Organisatorisk kommunikasjon. Hva det er ? Og hvorfor er det viktig

Organisasjonskommunikasjon er en integrert del av enhver organisasjon og spiller en viktig rolle i å bygge en vellykket virksomhet. Kommunikasjon i en organisasjon påvirker atferden til mennesker i organisasjonen. Kommunikasjon i en organisasjon er en viktig ledelseskomponent fordi ledelsens rolle er å lage planer og gi retninger.

Personer som jobber i en organisasjon, det være seg ledere eller frontlinjeansatte, må vite hvordan de skal oppføre seg for å skape det beste arbeidsmiljøet i organisasjonen.

Kommunikasjon i en organisasjon påvirker også atferden til mennesker i organisasjonen. Atferden til mennesker i en organisasjon påvirker hvordan mennesker motiverer hverandre til å nå organisasjonens mål. Organisatorisk kommunikasjon spiller en viktig rolle i hvordan mennesker samhandler med hverandre i møter.

Hva er salgsmargin? og hvordan beregne det

På den annen side fører ineffektiv organisasjonskommunikasjon til misforståelser, manglende koordinering og inkompetanse i organisasjonen. Derfor er det viktig å ha effektiv kommunikasjon i en organisasjon for å effektivt gjennomføre planer og bidra til suksess for organisasjonen.

Effektiv kommunikasjon er så viktig i en organisasjon at til og med rekrutterere i dag anser kommunikasjonsferdigheter som en av kjerneferdighetene til folk de ønsker å ansette. Stillingsannonser inneholder ofte setninger som forretningskommunikasjon, bedriftskommunikasjon eller organisatoriske kommunikasjonsevner.

Konfidensiell avtale. Hva det er ?

Typer. Organisatorisk kommunikasjon.

Kommunikasjon er en integrert del av enhver organisasjon. Ingen organisasjon kan overleve uten riktig kommunikasjon mellom menneskene som jobber i organisasjonen.

Det er fire forskjellige typer organisasjonskommunikasjon. Noen organisasjoner følger strengt én type kommunikasjon, mens noen organisasjoner bruker en kombinasjon av denne typen kommunikasjon.

La oss først lære om de forskjellige typene kommunikasjon som skjer i en organisasjon for å vite om deres innvirkning på organisasjonen.

9 typer organisasjonsstrukturer som enhver bedrift bør vurdere

1. Formell kommunikasjon. Organisatorisk kommunikasjon.

Formell kommunikasjon er en av de vanligste typene kommunikasjon som foregår i de fleste organisasjoner. Formell kommunikasjon skjer gjennom forhåndsbestemte kommunikasjonskanaler.

Disse kommunikasjonskanalene brukes ledelse og ansattepersoner som jobber i en organisasjon for å kommunisere med hverandre. Formell kommunikasjon skjer for det meste i organisasjoner med en hierarkisk organisasjonsstruktur.

I slike organisasjoner kan ikke en vanlig ansatt kommunisere direkte med toppledelsen. Kommunikasjonen dem imellom foregår gjennom mellomledelsen.

2. Uformell kommunikasjon

Denne typen kommunikasjon er det motsatte av formell kommunikasjon. Uformell kommunikasjon skjer ikke gjennom formelle kanaler. Organisasjoner som bruker uformell kommunikasjon for å kommunisere med hverandre følger ikke forhåndsbestemte kommunikasjonskanaler.

Dette betyr at kommunikasjon mellom ledelse og ansatte i en organisasjon kan skje gjennom flere kommunikasjonskanaler.

I motsetning til formell kommunikasjon, hvor kommunikasjon skjer gjennom riktige kanaler og mellomledd mellom toppledelsen og direkte ansatte, kan uformell kommunikasjon skje direkte mellom toppledelsen og direkte ansatte.

Dessuten har ikke organisasjoner som bruker uformell kommunikasjon en riktig definert hierarkisk struktur. Alle ansatte som jobber i slike organisasjoner anses på samme nivå.

Link tillit og psykologien bak hvorfor folk klikker på linker

3. Vertikal kommunikasjon. Organisatorisk kommunikasjon.

Formell kommunikasjon kan deles inn i to kategorier som vertikal kommunikasjon og horisontal kommunikasjon. Vertikal kommunikasjon er en type kommunikasjon mellom ledere og deres underordnede.
Vertikal kommunikasjon kan videre fragmenteres i oppadgående vertikal kommunikasjon og nedover vertikal kommunikasjon. I oppadgående vertikal kommunikasjon skjer kommunikasjon fra ledere til deres underordnede.
I mellomtiden skjer vertikal kommunikasjon fra underordnede til deres overordnede.

4. Horisontal kommunikasjon

En annen type kommunikasjon i en organisasjon er horisontal kommunikasjon. Dette er en type kommunikasjon mellom mennesker som jobber på samme nivå.

Horisontal kommunikasjon regnes som formell kommunikasjon mellom personer som jobber på samme nivå for å utveksle informasjon.

Betydning. Organisatorisk kommunikasjon.

1. Den primære viktigheten av organisasjonskommunikasjon er å holde de ansatte som jobber i organisasjonen informert. Ansatte kommuniserte målene de var forventet å oppnå og metodene som ble brukt for å nå disse målene. De blir ikke bare fortalt om metodene, men får også tilbakemelding slik at forbedre dem arbeid. Organisasjonskommunikasjon bidrar til å avklare tvil eller misforståelser blant ansatte.
2. Kommunikasjon i en organisasjon spiller rollen som en informasjonskilde. Informasjon overføres ansatte gjennom kommunikasjon. Denne informasjonen hjelper ansatte med å ta viktige avgjørelser fordi å ha denne informasjonen gir dem en alternativ handling for å fullføre en bestemt oppgave.
3. Kommunikasjon er avgjørende for kommunikasjon. Gjennom kommunikasjon kommuniserer ansatte som jobber i en organisasjon med hverandre. Sosialisering er også nødvendig for å skape sterke bånd mellom ansatte, noe som er avgjørende for veksten av organisasjonen. Organisatorisk kommunikasjon.
4. Sunn kommunikasjon i en organisasjon er med på å forme holdningen til menneskene som jobber i organisasjonen. En godt informert medarbeider har en positiv holdning sammenlignet med en mindre informert medarbeider.
5. Skriftlig og formell kommunikasjon i en organisasjon er mer effektiv sammenlignet med andre typer organisasjonskommunikasjon. Derfor bruker mange organisasjoner penger på å publisere firmablader og blader for å dele viktig årlig informasjon med organisasjonens ansatte.
6. Organisatorisk kommunikasjon spiller en viktig rolle i kontrollprosessen fordi lederens rolle er å gi veiledning til sine underordnede og motta tilbakemeldinger fra dem. Effektiv organisasjonskommunikasjon gjør disse oppgavene bedre. Underordnede kan utføre oppgavene sine effektivt når de kommuniseres godt, og de kan også fjerne tvilen til sine ledere når de møter problemer i arbeidet.

Problemer med organisasjonskommunikasjon

Selv om organisasjonskommunikasjon er en integrert del av enhver organisasjon, er det fortsatt mange utfordringer en organisasjon står overfor når det gjelder å utarbeide en effektiv kommunikasjonsplan.

Organisatorisk kommunikasjon kan aldri bli effektiv og effektiv dersom problemene knyttet til organisasjonskommunikasjon ikke blir adressert. Listet nedenfor er de organisatoriske kommunikasjonsproblemene du må være klar over før du utarbeider en organisatorisk kommunikasjonsplan for en organisasjon.

1. Planens relevans. Organisatorisk kommunikasjon.

Den første og fremste utfordringen du kan møte når du lager en kommunikasjonsplan, er dens relevans. Det er utfordrende å lage en kommunikasjonsplan som er relevant for alle i en organisasjon. Ulike avdelinger og ulike funksjoner innenfor disse avdelingene krever ulike løsninger på kommunikasjonsproblemer som kan oppstå.

For eksempel i salgsavdelingen jobber de fleste selgere virtuelt og besøker sjelden kontoret. Møter med salgssjefen skjer også via videosamtaler eller telefonsamtaler.

Team i en organisasjon som liker å jobbe selvstendig og ikke ønsker å møtes regelmessig. Derfor er det en utfordrende oppgave å utarbeide en organisatorisk kommunikasjonsplan som er relevant for alle som jobber i organisasjonen.

2. Organisasjonsstørrelse

Den neste utfordringen du kan møte når du utarbeider en organisasjonskommunikasjonsplan er størrelsen. Spesielt i store organisasjoner er det vanskelig å lage en effektiv kommunikasjonsplan. For i store organisasjoner er det flere avdelinger og underavdelinger.

Disse avdelingene sysselsetter hundrevis av ansatte. Noen ansatte jobber i kontorlokaler, og noen jobber praktisk talt borte fra kontorlokaler.
I slike tilfeller blir det ganske vanskelig å utarbeide en kommunikasjonsplan slik at effektiv kommunikasjon kan etableres blant alle de ansatte som jobber i organisasjonen.

3. Ansvarlighet. Organisatorisk kommunikasjon.

Ansvarlighet er et av de viktigste spørsmålene å vurdere når du lager en kommunikasjonsplan. Hvordan sikre ansvarlighet? Hvordan kan du sikre at meldingen eller informasjonen ikke blir forvrengt under overføring?

Hvilke handlinger bør du ta hvis dataene dine endres? Og hvordan spore kilden til feilen? Alle disse spørsmålene må ha svar. Det er vanskelig å opprettholde ansvarlighet uten en effektiv organisatorisk kommunikasjonsplan.

4. Ærlighet. Organisatorisk kommunikasjon.

Sist, men ikke minst, er spørsmålet om organisasjonskommunikasjon informasjonsintegritet. Dette problemet står overfor organisasjoner som velger uformelle metoder for organisasjonskommunikasjon. I et uformelt miljø blir sjansene for datainnbrudd store.

Derfor er en stor utfordring å sikre integriteten til informasjonen slik den overføres gjennom hele organisasjonen.

Effekten av effektiv organisasjonskommunikasjon

Effektiv kommunikasjon har en positiv innvirkning på organisasjonen og menneskene som jobber i den. La oss finne ut om disse streikene én etter én.

1. Effektiv kommunikasjon bidrar til å redusere misforståelser mellom ansatte, kunder og forretningspartnere. Følgelig minimeres også antallet søksmål og klager.
2. Effektiv kommunikasjon i en organisasjon øker selvtilliten og moralen til de ansatte som jobber i organisasjonen. Ansatte føler seg mer tilfredse i en organisasjon der de er godt informert. Organisatorisk kommunikasjon.
3. Effektiv kommunikasjon forbedrer prosedyrene og prosessene som foregår i en organisasjon, noe som resulterer i økt organisasjonseffektivitet samt reduserte produksjonskostnader.
4. Utmerket og tydelig kommunikasjon i en organisasjon hjelper ansatte med å forstå organisasjonens retningslinjer, regler og forskrifter. Dette hjelper dem å bli lojale mot selskapet.
5. Riktig kommunikasjon i en organisasjon bidrar til å etablere sunne bånd mellom ansatte og ledelse. Ansatte stoler på ledelsen deres og stoler på beslutningene de tar for dem. Hovedfordel Dette scenariet er at organisasjonen forblir fagforeningsfri og folk kommuniserer sine problemer og krav og søker en gjensidig fordelaktig løsning i stedet for streik.
6. Ansatte er ikke sjenerte for å uttrykke sine meninger og ideer. Dette er gunstig for organisasjonen da det hjelper organisasjonen til å vokse.
7. Planlagt organisasjonskommunikasjon er nyttig for å gjennomføre produksjonsplaner.

Konsekvenser av ineffektiv organisasjonskommunikasjon

1. Ineffektiv kommunikasjon forårsaker krangel mellom ansatte og ledelse på grunn av misforståelser forårsaket av ineffektiv kommunikasjon.
2. Ineffektiv kommunikasjon i en organisasjon forårsaker inkonsekvens innen avdelinger. Inkonsekvens forårsaker bitre konflikter mellom ansatte, sløsing med ressurser og høye produksjonskostnader.
3. Når det er ineffektiv kommunikasjon i en organisasjon er det vanskelig å tilfredsstille behov og kundens forventninger. Salgsavdelingen ville ikke vite det Markedsavdelingen lovet kundene.
4. Ineffektiv kommunikasjon kan også forårsake høy personalomsetning. Ansatte føler seg misfornøyde og frustrerte når de ikke blir kommunisert på riktig måte.

Hvordan utarbeide en effektiv kommunikasjonsstrategi?

En effektiv kommunikasjonsstrategi kan bare bygges ved å ta hensyn til så viktige faktorer som organisasjonsstrukturen, mål og mål, og organisasjonens verdier. Nedenfor er trinn du kan følge for å utarbeide en effektiv kommunikasjonsstrategi.

Trinn 1: Analyser størrelsen på organisasjonen. Organisatorisk kommunikasjon.

Når du utarbeider en organisatorisk kommunikasjonsplan, er det viktig å vurdere størrelsen på organisasjonen. I en stor organisasjon med flere avdelinger er en formell og godt planlagt kommunikasjonsplan nødvendig for å sikre at alle ansatte jobber på tvers av alle avdelinger.

Uformell kommunikasjon i slike organisasjoner kan vise seg å være ineffektiv og forårsake ulike misforståelser blant de ansatte som jobber i organisasjonen.

 Trinn 3: Spør de ansatte om ideer

Noen ganger kan det å vurdere ansattes ideer og meninger hjelpe deg med å lage en effektiv kommunikasjonsplan. De har en bedre forståelse av manglene i den eksisterende kommunikasjonsplanen og hva som kan gjøres for å rette opp disse manglene.

Trinn 4. La deg inspirere av opplevelsen til en lignende organisasjon. Organisatorisk kommunikasjon.

Du kan se på kommunikasjonsplanen til organisasjoner av samme størrelse og snakke med lederne deres for å be om hjelp. Du kan endre kommunikasjonsplanen som brukes av andre organisasjoner for å passe organisasjonens krav.

Trinn 5: Få tilbakemeldinger fra ansatte og ledere

Til slutt vil ledere og ansatte være de som bruker kommunikasjonsmetoder dag ut og dag inn. Dermed kan de gjenkjenne manglene i kommunikasjonsplanen og komme med forslag for å forbedre den.

Hvordan løse organisatoriske kommunikasjonsproblemer mens du utarbeider en effektiv organisatorisk kommunikasjonsplan?

Utfordringene knyttet til organisasjonskommunikasjon kan ikke ignoreres når man utvikler en effektiv kommunikasjonsplan.

Imidlertid kan disse problemene løses ved å vurdere følgende praksis når du oppretter en omfattende kommunikasjonsplan for en organisasjon.

1. Planlegg møter ofte. Organisatorisk kommunikasjon.

Misforståelser eller mangel på kommunikasjon mellom ansatte i to eller flere avdelinger er et av de vanligste problemene de fleste organisasjoner står overfor.

De jobber kanskje med det samme prosjektet, men er uvitende om arbeidet hverandre har gjort på grunn av manglende kommunikasjon. For å eliminere dette problemet, må ledelsen sørge for at ansatte får nok muligheter til å sette seg ned og snakke med hverandre.

Du kan for eksempel arrangere spørsmål-og-svar-økter, lunsj-og-lær-møter eller legge til en tverravdelingskanalfunksjon i kommunikasjonsplanen din.

2. Evaluer regelmessig gjeldende organisasjonskommunikasjon.

Evaluering av din nåværende organisasjonskommunikasjonsplan vil hjelpe deg med å identifisere mangler. For å få en mer detaljert vurdering kan du finne svar på følgende spørsmål:

Hvor ofte går ansatte over tidsfrister?

Bruker ansatte moderne teknologi for å kommunisere effektivt?

Å svare på spørsmål som disse vil hjelpe deg å bli klar over problemer i din nåværende kommunikasjonsplan. Løs disse problemene for å lage en effektiv kommunikasjonsplan for organisasjonen din.

3. Slå på digitale verktøy. Organisatorisk kommunikasjon.

Teknologi har løsninger for alle problemer. Derfor bør du også legge stor vekt på å bruke de nyeste teknologiene for å skape effektiv kommunikasjon i organisasjonen.

I dag anser de fleste unge at personlige møter er tomme bortkastet tid. De mener at arbeidet som kan gjøres ved hjelp av teknologi ikke krever fysisk tilstedeværelse av en person.

Ved å bruke den nyeste teknologien kan du dermed holde kontakten med ansatte som jobber virtuelt så vel som på tvers av avdelinger.

4. Bruk ulike kommunikasjonsstiler. Organisatorisk kommunikasjon.

Til slutt, å ha én standard kommunikasjonsmetode vil ikke passe alle mennesker som jobber i en organisasjon. Ulike mennesker bruker informasjon forskjellig.

Noen mennesker kan fungere godt under møter ansikt til ansikt, mens noen ønsker å motta oppdateringer på nettet. For å skape effektiv kommunikasjon i en organisasjon må du bruke ulike kommunikasjonstilnærminger. Folk må få så mange alternativer som mulig.

Utgang

Effektiv organisasjonskommunikasjon er grunnlaget for en organisasjon. Uten riktig kommunikasjon kan ingen organisasjon overleve. Å lage en effektiv kommunikasjonsplan for en organisasjon krever en dypere forståelse av organisasjonens struktur, størrelse, mål og verdier.

Å lage en organisatorisk kommunikasjonsplan er imidlertid ikke en lett oppgave. Det kommer med mange utfordringer som må vurderes og adresseres når man lager en organisatorisk kommunikasjonsplan.

Effektiv kommunikasjon spiller en viktig rolle i å hjelpe en organisasjon med å øke fortjenesten og minimere produksjonskostnadene, mens ineffektiv kommunikasjon kan forårsake misforståelser blant ansatte.

 

АЗБУКА

 

Vanlige spørsmål (FAQ). Organisatorisk kommunikasjon.

1. Hva er organisasjonskommunikasjon?

   • Svaret er. Organisasjonskommunikasjon er prosessen med å overføre informasjon, ideer og meninger i en organisasjon mellom medlemmene, samt ekstern kommunikasjon med partnere og kunder.

2. Hvorfor er organisasjonskommunikasjon viktig for virksomheten?

   • Svaret er. Effektiv organisasjonskommunikasjon fremmer en bedre forståelse av oppgaver og mål, øker arbeidseffektiviteten, styrker teamrelasjoner og bidrar til å løse problemer.

3. Hva er hovedelementene i organisasjonskommunikasjon?

   • Svaret er.  Elementer i organisatorisk kommunikasjon inkluderer verbal og nonverbal kommunikasjon, bruk av teknologi, formelle og uformelle kommunikasjonskanaler.

4. Hva er verbal og nonverbal kommunikasjon i sammenheng med et organisasjonsmiljø?

   • Svar . Verbal kommunikasjon er utveksling av informasjon ved hjelp av ord, mens ikke-verbal kommunikasjon inkluderer gester, ansiktsuttrykk, kroppsspråk og andre ikke-språklige elementer.

5. Hvordan organisere effektive møter og avtaler i en organisasjon?

   • Svar .  Planlegg møter på forhånd, sett klare mål, inviter kun nødvendige deltakere, sørg for aktiv deltakelse, hold oversikt over tid og dokumenter resultater.

6. Hvordan sikre åpenhet i organisasjonskommunikasjon?

   • Svar . Formidle informasjon i tide, diskuter åpent endringer og beslutninger, lag tilgjengelige tilbakemeldingskanaler og etablere klare kommunikasjonsstrukturer.

7. Hvordan overvinne barrierer i organisasjonskommunikasjon?

   • Svar . Lytt aktivt, bruk en rekke kommunikasjonskanaler, oppmuntre til samarbeid på tvers av avdelinger, løs konflikter og coach ansatte effektive ferdigheter kommunikasjon.

8. Hvordan organisere interne kommunikasjonskampanjer for ansatte?

   • Svar .  Lag interessant innhold, bruk interne kommunikasjonsverktøy (intranett, e-poster), gjennomføre seminarer og opplæring, oppmuntre til tilbakemelding.

9. Hvordan løse konflikter knyttet til organisasjonskommunikasjon?

   • Svar . Identifiser kilder til konflikt, ha åpne diskusjoner, fremme gjensidig forståelse, tilby konstruktive løsninger og oppmuntre til tilbakemelding.

10. Hvordan implementere effektive kommunikasjonsstrategier i organisasjoner av ulike størrelser?

    • Svar .  Gjennomfør en behovsanalyse, definer mål, implementer en rekke kommunikasjonsverktøy, tren opp personalet og evaluer effektiviteten til strategier.