Budżetowanie oddolne – definicja, zalety, wady i wskazówki

Budżetowanie oddolne to metodologia opracowywania budżetu, w której szczegółowe plany i szacunki tworzone są na niższych poziomach organizacji, a następnie szczegóły te są agregowane i zatwierdzane na wyższych poziomach zarządzania. Proces ten pozwala dokładniej uwzględnić potrzeby i realne możliwości poszczególnych działów i pracowników organizacji.

Główne cechy budżetowania oddolnego to:

• Uczestnictwo na wszystkich poziomach:

W proces opracowywania budżetu zaangażowane są wszystkie poziomy organizacji, od niższych szczebli po wyższą kadrę kierowniczą. Dotyczy to zarówno menedżerów, jak i pracowników na poziomie operacyjnym.

• Budżetowanie od dołu do góry. Szczegółowe plany:

Departamenty opracowują własne szczegółowe budżety, biorąc pod uwagę ich specyficzne misje, zasoby i potrzeby.

• Sprawozdawczość i uzasadnienie:

Oddziały dostarczają raporty i uzasadnienia swoich wniosków budżetowych, umożliwiając kierownictwu głębsze zrozumienie motywacji i oczekiwań każdego działu.

• Budżetowanie od dołu do góry. Agregacja i zatwierdzanie:

Dane z działów są agregowane i przeglądane na wyższych poziomach zarządzania. Następnie budżet zostaje zatwierdzony, a ogólny plan staje się podstawą planowania finansowego i kontroli.

Korzyści z budżetowania oddolnego obejmują dokładniejsze szacunki zasobów, udział pracowników w procesie decyzyjnym oraz lepszą odpowiedzialność za wyniki na wszystkich poziomach organizacji. Jednak to zebranie tej metody może również wymagać więcej czasu i zasobów, agregacja i analiza informacji.

Co to jest budżetowanie oddolne?

Definicja Budżetowanie oddolne definiuje się jako proces budżetowania rozpoczynający się od budżetu działu najniższego szczebla i przechodzący w górę do najwyższego poziomu organizacji w celu opracowania ostatecznego budżetu całej firmy.

W podejściu oddolnym budżet całkowity ustalany jest na podstawie prognoz każdego działu kosztów, wydatków, wynagrodzeń pracowników, wydatków administracyjnych itp. na kolejny okres finansowy. Ogólnie rzecz biorąc, budżetowanie oddolne oznacza, że ​​budżet organizacji jest realizowany oddolnie.

Proces rozpoczyna się od dołu i stopniowo postępuje do przodu

wyższe poziomy organizacyjne. Chociaż budżety poszczególnych działów są przygotowywane i przedstawiane przez kierowników działów, zostaną one wdrożone dopiero po zatwierdzeniu przez wyższą kadrę kierowniczą. Dzięki takiemu podejściu, uwzględnieniu potrzeb pracowników i polityki firmy, firma może się dalej rozwijać.

Wszystkie działy muszą współpracować w ramach tej metody. Dlatego ważne jest, aby zapewnić sprawne działanie podejścia oddolnego. Kluczem jest, aby wszyscy pracownicy zrozumieli wizję i misję organizacji.

Oddolny proces budżetowania przedsiębiorstwa

Metoda oddolna gwarantuje selekcję wystarczająco pieniędzy do każdego działu.

Kierownictwo niższego szczebla każdego działu przygotowuje własny budżet na podstawie zaplanowanych projektów, szacunkowych kosztów poszczególnych elementów, zakupów sprzętu, materiałów biurowych oraz budżetu na rok ubiegły.
Budżetując oddolnie, pracownicy mogą skupić się na tym, co dla nich ważne. Pomaga także działom w planowaniu projektów na kolejny rok finansowy.

1. Zidentyfikuj różne działy firmy. Asygnowanie

Podejście oddolne zaczyna się od niższych poziomów hierarchii firmy. Pierwszym krokiem jest podzielenie firmy na działy. Identyfikacja każdego działu ułatwia uzyskanie szacunków budżetu wydziału.

Pracownicy każdego działu mogą stworzyć listę projektów na nadchodzący rok. Kierownik działu może następnie łatwo utworzyć listę kontrolną kosztów dla każdego projektu. Oddziały mogą również uwzględnić na liście kontrolnej swoje wydatki administracyjne.

Czasami budżet działu może być ogromny i stanowić znaczną część budżetu firmy. W celu zapewnienia sprawnego procesu oceny dział ten można podzielić na działy.

2. Zachęć każdy dział do stworzenia listy wydatków.

Mając przygotowaną listę projektów i kosztorysy, kierownicy działów mogą stworzyć prognozę kosztów. Wszystkie koszty działu są podsumowywane i prezentowane jako szacunki kosztów działu.

Dział finansowy odpowiada za uwzględnienie przez kierowników działów ewentualnych i niezbędnych wydatków. Dzięki temu kosztorys budżetowy jest dokładny, a wydatki budżetowe skrupulatne.

3. Dodaj wydatki dla każdego działu. Asygnowanie

Całkowity budżet firmy uzyskuje się poprzez dodanie szacunków budżetowych wszystkich działów. Kierownicy działów mają możliwość tworzenia budżetu dla swoich działów.

Całkowity budżet nie jest ostateczną oceną firmy. Przed sfinalizowaniem budżetu firmy kierownictwo wyższego szczebla przegląda wszystkie prognozy działów.

4. Przestudiuj budżety każdego działu.

Chociaż wymagania każdego działu muszą zostać spełnione, kierownictwo wyższego szczebla musi również rozważyć roczny przydział budżetu. Szacunek budżetu musi odpowiadać celom i założeniom firmy.

Najwyższe kierownictwo przegląda szacunki budżetowe dla każdego działu. Rozwiązuje problemy związane z bardzo niskimi lub zbyt wysokimi szacunkami budżetowymi wydziałów. Wszelkie niezadowalające oceny są omawiane z kierownikami odpowiednich działów w celu wprowadzenia niezbędnych zmian.

5. Uzupełnij kosztorys budżetowy. Asygnowanie

Gdy kierownictwo wyższego szczebla jest usatysfakcjonowane szacunkiem budżetu, rekomenduje go działowi finansowemu. Zyski i straty przedsiębiorstwa analizuje się w perspektywie długoterminowej.

Dział finansowy zatwierdza kosztorys budżetowy i ustala ogólny budżet firmy. Następnie rozdziela fundusze pomiędzy różne działy.

Proces budżetowania odgórnego a proces budżetowania oddolnego

Decydując się na zastosowanie metody budżetowania odgórnego lub oddolnego, firmy muszą zrozumieć różnice między nimi i to, jak do siebie pasują. Są to elementy większego procesu planowania, zwanego planowaniem odgórnym i oddolnym.

Wybór metody budżetowania opartej na wynikach teoretycznych jest powszechny, ale w praktyce może nie dać optymalnych wyników. Budżetowanie oddolne jest czasami nazywane bardziej zaawansowaną wersją budżetowania odgórnego. Nie jest to prawdą i są to dwie różne dyscypliny budżetowania.

Działy muszą przygotowywać budżety w ramach najwyższego stanowiska kierowniczego w budżecie odgórnym. Działy przygotowują swoje szacunki budżetowe i przesyłają je kierownictwu wyższego szczebla na zasadzie oddolnego budżetu.

Podejście odgórne do budżetowania jest zwykle szybsze. Może to jednak spowodować, że działy będą miały trudności z utrzymaniem się w granicach budżetu, ponieważ kierownictwo może nie być świadome wszystkich związanych z tym kosztów. Budżetowanie odgórne ma również mniejsze korzyści pod względem morale.

Te dwie główne metody są najczęściej stosowanymi metodami budżetowania. Z jednej strony budżet odgórny oszczędza czas, ale utrudnia pełne zrozumienie wymagań każdego działu. W rezultacie niektóre działy mogą nie być w stanie efektywnie funkcjonować w granicach określonych przez wyższą kadrę kierowniczą.

Z drugiej strony budżet oddolny zachęca pracownicy biorą odpowiedzialność za proces i korzystają ze swojego doświadczenia w wydziałach, którymi zarządzają. Jednakże wyniki poszczególnych działów nie zawsze odpowiadają celom ogólnym organizacja

Korzyści z budżetowania oddolnego

1. Dokładność

Budżetowanie oddolne ma zazwyczaj tę zaletę, że jest dość dokładne, ponieważ każdy dział w organizacji jest świadomy swoich wydatków i zasobów.

Sumowanie szacunków budżetowych z każdego działu może skutkować dokładnymi budżetami dla firmy jako całości.

2. Motywacja. Asygnowanie

Pracownicy odpowiedzialni za tworzenie budżetów zazwyczaj pracują ciężej niż inni, aby osiągnąć cele firmy.

Ponieważ powierzono im odpowiedzialność finansową, zyskują poczucie własności.

Poprawia to morale i niezawodność pracowników. W końcu zostają w firmie na dłużej.

3. Potrzeby wydziałowe

Kierownictwo wyższego szczebla może nie posiadać szczegółowej wiedzy na temat każdego programu i może nie być w stanie zdecydować, gdzie alokować zasoby. Podejście oddolne pomaga dostosować się do potrzeb działu i osiągnąć jego cele.

Ponieważ pracownicy każdego działu przygotowują szacunki budżetowe, wymagania są jasno określone w raporcie szacunkowym.

4. Przejrzystość. Asygnowanie

Koszty i zasoby działu są przedstawione tak przejrzyście, jak to możliwe. W ocenę budżetu zaangażowani są pracownicy każdego działu.

Podział środków oraz wydatki ponoszone przez wydział są znane każdemu pracownikowi działu. Przejrzystość pomaga budować zaufanie pracowników do firmy.

Wady budżetowania oddolnego

1. Brak koordynacji

Brakuje koordynacji między działami, w których sporządzane są budżety, nie myśląc o innych działach. Może to również prowadzić do powielania szacunków budżetowych.

2. Odstępstwo od celu organizacji. Asygnowanie

Budżet stworzony przez najmniej doświadczonego pracownika może odbiegać od celu organizacji. I nie przyniesie fortuny firmie.

3. Przekroczenie budżetu

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że jeśli jeden z działów przekroczy budżet. Dodanie dodatkowych środków może mieć wpływ na inny dział. Każdy dział powinien mieć równe szanse rozwoju w firmie.

4. Długoterminowe

Integrowanie wszystkich zestawów mniejszych budżetów w jeden budżet dla całej firmy zwykle trwa dłużej. Dokładne analizowanie i wdrażanie szacunków budżetowych jest procesem pracochłonnym.

Wskazówki dotyczące wdrożenia metody oddolnej. Asygnowanie

Poniżej znajduje się kilka sugestii dotyczących wdrażania oddolnego budżet dla Twojej firmy. Skorzystaj z tych wskazówek, zanim wybierzesz szacunkowy budżet uzyskany tą metodą. Może to być świetna strategia dla Twojej organizacji.

1. Miej jasne cele

Zdefiniowanie celów pomaga ustalić ograniczenia dla każdego procesu. Podobnie jest z budżetowaniem oddolnym. Docelowe wydatki i wydatki każdego kierownika działu powinny być rozsądne. Chociaż strategia ta koncentruje się wyłącznie na potrzebach działu, należy również wziąć pod uwagę ograniczenia finansowe firmy.

2. Utrzymuj zorganizowaną organizację

Funkcje i wymagania są różne dla różnych działów firmy. Odpowiedni kosztorys budżetowy sporządzany jest z uwzględnieniem cech konkretnego działu.

Podobnie czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy szacowaniu budżetu jednego działu, nie powinny pokrywać się z żadnym innym działem. Będzie to skutkować zdublowaniem budżetu lub pominięciem niektórych ważnych szczegółów.

3. Zwracaj uwagę na szczegóły. Asygnowanie

Kierownicy działów są odpowiedzialni za dokładne sprawdzanie wszystkich funduszy i wydatków wydziałów. Ich zadaniem jest prowadzenie listy. budżet wraz z przewidywanymi wydatkami na rok budżetowy.

Choć jest to czasochłonne, jest to skuteczny sposób na śledzenie wydatków ponoszonych przez dział. Zwiększa to odpowiedzialność i morale pracowników.

Wniosek!

Sukces przedsiębiorstwa zależy od długoterminowej wizji i misji przedsiębiorstwa. Budżetowanie nie gwarantuje rozwój działalności gospodarczej. Szacunek budżetu musi być spójny i współgrać z celami firmy.

Podejście oddolne, choć zaspokaja potrzeby pracowników, musi jednocześnie generować zysk dla organizacji. Ponieważ łatwo może dojść do przekroczenia budżetu, dokładnie przejrzyj listę budżetów każdego działu.

Pracownicy muszą dotrzymywać terminów budżetowych. Przypomnij pracownikom, aby oparli swoje szacunki na najlepszych domysłach i nie dodawali dodatkowych dolarów do wypełnienia. Upewnij się, że zasoby są rozdzielane mądrze i w taki sposób, aby każdy miał to, czego potrzebuje do osiągnięcia ogólnych planów i celów biznesowych.