Apelarea în conferință este o tehnologie care permite oamenilor din diferite locuri să interacționeze și să comunice între ei în timp real prin comunicare audio și/sau video. Acest lucru permite membrilor să se întâlnească și să țină întâlniri, să discute probleme, să ia decizii și să lucreze la proiecte fără a părăsi birourile sau locațiile lor.
Doriți să creați conferințe de succes pe care oamenii le așteaptă cu nerăbdare? Indiferent dacă vă întâlniți cu șeful, clienții sau echipa virtuală din întreaga lume, iată zece sfaturi pentru a vă asigura că totul decurge bine.
Unul dintre cele mai bune lucruri despre afaceri astăzi este că nu a fost niciodată mai ușor să rămâi conectat cu colegii, echipa și clienții tăi. Datorită tehnologiei moderne, putem organiza întâlniri din mers, găzdui întâlniri virtuale și putem asigura o experiență perfectă de aproape oriunde în lume. Astăzi, una dintre cele mai ușoare și populare modalități de a păstra legătura cu toată lumea din afacerea dvs. este prin apeluri conferințe. Nu numai că sunt ușor de configurat, dar permit și colaborarea în timp real, astfel încât problemele potențiale să fie rezolvate rapid și toată lumea să fie mereu pe aceeași pagină.
Cand vine vorba de eficienta afacerii, există puține instrumente care sunt la fel de simple și eficiente ca apelurile în conferință.
1. Organizează-te. Apel de conferinta
Nu există nimic mai rău decât o conferință telefonică care nu are un scop clar. Pentru ca conferința să fie eficientă, trebuie să vă organizați timpul în avans. Aceasta înseamnă că ar trebui să aveți tot ce aveți nevoie, inclusiv o agendă, note și o listă clară de sarcini. Pentru a face cu adevărat o impresie, trimiteți o agendă pentru apel înainte de a începe, astfel încât toată lumea să poată fi pe aceeași pagină și să știe exact la ce să se aștepte. Să fii organizat este singurul mod prin care poți fi sigur că nu vei pierde timpul, inclusiv al tău.
2. Cunoaște-ți serviciul. Apel de conferinta
Acordați-vă întotdeauna timp pentru a vă familiariza cu sistemul telefonic de afaceri și/sau serviciul de conferințe pe care îl utilizați înainte de a avea loc apelul propriu-zis. Fiecare serviciu are propriile sale caracteristici unice, așa că cunoașterea modului în care funcționează totul vă poate asigura că apelul se desfășoară fără probleme. Înțelegerea serviciului pe care îl utilizați este, de asemenea, cea mai bună modalitate de a ajuta alți vizitatori să îl navigheze. În loc să le trimiteți doar la pagina de întrebări frecvente a serviciului, le puteți răspunde singur la întrebări.
Strategia de crestere a afacerii. Cel mai bun
3. Creați interacțiune. Apel de conferinta
Cele mai bune teleconferințe permit fiecărui participant să participe. Dacă tot ce faci este să vorbești, atunci oamenii se vor întreba de ce nu ai trimis doar o notă vocală. Acordați întotdeauna timp pentru întrebări și feedback în timpul apelului, astfel încât toată lumea să simtă că are șansa de a participa. Acest lucru va asigura că toată lumea acordă atenție și se va asigura că orice lucru care trebuia rezolvat în timpul conversației a fost rezolvat. În funcție de tipul de serviciu de conferință pe care îl utilizați (consultați mai jos lista noastră cu primele cinci servicii gratuite), vor exista și alte modalități unice de a încuraja participarea, inclusiv crearea de sondaje și o secțiune interactivă de întrebări și răspunsuri. Dacă intenționați să utilizați unul dintre aceste servicii suplimentare, asigurați-vă că dvs. și membrii dvs. sunteți familiarizați cu modul în care funcționează în prealabil.
4. Minimizați distracția. Apel de conferinta
Deși unul dintre avantajele unui apel conferință este abilitatea de a vă alătura de oriunde, este important să încercați să minimizați distracția pentru toată lumea, mai ales dacă sunteți gazda. Dacă este posibil, evitați să suni din locuri publice care sunt zgomotoase sau, dacă este un apel video, aglomerate. Deși uneori este inevitabil, aceste tipuri de distragere a atenției pot fi enervante și chiar vă pot împiedica pe dvs. și pe invitații dvs. să discutați despre orice trebuie abordat în timpul apelului.
Managementul timpului și îmbunătățirea productivității
5. Fii la timp. Apel de conferinta
Una dintre cele mai proaste moduri de a începe un apel conferință este să întârzii. Chiar și cinci minute după ora programată poate face vizitatorii tăi iritabili și poate da impresia că nu ești apreciați-i timp. Apelarea devreme îi va face pe participanții să simtă că sunteți pregătiți și pregătiți. În plus, îi ajută pe oaspeții să evite acel mesaj ciudat „tu ești aici primul” care i-ar putea pune pe locul doi dacă au informațiile corecte despre apel.
6. Pregătiți ajutoare vizuale
Nu toate apelurile de conferință au nevoie de ajutorul unor mijloace vizuale. Dar pentru unii, ele chiar îmbunătățesc conversația. După ce v-ați creat agenda pentru apel, examinați-vă notele și stabiliți dacă aveți nevoie de imagini. Dacă da, fă-ți timp pentru a pregăti suporturi vizuale și asigură-te că îi anunță oaspeților tăi că aceasta va fi o conferință video. Dacă vă așteptați ca și invitații dvs. să distribuie videoclipul, anunțați-le pentru a se putea pregăti. Nu este nimic mai rău pentru oaspeții tăi decât să li se ceară să se alăture prin video atunci când așteaptă doar un apel vocal.
7. Urmați planul de joc. Apel de conferinta
Deși s-ar putea să petreceți mult timp pregătindu-vă pentru apel, acest lucru nu garantează că veți îndeplini de fapt agenda dvs. Ține cont de ceea ce vrei să obții la garda și fă tot posibilul pentru a fi cât mai eficient posibil pe măsură ce bifezi fiecare căsuță. Dacă îi încurajezi pe alții să intre în competiție, ar trebui să fii și gazda pentru a te asigura că nimeni altcineva nu monopolizează sau pur și simplu pierde timpul. Ține minte: toată lumea, inclusiv tu, este ocupată. Cu cât apelul dvs. durează mai mult și cu cât este mai în afara subiectului, cu atât mai puțini oameni își vor aminti - și cu atât vor fi mai puțin entuziasmați pentru următorul apel.
8. Cu cât este mai scurt, cu atât mai bine. Apel de conferinta
În cazul în care aveți îndoieli, greșiți întotdeauna în privința apelurilor conferințe mai scurte. În timp ce toată lumea se va plânge de teleconferințe de treizeci de minute care durează o oră, foarte puțini vor fi enervați când de fapt sunt doar douăzeci de minute. Urmăriți ceasul pe tot parcursul apelului, astfel încât să puteți face tot posibilul pentru a atrage participanții la timp sau mai devreme. Nu există nimic pe care angajații le prețuiesc mai mult decât întâlnirile care nu le iau timp din programul lor deja încărcat.
9. Furnizează note
Dacă știți că apelul dvs. de conferință va fi lung sau dacă există mai multe subiecte importante pe care oamenii trebuie să le amintească, atunci este important să luați notițe pentru oaspeții dvs. după (sau înainte) apelului. Aceste note se vor asigura că toate întrebările, comentariile și ideile tale cele mai importante sunt amintite, precum și dacă oaspeții tăi iau vreo măsură și le reamintește ce trebuie să facă și când.
10. Înregistrați apelul. Apel de conferinta
Asigurați-vă că vă înregistrați apelul conferință, astfel încât, dacă cineva îl ratează, să aibă șansa să îl vizioneze. Înregistrarea conversației vă va ajuta, de asemenea, să învățați ce puteți face mai bine data viitoare, cum ar fi încetinirea conversației, îmbunătățirea mijloacelor vizuale pe care le utilizați sau concentrarea asupra agendei. Pe lângă note, partajarea conversației este bună o modalitate prin care participanții pot reveni și revizui după cum este necesar.
5 teleconferințe gratuite.
Deși există multe servicii de conferințe plătite care sunt grozave, există și multe servicii gratuite care pot concura cu ușurință. Iată o listă a celor cinci servicii de conferințe preferate și de ce...
1. Hangouts Google
Ne place calitatea video și audio Google Hangouts , ca să nu mai vorbim de cât de familiar este pentru mulți utilizatori. Deoarece tot ce aveți nevoie este un cont Google pentru a vă înscrie, folosirea Hangouts înseamnă adesea că vizitatorii dvs. nu trebuie să vă faceți griji cu privire la configurarea sau conectarea la un alt cont necunoscut. Hangouts se integrează și cu aplicații precum Google Docs, ceea ce înseamnă că partajarea rapidă a informațiilor este ușoară.
2. Uberconferință
La fel ca Google Hangouts, uber-conferință vă permite să partajați fișiere din Google Drive în timpul unui apel. De asemenea, se integrează cu Dropbox și Evernote și facilitează partajarea ecranelor. Una dintre cele mai bune caracteristici ale Uberconference este comenzile sale audio, care ajută la minimizarea zgomotului ambiental dacă vă aflați într-un birou aglomerat sau într-o cafenea populară.
3. Obiectiv cu zoom
zoom, Unul dintre cele mai populare servicii din această listă, este o opțiune excelentă de conferințe telefonice gratuite pentru companii, mai ales dacă se bazează foarte mult pe videoconferințe. Aplicația este ușor de descărcat și accesat, permițându-vă să efectuați rapid apeluri viitoare către toți membrii echipei dvs.
4.Conferință gratuită
Dacă aveți clienți sau membri ai echipei care se vor alătura la nivel internațional, atunci Conferință gratuită este una dintre cele mai inteligente opțiuni, deoarece este gratuită. Puteți utiliza FreeConference prin telefon și online, cu acces la funcții convenabile de partajare a ecranului și chat.
5. Aceeași pagină
Ca un software cuprinzător de colaborare all-in-one, Aceeași pagină vă permite să faceți lucruri precum comunicarea prin mesaje în bloc, partajarea fișierelor și chiar sondaje în cadrul grupului dvs. Deși Samepage oferă un serviciu gratuit, oferă și opțiuni plătite pentru funcții suplimentare, cum ar fi comenzi private și stocare extinsă.
Completare
Prin optimizarea strategiei și a performanței dvs. de conferințe prin utilizarea serviciului de conferințe potrivit pentru afacerea dvs., colaborare în echipa poate fi mai eficientă, ca oricând. Indiferent dacă lucrați într-o afacere reală sau online, puteți începe să efectuați apeluri conferințe mai bune, care să piardă mai puțin timp și să lucrați mai mult, urmând aceste sfaturi.
Lasă un comentariu