Comunicação Organizacional. O que é isso ? E por que isto é importante

A comunicação organizacional é parte integrante de toda organização e desempenha um papel importante na construção de um negócio de sucesso. A comunicação em uma organização influencia o comportamento das pessoas na organização. A comunicação em uma organização é um componente vital da gestão porque o papel da gestão é fazer planos e dar orientações.

As pessoas que trabalham em uma organização, sejam gestores ou funcionários da linha de frente, precisam saber como se comportar para criar o melhor ambiente de trabalho na organização.

A comunicação em uma organização também influencia o comportamento das pessoas na organização. O comportamento das pessoas em uma organização influencia a forma como as pessoas motivam umas às outras para atingir os objetivos da organização. A comunicação organizacional desempenha um papel importante na forma como as pessoas interagem umas com as outras nas reuniões.

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Por outro lado, a comunicação organizacional ineficaz leva a mal-entendidos, falta de coordenação e incompetência na organização. Portanto, é importante ter uma comunicação eficaz em uma organização para executar planos de forma eficaz e contribuir para o sucesso da organização.

Comunicação efetiva é tão importante numa organização que hoje em dia até os recrutadores consideram as competências de comunicação como uma das competências essenciais das pessoas que pretendem contratar. As ofertas de emprego geralmente incluem frases como comunicação empresarial, comunicação corporativa ou habilidades de comunicação organizacional.

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Tipos. Comunicação Organizacional.

A comunicação é parte integrante de toda organização. Nenhuma organização pode sobreviver sem uma comunicação adequada entre as pessoas que nela trabalham.

Existem quatro tipos diferentes de comunicações organizacionais. Algumas organizações seguem estritamente um tipo de comunicação, enquanto outras organizações utilizam uma combinação desses tipos de comunicação.

Vamos primeiro aprender sobre os diferentes tipos de comunicação que acontecem em uma organização para saber sobre seu impacto na organização.

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1. Comunicação formal. Comunicação Organizacional.

A comunicação formal é um dos tipos mais comuns de comunicação que ocorre na maioria das organizações. A comunicação formal ocorre através de canais de comunicação pré-determinados.

Esses canais de comunicação são usados gestão e funcionáriospessoas que trabalham em uma organização se comuniquem entre si. A comunicação formal ocorre principalmente em organizações com uma estrutura organizacional hierárquica.

Nessas organizações, um funcionário comum não pode comunicar-se diretamente com a alta administração. A comunicação entre eles é realizada através da gestão intermediária.

2. Comunicação informal

Este tipo de comunicação é o oposto da comunicação formal. A comunicação informal não ocorre através de canais formais. As organizações que utilizam a comunicação informal para comunicar entre si não seguem canais de comunicação pré-determinados.

Isso significa que a comunicação entre a gestão e os funcionários de uma organização pode ocorrer por meio de múltiplos canais de comunicação.

Ao contrário da comunicação formal, onde a comunicação ocorre através de canais e intermediários adequados entre a gestão de topo e os colaboradores diretos, a comunicação informal pode ocorrer diretamente entre a gestão de topo e os colaboradores diretos.

Além disso, as organizações que utilizam a comunicação informal não possuem uma estrutura hierárquica devidamente definida. Todos os funcionários que trabalham nessas organizações são considerados do mesmo nível.

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3. Comunicação vertical. Comunicação Organizacional.

A comunicação formal pode ser dividida em duas categorias, como comunicação vertical e comunicação horizontal. A comunicação vertical é um tipo de comunicação entre gestores e seus subordinados.
A comunicação vertical pode ser ainda mais fragmentada em comunicação vertical ascendente e comunicação vertical descendente. Na comunicação vertical ascendente, a comunicação ocorre dos gestores para seus subordinados.
Enquanto isso, a comunicação vertical ocorre dos subordinados para os superiores.

4. Comunicação horizontal

Outro tipo de comunicação em uma organização é a comunicação horizontal. Este é um tipo de comunicação entre pessoas que trabalham no mesmo nível.

A comunicação horizontal é considerada a comunicação formal entre pessoas que trabalham no mesmo nível para trocar informações.

Importância. Comunicação Organizacional.

1. A principal importância da comunicação organizacional é manter informados os funcionários que trabalham na organização. Os funcionários comunicaram as metas que esperavam alcançar e os métodos usados ​​para alcançá-las. Eles não são apenas informados sobre os métodos, mas também recebem feedback para que melhore-os trabalhar. A comunicação organizacional ajuda a esclarecer dúvidas ou mal-entendidos entre os colaboradores.
2. A comunicação em uma organização desempenha o papel de fonte de informação. A informação é transmitida funcionários através comunicações. Essas informações ajudam os funcionários a tomar decisões importantes porque ter essas informações lhes fornece um curso de ação alternativo para concluir uma tarefa específica.
3. A comunicação é essencial para a comunicação. Por meio da comunicação, os funcionários que trabalham em uma organização se comunicam entre si. A socialização também é necessária para criar vínculos fortes entre os colaboradores, o que é essencial para o crescimento da organização. Comunicação Organizacional.
4. A comunicação saudável em uma organização ajuda a moldar a atitude das pessoas que trabalham na organização. Um funcionário bem informado tem uma atitude positiva em comparação com um funcionário menos informado.
5. A comunicação escrita e formal em uma organização é mais eficaz em comparação com outros tipos de comunicação organizacional. Portanto, muitas organizações gastam dinheiro na publicação de revistas e revistas corporativas para compartilhar informações anuais importantes com os funcionários da organização.
6. A comunicação organizacional desempenha um papel vital no processo de controle porque o papel dos gestores é orientar seus subordinados e receber deles feedback. A comunicação organizacional eficaz torna essas tarefas melhores. Os subordinados podem desempenhar suas tarefas com eficácia quando são bem comunicados e também podem tirar dúvidas de seus gestores quando se deparam com algum problema em seu trabalho.

Problemas de comunicação organizacional

Embora a comunicação organizacional seja parte integrante de qualquer organização, ainda existem muitos desafios que uma organização enfrenta quando se trata de preparar um plano de comunicação eficaz.

A comunicação organizacional nunca poderá ser eficaz e eficiente se os problemas associados à comunicação organizacional não forem abordados. Listados abaixo estão os problemas de comunicação organizacional dos quais você precisa estar ciente antes de preparar um plano de comunicação organizacional para uma organização.

1. Relevância do plano. Comunicação Organizacional.

O primeiro e mais importante desafio que você pode enfrentar ao criar um plano de comunicação é a sua relevância. Criar um plano de comunicação que seja relevante para todos em uma organização é um desafio. Diferentes departamentos e diferentes funções dentro desses departamentos exigem soluções diferentes para problemas de comunicação que possam surgir.

Por exemplo, no departamento de vendas, a maioria dos vendedores trabalha virtualmente e raramente visita o escritório. As reuniões com o gerente de vendas também acontecem por meio de videochamadas ou telefonemas.

Equipes de uma organização que gostam de trabalhar de forma independente e não querem se reunir regularmente. Portanto, preparar um plano de comunicação organizacional que seja relevante para todos que trabalham na organização é uma tarefa desafiadora.

2. Tamanho da organização

O próximo desafio que você pode enfrentar ao preparar um plano de comunicação organizacional é o seu tamanho. Especialmente em grandes organizações, é difícil criar um plano de comunicação eficaz. Porque nas grandes organizações existem vários departamentos e subdepartamentos.

Esses departamentos empregam centenas de funcionários. Alguns funcionários trabalham em escritórios e outros trabalham praticamente fora dos escritórios.
Nestes casos, torna-se bastante difícil preparar um plano de comunicação para que se possa estabelecer uma comunicação eficaz entre todos os colaboradores que trabalham na organização.

3. Responsabilidade. Comunicação Organizacional.

A responsabilidade é uma das questões mais importantes a considerar ao criar um plano de comunicação. Como garantir a responsabilização? Como você pode garantir que a mensagem ou informação não seja distorcida durante a transmissão?

Que ações você deve tomar se seus dados mudarem? E como rastrear a origem do erro? Todas essas perguntas precisam ter respostas. É difícil manter a responsabilidade sem um plano de comunicação organizacional eficaz.

4. Honestidade. Comunicação Organizacional.

Por último, mas não menos importante, a questão da comunicação organizacional é a integridade da informação. Este problema é enfrentado por organizações que escolhem métodos informais de comunicação organizacional. Num ambiente informal, as probabilidades de violação de dados tornam-se elevadas.

Portanto, um grande desafio é garantir a integridade das informações à medida que são transmitidas por toda a organização.

O impacto de comunicações organizacionais eficazes

A comunicação eficaz tem um impacto positivo na organização e nas pessoas que nela trabalham. Vamos descobrir mais sobre esses ataques um por um.

1. A comunicação eficaz ajuda a reduzir mal-entendidos entre funcionários, clientes e parceiros de negócios. Consequentemente, o número de ações judiciais e reclamações também é minimizado.
2. A comunicação eficaz em uma organização aumenta a confiança e o moral dos funcionários que trabalham na organização. Os funcionários se sentem mais satisfeitos em uma organização onde estão bem informados. Comunicação Organizacional.
3. A comunicação eficaz melhora os procedimentos e processos que ocorrem em uma organização, resultando no aumento da eficiência organizacional, bem como na redução dos custos de produção.
4. A comunicação excelente e clara em uma organização ajuda os funcionários a compreender as políticas, regras e regulamentos da organização. Isso os ajuda a se tornarem leais à empresa.
5. A comunicação adequada em uma organização ajuda a estabelecer vínculos saudáveis ​​entre funcionários e gestão. Os funcionários confiam em sua gestão e nas decisões que tomam por eles. Principal vantagem Este cenário é que a organização permanece livre de sindicatos e as pessoas comunicam os seus problemas e reivindicações e procuram uma solução mutuamente benéfica em vez de greves.
6. Os funcionários não têm vergonha de expressar suas opiniões e ideias. Isso é benéfico para a organização, pois a ajuda a crescer.
7. A comunicação organizacional planejada é útil na execução de planos de produção.

Consequências da comunicação organizacional ineficaz

1. A comunicação ineficaz causa brigas entre funcionários e administração devido a mal-entendidos causados ​​pela comunicação ineficaz.
2. A comunicação ineficaz em uma organização causa inconsistência dentro dos departamentos. A inconsistência causa disputas acirradas entre funcionários, desperdício de recursos e altos custos de produção.
3. Quando há comunicação ineficaz em uma organização, é difícil satisfazer necessidades e expectativas do cliente. O departamento de vendas não saberia disso O departamento de marketing prometeu aos clientes.
4. A comunicação ineficaz também pode causar alta rotatividade de pessoal. Os funcionários se sentem insatisfeitos e frustrados quando não são comunicados adequadamente.

Como preparar uma estratégia de comunicação eficaz?

Uma estratégia de comunicação eficaz só pode ser construída levando em consideração fatores tão importantes como a estrutura organizacional, as metas e objetivos e os valores da organização. Abaixo estão as etapas que você pode seguir para preparar uma estratégia de comunicação eficaz.

Etapa 1: Analise o tamanho da organização. Comunicação Organizacional.

Ao preparar um plano de comunicação organizacional, é importante considerar o tamanho da organização. Numa grande organização com vários departamentos, é necessário um plano de comunicação formal e bem planeado para garantir que todos os funcionários trabalhem em todos os departamentos.

Comunicação informal em tais organizações pode revelar-se ineficaz e causar diversos mal-entendidos entre os colaboradores que trabalham na organização.

 Etapa 3: peça ideias aos seus funcionários

Às vezes, considerar as ideias e opiniões dos funcionários pode ajudá-lo a criar um plano de comunicação eficaz. Eles compreendem melhor as deficiências do plano de comunicação existente e o que pode ser feito para corrigir essas deficiências.

Passo 4. Inspire-se na experiência de uma organização semelhante. Comunicação Organizacional.

Você pode consultar o plano de comunicação de organizações de porte semelhante e conversar com seus líderes para pedir ajuda. Você pode alterar o plano de comunicação usado por outras organizações para atender aos requisitos da sua organização.

Etapa 5: Obtenha feedback de funcionários e gerentes

Por fim, serão os gestores e os funcionários que utilizarão os métodos de comunicação no dia a dia. Assim, poderão reconhecer as deficiências do plano de comunicação e apresentar sugestões para melhorá-lo.

Como resolver problemas de comunicação organizacional enquanto prepara um plano de comunicação organizacional eficaz?

Os desafios associados à comunicação organizacional não podem ser ignorados no desenvolvimento de um plano de comunicação eficaz.

No entanto, estas questões podem ser resolvidas considerando as seguintes práticas ao criar um plano de comunicação abrangente para uma organização.

1. Agende reuniões com frequência. Comunicação Organizacional.

O mal-entendido ou a falta de comunicação entre funcionários de dois ou mais departamentos é um dos problemas mais comuns enfrentados pela maioria das organizações.

Eles podem estar trabalhando no mesmo projeto, mas não têm conhecimento do trabalho realizado um pelo outro devido à falta de comunicação. Para eliminar este problema, a gestão deve garantir que os funcionários tenham oportunidades suficientes para se sentarem e conversarem uns com os outros.

Por exemplo, você pode organizar sessões de perguntas e respostas, reuniões de almoço e aprendizado ou adicionar um recurso de canal interdepartamental ao seu plano de comunicação.

2. Avalie regularmente as comunicações organizacionais atuais.

Avaliar seu plano atual de comunicação organizacional o ajudará a identificar suas deficiências. Para obter uma avaliação mais detalhada, você pode encontrar respostas para as seguintes perguntas:

Com que frequência os funcionários perdem prazos?

Os funcionários usam tecnologia moderna para se comunicar de forma eficaz?

Responder a perguntas como essas o ajudará a tomar consciência dos problemas em seu plano de comunicação atual. Aborde essas questões para criar um plano de comunicação eficaz para sua organização.

3. Ative as ferramentas digitais. Comunicação Organizacional.

A tecnologia tem soluções para todos os problemas. Portanto, você também deve prestar muita atenção ao uso das tecnologias mais recentes para criar comunicações eficazes na organização.

Hoje em dia, a maioria dos jovens considera as reuniões pessoais vazias perda de tempo. Eles acreditam que o trabalho que pode ser feito com a ajuda da tecnologia não requer a presença física de uma pessoa.

Assim, ao usar a tecnologia mais recente, você pode ficar conectado com os funcionários que trabalham virtualmente e também entre departamentos.

4. Use diferentes estilos de comunicação. Comunicação Organizacional.

Finalmente, ter um método de comunicação padrão não será adequado para todas as pessoas que trabalham numa organização. Pessoas diferentes consomem informações de maneira diferente.

Algumas pessoas conseguem trabalhar bem durante reuniões presenciais, enquanto outras desejam receber atualizações online. Para criar uma comunicação eficaz em uma organização, você deve usar diferentes abordagens de comunicação. As pessoas precisam ter tantas opções quanto possível.

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A comunicação organizacional eficaz é a base de uma organização. Sem comunicação adequada, nenhuma organização pode sobreviver. A criação de um plano de comunicação eficaz para uma organização requer uma compreensão mais profunda da estrutura, tamanho, objetivos e valores da organização.

Porém, criar um plano de comunicação organizacional não é uma tarefa fácil. Ele traz muitos desafios que precisam ser considerados e abordados ao criar um plano de comunicação organizacional.

A comunicação eficaz desempenha um papel vital para ajudar uma organização a aumentar os lucros e minimizar os custos de produção, enquanto a comunicação ineficaz pode causar mal-entendidos entre os funcionários.

 

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Perguntas frequentes (FAQ). Comunicação Organizacional.

1. O que é comunicação organizacional?

   • Responder. A comunicação organizacional é o processo de transmissão de informações, ideias e opiniões dentro de uma organização entre seus membros, bem como a comunicação externa com parceiros e clientes.

2. Por que a comunicação organizacional é importante para os negócios?

   • Responder. A comunicação organizacional eficaz promove uma melhor compreensão das tarefas e objetivos, aumenta a eficiência do trabalho, fortalece o relacionamento da equipe e ajuda a resolver problemas.

3. Quais são os principais elementos incluídos na comunicação organizacional?

   • Responder.  Os elementos da comunicação organizacional incluem comunicação verbal e não verbal, uso de tecnologia, canais de comunicação formais e informais.

4. O que é comunicação verbal e não verbal no contexto de um ambiente organizacional?

   • A resposta. A comunicação verbal é a troca de informações por meio de palavras, enquanto a comunicação não verbal inclui gestos, expressões faciais, linguagem corporal e outros elementos não linguísticos.

5. Como organizar reuniões e reuniões eficazes dentro de uma organização?

   • A resposta.  Planeje reuniões com antecedência, estabeleça metas claras, convide apenas os participantes necessários, garanta a participação ativa, controle o tempo e documente os resultados.

6. Como garantir a transparência na comunicação organizacional?

   • A resposta. Divulgue informações em tempo hábil, discuta abertamente mudanças e decisões, crie canais de feedback acessíveis e estabeleça estruturas de comunicação claras.

7. Como superar barreiras na comunicação organizacional?

   • A resposta. Ouça ativamente, use uma variedade de canais de comunicação, incentive a colaboração entre departamentos, resolva conflitos e treine os funcionários habilidades eficazes comunicações.

8. Como organizar campanhas de comunicação interna para os colaboradores?

   • A resposta.  Crie conteúdos interessantes, utilize ferramentas de comunicação interna (intranet, e-mails), conduzem seminários e treinamentos e incentivam feedback.

9. Como resolver conflitos relacionados à comunicação organizacional?

   • A resposta. Identifique fontes de conflito, mantenha discussões abertas, promova o entendimento mútuo, ofereça soluções construtivas e incentive o feedback.

10. Como implementar estratégias de comunicação eficazes em organizações de diversos portes?

    • A resposta.  Realize uma análise de necessidades, defina metas, implemente diversas ferramentas de comunicação, treine a equipe e avalie a eficácia das estratégias.