Comunicarea în echipă. Cum să o faci eficient?

Comunicarea în echipă este cheia succesului echipei. Comunicarea eficientă ajută la îmbunătățirea înțelegerii între membrii echipei, la reducerea conflictelor și la creșterea productivității.

Învățarea să comunice eficient într-o echipă poate fi copleșitoare. La urma urmei, există o mulțime de cărți care pretind că oferă cele mai bune practici. Sunt disponibile diplome universitare întregi pe această temă. Cu atât de multe informații, este realist ca orice echipă să învețe să comunice în cel mai eficient mod?

Ca multe lucruri în lumea afacerilor, nu trebuie să știi tot ce există despre comunicații. Trebuie doar să știi suficient pentru a lua măsuri eficiente. Pentru a simplifica principiile comunicării eficiente în echipă, le-am redus la „3 W”. Acestea sunt trei întrebări simple pe care le poți folosi pentru a concentra abordarea echipei tale asupra comunicării, asigurând productivitate maximă și confuzie minimă. Deși anumite metode de comunicare pot veni și pleacă, aceste trei întrebări vor fi întotdeauna valabile.

Brand Identity Prism: Ce este și cum se folosește

Când vom comunica? Comunicarea în echipă

Unul dintre primele lucruri asupra cărora trebuie să fiți de acord este frecvența comunicării în cadrul echipei. Să nu crezi că asta se va rezolva. Diferiți membri ai echipei pot avea așteptări diferite cu privire la frecvența comunicării. Dacă există o nepotrivire între așteptările unui membru al echipei, poate apărea frustrarea. Unii membri ai echipei se vor simți copleșiți de frecvența comunicării, în timp ce alții se pot simți ignorați.

Pentru a vă asigura că toată lumea are un set comun de așteptări în ceea ce privește comunicarea, convineți asupra următoarelor aspecte chiar la începutul proiectului:

• Ceas . 

În ce ore ar trebui să răspundă membrii echipei? Când este bine să nu mai verifici o aplicație de comunicare în echipă? Această problemă este deosebit de importantă pentru echipele de la distanță care lucrează în diferite fusuri orare.

• Comunicarea în echipă. Zile .

Se așteaptă ca echipa să socializeze în weekend? Dacă da, este aceasta o regulă generală sau o excepție care ar trebui să apară numai în circumstanțe extreme? Toată lumea trebuie să fie de acord cu asta. Dacă unii membri ai echipei se așteaptă să socializeze în weekend, iar alții nu, productivitatea și moralul pot fi afectate serios.

• Situații .

Prea multă comunicare poate fi enervantă și poate determina angajații să devină dezactivați mental și să nu mai acorde atenție comunicării în echipă. Pentru a evita acest lucru, convineți asupra situațiilor care sunt adecvate pentru comunicare. Încercați să găsiți un nivel de comunicare în care toată lumea să fie confortabilă, astfel încât întreaga echipă să simtă că nevoile lor sunt ascultate.

Deși este important să se stabilească conceptele de mai sus la începutul unui proiect, aceasta nu înseamnă că ele ar trebui să fie puse în piatră și inflexibile sau neschimbabile pentru restul proiectului. În schimb, folosește liniile directoare pe care le-ai venit ca bază, dar gândește-te la cum merg lucrurile pe măsură ce proiectul progresează. Viața reală rareori se ridică la înălțimea previziunilor și așteptărilor noastre și este inevitabil ca unele lucruri să nu funcționeze așa cum s-a intenționat și vor trebui făcute schimbări.

Plan de comunicare în echipă

Înregistrați-vă regulat și proactiv cu întreaga echipă pentru a vă asigura că toată lumea este mulțumită de modul în care merg lucrurile. Următoarele întrebări pot fi utile dacă doriți să evaluați cât de bine funcționează planul dvs. de comunicare în echipă:

• Comunicarea în echipă. Ce funcționează bine în comunicarea noastră actuală? 

Punând această întrebare, obțineți feedback real despre ceea ce le place membrilor echipei. Punerea acestei întrebări ajută și la încadrarea discuției într-un context pozitiv și constructiv. Poate fi ușor să vă concentrați asupra a ceea ce nu funcționează, așa că asigurați-vă că concentrați atenția oamenilor asupra lucrurilor bune și rele.

• Ce ai schimba la comunicarea noastră actuală? 

Uneori, membrii echipei pot avea probleme sau probleme legate de comunicare, dar se simt timizi sau nesiguri să vorbească despre ele. Luând inițiativa și punând o întrebare, oferiți oamenilor permisiunea și spațiul pentru a căuta zone de îmbunătățire.

• Comunicarea în echipă. Vă puteți gândi la o situație specifică în care ați fost mulțumit sau dezamăgit de procesul nostru de comunicare? 

Poate fi dificil să ne imaginăm exact despre ce vorbesc membrii echipei fără exemple concrete pentru munca. În loc să căutați feedback general, încercați să obțineți exemple specifice care ilustrează punctele prezentate.

Stabilirea regulilor de bază privind frecvența contactului offset abordează în mod eficient problemele duble ale prea multă și prea puțină comunicare. Echilibrul este esențial pentru a profita la maximum de echipa ta. Găsirea unor zone proactive de îmbunătățire pe măsură ce proiectul progresează vă permite să vă adaptați comunicarea și să o îmbunătățiți în funcție de circumstanțele din lumea reală. Comunicarea în echipă

Forma logo-ului

Unde vom comunica?

În zilele noastre, există o mare varietate de metode prin care echipele pot comunica. Opțiunile sunt nesfârșite, de la e-mailuri vechi până la cele mai recente aplicații de mesagerie criptate. Cu toate acestea, prea multă alegere poate fi un lucru rău. Echipele trebuie să definească clar ce metode de comunicare ar trebui utilizate și în ce scop. Dacă nu stabilești linii directoare clare în acest domeniu, riști ca o parte din echipă să comunice într-un fel și alții în altul. Acest lucru poate duce la fire încrucișate, informații pierdute și confuzie generală și ineficiență.

Deci, ce idei te vor ajuta să alegi cele mai potrivite metode de comunicare pentru nevoile echipei tale? La urma urmei, nu există o soluție unică pentru toate. Situații diferite au cerințe diferite.

Luați în considerare următoarele:

• Adecvare .

divers mijloace de comunicare au utilizări diferite. De exemplu, un apel video nu este necesar pentru o comunicare internă rapidă și scurtă. Mesageria instantanee este mai bună pentru afaceri. Cu toate acestea, pentru întâlniri personale profunde, cum ar fi sesiunile de mentorat, mesageria instantanee va fi prea informală și impersonală. Un apel telefonic, un apel video sau o întâlnire față în față va funcționa mai bine. Gândiți-vă la diferitele tipuri de comunicare pe care le va efectua echipa dvs. și alegeți cea mai potrivită soluție pentru fiecare.

• Comunicarea în echipă. Uşura .

Învățarea unei noi aplicații de comunicații nu vine fără costuri. Există costul potențial al aplicației în sine, precum și timpul și energia necesare echipei pentru a o învăța. Așa că este bine să păstrezi lucrurile atât de simple pe cât trebuie să fie. Timpul economisit prin alegerea unei aplicații care este ușor de învățat este timpul care poate fi cheltuit pentru o muncă importantă. Păstrați comunicarea simplă.

• Pentru a cumpăra .

S-a demonstrat că schimbarea este gestionată mai eficient atunci când oamenii acceptă ea. Dacă schimbați metodele de comunicare, încercați să vă consultați în prealabil cu echipa. Dacă oamenii simt că au contribuit și au fost auziți, probabil că vor fi mai puțin rezistenți la implementarea unui nou instrument de comunicare.

Este important să evitați greșeala de a presupune că instrumentul sau tehnologia potrivită va rezolva problemele de comunicare mai profunde ale echipei. Instrumentele de comunicare pe care le alegeți vor atenua situația, dar nu vor înlocui o cultură organizațională pozitivă și de susținere. În plus, este extrem de important să evitați în căutarea perfectului decizii când o soluție adecvată este suficient de bună. Aproape întotdeauna va exista un alt instrument cu caracteristici mai strălucitoare sau o legiune de fani care se bucură de el. Cu toate acestea, există costuri reale asociate cu comutarea metodelor de comunicare.

Motivele pentru a evita schimbarea metodelor de comunicare prea des în căutarea soluției perfecte includ următoarele:

• Comunicarea în echipă. Finanţa .

Comutarea între diferite aplicații și instrumente de comunicare vă poate costa bani. Acest lucru poate lua forma abonamentelor la aplicații care nu sunt utilizate pe deplin, costuri unice de achiziție care nu pot fi rambursate și achiziționarea de metode de instruire pentru software care nu mai există. Comunicarea în echipă

• Timp .

Timpul este o resursă vitală pentru managementul organizațiilor. Ori de câte ori comutați aplicația de comunicare, timpul este pierdut în diferite moduri. Este nevoie de timp pentru a învăța o nouă aplicație, timp pentru a finaliza instalarea și alte aspecte tehnice ale comutării și timp pentru a discuta și confirma comutarea între metode.

• Comunicarea în echipă. Cunoştinţe .

Pe măsură ce membrii organizației dumneavoastră folosesc anumite mijloace de comunicare, își măresc nivelul de cunoștințe și experiență. Oamenii dezvoltă în timp un nivel de familiaritate și competență cu orice instrument de comunicare anume. De fiecare dată când alegeți să vă conectați și să alegeți un nou instrument de învățat, toate cunoștințele organizaționale acumulate se pierd.

Alegerea aplicațiilor de comunicare potrivite pentru echipa ta poate duce la creșterea moralului, la creșterea productivității și la păstrarea cunoștințelor organizaționale. Având atât de multe în joc, este important să faceți alegerile corecte și să vă asigurați că toată lumea știe ce instrument să folosească în orice situație dată. Comunicarea în echipă

Cu cine ar trebui să comunicăm?

Ce este comunicarea?

Nu este nimic mai rău decât să faci parte dintr-o echipă, dar să nu știi exact ce rol joacă ceilalți, ce autoritate de decizie au și când ar trebui să comunici cu ei. Confuzia cu cine să vorbești atunci când apare o anumită situație este una dintre cele mai rapide modalități de a provoca confuzie și ineficiență. Dacă oamenii nu înțeleg pe deplin cum să comunice bine, ei riscă să rămână tăcuți atunci când ceva nu este în regulă sau să-l raporteze persoanei greșite, ceea ce duce la nicio acțiune.

Această problemă este agravată de prevalența modernă a echipelor la distanță destul de mobile, care nu pot fi niciodată fizic în aceeași locație. Având în vedere aceste provocări, cum vă puteți ajuta echipa să știe cu cine să vorbească într-o anumită situație?

• Organigrame .

Poate fi util să aveți o diagramă vizuală care să arate cine face ce în echipa ta. Nu trebuie să fie complicat sau înfricoșător. Poate arăta pur și simplu cine este responsabil pentru ce, când ar trebui să fie contactat și timpul și mijloacele pentru a le realiza. Acesta ar trebui să fie disponibil undeva, cum ar fi în rețeaua corporativă.

• Cultură.

Unul dintre cele mai rele lucruri pentru eficiența echipei este atunci când oamenii tac. Creați o cultură în care oamenii se simt împuterniciți să vorbească și să se adreseze. Dacă oamenii primesc feedback pozitiv atunci când contactează, îi încurajează să o facă din nou, creând în timp o cultură comunicativă. Comunicarea în echipă

• Comunicarea în echipă. Educaţie .

Echipa ta ar trebui să fie instruită corespunzător în toate aspectele muncii lor, inclusiv în instrumentele de comunicare pe care le vor folosi. Asigurați-vă că oamenii primesc corect partea de bază a pregătirii echipei. Acest lucru vă va asigura că este a doua alegere pentru echipa dvs. atunci când va apărea nevoie.

Pe lângă stabilirea modului corect de comunicare, este important să stabiliți și câteva lucruri de evitat. Nu faceți greșeala de a presupune că oamenii vor ști automat ce să nu facă. Oameni diferiți au așteptări diferite, iar acest lucru este valabil mai ales atunci când echipa este formată din oameni din culturi și medii diferite.

Unele considerații cheie în acest domeniu includ:

• Limbă . Unelor echipe le place limbajul informal, cum ar fi înjurăturile și argoul, în timp ce altora nu le place. Fiți clar cu privire la ceea ce este interzis pentru a evita noi accidente mai târziu.
• Subiecte . Este permis sau nu chatul după orele? Există domenii sensibile de discuție, cum ar fi politica sau religia, pe care doriți ca oamenii să le evite? Fii foarte clar în acest sens, astfel încât oamenii să nu se simtă lăsați în întuneric despre ceea ce este și ce nu este acceptabil.

Eșecul de a oferi oamenilor posibilitatea de a vorbi cu persoana potrivită poate fi în detrimentul productivității echipei. Oamenii fac cel mai bun lucru atunci când pot schimba liber idei și pot căuta soluții la probleme. Fă-le ușor să facă exact asta.

Comunicarea în echipă nu trebuie să fie dificilă.

Sperăm că puteți vedea că comunicarea eficientă în echipă nu trebuie să fie complicată. De fapt, a face lucrurile mai dificile decât trebuie să fie este o rețetă pentru eșec. Păstrați lucrurile simple. Setați răspunsuri clare și concise la 3W. Ascultă-ți echipa. Includeți feedback despre comunicare organizaționalăpentru a îmbunătăți situația în timp. În cele din urmă, instrumentele și aplicațiile sunt instrumente excelente pentru îmbunătățirea muncii în echipă, dar numai dacă sunt utilizate corect. Adunându-ți echipa în spatele răspunsurilor la aceste întrebări, te vei asigura că aplicațiile vor energiza, mai degrabă decât să dăuneze, comunicarea și productivitatea echipei tale.

АЗБУКА