Kontrola budżetowa to proces śledzenia i analizowania wydatków firmy w celu zapewnienia, że ​​mieszczą się one w ustalonym budżecie. Jest ważnym narzędziem zarządzania finansami firmy i pozwala kontrolować wydatki, unikając konieczności pożyczania dodatkowych środków na pokrycie braków.

Wdrażając kontrolę budżetową, menedżerowie mogą wyznaczać cele finansowe i budżetowe zgodnie z budżetami, porównując rzeczywiste wyniki i dostosowując wyniki. Dokonuje tego kierownictwo głównie wtedy, gdy jego zachęty lub oceny wyników zależą od osiągniętych celów. Jest to bufor tworzony przez kierownictwo lub menedżerów niższego szczebla w celu tworzenia łatwych do osiągnięcia prognoz budżetowych.

Według CIMA kontrola budżetowa to:

Ustanawianie budżetów związanych z obowiązkami zarządczymi zgodnie z wymogami polityki i ciągłe porównywanie rzeczywistych wyników z wynikami przewidzianymi w budżecie, aby zapewnić, że poszczególne działania spełniają cele polityki lub zapewnić podstawę do jej przeglądu.

Co to jest kontrola budżetu?

Definicja: Kontrolę budżetową definiuje się jako system lub proces księgowość, który pomaga księgowym lub menedżerom budżetu tworzyć i monitorować budżety, zwiększać użyteczność i dostępność dokładnej sprawozdawczości finansowej, minimalizować przekroczenia kosztów, zapobiegać stratom, zarządzać codziennymi operacjami i zapewniać doradztwo finansowe. niezbędne do osiągnięcia celów organizacyjnych.

Jest to powszechna praktyka w wielu firmach, które kwestionują budżetowanie. Dobry budżet powinien być uczciwy i zapewniać kierownictwu odpowiedzialność za ogólne cele finansowe firmy.

Kierownictwo niższego szczebla i podwładni często niechętnie przestrzegają tych rygorystycznych standardów i ograniczeń finansowych. Zamiast uczciwie raportować przewidywane dochody i wydatki swoich działów, zawyżają swoje statystyki, aby zapewnić sobie chwilę wytchnienia i obejść ograniczenia napiętych budżetów.

 

Definicje. Kontrola budżetu

Według J.L. Browna i L.R. Howarda:

Kontrola budżetowa to system kontroli kosztów, który obejmuje przygotowywanie budżetów, koordynację działań działów i przydzielanie obowiązków, porównywanie rzeczywistych wyników z planowanymi wynikami oraz działanie na podstawie wyników w celu osiągnięcia maksymalnej rentowności.

Jay Batty definiuje to jako:

Kontrola budżetowa to system wykorzystujący budżety jako środek planowania i kontrolowania wszystkich aspektów produkcji i/lub sprzedaż towarów lub usługi.

Cechy procesu. Kontrola budżetu

Planowanie budżetu jest ważnym zadaniem. Posiadanie budżetu zmusza menedżerów do planowania przyszłości, starania się przewidzieć możliwe problemy i sposoby ich rozwiązania. Kolejnym celem budżetu jest koordynacja. Bez koordynacji kierownicy działów mogą brać udział w kursach ważnych dla ich działów, ale nie dla organizacji.

Na przykład menedżer ds. zakupów może być zainteresowany zakupem materiałów eksploatacyjnych w dużych ilościach, aby skorzystać z dobrej oferty. Jednakże posiadanie wystarczających zapasów materiałów eksploatacyjnych może zwiększyć straty materialne, w wyniku czego organizacja może ucierpieć. Trzecim celem budżetu jest zapewnienie motywacji. Budżet może być skutecznym narzędziem zachęcającym menedżerów do działania zgodnie z celami organizacji.

Budżet jest skuteczne narzędzie do wyrażania planów różnym menedżerom. Najczęściej budżet jest używany jako narzędzie kontrolne. Rzeczywiste koszty lub wydatki porównuje się z przewidywanymi kosztami kontroli. Brak szybkiego osiągnięcia celów budżetowych wskazuje na potrzebę podjęcia działań naprawczych.

Niektóre inne godne uwagi cechy systemu kontroli budżetu to:

  1. Sugeruje, w jaki sposób budżet ocenia każdy obszar funkcjonalny procesu budżetowania, taki jak sprzedaż, zakupy, produkcja, polityka, operacje itp.
  2. Pomaga działowi księgowości rejestrować rzeczywistą wydajność każdego obszaru funkcjonalnego.
  3. Pomaga w analizie odchyleń i identyfikacji osób odpowiedzialnych
  4. Umożliwia wyrażenie budżetu w odniesieniu do czasu – budżet krótko i długoterminowy, funkcji – budżet sprzedaży, budżet gotówkowy, budżet produkcji oraz zachowań – budżet stały i elastyczny; itp.
  5. Zdefiniowanie celów/zadań do osiągnięcia w okresie budżetowym lub okresie przyszłym
  6. Definiowanie różnych działań i planowanie każdego działania

Cele procesu kontroli budżetu

Niektóre z najczęstszych celów kontroli budżetowej to koordynacja, planowanie, kontrola, odpowiedzialność, optymalne wykorzystanie kapitału itp. Oprócz nich istnieją inne cele kontroli budżetowej:

  1. Wyznaczanie celów przedsiębiorstwa
  2. Dostarczanie planów osiągnięcia wyznaczonych celów
  3. Koordynacja działań różnych działów
  4. Ekonomiczne i efektywne zarządzanie wieloma działami i centrami kosztów
  5. Zwiększ rentowność poprzez redukcję odpadów
  6. System kontroli musi być scentralizowany.
  7. Eliminacja odstępstw od ustalonych standardów
  8. Definiowanie ról i obowiązków poszczególnych pracowników w organizacji

Korzyści z procesu kontroli budżetu

Zarządzanie budżetem stało się ważnym narzędziem przedsiębiorstwa pozwalającym minimalizować koszty i optymalizować przychody. Niektóre z korzyści płynących z zarządzania finansami obejmują:

  1. Wyznacza cele, strategię i politykę przedsiębiorstwa. Jeśli nie ma jasnego celu, zasoby zostaną wydane na osiągnięcie celów alternatywnych.
  2. Kontrola budżetowa wyznacza cele. Każdy dział musi działać sprawnie, aby dotrzymać terminu. Dzięki temu jest to skuteczny sposób monitorowania działań wielu działów w obrębie jednostki biznesowej.
  3. Zapewnia to lepszą koordynację pomiędzy działami
  4. Jeśli wyniki nie spełniają oczekiwań, kontrola budżetowa pomaga kierownictwu zidentyfikować winnych.
  5. To pomaga obniżyć koszty produkcji, unikając niepotrzebnych wydatków.
  6. Kontrola budżetowa sprzyja wydajności i oszczędności poprzez zaszczepianie pracownikom poczucia kosztów.
  7. Kontrola budżetowa zapewnia kontrolę scentralizowaną, pozwalając jednocześnie na rozproszone działania.

Ograniczenia. Kontrola budżetu

Chociaż kontrola budżetowa pomaga menedżerom opanować zarządzanie budżetem, ma ona również następujące ograniczenia:

  1. Trudno jest budować realistyczne budżety w środowisku inflacyjnym
  2. Budżetowanie wiąże się z dużymi wydatkami, które mały biznes nie stać.
  3. Budżety tworzone są z myślą o przyszłości, która jest z natury niepewna. Warunki mogą w przyszłości ulec zmianie, zakłócając budżety. W rezultacie niepewność przyszłości zmniejsza wartość systemu zarządzania budżetem.
  4. Kontrola budżetowa jest jedynie narzędziem zarządzania. Nie może zastąpić zarządzania w podejmowaniu decyzji, ponieważ nie jest alternatywą dla zarządzania.

Przykłady. Kontrola budżetu

Kontrola budżetowa to termin finansowy odnoszący się do zarządzania dochodami i wydatkami. Na przykład większość wydziałów uniwersyteckich co roku zapewnia pożyczki na sprzęt ogólny. Departament może określić, czy dana pozycja może zostać sfinansowana, regularnie porównując rzeczywiste wydatki z budżetem i wydatkami przewidywanymi. Jeśli konto nie wystarczy, wydział musi znaleźć inne źródło środków.

Jak działa kontrola budżetu?

Najpierw musisz opracować budżet. Mówiąc najprościej, budżet korporacyjny to zbiór celów finansowych, które kierownictwo chce osiągnąć. Mogą to być cele związane z dochodami lub wydatkami. Po drugie, po ustaleniu budżetu kierownictwo musi ocenić, przeanalizować i zinterpretować rzeczywiste wyniki w odniesieniu do planowanych celów. W celu tego porównania kierownictwo często odwołuje się do raportu budżetowego.

Po trzecie, po dokonaniu porównań menedżerowie muszą ulepszyć nieskuteczne działania, jednocześnie rozwijając te, które osiągają dobre wyniki. Menedżerowie mogą łatwo skoncentrować się na niekorzystnych operacjach, korzystając z raportu budżetowego, ponieważ wszystkie obszary spełniające budżet są oznaczone literą F, co oznacza korzystną wariancję, a obszary, w których wyniki są słabe, są oznaczone literą U, co oznacza niekorzystną wariancję. Czwarta i ostatnia faza często kończy się z końcem okresu sprawozdawczego.

Kontrola budżetu w Oracle ERP

Kontrola budżetu w Oracle ERP

Dzięki kontroli budżetu rozwiązanie Oracle Enterprise Resource Planning (ERP) oferuje zestaw opcji i procesów przeglądu, które pozwalają na porównywanie budżetów ze zużyciem i zapobieganie nadmiernym wydatkom. Kontrola budżetu w Oracle ERP Cloud obejmuje również rozliczanie zobowiązań, co pozwala uniknąć wydatków większych niż planowano. Kontrola budżetu pomaga zarządzać procesem kontroli kosztów transakcji biznesowych w czasie rzeczywistym.

Różne funkcje realizowane przez Oracle ERP:

  1. Przeprowadzaj kontrole środków i rezerwacje środków, aby ustalić, czy wydatki są dozwolone w momencie składania lub zatwierdzania transakcji.
  2. Utrzymuj równowagę kontroli budżetowej zgodnie z kalendarzem budżetu i kontroluj strukturę budżetu pod kątem dostępnego budżetu, funduszy i funkcji konsumpcji
  3. Monitoruj wydatki firmy miesięcznie lub rocznie
  4. Zdefiniowanie warunków zatrzymania lub przedefiniowania transakcji w przypadku przekroczenia zabudżetowanego limitu.

Kontrolę budżetu możesz włączyć dla następujących elementów:

  1. Księgi rachunkowe
  2. Projekty
  3. Jednostki biznesowe (BU) przypisane do księgi
  4. Źródła i kategorie czasopism
  5. Typy transakcji, takie jak zamówienia zakupu (PO) lub zapotrzebowania

Podstawy. Kontrola budżetu

1. Organizacja kontroli budżetowej

Planowanie budżetu, jego utrzymanie i zarządzanie zależą od kompetentnych organizacji. Tworzy się Komisję Budżetową, w skład której wchodzą szefowie kilku departamentów. Za prawidłową realizację budżetów swoich działów odpowiadają wszyscy kierownicy funkcjonalni.

2. Centra budżetowe

Centrum budżetowe to część korporacji, która przygotowuje budżet. Centrum budżetowym może stanowić departament, oddział departamentu lub dowolny inny element departamentu. Należy utworzyć centra budżetowe obejmujące wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa.

3. Przewodnik budżetowy

Podręcznik budżetu to dokument określający zadania i obowiązki poszczególnych menedżerów zaangażowanych w ustalanie budżetu. Określa relacje pomiędzy kilkoma urzędnikami.

4. Urzędnik ds. budżetu. Kontrola budżetu

Dyrektor naczelny stojący na czele organizacji powołuje urzędnika ds. budżetu. Urzędnik ds. budżetu ma uprawnienia do przeglądania budżetów dostarczonych przez różnych kierowników funkcjonalnych i wprowadzania niezbędnych zmian.

5. Komisja Budżetowa

W małych firmach księgowy jest odpowiedzialny za przygotowanie i wykonanie budżetu. W dużych przedsiębiorstwach tworzy się grupę zwaną Komisją Budżetową.

6. Okres budżetowy

Okres budżetowy to okres, w którym budżet jest przygotowywany i wdrażany. Wiele rzeczy wpływa na okres budżetowy. Może to stanowić kontrast między branżami lub nawet w obrębie tego samego sektora lub firmy.

7. Określenie czynników istotnych. Kontrola budżetu

Dla każdego obszaru funkcjonalnego ustalono budżety. Budżety te są ze sobą powiązane i współzależne. Aby kontrola finansowa była skuteczna, różne budżety muszą być dobrze skoordynowane. Ograniczenia budżetowe dotyczące niektórych budżetów mogą również wpływać na inne budżety. Czynnik kluczowy, zwany także czynnikiem głównym, to czynnik wpływający na wszystkie budżety.

Wniosek!

Aby zarabiać pieniądze, musisz wydawać pieniądze, ale bez odpowiedniej kontroli budżetowej uzyskanie maksymalnego zwrotu z każdej wydanej złotówki może być trudne. Przedsiębiorstwa lub organizacje powinny zawsze ustanawiać i wdrażać skuteczne procedury kontroli budżetowej. Ważne jest także inwestowanie w technologię oferującą dokładne, wiarygodne dane w czasie rzeczywistym, a także automatyzację i analizę. Firmy muszą upewnić się, że ich zespół rozumie procedury budżetowania i kontroli budżetowej, które wspierają cele ich działu i organizacji, oraz uczestniczy w nich. Kiedy to zrobisz, będziesz mieć elastyczność i zrozumienie strategiczne, niezbędny dla odnoszący sukcesy tworzenie, monitorowanie i zarządzanie wszystkimi budżetami oraz zapewnienie, że każdy wydany dolar zostanie wydany na rozwój odnoszącego sukcesy biznesu.

Nadwyżka budżetowa - definicja, zalety i wady
Przywództwo marki – definicja, znaczenie, korzyści i przykłady
Biznes dla rządu (B2G) – definicja i korzyści
Crowdsourcing – definicja, znaczenie i korzyści
Inteligencja marketingowa – definicja, komponenty, gromadzenie danych i korzyści

Często zadawane pytania. Kontrola budżetu

  1. Co to jest kontrola budżetu?

    • Kontrola budżetowa to systematyczny proces porównywania rzeczywistych wyników firmy z celami budżetowymi.

  2. Jaki jest cel kontroli budżetowej?

    • Głównym celem jest zapewnienie kontroli nad zasobami finansowymi i realizacją biznesplanu, identyfikacja odstępstw i podjęcie w razie potrzeby działań korygujących.

  3. Jakie wskaźniki najczęściej podlegają kontroli budżetowej?

    • Kontrola budżetowa może obejmować porównania dochodów, wydatków, zysków, wielkości produkcji i klucza wskaźniki efektywności.

  4. Jak dokonuje się porównania w kontroli budżetowej?

    • Wyniki rzeczywiste porównuje się z wynikami planowanymi i analizuje różnice. Jeżeli odchylenia są znaczące, podejmowane są działania korygujące.

  5. Kto jest odpowiedzialny za kontrolę budżetową w organizacji?

    • Zazwyczaj za kontrolę budżetową odpowiada dział finansów lub księgowości. Jednakże, w zależności od struktury firmy, może to obejmować również kierowników działów.

  6. Jakich narzędzi używa się do kontroli budżetu?

    • Narzędzia obejmują raporty wyników finansowych, pulpity nawigacyjne, kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), analizę wydajności i inne.

  7. Jak reagować na odchylenia od budżetu?

    • Reakcja zależy od charakteru odchyleń. Jeżeli odchylenia są niewielkie i możliwe do wyjaśnienia, dalsze działania nie są konieczne. W przypadku znacznych odchyleń mogą zostać podjęte działania korygujące.

  8. Czy kontrola budżetowa może pomóc poprawić wyniki finansowe firmy?

    • Tak, kontrola budżetowa może zidentyfikować obszary, w których można zoptymalizować koszty, poprawić wydajność i wygenerować dodatkowe przychody, co ostatecznie może poprawić wyniki finansowe.

  9. Jak często przeprowadzana jest kontrola budżetu?

    • Może to zależeć od wielkości i charakteru przedsiębiorstwa. Kontrola budżetowa przeprowadzana jest zazwyczaj co miesiąc, ale może być częstsza lub rzadsza w zależności od potrzeb firmy.

  10. Czy kontrola budżetowa może pomóc w planowaniu długoterminowym?

    • Tak, wyniki kontroli budżetu można wykorzystać do korygowania bieżących planów i formułowania strategii na dłuższy okres.