijn in vergelijking met de andere. Daarnaast kunt u mogelijk ook te maken krijgen met mogelijk slechte fiscale gevolgen voor bedrijven die voor de kasboekhoudmethode kiezen.

Verschillen tussen de contante methode en de transactiemethode

De kasboekhouding is eenvoudig en gemakkelijk te beheren, waardoor u meer tijd heeft om uw bedrijf te runnen. Voor een startup of klein bedrijf Kasboekhouding levert vaak de beste resultaten op. Maar naarmate bedrijven groeien en groter worden, is de boekhouding op transactiebasis vaak effectiever, omdat inkomsten en uitgaven worden geregistreerd in de perioden waarin ze zijn gemaakt, ongeacht of er in de tussentijd contant geld van eigenaar is gewisseld.

Bij de boekhouding op transactiebasis wordt ook rekening gehouden met het bijhouden van de voorraad en de debiteuren- en crediteurenadministratie. Op transactiebasis kan de boekhouding dus een nauwkeuriger beeld geven van de financiële gezondheid van een bedrijf. Aan de andere kant is de boekhouding op transactiebasis meestal vervelend, tijdrovend en moeilijk te begrijpen in vergelijking met de kasboekhouding. Op dezelfde manier kan het moeilijker zijn om te weten hoeveel contant geld een bedrijf bij de hand heeft.

Kiezen tussen kas- en transactieboekhouding

Als u bovendien Kasboekhouding voor inkomsten selecteert, moet u dit ook voor uitgaven selecteren. Er kunnen nog verschillende andere factoren een rol spelen bij de keuze tussen contante boekhouding en boekhoudmethoden op transactiebasis, dus laten we daar ook eens naar kijken: aangezien bedrijven die kasboekhouding gebruiken pas inkomsten registreren als ze contant geld ontvangen, hoeven ze geen belasting te betalen over de omzet voor hun inkomsten. waarvoor zij nog geen betaling hebben ontvangen. Tegen het einde van het jaar zullen ze de mogelijkheid hebben om bepaalde uitgaven te versnellen om hun netto-inkomen te verlagen en de belastingen die ze moeten betalen te verlagen.

Verschillende banken, kredietverstrekkers en investeerders eisen van de organisaties of bedrijven waarmee zij verbonden zijn dat zij de boekhoudstrategie op transactiebasis gebruiken. Of een bedrijf nu niet op zoek is naar externe financiering, maar in de toekomst mogelijk financiering nodig heeft, het moet vanaf het begin kiezen voor boekhouding op transactiebasis.

Kortom, de belangrijkste factor bij het kiezen van een boekhoudmethode is welke methode het beste past bij uw bedrijfsvoering en doelstellingen.

Voor- en nadelen van kasboekhouden

1. Voordelen van kasboekhouding

Het bijhouden van kasgegevens biedt een aantal zakelijke voordelen. Hier zijn er een aantal:

1. Gezagsgetrouwe:
   • Het voldoen aan wettelijke eisen op het gebied van belastingen en boekhouding, waardoor mogelijke boetes en problemen met de Belastingdienst worden voorkomen.
2. Financiële transparantie:
   • Kasboekhouding biedt een nauwkeurige en transparante weergave van financiële transacties, wat de analyse van de financiële toestand van de onderneming vereenvoudigt.
3. Kasboekhouding:
   • Kasbeheer voorkomt verlies en fraude en garandeert de nauwkeurigheid van boekhoudgegevens.
4. Audit en verificatie:
   • Een georganiseerde kasboekhouding vergemakkelijkt audits en inspecties door de belastingautoriteiten of financiële inspectiediensten.
5. Fraudepreventie:
   • Het systematisch registreren van contante transacties helpt bij het identificeren en voorkomen van frauduleuze activiteiten binnen de onderneming.
6. Beheerefficiëntie:
   • Actuele gegevens over contant geld en contante transacties vergemakkelijken de besluitvorming van het management en de planning van bedrijfsprocessen.
7. Kostenoptimalisatie:
   • Door uw kasgegevens bij te houden, kunt u de contante uitgaven bijhouden en controleren, waardoor deze kunnen worden geoptimaliseerd.
8. Vertrouwen van klanten en partners:
   • Wanneer een bedrijf een duidelijke en systematische kasboekhouding heeft, helpt dit bij het opbouwen van vertrouwen bij klanten en zakenpartners.
9. Beveiliging:
   • Het monitoren van contante transacties draagt ​​bij aan de bedrijfsveiligheid door diefstal en andere illegale activiteiten te voorkomen.
10. Naleving van interne controles:
    • De implementatie van een kasadministratiesysteem verbetert de interne controle en minimaliseert de risico's op fouten en misbruik.

Cash accounting draagt ​​bij aan een efficiënter beheer van financiële middelen en het creëren van een stabiele basis voor bedrijfsontwikkeling.

2. Nadelen. Kasboekhouding