Teamkommunikasjon. Hvordan gjøre det effektivt?

Teamkommunikasjon er nøkkelen til teamets suksess. Effektiv kommunikasjon bidrar til å forbedre forståelsen blant teammedlemmer, redusere konflikter og øke produktiviteten.

Å lære å kommunisere effektivt i et team kan være overveldende. Tross alt er det mange bøker der ute som hevder å tilby beste praksis. Hele universitetsgrader er tilgjengelige om emnet. Med så mye informasjon, er det realistisk for ethvert team å lære å kommunisere på den mest effektive måten?

Som mange andre ting i forretningsverdenen, trenger du ikke vite alt om kommunikasjon. Du trenger bare å vite nok til å iverksette effektive tiltak. For å forenkle prinsippene for effektiv teamkommunikasjon har vi senket dem til "3 W". Dette er tre enkle spørsmål du kan bruke for å fokusere teamets tilnærming til kommunikasjon, for å sikre maksimal produktivitet og minimal forvirring. Selv om spesifikke kommunikasjonsmetoder kan komme og gå, vil disse tre spørsmålene alltid være gyldige.

Brand Identity Prism: Hva det er og hvordan du bruker det

Når skal vi kommunisere? Teamkommunikasjon

Noe av det første man blir enige om er kommunikasjonsfrekvensen i teamet. Tror ikke dette vil ordne seg. Ulike teammedlemmer kan ha ulike forventninger til kommunikasjonsfrekvensen. Hvis det er et misforhold mellom et teammedlems forventninger, kan frustrasjon oppstå. Noen teammedlemmer vil føle seg overveldet av kommunikasjonsfrekvensen, mens andre kan føle seg ignorert.

For å sikre at alle har et felles sett med forventninger til kommunikasjon, avtal følgende helt i starten av prosjektet:

• Se . 

Hvilke timer skal teammedlemmer svare i løpet av? Når er det greit å slutte å sjekke en teamkommunikasjonsapplikasjon? Dette problemet er spesielt viktig for eksterne team som jobber i forskjellige tidssoner.

• Teamkommunikasjon. Dager .

Forventes det at laget skal sosialisere seg i helgene? Hvis ja, er dette en generell regel eller et unntak som bare bør forekomme under ekstreme omstendigheter? Dette må alle være enige i. Hvis noen teammedlemmer forventer å sosialisere seg i helgene og andre ikke gjør det, kan produktivitet og moral få et alvorlig støt.

• Situasjoner .

For mye kommunikasjon kan være irriterende og kan føre til at ansatte blir mentalt uengasjerte og slutter å ta hensyn til teamkommunikasjon. For å unngå dette, avtal situasjoner som passer for kommunikasjon. Prøv å finne et kommunikasjonsnivå som alle er komfortable med, slik at hele teamet føler at deres behov blir hørt.

Selv om det er viktig å etablere de ovennevnte konseptene i begynnelsen av et prosjekt, betyr ikke dette at de skal være hugget i stein og ufleksible eller uforanderlige for resten av prosjektet. Bruk heller retningslinjene du har kommet med som grunnlag, men tenk på hvordan det går etter hvert som prosjektet skrider frem. Det virkelige liv lever sjelden opp til våre spådommer og forventninger, og det er uunngåelig at noen ting ikke vil fungere etter hensikten og endringer må gjøres.

Kommunikasjonsplan for teamet

Sjekk inn regelmessig og proaktivt med hele teamet for å sikre at alle er fornøyde med hvordan ting går. Følgende spørsmål kan være nyttige hvis du ønsker å evaluere hvor godt teamkommunikasjonsplanen din fungerer:

• Teamkommunikasjon. Hva fungerer bra i vår nåværende kommunikasjon? 

Ved å stille dette spørsmålet får du reell tilbakemelding om hva teammedlemmer liker. Å stille dette spørsmålet er også med på å sette inn diskusjonen i en positiv og konstruktiv kontekst. Det kan være lett å fokusere på det som ikke fungerer, så sørg for å fokusere folks oppmerksomhet på det gode og det dårlige.

• Hva ville du endret med vår nåværende kommunikasjon? 

Noen ganger kan teammedlemmer ha problemer eller problemer knyttet til kommunikasjon, men føler seg sjenerte eller usikre på å snakke om dem. Ved å ta initiativ og stille et spørsmål gir du folk tillatelse og rom til å se etter forbedringsområder.

• Teamkommunikasjon. Kan du tenke deg en spesifikk situasjon der du var fornøyd eller skuffet over kommunikasjonsprosessen vår? 

Det kan være vanskelig å forestille seg nøyaktig hva teammedlemmene snakker om uten spesifikke eksempler for arbeid. I stedet for å se etter generelle tilbakemeldinger, prøv å få spesifikke eksempler som illustrerer poengene.

Etablering av grunnregler angående frekvensen av offsetkontakt løser effektivt tvillingproblemene med for mye og for lite kommunikasjon. Å finne balanse er avgjørende for å få mest mulig ut av laget ditt. Ved å finne proaktive områder for forbedring etter hvert som prosjektet skrider frem, kan du skreddersy kommunikasjonen din og forbedre den basert på omstendigheter i den virkelige verden. Teamkommunikasjon

Logo form

Hvor skal vi kommunisere?

I disse dager er det et stort utvalg metoder som team kan kommunisere på. Alternativene er uendelige, fra eldre e-post til de nyeste krypterte meldingsappene. Imidlertid kan for mye valg være en dårlig ting. Teamene må tydelig definere hvilke kommunikasjonsmetoder som skal brukes og til hvilket formål. Hvis du ikke legger klare retningslinjer på dette området, risikerer du at en del av teamet kommuniserer på en måte og andre på en annen. Dette kan føre til kryssede ledninger, tapt informasjon og generell forvirring og ineffektivitet.

Så hvilke ideer kan hjelpe deg å velge de mest passende kommunikasjonsmetodene for teamets behov? Tross alt er det ingen løsning som passer alle. Ulike situasjoner har ulike krav.

Vurder følgende:

• Egnethet .

diverse måter å kommunisere på har ulike bruksområder. For eksempel er det ikke nødvendig med en videosamtale for rask og kort intern kommunikasjon. Direktemeldinger er bedre for bedrifter. Men for dype personlige møter som veiledningsøkter, vil direktemeldinger være for uformelle og upersonlige. En telefonsamtale, videosamtale eller ansikt-til-ansikt-møte vil fungere bedre. Tenk på de ulike typene kommunikasjon teamet ditt vil utføre og velg den mest passende løsningen for hver.

• Teamkommunikasjon. Letthet .

Å lære en ny kommunikasjonsapp koster ikke noe. Det er den potensielle kostnaden for selve applikasjonen, samt tiden og energien det tar for teamet å lære det. Så det er bra å holde ting så enkelt som de trenger å være. Tiden du sparer ved å velge en app som er enkel å lære, er tid som kan brukes på viktig arbeid. Hold kommunikasjonen enkel.

• Å kjøpe inn .

Endring har vist seg å være mer effektivt administrert når folk kjøper seg inn i det. Hvis du endrer kommunikasjonsmetoder, prøv å rådføre deg med teamet ditt på forhånd. Hvis folk føler at de har bidratt og blitt hørt, vil de sannsynligvis være mindre motstandsdyktige mot å implementere et nytt kommunikasjonsverktøy.

Det er viktig å unngå feilen med å anta at riktig verktøy eller teknologi vil løse dypere teamkommunikasjonsproblemer. Kommunikasjonsverktøyene du velger vil lindre situasjonen, men vil ikke erstatte en positiv og støttende organisasjonskultur. I tillegg er det ekstremt viktig å unngå på jakt etter det perfekte beslutninger når en tilstrekkelig løsning er god nok. Det vil nesten alltid være et annet verktøy med flottere funksjoner eller en legion av fans som fantaserer om det. Det er imidlertid reelle kostnader forbundet med å bytte kommunikasjonsmetoder.

Grunner til å unngå å bytte kommunikasjonsmetoder for ofte på jakt etter den perfekte løsningen inkluderer følgende:

• Teamkommunikasjon. Finansiere .

Å bytte mellom ulike kommunikasjonsapper og verktøy kan koste deg penger. Dette kan skje i form av abonnement på applikasjoner som ikke er fullt brukt, engangskjøpskostnader som ikke kan refunderes, og kjøp av opplæringsmetoder for programvare som ikke lenger eksisterer. Teamkommunikasjon

• tid .

Tid er en viktig ressurs for å administrere organisasjoner. Når du bytter kommunikasjonsapp, er tid bortkastet på forskjellige måter. Det tar tid å lære en ny applikasjon, tid å fullføre installasjonen og andre tekniske aspekter ved bytte, og tid å diskutere og bekrefte veksling mellom metoder.

• Teamkommunikasjon. Kunnskap .

Ettersom medlemmer av organisasjonen din bruker visse kommunikasjonsmidler, øker de kunnskaps- og erfaringsnivået deres. Mennesker utvikler et nivå av kjennskap og kompetanse med et bestemt kommunikasjonsverktøy over tid. Hver gang du velger å koble til og velger et nytt verktøy å lære, går all akkumulert organisasjonskunnskap tapt.

Å velge de riktige kommunikasjonsappene for teamet ditt kan føre til økt moral, økt produktivitet og oppbevaring av organisasjonskunnskap. Med så mye på spill, er det viktig å ta de riktige valgene og sørge for at alle vet hvilket verktøy de skal bruke i en gitt situasjon. Teamkommunikasjon

Hvem skal vi kommunisere med?

Hva er kommunikasjon?

Det er ingenting verre enn å være en del av et team, men ikke vite nøyaktig hvilken rolle alle andre spiller, hvilken beslutningsmyndighet de har, og når du bør kommunisere med dem. Forvirring om hvem du skal snakke med når en bestemt situasjon oppstår er en av de raskeste måtene å forårsake forvirring og ineffektivitet. Hvis folk ikke helt forstår hvordan de skal kommunisere godt, risikerer de å tie når noe er galt eller rapportere det til feil person, noe som resulterer i at ingen handling blir iverksatt.

Dette problemet forsterkes av den moderne utbredelsen av ganske mobile eksterne team som aldri kan være fysisk på samme sted. Gitt disse utfordringene, hvordan kan du hjelpe teamet ditt å vite hvem de skal snakke med i en gitt situasjon?

• Organisasjonskart .

Det kan være nyttig å ha et visuelt diagram som viser hvem som gjør hva på laget ditt. Det trenger ikke være komplisert eller skummelt. Det kan ganske enkelt vise hvem som har ansvaret for hva, når de bør kontaktes, og tiden og midlene for å oppnå dem. Dette bør være tilgjengelig et sted, for eksempel på bedriftsnettverket.

• Kultur.

Noe av det verste for teameffektivitet er når folk er stille. Skap en kultur der folk føler seg bemyndiget til å si ifra og nå ut. Hvis folk får positive tilbakemeldinger når de når ut, oppmuntrer det dem til å gjøre det igjen, og skaper en kommunikativ kultur over tid. Teamkommunikasjon

• Teamkommunikasjon. utdanning .

Teamet ditt bør være riktig opplært i alle aspekter av arbeidet, inkludert kommunikasjonsverktøyene de skal bruke. Sørg for at folk får kjernedelen av teamtrening riktig. Dette vil sikre at han er et andrevalg for laget ditt når behovet oppstår.

Sammen med å etablere den riktige måten å kommunisere på, er det også viktig å etablere noen ting å unngå. Ikke gjør den feilen å anta at folk automatisk vet hva de ikke skal gjøre. Ulike mennesker har ulike forventninger, og dette gjelder spesielt når teamet består av mennesker fra ulike kulturer og bakgrunner.

Noen viktige hensyn på dette området inkluderer:

• Språk . Noen lag liker uformelt språk som banning og slang, mens andre ikke gjør det. Vær tydelig på hva som er forbudt for å unngå flere uhell senere.
• tråder . Er chat etter arbeidstid tillatt eller ikke? Er det noen sensitive diskusjonsområder, som politikk eller religion, som du vil at folk skal unngå? Vær veldig tydelig på dette slik at folk ikke føler seg i mørket om hva som er og ikke er akseptabelt.

Å unnlate å gi folk muligheten til å snakke med den rette personen kan være skadelig for teamets produktivitet. Folk gjør sitt beste når de fritt kan utveksle ideer og søke løsninger på problemer. Gjør det enkelt for dem å gjøre nettopp det.

Teamkommunikasjon trenger ikke å være vanskelig.

Forhåpentligvis kan du se at effektiv teamkommunikasjon ikke trenger å være komplisert. Faktisk er det å gjøre ting vanskeligere enn de trenger å være en oppskrift på å mislykkes. Hold ting enkelt. Sett klare og konsise svar på 3W. Lytt til teamet ditt. Ta med tilbakemelding om organisatorisk kommunikasjonå forbedre situasjonen over tid. Til syvende og sist er verktøy og apper gode verktøy for å forbedre teamarbeid, men bare hvis de brukes riktig. Ved å samle teamet ditt bak svarene på disse spørsmålene, vil du sikre at apper gir energi, i stedet for å skade, teamets kommunikasjon og produktivitet.

АЗБУКА