Orçamento Bottom Up – Definição, Vantagens, Desvantagens e Dicas

O orçamento bottom-up é uma metodologia de desenvolvimento orçamentário em que planos e estimativas detalhadas são criadas nos níveis mais baixos de uma organização e, em seguida, esses detalhes são agregados e aprovados nos níveis mais altos de gestão. Este processo permite levar em consideração com mais precisão as necessidades e capacidades reais dos vários departamentos e funcionários da organização.

As principais características do orçamento bottom-up são:

• Participação em todos os níveis:

Todos os níveis da organização, desde os níveis mais baixos até à gestão superior, estão envolvidos no processo de desenvolvimento orçamental. Isto inclui gestores e funcionários no nível operacional.

• Orçamento de baixo para cima. Planos detalhados:

Os departamentos desenvolvem os seus próprios orçamentos detalhados, tendo em conta as suas missões, recursos e necessidades específicas.

• Relatório e justificativa:

As divisões fornecem relatórios e justificações para os seus pedidos de orçamento, permitindo à gestão obter uma compreensão mais profunda das motivações e expectativas de cada divisão.

• Orçamento de baixo para cima. Agregação e aprovação:

Os dados dos departamentos são agregados e revisados ​​nos níveis superiores de gestão. Então orçamento é aprovado e o plano geral torna-se a base para o planejamento e controle financeiro.

Os benefícios do orçamento ascendente incluem estimativas de recursos mais precisas, participação dos funcionários no processo de tomada de decisão e maior responsabilização pelos resultados em todos os níveis da organização. No entanto, isso o método também pode exigir mais tempo e recursos para coletar, agregação e análise de informações.

O que é orçamento ascendente?

Definição de O orçamento bottom-up é definido como um processo orçamentário que começa com o orçamento departamental de nível mais baixo e sobe até o nível mais alto da organização para produzir o orçamento final para toda a empresa.

Na abordagem bottom-up, o orçamento geral é determinado com base nas previsões de custos, despesas, salários ou salários dos funcionários, despesas administrativas, etc. de cada departamento para o próximo período financeiro. Em geral, a orçamentação ascendente implica que o orçamento de uma organização seja implementado de baixo para cima.

O processo começa de baixo e depois avança gradualmente

níveis organizacionais. Embora os orçamentos específicos dos departamentos sejam preparados e apresentados pelos chefes de departamento, só serão implementados após a aprovação da gestão de topo. Uma vez que esta abordagem leva em consideração as necessidades dos colaboradores e as políticas da empresa, a empresa pode crescer ainda mais.

Todos os departamentos devem trabalhar juntos neste método. Assim, é importante garantir que a abordagem ascendente funciona sem problemas. A chave é que todos os funcionários entendam a visão e a missão da organização.

Processo de orçamento corporativo bottom-up

O método bottom-up garante a seleção dinheiro suficiente para cada departamento.

A gestão inferior de cada departamento elabora o seu próprio orçamento de acordo com os projetos planeados, custos estimados dos componentes individuais, compras de equipamentos, material de escritório e orçamento do ano anterior.
Ao fazer um orçamento de baixo para cima, os funcionários podem se concentrar no que é importante para eles. Também ajuda os departamentos a planejar seus projetos para o próximo exercício financeiro.

1. Identifique as diferentes divisões da empresa. Orçamento

A abordagem bottom-up começa nos níveis mais baixos da hierarquia da empresa. O primeiro passo é dividir a empresa em departamentos. A identificação de cada departamento facilita a obtenção de estimativas orçamentárias departamentais.

Os funcionários de cada departamento podem criar uma lista de projetos para o próximo ano. O gerente do departamento pode então criar facilmente uma lista de verificação de custos para cada projeto. As filiais também podem incluir suas despesas administrativas na lista de verificação.

Às vezes, o orçamento de um departamento pode ser enorme, representando uma parcela significativa do orçamento da empresa. Este departamento pode ser dividido em divisões para um processo de avaliação tranquilo.

2. Incentive cada departamento a criar uma lista de despesas.

Com uma lista de projetos e estimativas de custos preparadas, os chefes de departamento podem criar uma previsão de custos. Todos os custos do departamento são resumidos e apresentados como estimativas de custos do departamento.

O departamento financeiro responsabiliza os chefes de departamento pela inclusão de despesas possíveis e necessárias. Assim, a estimativa orçamental é precisa e as despesas orçamentais são meticulosas.

3. Some as despesas de cada departamento. Orçamento

O orçamento total da empresa é obtido somando as estimativas orçamentárias de todos os departamentos. Os chefes de departamento têm a oportunidade de criar um orçamento para seu departamento.

O orçamento global não é a avaliação final da empresa. Antes de finalizar o orçamento da empresa, a alta administração analisa todas as previsões departamentais.

4. Estude os orçamentos de cada departamento.

Embora os requisitos de cada departamento devam ser cumpridos, a gestão de topo também deve considerar as dotações orçamentais anuais. A estimativa orçamentária deve corresponder às metas e objetivos da empresa.

A alta administração analisa as estimativas orçamentárias de cada departamento. Aborda questões de estimativas orçamentárias departamentais serem muito baixas ou muito altas. Quaisquer classificações insatisfatórias são discutidas com os chefes de departamento relevantes para fazer as alterações necessárias.

5. Conclua a estimativa orçamentária. Orçamento

Quando a alta administração estiver satisfeita com a estimativa orçamentária, ela a recomenda ao departamento financeiro. Os lucros e perdas de uma empresa são analisados ​​no longo prazo.

O departamento financeiro aprova a estimativa orçamentária e define o orçamento geral da empresa. Ele então distribui os fundos entre os vários departamentos.

Processo orçamentário de cima para baixo versus processo de orçamento de baixo para cima

Ao escolher entre usar um método orçamentário de cima para baixo ou de baixo para cima, as empresas devem compreender as diferenças entre eles e como eles se encaixam. Esses são elementos de um processo de planejamento mais amplo, conhecido como planejamento de cima para baixo e de baixo para cima.

A escolha de um método orçamentário baseado em resultados teóricos é comum, mas pode não produzir resultados ideais quando usado na prática. O orçamento de baixo para cima é às vezes chamado de versão mais avançada do orçamento de cima para baixo. Isto não é verdade, e são duas disciplinas diferentes de orçamentação.

Os departamentos devem preparar orçamentos dentro da posição de gestão de topo no orçamento descendente. Os departamentos preparam as suas estimativas orçamentais e enviam-nas à gestão sénior numa base orçamental ascendente.

Uma abordagem de cima para baixo ao orçamento é geralmente mais rápida. No entanto, isto pode fazer com que os departamentos tenham dificuldade em permanecer dentro dos valores orçamentais, porque a gestão pode não estar ciente de todos os custos envolvidos. O orçamento de cima para baixo também traz menos benefícios morais.

Esses dois métodos principais são os métodos orçamentários mais utilizados. Por um lado, um orçamento top-down poupa tempo, mas compromete o entendimento completo das necessidades de cada departamento. Como resultado, alguns departamentos podem não conseguir funcionar eficazmente dentro dos limites estabelecidos pela gestão de topo.

Por outro lado, um orçamento ascendente incentiva os funcionários assumem a responsabilidade pelo processo e usam sua experiência nos departamentos que gerenciam. No entanto os resultados departamentais nem sempre correspondem aos objetivos gerais organização.

Benefícios do orçamento bottom-up

1. Precisão

O orçamento ascendente geralmente tem a vantagem de ser bastante preciso porque cada departamento da organização está ciente de suas despesas e recursos.

A soma das estimativas orçamentárias de cada departamento pode resultar em orçamentos precisos para a empresa como um todo.

2. Motivação. Orçamento

Os funcionários responsáveis ​​pela criação de orçamentos normalmente trabalham mais do que outros para atingir os objetivos da empresa.

Como recebem responsabilidade financeira, eles ganham um senso de propriedade.

Isso melhora o moral e a confiabilidade dos funcionários. Afinal, eles ficam muito tempo na empresa.

3. Necessidades departamentais

A gestão superior pode não ter uma compreensão detalhada de cada programa e pode não ser capaz de decidir onde alocar recursos. Uma abordagem ascendente ajuda a alinhar-se com as necessidades do departamento para atingir seus objetivos.

Como os funcionários de cada departamento preparam estimativas orçamentárias, os requisitos são claramente indicados no relatório de estimativa.

4. Transparência. Orçamento

Os custos e recursos do departamento são apresentados da forma mais clara possível. Funcionários de cada departamento estão envolvidos na avaliação orçamentária.

A distribuição de recursos e despesas efetuadas pelo departamento são do conhecimento de todos os funcionários do departamento. A transparência ajuda a construir a confiança dos funcionários na empresa.

Desvantagens do orçamento bottom-up

1. Falta de coordenação

Há falta de coordenação entre departamentos onde fazem os seus orçamentos sem pensar nos outros departamentos. Isto também pode levar à duplicação de estimativas orçamentais.

2. Desvio do objetivo da organização. Orçamento

Um orçamento criado pelo funcionário menos experiente pode desviar-se do objetivo da organização. E não trará fortuna para a empresa.

3. Ultrapassar o orçamento

Há uma grande chance de que se um departamento ultrapassar o orçamento. Adicionar fundos adicionais pode impactar outro departamento. Cada departamento deve ter oportunidades iguais de crescimento dentro da empresa.

4. Longo prazo

Integrar todos os conjuntos de orçamentos menores para criar um orçamento único para toda a empresa geralmente leva mais tempo. Analisar e implementar cuidadosamente as estimativas orçamentais é um processo que exige muita mão-de-obra.

Dicas de implementação para o método bottom-up. Orçamento

Abaixo estão algumas sugestões para implementar o bottom-up orçamento para o seu negócio. Use essas dicas antes de escolher uma estimativa orçamentária obtida por esse método. Essa pode ser uma ótima estratégia para sua organização.

1. Tenha objetivos claros

Definir metas ajuda a estabelecer limites para qualquer processo. O mesmo acontece com o orçamento ascendente. As despesas e despesas previstas para cada gerente de departamento devem ser razoáveis. Embora esta estratégia se concentre exclusivamente nas necessidades do departamento, você também deve considerar as restrições financeiras da empresa.

2. Mantenha uma organização estruturada

As funções e requisitos variam para diferentes departamentos da empresa. A estimativa orçamental correspondente é elaborada tendo em conta as características de um determinado departamento.

Da mesma forma, os fatores que devem ser considerados na estimativa do orçamento de um departamento não devem se sobrepor a nenhum outro departamento. Isso resultará na duplicação do orçamento ou na omissão de alguns detalhes importantes.

3. Preste atenção aos detalhes. Orçamento

Os chefes de departamento são responsáveis ​​por revisar cuidadosamente todos os fundos e despesas do departamento. O trabalho deles é manter uma lista. orçamento com despesas projetadas para o exercício.

Embora seja demorado, é uma forma eficaz de controlar as despesas incorridas pelo departamento. Isso aumenta a responsabilidade e o moral dos funcionários.

Conclusão!

O sucesso de um negócio depende da visão e missão de longo prazo do negócio. O orçamento não garante o crescimento do negócio. A estimativa orçamentária deve ser consistente e funcionar em conjunto com os objetivos da empresa.

Embora a abordagem ascendente satisfaça as necessidades dos funcionários, ela também deve gerar lucro para a organização. Como o excesso de orçamento pode acontecer facilmente, analise cuidadosamente a lista de orçamento de cada departamento.

Os funcionários devem cumprir os prazos orçamentários. Lembre os funcionários de basearem suas estimativas no melhor palpite e de não adicionarem dinheiro extra para preencher. Certifique-se de que os recursos sejam alocados com sabedoria e de forma que todos tenham o que precisam para atingir seus planos e metas gerais de negócios.