Comunicação em equipe. Como fazer isso de forma eficaz?

A comunicação da equipe é a chave para o sucesso da equipe. A comunicação eficaz ajuda a melhorar o entendimento entre os membros da equipe, reduzir conflitos e aumentar a produtividade.

Aprender a comunicar-se eficazmente em equipe pode ser cansativo. Afinal, existem muitos livros por aí que afirmam oferecer as melhores práticas. Diplomas universitários completos estão disponíveis sobre o tema. Com tanta informação, será realista que qualquer equipa aprenda a comunicar da forma mais eficaz?

Como muitas coisas no mundo dos negócios, você não precisa saber tudo sobre comunicações. Você só precisa saber o suficiente para tomar medidas eficazes. Para simplificar os princípios da comunicação eficaz da equipe, reduzimos-os para “3 W”. Estas são três perguntas simples que você pode usar para focar a abordagem de comunicação da sua equipe, garantindo o máximo de produtividade e o mínimo de confusão. Embora métodos de comunicação específicos possam ir e vir, estas três questões serão sempre válidas.

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Quando iremos nos comunicar? Comunicação da equipe

Uma das primeiras coisas a concordar é a frequência da comunicação dentro da equipe. Não pense que isso vai dar certo. Diferentes membros da equipe podem ter expectativas diferentes em relação à frequência da comunicação. Se houver uma incompatibilidade entre as expectativas de um membro da equipe, poderá ocorrer frustração. Alguns membros da equipe se sentirão sobrecarregados com a frequência da comunicação, enquanto outros poderão se sentir ignorados.

Para garantir que todos tenham um conjunto comum de expectativas em relação à comunicação, concorde com o seguinte logo no início do projeto:

• Assistir . 

Em que horas os membros da equipe devem responder? Quando é permitido parar de verificar um aplicativo de comunicação de equipe? Esta questão é especialmente importante para equipes remotas que trabalham em fusos horários diferentes.

• Comunicação em equipe. Dias .

Espera-se que a equipe se socialize nos finais de semana? Em caso afirmativo, trata-se de uma regra geral ou de uma exceção que só deve ocorrer em circunstâncias extremas? Todos devem concordar com isso. Se alguns membros da equipe esperam socializar nos fins de semana e outros não, a produtividade e o moral podem sofrer um sério impacto.

• Situações .

Muita comunicação pode ser irritante e fazer com que os funcionários fiquem mentalmente desligados e parem de prestar atenção à comunicação da equipe. Para evitar isso, combine situações apropriadas para comunicação. Tente encontrar um nível de comunicação com o qual todos se sintam confortáveis, para que toda a equipe sinta que suas necessidades estão sendo ouvidas.

Embora seja importante estabelecer os conceitos acima no início de um projeto, isso não significa que eles devam ser imutáveis ​​e inflexíveis ou imutáveis ​​durante o resto do projeto. Em vez disso, use as diretrizes que você criou como base, mas pense em como as coisas estão indo à medida que o projeto avança. A vida real raramente corresponde às nossas previsões e expectativas, e é inevitável que algumas coisas não funcionem como pretendido e que tenham de ser feitas mudanças.

Plano de comunicação da equipe

Verifique regularmente e proativamente toda a equipe para ter certeza de que todos estão satisfeitos com o andamento das coisas. As perguntas a seguir podem ser úteis se você quiser avaliar se o plano de comunicação da sua equipe está funcionando bem:

• Comunicação em equipe. O que funciona bem em nossa comunicação atual? 

Ao fazer esta pergunta, você obtém feedback real sobre o que os membros da equipe gostam. Fazer esta pergunta também ajuda a enquadrar a discussão num contexto positivo e construtivo. Pode ser fácil focar no que não está funcionando, então certifique-se de focar a atenção das pessoas no que é bom e no que é ruim.

• O que você mudaria em nossa comunicação atual? 

Às vezes, os membros da equipe podem ter problemas ou questões relacionadas à comunicação, mas sentem-se tímidos ou inseguros para falar sobre eles. Ao tomar a iniciativa e fazer perguntas, você dá às pessoas permissão e espaço para procurar áreas de melhoria.

• Comunicação em equipe. Você consegue pensar em uma situação específica em que ficou satisfeito ou desapontado com nosso processo de comunicação? 

Pode ser difícil imaginar exatamente sobre o que os membros da equipe estão falando sem exemplos específicos para trabalho. Em vez de procurar feedback geral, tente obter exemplos específicos que ilustrem os pontos levantados.

O estabelecimento de regras básicas relativas à frequência do contacto de compensação resolve eficazmente o problema duplo do excesso e da falta de comunicação. Encontrar o equilíbrio é essencial para tirar o máximo proveito de sua equipe. Encontrar áreas proativas para melhoria à medida que o projeto avança permite adaptar sua comunicação e melhorá-la com base nas circunstâncias do mundo real. Comunicação da equipe

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Onde nos comunicaremos?

Hoje em dia, existe uma grande variedade de métodos pelos quais as equipes podem se comunicar. As opções são infinitas, desde e-mail legado até os mais recentes aplicativos de mensagens criptografadas. No entanto, muita escolha pode ser uma coisa ruim. As equipes devem definir claramente quais métodos de comunicação devem ser utilizados e com que finalidade. Se você não definir diretrizes claras nesta área, corre o risco de parte da equipe se comunicar de uma forma e outros de outra. Isso pode levar a fios cruzados, perda de informações e confusão e ineficiência geral.

Então, quais ideias o ajudarão a escolher os métodos de comunicação mais adequados às necessidades da sua equipe? Afinal, não existe uma solução que sirva para todos. Situações diferentes têm requisitos diferentes.

Considere o seguinte:

• Aptidão .

Diferente meios de comunicação têm usos diferentes. Por exemplo, uma videochamada não é necessária para uma comunicação interna rápida e curta. As mensagens instantâneas são melhores para os negócios. No entanto, para reuniões pessoais profundas, como sessões de mentoria, as mensagens instantâneas serão demasiado informais e impessoais. Uma chamada telefônica, videochamada ou reunião presencial funcionará melhor. Pense nos diferentes tipos de comunicação que sua equipe realizará e escolha a solução mais adequada para cada um.

• Comunicação em equipe. Facilidade .

Aprender um novo aplicativo de comunicação não é gratuito. Existe o custo potencial do próprio aplicativo, bem como o tempo e a energia necessários para a equipe aprendê-lo. Portanto, é bom manter as coisas tão simples quanto precisam ser. O tempo economizado ao escolher um aplicativo fácil de aprender é tempo que pode ser gasto em trabalhos importantes. Mantenha a comunicação simples.

• Купить em .

Foi demonstrado que a mudança é gerida de forma mais eficaz quando as pessoas a aceitam. Se você estiver mudando os métodos de comunicação, tente consultar sua equipe com antecedência. Se as pessoas sentirem que contribuíram e foram ouvidas, é provável que sejam menos resistentes à implementação de uma nova ferramenta de comunicação.

É importante evitar o erro de presumir que a ferramenta ou tecnologia certa resolverá problemas mais profundos de comunicação da equipe. As ferramentas de comunicação que você escolher aliviarão a situação, mas não substituirão uma cultura organizacional positiva e de apoio. Além disso, é extremamente importante evitar em busca do perfeito decisões quando uma solução adequada é boa o suficiente. Quase sempre haverá alguma outra ferramenta com recursos mais chamativos ou uma legião de fãs que a elogiarão. No entanto, existem custos reais associados à mudança de métodos de comunicação.

As razões para evitar mudar os métodos de comunicação com muita frequência em busca da solução perfeita incluem o seguinte:

• Comunicação em equipe. Finança .

Alternar entre diferentes aplicativos e ferramentas de comunicação pode custar dinheiro. Isso pode assumir a forma de assinaturas de aplicativos que não são totalmente utilizados, custos de compra únicos que não podem ser reembolsados ​​e aquisição de métodos de treinamento para software que não existe mais. Comunicação da equipe

• tempo .

O tempo é um recurso vital para o gerenciamento das organizações. Sempre que você muda de aplicativo de comunicação, o tempo é desperdiçado de várias maneiras. Leva tempo para aprender um novo aplicativo, tempo para concluir a instalação e outros aspectos técnicos da troca e tempo para discutir e confirmar a troca entre métodos.

• Comunicação em equipe. Conhecimento .

À medida que os membros da sua organização utilizam determinados meios de comunicação, eles aumentam o seu nível de conhecimento e experiência. As pessoas desenvolvem um nível de familiaridade e competência com qualquer ferramenta de comunicação específica ao longo do tempo. Cada vez que você opta por se conectar e escolhe uma nova ferramenta para aprender, todo o conhecimento organizacional acumulado é perdido.

Escolher os aplicativos de comunicação certos para sua equipe pode aumentar o moral, aumentar a produtividade e reter o conhecimento organizacional. Com tanta coisa em jogo, é importante fazer as escolhas certas e garantir que todos saibam qual ferramenta usar em qualquer situação. Comunicação da equipe

Com quem devemos nos comunicar?

O que é comunicação?

Não há nada pior do que fazer parte de uma equipe, mas não saber exatamente qual o papel que todos os outros desempenham, que autoridade de tomada de decisão eles têm e quando você deve se comunicar com eles. A confusão sobre com quem falar quando surge uma determinada situação é uma das maneiras mais rápidas de causar confusão e ineficiência. Se as pessoas não compreenderem completamente como comunicar bem, correm o risco de permanecer em silêncio quando algo está errado ou de denunciar à pessoa errada, o que resulta na inexistência de qualquer acção.

Este problema é agravado pela prevalência moderna de equipas remotas bastante móveis que nunca podem estar fisicamente no mesmo local. Diante desses desafios, como você pode ajudar sua equipe a saber com quem conversar em determinada situação?

• Organogramas .

Pode ser útil ter um gráfico visual mostrando quem está fazendo o quê em sua equipe. Não precisa ser complicado ou assustador. Pode simplesmente mostrar quem é responsável por quê, quando devem ser contactados e o momento e os meios para os alcançar. Deve estar disponível em algum lugar, como na rede corporativa.

• Cultura.

Uma das piores coisas para a eficácia da equipe é quando as pessoas ficam em silêncio. Crie uma cultura onde as pessoas se sintam capacitadas para falar e estender a mão. Se as pessoas receberem feedback positivo quando entrarem em contato, isso as incentivará a fazê-lo novamente, criando uma cultura comunicativa ao longo do tempo. Comunicação da equipe

• Comunicação em equipe. Educação .

Sua equipe deve ser devidamente treinada em todos os aspectos de seu trabalho, incluindo as ferramentas de comunicação que utilizará. Certifique-se de que as pessoas entendam corretamente a parte principal do treinamento da equipe. Isso garantirá que ele seja uma segunda escolha para sua equipe quando surgir a necessidade.

Além de estabelecer a maneira correta de se comunicar, também é importante estabelecer algumas coisas a serem evitadas. Não cometa o erro de presumir que as pessoas saberão automaticamente o que não fazer. Pessoas diferentes têm expectativas diferentes, e isso é especialmente verdadeiro quando a equipe é formada por pessoas de culturas e origens diferentes.

Algumas considerações importantes nesta área incluem:

• Linguagem . Algumas equipes gostam de linguagem informal, como palavrões e gírias, enquanto outras não. Seja claro sobre o que é proibido para evitar maiores contratempos posteriormente.
• Tópicos . O bate-papo fora do expediente é permitido ou não? Há alguma área de discussão delicada, como política ou religião, que você deseja que as pessoas evitem? Seja muito claro sobre isso para que as pessoas não se sintam no escuro sobre o que é ou não aceitável.

Deixar de dar às pessoas a oportunidade de falar com a pessoa certa pode ser prejudicial à produtividade da equipe. As pessoas fazem o seu melhor trabalho quando podem trocar ideias livremente e procurar soluções para os problemas. Torne mais fácil para eles fazerem exatamente isso.

A comunicação da equipe não precisa ser difícil.

Esperamos que você perceba que a comunicação eficaz da equipe não precisa ser complicada. Na verdade, tornar as coisas mais difíceis do que o necessário é uma receita para o fracasso. Mantenha as coisas simples. Defina respostas claras e concisas para 3W. Ouça sua equipe. Incluir feedback sobre comunicação Organizacionalpara melhorar a situação ao longo do tempo. Em última análise, ferramentas e aplicativos são ótimas ferramentas para melhorar o trabalho em equipe, mas apenas se forem usados ​​corretamente. Ao reunir sua equipe para responder a essas perguntas, você garantirá que os aplicativos energizarão, em vez de prejudicar, a comunicação e a produtividade de sua equipe.

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