Tijdmanagement en productiviteitsverbetering

Tijdmanagement en productiviteit zijn technieken en strategieën die u helpen uw tijd effectief te gebruiken om uw doelen te bereiken, uw prestaties te verbeteren en taken effectiever uit te voeren. Deze concepten zijn nauw met elkaar verbonden en spelen een belangrijke rol bij het beheren van uw eigen productiviteit en succes in zowel uw professionele als persoonlijke leven. Ligt het aan het milieu, of gaan we gewoon verkeerd met onze tijd om? Tijdmanagement kan een grote uitdaging zijn voor elke drukke oprichter, vooral omdat de grenzen tussen werktijd en privéleven steeds vager worden (of verdwijnen). Met de juiste tools en tactieken kun je deze uitdaging echter overwinnen en productiever worden dan ooit, zelfs tijdens de meest chaotische tijden in de moderne geschiedenis.

Google Workspace voor de ontwikkeling van contentmarketing.

1. Multitask niet. Tijdsbeheer.

Heeft u zich aan het einde van de werkdag ooit lichamelijk en geestelijk uitgeput gevoeld, maar kreeg u uw werk niet daadwerkelijk gedaan? Als je ooit hebt geklaagd dat je overdag niet genoeg tijd hebt, is de kans groot dat je hebt geprobeerd te multitasken. Als je denkt dat je aan het multitasken bent, verkort je eigenlijk alleen maar het cirkeldiagram van elke taak en steel je uren van jezelf. Je hebt maar een bepaalde beperkte hoeveelheid energie op een bepaalde dag, en als je een van die ondernemers bent die 100% wil geven aan alles wat je doet, klopt de wiskunde gewoon niet. In werkelijkheid besteed je uiteindelijk 10% hier, 20% daar, 5% aan een tiental andere taken, en dan wordt nog eens 10% van je aandacht besteed aan de eindeloze stroom van meldingen en berichten. sociaal netwerk.

Dit resulteert in hoge overstapkosten, die langer duren dan je denkt. Stel dat u uw Facebook-meldingen vier keer hebt gecontroleerd. Het is tot een heel uur verloren. Controleert u uw inbox of Slack telkens wanneer het kleine rode cirkeltje verschijnt? Je verspilt meer tijd dan je daadwerkelijk werkt.

Bovendien neemt de kwaliteit van het werk af en lopen deadlines vertraging op. Het zal lijken alsof het steeds langer duurt voordat je dingen gedaan krijgt, want dat is ook zo. En omdat je al de hele dag aan het wisselen bent tussen taken, is je tank tegen de avond leeg. Tijdsbeheer

2. In plaats van één taak

Wanneer was de laatste keer dat u zich 30 minuten lang op slechts één ding concentreerde? Of zelfs 10 minuten? Zonder naar meldingen te kijken of e-mails?

Waar u ook mee bezig bent, schakel alle afleidingen uit en concentreer u gedurende een bepaalde periode op één ding. Stel indien nodig een timer in. Stel uw agenda in op Niet storen (Niet storen). Selecteer in Slack-instellingen Meldingen onderbreken. Sluit alle 27 geopende browsertabbladen of klik eenvoudig op Nieuw venster. Speel je favoriete ontspannende muziek zonder tekst om jezelf onder te dompelen in de sfeer. En begin er gewoon mee.

3. Stel kunstmatige grenzen voor jezelf. Tijdsbeheer.

Een van de krachtigste manieren om uw productiviteit te verhogen en uw tijdmanagement te verbeteren, is het stellen van kunstmatige grenzen. Wat betekent het? Valse deadlines. Het stellen van kunstmatige grenzen voorkomt dat u in de valkuil van de wet trapt Parkinson , waarin staat dat ‘het werk zich uitbreidt om de tijd te vullen die beschikbaar is voor de voltooiing ervan’. Je hebt dit waarschijnlijk al eerder gezien. Iemand in uw team heeft drie taken en een taak van acht uur werkdag voor hen uitvoering, en ze slagen erin deze taken uit te rekken van 9 uur tot 5 uur. Als je uit eerste hand weet dat deze drie taken maximaal 90 minuten hadden mogen duren.

Wat als ze hiervoor maar een werkdag van 90 minuten hadden? Ik wed dat Tesla Cybertruck de klus nog steeds geklaard zou hebben. Thuiswerken als gevolg van de COVID-19-pandemie heeft het nog gemakkelijker gemaakt om in de val van de wet van Parkinson te trappen. Zonder reistijd en geen werkdag die je dwingen mentaal te ontspannen en naar huis te gaan, kun je dingen echt uitstellen.

Blijf productief.

De beste manier om de wet van Parkinson te overtreden en vandaag de dag productief te blijven, is het stellen van kunstmatige deadlines. Stel een tijdslimiet in voor het voltooien van deze taak en stel zelfs een timer voor uzelf in. Het was ook bekend dat een van de teamleden van de Stichter deze techniek toepaste, waarbij hij zijn omgeving als ingebouwde tijdslimiet gebruikte. Als hij op reis ging om te filmen (toen mensen zulke dingen nog konden doen), kocht hij slechts 30 of 60 minuten wifi in het vliegtuig. Vervolgens daagde hij zichzelf uit om in die 30 of 60 minuten zoveel mogelijk werk gedaan te krijgen, en hij wilde het internet niet updaten nadat de timer was verstreken.

Alles wat er gebeurt nadat Wi-Fi is uitgeschakeld, zou offline op de desktop moeten gebeuren. Hierdoor kunt u zich concentreren op de taak die u moet uitvoeren en niet worden afgeleid door verschillende tabbladen, meldingen en e-mails. Je zult verbaasd zijn hoeveel je gedaan kunt krijgen als je fictieve limieten stelt en een mini-sprint creëert.

4. Gebruik de pomodoro-techniek. Tijdsbeheer

De Pomodoro-techniek is een specifieke tijdmanagementtechniek uit eind jaren tachtig waarbij een timer wordt gebruikt om werk op te splitsen in kleine, hyperproductieve minisprints. Dit zijn meestal intervallen van 1980 minuten, gescheiden door korte pauzes.

LifeHacker beschrijft stapsgewijze instructies voor het effectief gebruiken van de Pomodoro-techniek:

1. Selecteer de taak die u wilt voltooien
2. Zet de Pomodoro op 25 minuten (De Pomodoro is een timer)
3. Werk aan de taak totdat de Pomodoro overgaat en plaats vervolgens de cheque op uw vel papier.
4. Neem een ​​korte pauze (5 minuten is prima)
5. Elke 4 Pomodoro's nemen een langere pauze

Je kunt zelfs online tools zoals Tomato Timer of een verscheidenheid aan apps gebruiken om deze tactiek nog eenvoudiger te maken. Tijdsbeheer

5. Probeer het Zeigarnik-effect. 

Er is een psychologische theorie volgens welke het gemakkelijker is om onderbroken activiteiten te onthouden en ernaar terug te keren. Dit wordt het Zeigarnik-effect genoemd. Er wordt aangenomen dat de kans groter is dat u een onvoltooide taak onthoudt dan een voltooide taak. De Litouwse psycholoog Bluma Zeigarnik ontdekte dit effect door het gedrag van obers in een café te observeren. Volgens het onderzoek onthouden obers eerder de details van openstaande tabbladen dan klanten die al betaald zijn.

Hoe kunt u het Zeigarnik-effect gebruiken om de productiviteit van ondernemers te verbeteren? Nou, als je moeite hebt om een ​​bepaalde taak op te lossen of als je merkt dat je een bepaald probleem uitstelt, neem dan een pauze. Ga vijf minuten bij hem vandaan. Kom hier dan op terug. Misschien voel je je opgefrist en kun je er effectiever aan werken, nu je het ticket open hebt gelaten en de kans hebt gekregen om er onbewust en zonder druk over na te denken.

6. Vind jouw sixpack . Tijdsbeheer.

Nee, we hebben het niet over achterover leunen en ontspannen. "Six-Pack" is een luchtvaartterm voor het instrumentenpaneel met de belangrijkste vlieginstrumenten in de cockpit van een vliegtuig. Hoewel er tijdens de vlucht een miljoen dingen tegelijkertijd kunnen worden gemanipuleerd, zijn er meestal zes instrumenten die de belangrijkste gegevens leveren (luchtsnelheid, hoogtemeter, enz.). De pilot kan zich richten op deze zes instrumenten om alles soepel te laten verlopen. Ari Maisel is eveneens een opgeleide piloot. Hij adviseert u om na te denken over uw bedrijf als een vliegtuig als het om scherpstellen gaat. “Als oprichter moet je proberen jouw versie van Six-Pack te vinden. Dat wat er ook gebeurt, u zich zult concentreren op het promoten van uw bedrijf, al is het maar één procent."

Wat is jouw Six-Pack in jouw bedrijf? Dit is waar je je energie aan moet besteden. Voor al het andere dat niet bijdraagt ​​aan het bereiken van dat doel of die KPI, verwijdert u eenvoudigweg de afleidingen.

7. Leg je telefoon in een andere kamer. 

Je kunt jezelf ervan overtuigen dat je geen smartphoneverslaving hebt, maar laten we eerlijk zijn: dat heeft iedere ondernemer. Dit kleine hulpmiddel is potentieel een van de krachtigste hulpmiddelen voor het runnen van een online bedrijf dat ooit heeft bestaan. Sleutelwoord: potentieel. Smartphoneverslaving is in feite hinderlijk en schadelijk voor de productiviteit. Zelfs als u slechts twee seconden op uw telefoon kijkt en een nieuwe melding verwerkt, kan het tot 23 minuten duren voordat u uw aandacht weer terugkrijgt.

Een trefzekere manier om van deze constante afleiding af te komen, is door uw smartphone in een andere kamer te laten liggen. Probeer dit een paar uur als je morgen begint met werken. Tegen lunchtijd zult u aangenaam verrast zijn hoe gefocust en succesvol u zich voelt.

8. Meester van asynchrone communicatie. Tijdsbeheer

Asynchrone communicatie (of kortweg 'Asynchrone') is een veel onderschat productiviteitsgedrag dat een revolutie teweeg kan brengen in de manier waarop u uw bedrijf runt. Dit betekent dat je NIET in realtime met je team communiceert, maar door 'de bal heen en weer te passen'.

De Doist-blog vat het het beste samen: “Simpel gezegd, asynchrone communicatie is wanneer je een bericht verzendt zonder onmiddellijk antwoord te verwachten.”

• Asynchroon voorbeeld 1: Je stuurt iemand een e-mail. Zij reageren de volgende dag op het moment dat zij de taak het beste kunnen uitvoeren.
• Asynchroon voorbeeld 2: U stuurt tijdens zijn slaapuren een Loom-videobriefing naar een teamlid in een andere tijdzone. Als ze wakker worden en beginnen te werken, kijken ze naar het weefgetouw en beginnen aan het project te werken - waarbij ze commentaar geven op eventuele vragen. U kunt dan zo spoedig mogelijk beginnen met het asynchroon beantwoorden van hun vragen.

Natuurlijk zijn er bepaalde soorten communicatie die nog steeds synchroon moeten zijn (ook wel 'Sync' genoemd) - waarbij de persoon met wie u praat onmiddellijk en in realtime reageert. Veel mensen geloven nog steeds dat creatieve samenwerking en probleemoplossing nog steeds het beste ‘in dezelfde ruimte’ kunnen worden gedaan. Maar nu we op veel plekken in de wereld letterlijk niet in dezelfde ruimte kunnen zijn vanwege quarantaine en social distancing, moeten veel ondernemers hun communicatiestrategieën heroverwegen.

• Synchronisatievoorbeeld 1: live vergadering in dezelfde ruimte (of videoconferentietool).
• Synchronisatievoorbeeld 2: realtime gesprek in Slack-chat.

Het is belangrijk om na te denken over welke communicatie op uw werkdag mogelijk asynchroon kan worden en deze vergaderingen uit uw agenda te annuleren. En plan synchrone communicatie alleen als dat absoluut noodzakelijk is.

Elke keer dat een Google Agenda-vergadering wordt geannuleerd en vervangen door een asynchroon bericht of een Loom-video van vijf minuten, krijgt een engel vleugels.

9. Voorkom beslissingsmoeheid

Als je beslissingen helemaal opgeeft, krijg je een hoop mentale kracht terug. Jack Dorsey, mede-oprichter van Twitter en Square, houdt duidelijk niet van het nemen van beslissingen en laat zijn team vaak zonder hem belangrijke beslissingen nemen. "Een voormalige medewerker van Square zei dat Dorsey 'de ideale bijeenkomst er een vond waarin hij niets hoefde te zeggen.'" Als ondernemer neemt u waarschijnlijk de hele dag beslissingen. En tegen de tijd dat u met een heel belangrijk probleem wordt geconfronteerd, heeft u al uw besluitvormingsenergie al besteed aan kleine taken en onbelangrijke beslissingen.

Beslissingsmoeheid is reëel. Het kan voelen alsof er aan het eind van de dag geen brandstof meer in je mentale tank zit, en je hersenen al gespannen zijn bij de gedachte aan nog één ding waarvoor je verantwoordelijk bent. Probeer minder beslissingen te nemen en houd uw team (vooral degenen die zich voorbereiden op leiderschapsrollen) verantwoordelijk voor het nemen van meer van die beslissingen. Je vraagt ​​je misschien af: “Maar hoe kan ik erop vertrouwen dat mensen zonder mij goede beslissingen nemen?”

10. Classificeer beslissingen als omkeerbaar of onomkeerbaar. Tijdsbeheer

Als je absoluut zelf een beslissing moet nemen, bedenk dan hoe belangrijk die beslissing is om mentale energie te verbruiken. Het is heel goed mogelijk dat de meeste beslissingen op een bepaalde dag snel en binnen enkele seconden kunnen worden genomen, zonder enig risico. Met andere woorden: u maakte zich er waarschijnlijk te veel zorgen over. Farnam Street onderzoekt dit principe van omkeerbare en onomkeerbare beslissingen door een raster te laten zien van hoe je over elke beslissing moet denken.

Als de oplossing dat is omkeerbaar - bijvoorbeeld een bericht in sociaal netwerk, die u snel en eenvoudig kunt verwijderen, of een concept van een blogartikel dat u altijd kunt bewerken, moet u er zo min mogelijk tijd aan besteden. Gewoon "snel handelen en dingen kapot maken" en u bespaart uzelf de mentale stress van het zorgen maken over iets dat gemakkelijk kan worden opgelost.

Als de oplossing onomkeerbaar - Als u bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar 2 miljoen abonnees - wilt u misschien een deel van uw energie besteden aan het controleren of de e-mail klopt. Bovendien, als de oplossing dat is onomkeerbaar en consistent - zoals het ondertekenen van een groot contract of een kantoorhuurcontract van vijf jaar - u zult er zeker wat tijd aan willen besteden.

Jeff Bezos gaat dieper in op deze benadering van besluitvorming in een van zijn brieven aan aandeelhouders:

“Sommige beslissingen hebben consequenties en zijn onomkeerbaar of bijna onomkeerbaar – het zijn eenrichtingsdeuren – en deze beslissingen moeten methodisch, zorgvuldig, langzaam, met veel nadenken en overleg worden genomen. Als je loopt en het bevalt je niet wat je aan de andere kant ziet, dan kun je niet meer terug naar waar je eerder was. We kunnen deze beslissingen Type 1 noemen. Maar de meeste beslissingen zijn niet zo – ze zijn veranderlijk, omkeerbaar – het zijn tweerichtingsdeuren.” 

Volgens Bezos kan en moet dit tweede type beslissing ‘snel worden genomen’. Probeer op deze manier over uw beslissingen na te denken en kijk hoe snel u uw beslissingen omkeerbaar kunt maken.

11. Eigen kalender

Chris Dixon, partner en investeerder bij a16z, zei ooit: “Je inbox is de takenlijst van anderen.” Te veel mensen zijn reactief in plaats van proactief met hun G-Suite-account. Het is tijd om de controle over te nemen. Zeg “Nee” tegen de volgende agenda-uitnodiging. Stel onbelangrijke e-mails uit naar een latere datum, zodat u ze beter kunt afhandelen. Gebruik de "3 D's" om inbox nul te bereiken en houd uw Google Agenda uit de buurt van onnodige vergaderingen die u niet hoeft bij te wonen. Deze tip is heel eenvoudig, maar toch belangrijk. Beheer uw agenda en uw tijd. Het is van jou en van niemand anders.