Организация проекта – это процесс планирования, координации и управления ресурсами с целью достижения определенных целей в рамках определенного времени и бюджета. Проект представляет собой временное предприятие, имеющее уникальный результат или продукт, отличающийся от рутины повседневных операций организации.

В организации проекта есть три области ответственности и компетенции.

  • Руководство проектом – на него возложена управленческая сторона проекта.
  • Команда проекта – команде проекта назначен аспект реализации проекта.
  • Правление проекта – это орган, принимающий решения, которому доверяют успех проекта, и который принимает важные решения, такие как, должен ли проект быть отменен или продолжен.

Организационная структура проекта зависит от нескольких факторов, таких как тип и стиль организации, иерархия и рабочий процесс.

Вот некоторые из наиболее распространенных типов организации проекта:

1. Функциональная организация. Организация проекта.

Это одна из самых распространенных организационных структур. Компания разделена на несколько отделов, и люди с похожими навыками и ноу-хау сгруппированы. Менеджер проекта и другие ресурсы работают в одном подразделении, например, отдел маркетинга, продаж, бухгалтерского учета и т. Д.

Преимущества функциональной структуры следующие:

  1. Это лучше всего подходит как для небольших проектов, так и для небольших команд, потому что функция может получить полный контроль и контроль над членами команды и другими ресурсами.
  2. Членов легко мотивировать, так как их мало.
  3. Получить доступ к экспертам легко, поскольку они находятся в одной и той же функциональной области.
  4. Легко собрать всех, кто связан с проектом, и обсудить соответствующую проблему.
  5. Сотрудники готовы работать в таких проектах, поскольку это дает им необходимую возможность двигаться вперед.
  6. Поскольку команда небольшая,есть возможность ограничить средства коммуникации проекта.

Недостатки функциональной структуры следующие:

  1. Нелегко получить доступ к людям за пределами вашего функционального подразделения.
  2. Сотрудники верны своему руководителю команды вместо работы над проектом.
  3. Трудно сохранять стратегическую направленность.

2. Проектный.

Здесь руководитель проекта несет полную ответственность за каждый проект. В его распоряжении полная занятость с целой командой и контроль бюджета для ее успешного завершения. Он подчиняется совету проекта и спонсору проекта. Организация проекта

Преимущества проектной организационной структуры заключаются в следующем:

  1. Полный контроль над командой.
  2. Сильное чувство идентичности в команде, что приводит к доминирующей командной культуре.
  3. Минимальный конфликт, так как каждый участник работает для достижения целей и задач проекта.
  4. Планирование работы легко.
  5. Легкая доступность ресурсов.
  6. Улучшает техническое лидерство, а также навыки управления проектами.

Недостатки проектной организационной структуры заключаются в следующем:

  1. Это дорогое обязательство.
  2. Сотрудникам трудно вернуться, если они уволены с работы.
  3. В некоторых случаях закрытие проекта означает потерю работы.

3. Матрица. Организовать проект.

Матричная организационная структура проекта создается путем интеграции как проектной, так и функциональной организации. Существует две структуры: горизонтальная и вертикальная, поэтому сотрудник может работать как над проектом, так и в функциональной группе.

Матрица организации бывает трех типов.

  1. Сильная матрица – менеджер проекта имеет штатную команду и имеет полное руководство и контроль над командой и проектом.
  2. Слабая матрица – это ближе к функциональной структуре, и у менеджера проекта меньше возможностей. У него есть команда с частичной занятостью и контроль бюджета.
  3. Сбалансированная матрица – руководитель проекта имеет средний уровень полномочий и команду с частичной занятостью. Он и функциональный менеджер управляют бюджетом.

Преимущества матричной организации следующие:

  1. Ресурсы используются эффективно.
  2. Ресурсы можно легко перемещать между различными проектами.
  3. Отдельные люди, а также члены команды, отзывчивы по своей природе.

Недостатки матричной организации заключаются в следующем:

  1. В большинстве случаев вы найдете конфликт между проектами из-за ресурсов.
  2. Людям доверяют конфликтующие и разные приоритеты, и это может вызвать путаницу.

Некоторые другие типы организации проекта следующие:

  • Простая или органическая организация – это самая простая структура организации проекта, которая включает в себя бизнес-объекты с одним владельцем, а также фрилансеры. Роль руководителя проекта обычно выполняет владелец или специалист, которому поручено управление рабочим процессом. Организация проекта
  • Многоотраслевая организация. В организационной структуре такого типа существует множество функциональных подразделений, которые не зависят друг от друга. Подразделения включают людей с разными навыками и ноу-хау, которые объединены общей темой, и это может быть географическое положение или аналогичный проект. Все подразделения имеют свои ресурсы для автономной работы.
  • Виртуальная организация – В виртуальной организационной структуре организация поддерживает свой основной бизнес и пытается передать другие процессы на внешний подряд. Центральная организация связана с различными внешними организациями для успешного ведения бизнеса. Руководитель проекта в таких организациях обладает полномочиями от среднего до низкого уровня и имеет смешанные полномочия по контролю за бюджетом.

Как составить схему организации проекта?

Как составить схему Организация проекта

Организационная схема проекта помогает определить роли и обязанности, выполняемые командой, а также необходимость обучения, способы распределения ресурсов и способы вовлечения заинтересованных сторон. Необходимые шаги следующие:

1. Определить персонал. Организация проекта.

Первым этапом процесса является выявление людей, связанных с масштабом проекта и способных оказать сильное влияние на проект. Как правило, это ключевые сотрудники, которые влияют на маркетологов, руководителей отделов, продавцов, вспомогательный персонал, консультантов и даже ИТ-персонал.

2. Создайте команду высшего руководства.

Второй шаг – создание жизнеспособной команды, которая будет отвечать за проект и следить за его успешностью. В состав команды войдут клиент или спонсоры проекта, а в некоторых случаях эксперты, которые предложат свои рекомендации и помощь на протяжении всего проекта.

3. Назначьте координаторов проекта. Организация проекта.

Третий этап включает назначение координаторов проекта, которые будут руководителем среднего и низкого звена. В их обязанности будет входить выполнение обязанностей на этом уровне и координация задач команды. В организации проекта может быть множество координаторов проекта, но в большинстве случаев вы найдете по крайней мере три для обработки коммуникаций, технических аспектов и аспектов планирования.

4. Отметьте заинтересованные стороны.

Определите ключевые заинтересованные стороны и постарайтесь привлечь их к разработке проекта.

5. Определите требования к обучению. Организация проекта.

В некоторых случаях команда может эффективно справиться с задачей. В отличие от других, им не хватает инструментов, навыков, знаний, чтобы справиться с тонкостями проекта. Определите требования к обучению и предложите его членам, которые в нем нуждаются. Координатор проекта отвечает за управление целевой группой и обеспечение необходимого обучения сотрудника.

6. Создайте организационную схему проекта.

Последний этап – разработка организационной схемы проекта. Просмотрите шаги, которые вы уже предприняли, и подумайте о том, как люди в проекте будут координировать и сотрудничать, чтобы создать идеальную диаграмму.

Посмотрите внимательно, чтобы вы могли определить их взаимосвязь и обязанности, которые должны быть назначены. Перечислите лиц, принимающих решения, которые будут играть выдающуюся роль, и запишите их роль, ответственность и назначение рядом, чтобы получить четкую картину. Определите соединяющие роли и определите канал связи и отчетности, если вы решили создать полезную организационную схему проекта

Спецификация материалов (BOM) – определение, пример, типы и преимущества

Преимущества. Организация проекта.

Преимущества соответствующей модели организации проекта заключаются в следующем

  • Предлагает сотрудникам возможность улучшить свои навыки.
  • На проектной работе сосредоточены усилия.
  • Позволяет организации расти и развиваться.
  • Помогать следить за стратегическими целями.
  • Повысить способность справляться с факторами окружающей среды.
  • Делает процесс принятия решений гладким, эффективным и быстрым
  • Поощряет специализацию сотрудников.
  • Помогает в лучшем использовании ресурсов.
  • Легко уложиться в сроки проекта.
  • Помогите сотрудникам расти профессионально.

Недостатки .

Недостатки модели организации проекта заключаются в следующем:

  • Отношения не четко определены.
  • Есть проблема в координации.
  • Дублирование усилий.
  • В некоторых проектах ощущается неуверенность среди сотрудников.

 АЗБУКА

Часто задаваемые вопросы. Организация проекта .

1. Что такое организация проекта?

Организация проекта – это процесс планирования, исполнения, мониторинга и завершения проекта с целью достижения определенных целей в рамках заданных ограничений, таких как время, бюджет и ресурсы.

2. Какие основные этапы организации проекта?

Основные этапы организации проекта:

  • Инициация: Определение цели и обоснование проекта.
  • Планирование: Разработка подробного плана действий, ресурсов и временных рамок.
  • Исполнение: Реализация плана, выполнение задач и управление командой.
  • Мониторинг и контроль: Отслеживание прогресса, управление рисками и внесение корректировок.
  • Завершение: Завершение всех задач, подведение итогов и закрытие проекта.

3. Как определить цель проекта?

Шаги по определению цели:

  • Четкость и конкретность: Цель должна быть четко сформулирована и понятна.
  • Измеримость: Определите, как будет измеряться достижение цели.
  • Достижимость: Убедитесь, что цель реалистична и достижима.
  • Релевантность: Цель должна соответствовать стратегическим целям организации.
  • Ограниченность во времени: Установите конкретные временные рамки для достижения цели.

4. Какие инструменты можно использовать для планирования проекта?

Популярные инструменты:

  • Диаграмма Ганта: Визуальное представление плана проекта с временными рамками.
  • Критический путь (CPM): Метод для определения ключевых задач, влияющих на срок выполнения проекта.
  • Метод оценки и анализа программ (PERT): Анализ вероятных сроков выполнения задач.
  • Таблица распределения задач (RACI): Определение ролей и ответственности членов команды.
  • Программное обеспечение для управления проектами: Trello, Asana, Microsoft Project, Jira.

5. Как эффективно управлять командой проекта?

Советы по управлению командой:

  • Ясное определение ролей и обязанностей: Убедитесь, что каждый член команды знает свои задачи и ответственность.
  • Регулярные встречи: Проводите регулярные встречи для обсуждения прогресса и решения проблем.
  • Открытое общение: Поощряйте открытое и честное общение в команде.
  • Мотивация и поддержка: Поддерживайте членов команды и мотивируйте их к достижению общих целей.
  • Обратная связь: Регулярно предоставляйте и получайте обратную связь для улучшения работы команды.

6. Организация проекта . Как управлять рисками в проекте?

Шаги по управлению рисками:

  • Идентификация рисков: Определите потенциальные риски, которые могут повлиять на проект.
  • Анализ рисков: Оцените вероятность и влияние каждого риска.
  • Разработка плана управления рисками: Определите стратегии для минимизации или устранения рисков.
  • Мониторинг и контроль рисков: Постоянно отслеживайте риски и вносите необходимые изменения в план управления рисками.
  • Реагирование на риски: Быстро реагируйте на возникшие риски, чтобы минимизировать их влияние.

7. Как отслеживать прогресс проекта?

Методы отслеживания прогресса:

  • Контрольные точки: Установите контрольные точки для регулярной проверки выполнения задач.
  • Отчеты о статусе: Создавайте регулярные отчеты о статусе проекта для команды и заинтересованных сторон.
  • Использование ключевых показателей эффективности (KPI): Определите и отслеживайте ключевые показатели для оценки прогресса.
  • Анализ отклонений: Сравнивайте фактические результаты с плановыми и анализируйте отклонения.
  • Программное обеспечение для управления проектами: Используйте инструменты для отслеживания задач и прогресса.

8. Как завершить проект?

Шаги по завершению проекта:

  • Завершение всех задач: Убедитесь, что все задачи выполнены и цели достигнуты.
  • Проверка и приемка: Получите подтверждение от заказчика или заинтересованных сторон о завершении проекта.
  • Анализ итогов: Проведите анализ проекта, выявите успешные практики и уроки, которые можно использовать в будущем.
  • Документирование: Создайте финальный отчет о проекте и задокументируйте все важные данные и выводы.
  • Закрытие проекта: Формально закройте проект, включая административные задачи и освобождение ресурсов.

9. Какие ошибки часто совершаются при организации проектов?

Распространенные ошибки:

  • Недостаточное планирование: Отсутствие подробного плана может привести к сбоям и задержкам.
  • Плохое управление ресурсами: Неправильное распределение ресурсов может негативно сказаться на прогрессе проекта.
  • Неэффективное общение: Недостаток коммуникации может привести к недопониманиям и конфликтам.
  • Игнорирование рисков: Непредусмотренные риски могут существенно повлиять на проект.
  • Неправильное управление изменениями: Неэффективное управление изменениями может привести к путанице и задержкам.

10. Организация проекта . .Какие навыки необходимы  ?

Необходимые навыки:

  • Планирование и организация: Умение разрабатывать подробные планы и эффективно организовывать работу.
  • Управление временем: Способность эффективно распределять время и приоритеты.
  • Коммуникационные навыки: Умение ясно и убедительно общаться с командой и заинтересованными сторонами.
  • Управление рисками: Навыки идентификации, анализа и управления рисками.
  • Лидерство и мотивация: Способность вдохновлять и мотивировать команду к достижению целей.

Организация проекта – это комплексный процесс, требующий внимательного планирования, эффективного управления и постоянного мониторинга. Следуя этим рекомендациям, вы сможете успешно организовать и реализовать проект, достигнув поставленных целей.