Productiviteit van medewerkers. Een gids voor leiders over tijdmeting en productiviteit

De productiviteit van werknemers is een maatstaf voor de efficiëntie en effectiviteit van hun werk in de werkomgeving. Prestatiemanagement speelt een sleutelrol bij het bereiken van organisatiedoelen. Hier zijn een paar factoren die de productiviteit van werknemers kunnen beïnvloeden:

1. Motivatie: Gemotiveerde medewerkers zijn doorgaans productiever. Motivatie kan verband houden met beloningen, erkenning, interessante taken en andere factoren.
2. Duidelijke doelen en verwachtingen: Wanneer werknemers hun doelen en verwachtingen begrijpen, vinden ze het gemakkelijker om te navigeren en resultaten te bereiken.
3. Onderwijs en ontwikkeling: Door werknemers opleidings- en professionele ontwikkelingsmogelijkheden te bieden, kunnen hun vaardigheden en dus hun productiviteit worden verbeterd.
4. Effectief leiderschap: Leiders die dat hebben vaardigheden van effectief Managers kunnen hun ondergeschikten inspireren en begeleiden, wat bijdraagt ​​aan een hogere productiviteit.
5. Communicatie: Goede communicatie binnen een organisatie bevordert het begrip van taken, verkleint de kans op fouten en helpt obstakels voor het voltooien van taken weg te nemen.
6. Werkomgeving: Een comfortabele en ondersteunende werkruimte kan een positieve invloed hebben op het fysieke en emotionele welzijn van werknemers.
7. Technologieën en hulpmiddelen: Het gebruik van moderne technologie en efficiënte tools kan uw workflow verbeteren en uw productiviteit verhogen.
8. Werk leven balans: Werknemers die een evenwicht tussen werk en privéleven kunnen behouden, zijn vaak effectiever en minder gestrest.
9. Beoordeling en feedback: Door de prestaties regelmatig te beoordelen en constructieve feedback te geven, krijgen medewerkers inzicht in hun sterke punten en verbeterpunten.

Succesvol prestatiemanagement vereist een alomvattende aanpak die rekening houdt met verschillende aspecten van het werkproces en de individuele kenmerken van medewerkers.

Nu we een goede basis hebben, gaan we eens kijken naar enkele tools en technieken die u leren hoe u de tijd van uw team kunt beheren en de productiviteit kunt verhogen.

1. Ontwikkeling van een projectkalender. Productiviteit van medewerkers.

Het ontwikkelen van een projectkalender en het beheren van de prestaties van medewerkers zijn met elkaar verweven en zijn belangrijke elementen voor het succesvol voltooien van taken. Hier zijn de stappen en aanbevelingen voor deze twee aspecten:

1. Definitie van projectdoelen en doelstellingen:

• Ontdek de einddoelen van het project.
• Verdeel uw doelen in kleinere taken.

2. Productiviteit van medewerkers / Definitie van timing:

• Werk de details van de deadlines voor elke taak uit.
• Houd rekening met afhankelijkheden tussen taken.
• Identificeer kritieke paden.

3. Ontwikkeling van de projectkalender:

• Gebruik professionele tools om een ​​projectplanning te maken (bijvoorbeeld een Gantt-diagram).
• Neem alle fasen van het project op in de kalender, rekening houdend met deadlines en afhankelijkheden.

4. Productiviteit van medewerkers. Resourceplanning:

• Bepaal welke middelen (mensen, technologie, financiën) voor elke taak nodig zijn.
• Verdeel de middelen gelijkmatig en efficiënt.

5. Bijhouden van prestaties van medewerkers:

• Stel duidelijke prestatieverwachtingen voor elke taak.
• Zorg voor transparantie over de doelstellingen van het project en de rol van elke medewerker.
• Geef feedback en ondersteuning.

6. Toezicht en controle:

• Houd regelmatig de voortgang van het project en de prestaties van medewerkers bij.
• Pas indien nodig de planning en het werkplan aan.
• Reageer onmiddellijk op risico's en problemen.

7. Productiviteit van medewerkers. Communicatie en samenwerking:

• Voorzien effectieve communicatie tussen teamleden.
• Bevorder samenwerking en het delen van informatie.

8. Ondersteuning van medewerkers:

• Geef medewerkers de middelen en training die ze nodig hebben.
• Schenk aandacht aan hun welzijn en motivatie.

9. Prestatiebeoordeling:

• Voer regelmatig prestatiebeoordelingen uit en analyseer de resultaten.
• Gebruik data om processen voortdurend te verbeteren.

10. Constante verbetering:

• Ervaring uit eerdere projecten toepassen om processen te optimaliseren.
• Ontwikkelen en implementeren van nieuwe project- en prestatiemanagementtechnieken.

Het effectief beheren van de prestaties van projecten en medewerkers vereist een systematische aanpak en flexibiliteit om zich aan te passen aan veranderingen en nieuwe omstandigheden.

2. Maak een lijst met prioriteiten, beginnend met de meest tijdrovende activiteiten en eindigend met de minste.

Stel je dit eens voor. Je hebt de taken voor je teamleden voor die dag prachtig uitgezet. Daar ligt alles klaar, zodat ze één voor één kunnen invullen en markeren. Klinkt goed, toch? Maar het probleem is nu dat taken variëren in complexiteit en lengte (complexe taken duren waarschijnlijk langer). Dus hoe kunt u ervoor zorgen dat teams taken op de meest productieve en tijdige manier voltooien?

Je zou ten onrechte kunnen aannemen dat het eerst uitvoeren van beter beheersbare taken de deur opent naar moeilijkere taken en je de impuls geeft om door te werken. Productiviteit van medewerkers

Uit een recent onderzoek waarbij de scherpte van artsen werd vergeleken met hun werklast, en waarbij voorrang werd gegeven aan minder complexe gevallen, bleek echter dat het geven van prioriteit aan eenvoudigere taken boven complexe slechts voordelen op de korte termijn heeft, maar op de lange termijn slechter is. Wat kunnen we hiervan leren?

Moedig als managers uw teamleden aan om als prioriteit meer uitdagende taken op zich te nemen. Waarom? Omdat het gemakkelijker voor ons is om onszelf af te leiden van complexere taken en prioriteit te geven aan eenvoudigere taken. Het geeft ons een gevoel van voldoening.

3. Meet en volg de prestaties regelmatig.

Regelmatige prestatiemeting en -tracking zijn essentiële elementen van effectief project- en medewerkersmanagement. Hier zijn enkele belangrijke stappen in deze kwestie:

1. Vaststellen van Key Performance Indicators (KPI):

   • Bepaal de belangrijkste statistieken die de prestaties van uw project en uw mensen het beste weerspiegelen.
   • Deze KPI's kunnen deadlines voor het voltooien van taken, de kwaliteit van de resultaten, budgetparameters en andere omvatten.

2. Regelmatige prestatiebeoordelingen:

   • Voer regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks) prestatiebeoordelingen uit.
   • Vergelijk daadwerkelijke resultaten met plannen en verwachtingen.

3. Productiviteit van medewerkers. Projectmanagementtools gebruiken:

   • Gebruik speciale projectmanagementtools om de voortgang te monitoren.
   • Gantt-diagrammen, taakborden en urenregistratiesystemen kunnen dat zijn handige hulpmiddelen.

4. Feedback en dialoog:

   • Houd regelmatig bijeenkomsten om de voortgang te bespreken en mogelijke problemen op te lossen.
   • Geef feedback aan medewerkers, zodat ze begrijpen hoe hun werk aansluit bij de projectdoelen.

5. Productiviteit van medewerkers. Correctie van plannen:

   • Bij afwijkingen van het plan pas je de planning en middelen aan.
   • Reageer op negatieve trends en risico's door maatregelen te nemen om deze te voorkomen of te beheersen.

6. Individuele prestatiebeoordeling:

   • Ontwikkel systemen voor het beoordelen van individuele prestaties.
   • Houd rekening met de bijdrage van elke medewerker aan het totale resultaat.

7. Productiviteit van medewerkers. Systematische procesanalyse:

   • Analyseer de efficiëntie van werkprocessen.
   • Zoek naar manieren om de prestaties te optimaliseren en te verbeteren.

8. Automatisering gebruiken:

   • Implementeer automatiseringstools voor gegevensverzameling over prestaties.
   • Dit kan het proces van het volgen en verstrekken van analyses vereenvoudigen.

9. Productiviteit van medewerkers. Rapporten genereren:

   • Regelmatig prestatierapporten verstrekken aan het management en het projectteam.
   • Deel uw resultaten en plannen voor de toekomst.

10. Continue verbetering:

• Gebruik gegevens over prestatiemetingen om processen en praktijken voortdurend te verbeteren.

Het regelmatig meten en volgen van de prestaties helpt problemen vroegtijdig te identificeren en potentiële projectvertragingen te voorkomen.

4. Besteed aandacht aan veelvoorkomende tijdverspillende activiteiten op de werkplek. Productiviteit van medewerkers

Door activiteiten te identificeren die tijd verspillen, kunt u uw productiviteit verbeteren. medewerkers en tijd besparen door ongewenste taken en afleidingen uit hun werkroutine te elimineren. Hier zijn enkele typische activiteiten die tijd verspillen op de werkplek:

1. Afleiding binnen sociaal netwerk
2. Voortdurend e-mails controleren
3. Gebrek aan prioritaire taken
4. Stel het gewoon uit
5. Onproductieve vergaderingen
6. Willekeurige gesprekken

Met uitzondering van willekeurige gesprekken en onproductieve vergaderingen is al het andere relatief eenvoudig te controleren. Het is gewoon een kwestie van zelfbeheersing. Maar het is moeilijk om vergaderingen en informele gesprekken te weigeren. Een eenvoudige oplossing voor onproductieve vergaderingen is om de zaken zo eenvoudig mogelijk te houden. Maak een agenda, geef een CTA en beëindig de vergadering. Bied dit advies aan uw werknemers aan die te beleefd zijn om informele gesprekken af ​​te wijzen. In dergelijke situaties kan de medewerker een eindegespreksignaal instellen, waarna het luide signaal als zondebok kan worden gebruikt om weer aan het werk te gaan.

5. Pas op voor vermoeidheid op de werkplek of op afstand. Productiviteit van medewerkers

Later zullen we enkele afleidingen bekijken die vermoeidheid kunnen veroorzaken. Hier bekijken we wat u proactief kunt doen om te voorkomen dat uw medewerkers moe worden tijdens het werk.

Het is beter om voor elke vijftig tot zestig minuten werken een pauze van vijf tot tien minuten te nemen, dan na lange perioden van werken langere pauzes te nemen.

• Ga naar buiten: Of u nu op kantoor bent of vanuit huis werkt, tijd buiten doorbrengen kan helpen tegen vermoeidheid. Het zal nog beter zijn als het mooi weer is. Je hoeft niet te studeren om te begrijpen dat de hele dag aan een bureau zitten ongezond is.
• Organiseer sociale evenementen: Op kantoor of via Zoom, het hebben van een plek waar uw medewerkers gewoon kunnen ontspannen en niet over het werk kunnen praten, maar in elkaars gezelschap kunnen zijn, helpt tegen vermoeidheid.
• Individuele check-ins: hoewel check-ins tijdrovend kunnen zijn, laten ze uw teams zien dat u om hen geeft. Controleer ze van tijd tot tijd, niet op hun prestaties, maar op hun algehele welzijn.

6. Identificeer en beheer verschillende bronnen van afleiding.

Het omgaan met afleidingen is een belangrijk onderdeel om werknemers productief en productief te houden. Hier zijn enkele stappen om verschillende bronnen van afleiding te identificeren en ermee om te gaan:

1. De analyse uitvoeren:

• Voer een analyse uit van uw werkomgeving en processen om potentiële bronnen van afleiding te identificeren.
• Vraag medewerkers wat hen hindert op het werk.

2. Productiviteit van medewerkers. Belangrijke afleidingen identificeren:

• Identificeer de belangrijkste factoren die de productiviteit kunnen beïnvloeden, zoals externe geluiden, oncomfortabel meubilair, gebrek aan apparatuur, enz.

3. Afleidende neigingen beoordelen:

• Beoordeel hoe vaak en in welke fase van het werk werknemers worden blootgesteld aan afleiding.

4. Productiviteit van werknemers. Werknemerstraining:

• Zorg voor training over methoden voor het omgaan met afleidingen, zoals technieken tijdsbeheer en онцентрации.

5. Regelgeving arbeidsomstandigheden:

• Creëer comfortabele werkomstandigheden, laat medewerkers er bijvoorbeeld gebruik van maken hoofdtelefoon met ruisonderdrukking.

6. Technologie Management:

• Overweeg het gebruik van tools en apps om afleidende meldingen te blokkeren of de tijd te beheren, zoals de Pomodoro-techniek.

7. Productiviteit van werknemers.  Grenzen stellen:

• Stel duidelijke grenzen tussen uw persoonlijke en zakelijke leven.
• Stimuleer medewerkers om de tijd te nemen om te rusten en op te laden.

8. Taak beheer:

• Breek taken op in kleinere, beheersbare brokken om gevoelens van overweldiging te verminderen.

9. Regelmatig pauzeren:

• Moedig werknemers aan om korte pauzes te nemen om stress te verlichten en de focus te herwinnen.

10. Productiviteit van werknemers. Feedback en ondersteuning:

• Voer regelmatig gesprekken met medewerkers over hoe zij omgaan met afleidingen en de ondersteuning bieden die zij nodig hebben.

11. Taakbeheersoftware gebruiken:

• Gebruik programma's om taak beheer en projecten voor een efficiëntere organisatie van het werkproces.

12. Gewoontevorming:

• Stimuleer de ontwikkeling van positieve werkgewoonten, zoals het opstellen van een regelmatig werkschema en het op volgorde zetten van taken.

13. Productiviteit van werknemers. Constant leren en aanpassen:

• Houd in de gaten hoe veranderingen in de werkomgeving en omstandigheden de afleiding van werknemers beïnvloeden en pas de managementstrategieën dienovereenkomstig aan.

Het aanpakken van het probleem van afleiding vereist een systematische aanpak en constante aandacht voor de behoeften van werknemers en de werkomgeving.

Tijdmanagementtools gebruiken. Productiviteit van medewerkers

Welke tools kunt u gebruiken om de tijd van uw medewerkers te meten? Laten we eens kijken naar twee populaire tijdmanagementtools.

1. Tijd dokter

Tijd dokterMet r kunt u al uw dagelijkse taken aanpassen en organiseren, waarbij u in realtime de tijd kunt bijhouden die u aan elke taak besteedt.

Urenregistratie kan worden ingesteld voor uw werk als geheel of voor specifieke taken (die bijdragen aan de totale tijd die aan alle taken wordt besteed).

Een van de beste eigenschappen van deze tool is dat deze stopt met volgen wanneer er gedurende een bepaalde tijd geen activiteit op uw systeem is. Deze functie kan worden geactiveerd afhankelijk van uw tijdverschuiving.

Aan het eind van de dag ontvangt u voor elke taak een samenvatting van uw tijdmanagement.

2. Schakel de productiviteit van werknemers bijhouden in

Toggle Track is een handige tijdmanagementtool die op al uw apparaten kan worden uitgevoerd. Uw tijd kan worden gevolgd en gesynchroniseerd op meerdere apparaten.

Een paar leuke functies van deze app is dat deze uw rapporten in CSV- en PDF-indeling genereert en u e-mailherinneringen voor doelen stuurt.

Conclusie

Sommige van de dingen die in dit artikel worden genoemd, hebben geen directe invloed op de productiviteit van werknemers, maar zullen er zeker wel invloed op hebben hun totale tijd en efficiëntie werk. Productiviteit van medewerkers

Goed georganiseerde taken en middelen besparen tijd en zorgen ervoor dat werknemers productiever kunnen zijn. Moedig uw medewerkers aan om hun taken te prioriteren van moeilijk naar gemakkelijk, voor maximale productiviteit. Neem de tijd om regelmatig hun voortgang te monitoren en te zien waar ze hulp nodig hebben. Terwijl u dit doet, dient u hen de belangrijkste punten voor te leggen, zodat ze de informatie beter kunnen onthouden. Neem maatregelen om te voorkomen dat uw medewerkers overwerkt raken en opbranden. Betrek uw teams met positieve bekrachtiging om ervoor te zorgen dat ze hun taken op tijd voltooien. Gebruik ten slotte tools voor tijdmeting om gegevens te verzamelen over de prestaties van uw teams, zodat u betere beslissingen kunt nemen om hun productiviteit te verbeteren.

Wanneer u dit doet om de tijd en productiviteit van werknemers te meten, zorg er dan voor dat u consistent bent met datgene waarmee u hen beloont. Het is beter om het goede voorbeeld te geven.