Teamcommunicatie. Hoe doe je dat effectief?

Teamcommunicatie is de sleutel tot teamsucces. Effectieve communicatie helpt het begrip tussen teamleden te verbeteren, conflicten te verminderen en de productiviteit te verhogen.

Effectief leren communiceren in een team kan overweldigend zijn. Er zijn tenslotte genoeg boeken die beweren best practices te bieden. Er zijn volledige universitaire graden beschikbaar over dit onderwerp. Is het realistisch dat een team, met zoveel informatie, op de meest effectieve manier leert communiceren?

Zoals veel dingen in de zakenwereld hoef je niet alles te weten over communicatie. Je hoeft alleen maar genoeg te weten om effectieve actie te ondernemen. Om de principes van effectieve teamcommunicatie te vereenvoudigen, hebben we ze verlaagd naar "3 W". Dit zijn drie eenvoudige vragen die u kunt gebruiken om de communicatieaanpak van uw team scherp te stellen, zodat maximale productiviteit en minimale verwarring worden gegarandeerd. Hoewel specifieke communicatiemethoden kunnen komen en gaan, zullen deze drie vragen altijd geldig zijn.

Merkidentiteitsprisma: wat het is en hoe u het kunt gebruiken

Wanneer communiceren we? Teamcommunicatie

Een van de eerste dingen waar we het over eens moeten zijn, is de frequentie van de communicatie binnen het team. Denk niet dat dit gaat lukken. Verschillende teamleden kunnen verschillende verwachtingen hebben met betrekking tot de frequentie van communicatie. Als de verwachtingen van een teamlid niet overeenkomen, kan er frustratie ontstaan. Sommige teamleden zullen zich overweldigd voelen door de frequentie van de communicatie, terwijl anderen zich genegeerd voelen.

Om ervoor te zorgen dat iedereen gemeenschappelijke verwachtingen heeft met betrekking tot communicatie, moet u aan het begin van het project het volgende afspreken:

• Horloge . 

Op welke uren moeten teamleden reageren? Wanneer is het oké om te stoppen met het controleren van een teamcommunicatieaanvraag? Dit probleem is vooral belangrijk voor externe teams die in verschillende tijdzones werken.

• Teamcommunicatie. Dagen .

Wordt er van het team verwacht dat ze in het weekend socialiseren? Zo ja, is dit dan een algemene regel of een uitzondering die alleen in extreme omstandigheden mag voorkomen? Iedereen moet het hiermee eens zijn. Als sommige teamleden verwachten in het weekend sociale contacten te hebben en anderen niet, kunnen de productiviteit en het moreel ernstig worden aangetast.

• Situaties .

Te veel communicatie kan vervelend zijn en ervoor zorgen dat medewerkers mentaal ontkoppeld raken en geen aandacht meer besteden aan teamcommunicatie. Om dit te voorkomen, moet u afspraken maken over situaties die geschikt zijn voor communicatie. Probeer een communicatieniveau te vinden waar iedereen zich prettig bij voelt, zodat het hele team het gevoel krijgt dat er naar hun behoeften wordt geluisterd.

Hoewel het belangrijk is om de bovenstaande concepten aan het begin van een project vast te leggen, betekent dit niet dat ze in steen gebeiteld moeten worden en inflexibel of onveranderlijk moeten zijn voor de rest van het project. Gebruik in plaats daarvan de richtlijnen die je hebt bedacht als basis, maar denk na over hoe het gaat naarmate het project vordert. Het echte leven voldoet zelden aan onze voorspellingen en verwachtingen, en het is onvermijdelijk dat sommige dingen niet werken zoals bedoeld en dat er veranderingen moeten worden aangebracht.

Teamcommunicatieplan

Neem regelmatig en proactief contact op met het hele team om er zeker van te zijn dat iedereen tevreden is met de gang van zaken. De volgende vragen kunnen nuttig zijn als u wilt evalueren hoe goed uw teamcommunicatieplan werkt:

• Teamcommunicatie. Wat werkt goed in onze huidige communicatie? 

Door deze vraag te stellen, krijg je echte feedback over wat teamleden leuk vinden. Het stellen van deze vraag helpt ook om de discussie in een positieve en constructieve context te plaatsen. Het kan gemakkelijk zijn om je te concentreren op wat niet werkt, dus zorg ervoor dat je de aandacht van mensen richt op de goede en de slechte.

• Wat zou u veranderen aan onze huidige communicatie? 

Soms hebben teamleden problemen of kwesties die verband houden met de communicatie, maar voelen ze zich verlegen of onzeker om erover te praten. Door initiatief te nemen en een vraag te stellen, geef je mensen toestemming en ruimte om op zoek te gaan naar verbeterpunten.

• Teamcommunicatie. Kunt u een specifieke situatie bedenken waarin u tevreden of teleurgesteld was over ons communicatieproces? 

Het kan moeilijk zijn om je precies voor te stellen waar teamleden het zonder hebben specifieke voorbeelden voor het werk. Probeer, in plaats van te zoeken naar algemene feedback, specifieke voorbeelden te krijgen die de gemaakte punten illustreren.

Het vaststellen van basisregels met betrekking tot de frequentie van offset-contact pakt effectief de dubbele problemen van te veel en te weinig communicatie aan. Het vinden van evenwicht is essentieel om het maximale uit uw team te halen. Door proactieve verbeterpunten te vinden naarmate het project vordert, kunt u uw communicatie afstemmen en verbeteren op basis van reële omstandigheden. Teamcommunicatie

Logo-vorm

Waar gaan we communiceren?

Tegenwoordig is er een grote verscheidenheid aan methoden waarmee teams kunnen communiceren. De opties zijn eindeloos, van oudere e-mail tot de nieuwste gecodeerde berichten-apps. Te veel keuze kan echter slecht zijn. Teams moeten duidelijk definiëren welke communicatiemethoden moeten worden gebruikt en voor welk doel. Als je op dit vlak geen duidelijke richtlijnen stelt, loop je het risico dat een deel van het team op de ene manier communiceert en een ander deel op een andere manier. Dit kan leiden tot gekruiste draden, gemiste informatie en algemene verwarring en inefficiëntie.

Dus welke ideeën zullen u helpen bij het kiezen van de meest geschikte communicatiemethoden voor de behoeften van uw team? Er bestaat immers geen one-size-fits-all oplossing. Verschillende situaties hebben verschillende vereisten.

Stel je de volgende situatie voor:

• Geschiktheid .

Verschillend communicatiemiddelen hebben verschillende toepassingen. Voor snelle en korte interne communicatie is bijvoorbeeld geen videogesprek nodig. Instant messaging is beter voor het bedrijfsleven. Voor diepgaande persoonlijke ontmoetingen zoals mentorsessies zal instant messaging echter te informeel en onpersoonlijk zijn. Een telefoongesprek, videogesprek of face-to-face ontmoeting werkt beter. Denk na over de verschillende soorten communicatie die uw team zal uitvoeren en kies voor elk de meest geschikte oplossing.

• Teamcommunicatie. Gemak .

Het leren van een nieuwe communicatie-app is niet kosteloos. Er zijn de potentiële kosten van de applicatie zelf, evenals de tijd en energie die het team nodig heeft om deze te leren. Het is dus goed om de zaken zo eenvoudig te houden als nodig is. De tijd die u bespaart door een app te kiezen die gemakkelijk te leren is, is tijd die u aan belangrijk werk kunt besteden. Houd de communicatie eenvoudig.

• Om in te kopen .

Het is aangetoond dat verandering effectiever wordt beheerd als mensen erin geloven. Als u de communicatiemethoden wijzigt, probeer dan vooraf met uw team te overleggen. Als mensen het gevoel hebben dat ze hebben bijgedragen en gehoord, zullen ze waarschijnlijk minder weerstand hebben tegen de implementatie van een nieuw communicatiemiddel.

Het is belangrijk om de fout te vermijden door aan te nemen dat de juiste tool of technologie diepere teamcommunicatieproblemen zal oplossen. De communicatiemiddelen die u kiest zullen de situatie verlichten, maar zullen een positieve en ondersteunende organisatiecultuur niet vervangen. Bovendien is het uiterst belangrijk om te vermijden op zoek naar het perfecte beslissingen nemen wanneer een adequate oplossing goed genoeg is. Er zal bijna altijd een andere tool zijn met opvallendere functies of een legioen fans die er enthousiast over zijn. Er zijn echter reële kosten verbonden aan het wisselen van communicatiemethode.

Redenen om te voorkomen dat u te vaak van communicatiemethode verandert op zoek naar de perfecte oplossing, zijn onder meer:

• Teamcommunicatie. Financiën .

Schakelen tussen verschillende communicatie-apps en -tools kan u geld kosten. Dit kan de vorm aannemen van abonnementen op applicaties die niet volledig worden gebruikt, eenmalige aanschafkosten die niet worden vergoed en de aanschaf van trainingsmethoden voor software die niet meer bestaat. Teamcommunicatie

• tijd .

Tijd is een essentiële hulpbron voor het besturen van organisaties. Telkens wanneer u van communicatie-app wisselt, wordt er op verschillende manieren tijd verspild. Het kost tijd om een ​​nieuwe toepassing te leren kennen, tijd om de installatie en andere technische aspecten van het overstappen te voltooien, en tijd om het overstappen tussen methoden te bespreken en te bevestigen.

• Teamcommunicatie. Kennis .

Doordat leden van uw organisatie bepaalde communicatiemiddelen gebruiken, verhogen zij hun kennis- en ervaringsniveau. Mensen ontwikkelen in de loop van de tijd een niveau van bekendheid en competentie met een bepaald communicatiemiddel. Elke keer dat u ervoor kiest om verbinding te maken en een nieuwe tool kiest om te leren, gaat alle opgebouwde organisatorische kennis verloren.

Het kiezen van de juiste communicatie-apps voor uw team kan leiden tot een hoger moreel, hogere productiviteit en het behouden van organisatorische kennis. Omdat er zoveel op het spel staat, is het belangrijk om de juiste keuzes te maken en ervoor te zorgen dat iedereen weet welke tool hij in een bepaalde situatie moet gebruiken. Teamcommunicatie

Met wie moeten we communiceren?

Wat is communicatie?

Er is niets erger dan deel uit te maken van een team, maar niet precies weten welke rol alle anderen spelen, welke beslissingsbevoegdheid zij hebben en wanneer u met hen moet communiceren. Verwarring over met wie je moet praten als een bepaalde situatie zich voordoet, is een van de snelste manieren om verwarring en inefficiëntie te veroorzaken. Als mensen niet goed begrijpen hoe ze goed moeten communiceren, lopen ze het risico te zwijgen als er iets mis is of dit aan de verkeerde persoon te melden, waardoor er geen actie wordt ondernomen.

Dit probleem wordt nog verergerd door de moderne aanwezigheid van redelijk mobiele teams op afstand die nooit fysiek op dezelfde locatie kunnen zijn. Hoe kunt u, gezien deze uitdagingen, uw team helpen te weten met wie ze in een bepaalde situatie moeten praten?

• Organigrammen .

Het kan handig zijn om een ​​visueel diagram te hebben dat laat zien wie wat doet in uw team. Het hoeft niet ingewikkeld of eng te zijn. Het kan eenvoudig aantonen wie waarvoor verantwoordelijk is, wanneer er contact met hen moet worden opgenomen, en op welke tijd en middelen dit moet worden bereikt. Dit moet ergens beschikbaar zijn, bijvoorbeeld op het bedrijfsnetwerk.

• Cultuur.

Een van de ergste dingen voor de teameffectiviteit is wanneer mensen zwijgen. Creëer een cultuur waarin mensen zich gesterkt voelen om zich uit te spreken en contact te maken. Als mensen positieve feedback krijgen wanneer ze contact opnemen, moedigt dit hen aan om het opnieuw te doen, waardoor er in de loop van de tijd een communicatieve cultuur ontstaat. Teamcommunicatie

• Teamcommunicatie. Onderwijs .

Uw team moet goed worden opgeleid in alle aspecten van hun werk, inclusief de communicatiemiddelen die zij zullen gebruiken. Zorg ervoor dat mensen de kern van teamtraining goed begrijpen. Dit zorgt ervoor dat hij een tweede keuze is voor uw team wanneer dat nodig is.

Naast het vaststellen van de juiste manier om te communiceren, is het ook belangrijk om een ​​aantal zaken vast te stellen die u moet vermijden. Maak niet de fout door te veronderstellen dat mensen automatisch weten wat ze niet moeten doen. Verschillende mensen hebben verschillende verwachtingen, en dit geldt vooral als het team bestaat uit mensen met verschillende culturen en achtergronden.

Enkele belangrijke overwegingen op dit gebied zijn onder meer:

• taal . Sommige teams houden van informeel taalgebruik, zoals vloeken en jargon, terwijl andere dat niet doen. Wees duidelijk over wat verboden is om verdere ongelukken later te voorkomen.
• threads . Is chatten buiten kantooruren toegestaan ​​of niet? Zijn er gevoelige discussieonderwerpen, zoals politiek of religie, waarvan u wilt dat mensen deze vermijden? Wees hier heel duidelijk over, zodat mensen zich niet in het ongewisse voelen over wat wel en niet acceptabel is.

Als u mensen niet de kans geeft om met de juiste persoon te praten, kan dit schadelijk zijn voor de teamproductiviteit. Mensen presteren het beste als ze vrijelijk ideeën kunnen uitwisselen en oplossingen voor problemen kunnen zoeken. Maak het hen gemakkelijk om dat te doen.

Teamcommunicatie hoeft niet moeilijk te zijn.

Hopelijk begrijp je dat effectieve teamcommunicatie niet ingewikkeld hoeft te zijn. In feite is het moeilijker maken van de dingen dan nodig is een recept voor mislukking. Houd het simpel. Geef duidelijke en beknopte antwoorden op 3W. Luister naar je team. Voeg feedback over toe organisatorische communicatieom de situatie in de loop van de tijd te verbeteren. Uiteindelijk zijn tools en apps geweldige hulpmiddelen om teamwerk te verbeteren, maar alleen als ze op de juiste manier worden gebruikt. Door uw team achter de antwoorden op deze vragen te scharen, zorgt u ervoor dat apps de communicatie en productiviteit van uw team stimuleren in plaats van schade toebrengen.

АЗБУКА