Responsabilidade – Definição, Métodos e Seu Mistério

A responsabilização é o princípio segundo o qual uma pessoa que recebe determinados fundos ou responsabilidades é obrigada a prestar contas da utilização desses fundos ou do desempenho da responsabilidade atribuída. Este princípio é amplamente utilizado em gestão, contabilidade, administração pública e outras áreas.

Os principais aspectos da responsabilização incluem:

1. Responsabilidade pelas Instalações ou Tarefas: A pessoa a quem os fundos são confiados é obrigada a utilizá-los tendo em conta as finalidades e regras estabelecidas.
2. Fornecendo relatórios: O responsável deve fornecer relatórios sobre o gasto de fundos ou o desempenho das funções atribuídas. Esses relatórios geralmente incluem detalhes de despesas, resultados alcançados e outras informações relacionadas.
3. Transparência e Honestidade: Os relatórios devem ser transparentes e honestos para fornecer uma imagem clara da utilização dos fundos ou da conclusão das tarefas.
4. Regras e regulamentos: A responsabilidade geralmente é regida por certas regras e regulamentos, que podem variar dependendo do setor e do contexto.

Exemplos de utilização do princípio da responsabilidade:

• Contabilidade: Os funcionários responsáveis ​​pela utilização do orçamento da empresa devem fornecer relatórios de despesas e resultados financeiros.
• Administração pública: Os funcionários governamentais que gerem fundos públicos devem fornecer relatórios sobre a utilização desses fundos para garantir a transparência e a responsabilização.
• Gerenciamento de projetos: Os membros da equipe do projeto podem prestar contas ao gerente do projeto, fornecendo-lhe relatórios regulares sobre o andamento das tarefas.

O princípio da responsabilização promove uma gestão eficaz e justa dos recursos e tarefas, garante o controlo sobre a utilização dos fundos e ajuda a atingir os objetivos organização ou projeto.

 

Entendimento. Responsabilidade

A responsabilização é geralmente equiparada à culpabilidade, responsabilidade e responsabilização por ações relacionadas à ética e à governança. A palavra "responsabilidade" vem da palavra latina " acompanhar" , que significa “relatar”. Esta palavra latina, por sua vez, vem da palavra putare , o que significa contar. A responsabilização é impossível sem usar métodos padrão contabilidade. A ideia de relatar e manter registros remonta a civilizações mais antigas, como Israel, Babilônia, Grécia, Egito Antigo e Roma.

Sem responsabilidade, as equipas de sucesso não podem prosperar e crescer porque o desempenho e a responsabilidade andam de mãos dadas. A responsabilização é vista como um componente essencial do profissionalismo e está ligada a outros aspectos como moralidade, legalidade e ética.

Métodos para melhorar uma cultura de responsabilidade

“Criar uma cultura de responsabilidade significa reconhecer que, onde quer que você esteja no organograma, você incentiva outras pessoas a responsabilizá-lo.”

Existem várias estratégias e técnicas comprovadas que são comumente usadas para criar e melhorar uma cultura de responsabilidade no local de trabalho e são as seguintes:

1. Estabeleça expectativas claras. Responsabilidade

A especificidade é a chave do sucesso. Por exemplo, um gestor que instrua os seus subordinados a concluir uma determinada tarefa de acordo com os mais elevados padrões e no menor tempo possível é ambíguo e inevitavelmente causa confusão e perturbação. A especificidade aqui implica que o gestor comunique aos seus subordinados o prazo para uma determinada tarefa e defina claramente os padrões aos quais a qualidade de uma determinada tarefa deve atender. Isto ocorre porque os termos “padrões mais elevados” e “o mais rápido possível” são subjetivos e podem significar pessoas diferentes.

2. Crie e mantenha confiança e segurança

Segurança refere-se à segurança psicológica do pessoal no local de trabalho. Essa segurança é crítica para a comunicação. O medo na equipe ou nos colegas é um sinal de que essas pessoas podem se sentir desrespeitadas ou negligenciadas por seus objetivos e ideias.

O respeito mútuo e a empatia são fundamentais para criar segurança psicológica, o que pode criar um sentimento de confiança. Os gestores precisam identificar e diagnosticar quaisquer sentimentos de desconfiança ou medo o mais cedo possível e depois expressar respeito e empatia para criar um ambiente de trabalho mais saudável. É absolutamente necessário encontrar um terreno comum e melhorar a situação de todas as pessoas no local de trabalho.

3. Autorresponsabilidade. Responsabilidade

Esta estratégia é necessária para melhorar a responsabilização no local de trabalho. Qualquer indivíduo em força de trabalho, independentemente da posição ou status, podem se beneficiar ao iniciar a auto-responsabilidade. Este conceito de autorrelato é comumente chamado de "locus de controle interno" na psicologia da personalidade.

Um homem com um interior locus de controleé provável que acredite que tudo o que acontece com ele e ao seu redor depende, em um grau ou outro, de suas ações, erros e decisões. Por outro lado, uma pessoa com um locus de controle externo sentirá e culpará forças externas, como a sorte e fatores externos, pelos eventos que acontecem com ela.

Qual é o enigma da responsabilização?

Criado por Henry Evans, o Accountability Puzzle é usado para apoiar a ação responsável e o diálogo no ambiente de trabalho. Este quebra-cabeça consiste em quatro partes, a saber:

1. Data e hora específicas e um proprietário para cada tarefa. Responsabilidade

As duas primeiras peças do quebra-cabeça são bastante fáceis de entender. Primeiro, Henry Evans afirma que o gestor ou CEO deve indicar claramente a tarefa em relação à data e hora. Em segundo lugar, cada tarefa deve ser atribuída uniformemente a cada indivíduo, e a tarefa deve ser atribuída apenas ao indivíduo e não à equipa.

2. Elimine lacunas. Responsabilidade

Os gestores e aqueles que ocupam posições de liderança podem e devem utilizar uma variedade de ferramentas e estratégias para garantir que as expectativas definidas para uma tarefa sejam alcançáveis, orientadas para resultados, éticas, monitorizadas e registadas.

3. Responsabilidade aberta de todas as partes

Os gestores, bem como os funcionários dos subordinados, devem prestar contas aos seus subordinados e colegas, respetivamente, uma vez que a comunicação bidirecional e a transparência promovem um sentimento de confiança, honestidade e lealdade no ambiente de trabalho.

4. Divisão de responsabilidades. Responsabilidade

Para desenvolver uma cultura de responsabilização, é importante que pelo menos duas pessoas estejam conscientes de um compromisso específico. Portanto, se um líder for responsabilizado pelo cumprimento de certas obrigações, seria sensato tornar a sua equipe sua parceira de responsabilidade. Quando outros membros também souberem do seu comprometimento, isso automaticamente melhorará o desempenho individual e organizacional.

Resultados de responsabilidade!

Concluindo, a implementação de uma cultura de responsabilização numa organização desempenha um papel fundamental na realização de discussões eficazes sobre desempenho e na obtenção de melhores resultados.

Os líderes ou gestores devem responsabilizar as pessoas de uma forma construtiva, solidária e capacitadora, sem criar stress ou medo. E para garantir isso, devem comunicar corretamente o propósito das tarefas e definir expectativas claras.

Quão importante é para você o papel da responsabilidade na melhoria do desempenho individual e organizacional?

PERGUNTAS FREQUENTES. Responsabilidade.

1. O que é responsabilidade?

   • Prestação de contas é um sistema de contabilidade e controle de despesas no qual um funcionário recebe um adiantamento ou dinheiro para determinadas despesas e é obrigado a fornecer um relatório de despesas com documentos comprovativos.

2. Que tipos de despesas podem ser objeto de prestação de contas?

   • Diversas despesas podem ser contabilizadas, como despesas de viagem (voos, alojamento, refeições), despesas com material de escritório, adiantamentos, etc.

3. Quais documentos são normalmente necessários para a prestação de contas?

   • Os documentos incluem recibos, faturas, bilhetes e outros documentos comprovativos que comprovem a realidade e o valor das despesas incorridas.

4. Como o processo de prestação de contas impacta o negócio?

   • O processo de responsabilização ajuda a evitar gastos desnecessários, garante a transparência financeira e permite negócios de forma eficaz gerenciar seus recursos.

5. Que benefícios um sistema de responsabilização oferece a uma empresa?

   • Os benefícios incluem um controle mais eficaz despesas, minimizando o risco de fraude, aumentando a transparência financeira e a capacidade de melhorar o planeamento orçamental.

6. Quais podem ser as desvantagens de um sistema de responsabilização?

   • As desvantagens incluem possíveis atrasos no recebimento de relatórios, dificuldade em gerenciar grandes quantidades de papelada e inconveniência para os funcionários associada à preparação de relatórios.

7. Que ferramentas tecnológicas podem ajudar a gerir a responsabilização?

   • Existem muitos programas e aplicativos de gerenciamento de responsabilidade disponíveis, incluindo sistemas de contabilidade de despesas empresariais, aplicativos móveis de coleta de recibos e outras ferramentas de automação.

8. Como a responsabilidade é regulada por lei?

   • As leis e regulamentos de responsabilidade podem variar de acordo com o país e a região. No entanto, geralmente estabelecem requisitos para o fornecimento de relatórios e documentos comprovativos.

9. Como prevenir fraudes no sistema de prestação de contas?

   • Para evitar fraudes de prestação de contas, as empresas podem usar controles, auditorias e tecnologia rigorosos.

10. Quais são as melhores práticas na gestão da responsabilização?

    • As melhores práticas incluem políticas e procedimentos claros de responsabilização, treinamento de funcionários, uso de sistemas automatizados e auditoria regular de processos.