Tímová komunikácia. Ako to urobiť efektívne?

Tímová komunikácia je kľúčom k úspechu tímu. Efektívna komunikácia pomáha zlepšovať porozumenie medzi členmi tímu, znižovať konflikty a zvyšovať produktivitu.

Naučiť sa efektívne komunikovať v tíme môže byť zdrvujúce. Koniec koncov, existuje veľa kníh, ktoré tvrdia, že ponúkajú osvedčené postupy. K téme sú k dispozícii celé univerzitné tituly. Je pri toľkých informáciách reálne, aby sa nejaký tím naučil komunikovať čo najefektívnejším spôsobom?

Ako mnoho vecí v obchodnom svete, nemusíte vedieť všetko o komunikácii. Potrebujete len vedieť dosť, aby ste mohli podniknúť účinné kroky. Pre zjednodušenie princípov efektívnej tímovej komunikácie sme ich znížili na „3 W“. Toto sú tri jednoduché otázky, pomocou ktorých môžete zamerať prístup svojho tímu ku komunikácii, zabezpečiť maximálnu produktivitu a minimálny zmätok. Hoci špecifické komunikačné metódy môžu prichádzať a odchádzať, tieto tri otázky budú vždy platné.

Brand Identity Prism: Čo to je a ako ho používať

Kedy budeme komunikovať? Tímová komunikácia

Jedna z prvých vecí, na ktorej sa treba dohodnúť, je frekvencia komunikácie v rámci tímu. Nemyslite si, že to vyjde. Rôzni členovia tímu môžu mať rôzne očakávania týkajúce sa frekvencie komunikácie. Ak dôjde k nesúladu medzi očakávaniami člena tímu, môže dôjsť k frustrácii. Niektorí členovia tímu sa budú cítiť zahltení frekvenciou komunikácie, zatiaľ čo iní sa môžu cítiť ignorovaní.

Aby ste zabezpečili, že všetci budú mať rovnaký súbor očakávaní týkajúcich sa komunikácie, dohodnite sa na úplnom začiatku projektu na nasledujúcom:

• Sledujte . 

Počas ktorých hodín by mali členovia tímu odpovedať? Kedy je vhodné prestať kontrolovať tímovú komunikačnú aplikáciu? Tento problém je obzvlášť dôležitý pre vzdialené tímy pracujúce v rôznych časových pásmach.

• Tímová komunikácia. Dni .

Očakáva sa, že sa tím bude cez víkendy stretávať? Ak áno, je to všeobecné pravidlo alebo výnimka, ktorá by sa mala vyskytnúť len v extrémnych prípadoch? S tým musí súhlasiť každý. Ak niektorí členovia tímu očakávajú, že sa budú cez víkendy stretávať a iní nie, produktivita a morálka môžu dostať vážny zásah.

• Situácie .

Príliš veľa komunikácie môže byť otravné a môže spôsobiť, že zamestnanci sa mentálne odpútajú a prestanú venovať pozornosť tímovej komunikácii. Aby ste tomu zabránili, dohodnite sa na situáciách, ktoré sú vhodné na komunikáciu. Pokúste sa nájsť úroveň komunikácie, ktorá bude každému vyhovovať, aby mal celý tím pocit, že ich potreby sú vypočuté.

Hoci je dôležité stanoviť vyššie uvedené koncepty na začiatku projektu, neznamená to, že by mali byť pevne stanovené a nepružné alebo nemenné pre zvyšok projektu. Namiesto toho použite usmernenia, ktoré ste si vymysleli, ako základ, ale premýšľajte o tom, ako sa veci vyvíjajú, ako projekt napreduje. Skutočný život len ​​zriedka spĺňa naše predpovede a očakávania a je nevyhnutné, že niektoré veci nebudú fungovať podľa predstáv a bude potrebné urobiť zmeny.

Plán tímovej komunikácie

Prihlasujte sa pravidelne a proaktívne s celým tímom, aby ste sa uistili, že všetci sú spokojní s tým, ako sa veci majú. Nasledujúce otázky môžu byť užitočné, ak chcete zhodnotiť, ako dobre funguje váš tímový komunikačný plán:

• Tímová komunikácia. Čo funguje dobre v našej súčasnej komunikácii? 

Položením tejto otázky získate skutočnú spätnú väzbu o tom, čo sa páči členom tímu. Položenie tejto otázky tiež pomáha začleniť diskusiu do pozitívneho a konštruktívneho kontextu. Môže byť ľahké sústrediť sa na to, čo nefunguje, takže pozornosť ľudí zamerajte na to dobré a to zlé.

• Čo by ste zmenili na našej súčasnej komunikácii? 

Niekedy môžu mať členovia tímu problémy alebo problémy súvisiace s komunikáciou, no cítia sa hanbliví alebo neistí o nich hovoriť. Prevzatím iniciatívy a položením otázky dávate ľuďom povolenie a priestor hľadať oblasti na zlepšenie.

• Tímová komunikácia. Spomeniete si na konkrétnu situáciu, kedy vás náš komunikačný proces potešil alebo sklamal? 

Môže byť ťažké si presne predstaviť, o čom členovia tímu hovoria konkrétne príklady pre prácu. Namiesto hľadania všeobecnej spätnej väzby sa snažte získať konkrétne príklady, ktoré ilustrujú uvedené body.

Stanovenie základných pravidiel týkajúcich sa frekvencie offsetových kontaktov efektívne rieši dvojité problémy príliš veľa a príliš málo komunikácie. Dosiahnutie rovnováhy je nevyhnutné na to, aby ste z tímu dostali maximum. Hľadanie proaktívnych oblastí na zlepšenie v priebehu projektu vám umožňuje prispôsobiť vašu komunikáciu a zlepšiť ju na základe skutočných okolností. Tímová komunikácia

Tvar loga

Kde budeme komunikovať?

V súčasnosti existuje obrovské množstvo metód, pomocou ktorých môžu tímy komunikovať. Možnosti sú nekonečné, od starých e-mailov až po najnovšie aplikácie na šifrovanie správ. Príliš veľký výber však môže byť zlý. Tímy musia jasne definovať, ktoré komunikačné metódy sa majú použiť a na aký účel. Ak si v tejto oblasti nestanovíte jasné mantinely, riskujete, že časť tímu bude komunikovať jedným spôsobom a iní iným. To môže viesť k prekríženiu drôtov, zmeškaným informáciám a všeobecnému zmätku a neefektívnosti.

Aké nápady vám teda pomôžu vybrať najvhodnejšie spôsoby komunikácie pre potreby vášho tímu? Koniec koncov, neexistuje univerzálne riešenie. Rôzne situácie majú rôzne požiadavky.

Zvážte nasledovné:

• Vhodnosť .

rôzny komunikačným prostriedkom majú rôzne využitie. Napríklad pre rýchlu a krátku internú komunikáciu nie je potrebný videohovor. Okamžité správy sú pre podnikanie lepšie. Avšak pre hlboké osobné stretnutia, ako sú mentorské stretnutia, bude instant messaging príliš neformálny a neosobný. Lepšie bude fungovať telefonát, videohovor alebo osobné stretnutie. Zamyslite sa nad rôznymi typmi komunikácie, ktoré bude váš tím vykonávať, a vyberte pre každý z nich najvhodnejšie riešenie.

• Tímová komunikácia. Ľahkosť .

Naučiť sa novú komunikačnú aplikáciu nie je zadarmo. Existujú potenciálne náklady na samotnú aplikáciu, ako aj čas a energiu, ktorú tím potrebuje na to, aby sa ju naučil. Preto je dobré robiť veci tak jednoduché, ako majú byť. Čas ušetrený výberom aplikácie, ktorá sa dá ľahko naučiť, je čas, ktorý možno venovať dôležitej práci. Udržujte komunikáciu jednoduchú.

• Kúpiť sa .

Ukázalo sa, že zmena je efektívnejšia, keď sa do nej ľudia zakúpia. Ak meníte spôsoby komunikácie, skúste to vopred konzultovať so svojím tímom. Ak majú ľudia pocit, že prispeli a boli vypočutí, pravdepodobne budú menej odolní voči implementácii nového komunikačného nástroja.

Je dôležité vyhnúť sa chybe predpokladajúcej, že správny nástroj alebo technológia vyrieši hlbšie problémy tímovej komunikácie. Komunikačné nástroje, ktoré si zvolíte, uľahčia situáciu, ale nenahradia pozitívnu a podporujúcu organizačnú kultúru. Okrem toho je mimoriadne dôležité vyhnúť sa hľadanie dokonalého rozhodnutia, keď je adekvátne riešenie dosť dobré. Takmer vždy bude existovať nejaký iný nástroj s okázalejšími funkciami alebo légia fanúšikov, ktorí o ňom chvália. S prepínaním komunikačných metód sú však spojené skutočné náklady.

Dôvody, prečo sa vyhnúť príliš častému prepínaniu spôsobov komunikácie pri hľadaní dokonalého riešenia, zahŕňajú nasledujúce:

• Tímová komunikácia. Financie .

Prepínanie medzi rôznymi komunikačnými aplikáciami a nástrojmi vás môže stáť peniaze. Môže to mať formu predplatného aplikácií, ktoré nie sú plne využívané, jednorazových nákupných nákladov, ktoré nie je možné uhradiť, a nákupu tréningových metód pre softvér, ktorý už neexistuje. Tímová komunikácia

• Čas .

Čas je dôležitým zdrojom pre riadenie organizácií. Kedykoľvek prepnete komunikačnú aplikáciu, čas sa stráca rôznymi spôsobmi. Naučiť sa novú aplikáciu, dokončiť inštaláciu a ďalšie technické aspekty prepínania si vyžaduje čas a čas prediskutovať a potvrdiť prepínanie medzi metódami.

• Tímová komunikácia. Vedomosti .

Keď členovia vašej organizácie používajú určité komunikačné prostriedky, zvyšujú si úroveň vedomostí a skúseností. Ľudia si postupom času vyvinú určitú úroveň oboznámenosti a kompetencie s akýmkoľvek konkrétnym komunikačným nástrojom. Zakaždým, keď sa rozhodnete pripojiť a vybrať si nový nástroj na učenie, všetky nahromadené organizačné znalosti sa stratia.

Výber správnych komunikačných aplikácií pre váš tím môže viesť k zvýšeniu morálky, vyššej produktivite a zachovaniu organizačných znalostí. Keďže ide o tak veľa, je dôležité robiť správne rozhodnutia a uistiť sa, že každý vie, ktorý nástroj má v danej situácii použiť. Tímová komunikácia

S kým máme komunikovať?

čo je komunikácia?

Nie je nič horšie, ako keď ste súčasťou tímu, ale neviete presne, akú úlohu hrajú všetci ostatní, akú majú rozhodovaciu právomoc a kedy by ste s nimi mali komunikovať. Zmätok v tom, s kým hovoriť, keď nastane určitá situácia, je jedným z najrýchlejších spôsobov, ako spôsobiť zmätok a neefektívnosť. Ak ľudia úplne nerozumejú tomu, ako dobre komunikovať, riskujú, že budú mlčať, keď niečo nie je v poriadku, alebo to oznámia nesprávnej osobe, čo vedie k tomu, že sa nepodniknú žiadne kroky.

Tento problém je znásobený modernou prevahou pomerne mobilných vzdialených tímov, ktoré nikdy nemôžu byť fyzicky na rovnakom mieste. Vzhľadom na tieto výzvy, ako môžete pomôcť svojmu tímu vedieť, s kým sa má v danej situácii porozprávať?

• Organizačné schémy .

Môže byť užitočné mať vizuálnu tabuľku, ktorá ukazuje, kto čo robí vo vašom tíme. Nemusí to byť zložité ani strašidelné. Môže jednoducho ukázať, kto je za čo zodpovedný, kedy by mal byť kontaktovaný a čas a prostriedky na ich dosiahnutie. Toto by malo byť niekde dostupné, napríklad v podnikovej sieti.

• Kultúra.

Jedna z najhorších vecí pre efektivitu tímu je, keď ľudia mlčia. Vytvorte kultúru, v ktorej sa ľudia budú cítiť oprávnení hovoriť a osloviť. Ak ľudia dostanú pozitívnu spätnú väzbu, keď oslovia, povzbudí ich to, aby to urobili znova, čím sa časom vytvorí komunikačná kultúra. Tímová komunikácia

• Tímová komunikácia. Vzdelávanie .

Váš tím by mal byť riadne vyškolený vo všetkých aspektoch svojej práce vrátane komunikačných nástrojov, ktoré bude používať. Zabezpečte, aby ľudia správne pochopili základnú časť tímového školenia. To zabezpečí, že bude druhou voľbou pre váš tím, keď to bude potrebné.

Spolu so stanovením správneho spôsobu komunikácie je tiež dôležité stanoviť si niektoré veci, ktorým sa treba vyhnúť. Nerobte chybu a nepredpokladajte, že ľudia budú automaticky vedieť, čo nemajú robiť. Rôzni ľudia majú rôzne očakávania a to platí najmä vtedy, keď tím tvoria ľudia z rôznych kultúr a prostredí.

Niektoré kľúčové úvahy v tejto oblasti zahŕňajú:

• Jazyk . Niektoré tímy majú radi neformálny jazyk, ako sú nadávky a slang, zatiaľ čo iné nie. Ujasnite si, čo je zakázané, aby ste sa neskôr vyhli ďalším nehodám.
• nite . Je chat povolený alebo nie? Existujú nejaké citlivé oblasti diskusie, ako napríklad politika alebo náboženstvo, ktorým by ste sa chceli vyhnúť? Vyjadrite sa v tom veľmi jasne, aby sa ľudia necítili v nevedomosti o tom, čo je a čo nie je prijateľné.

Neposkytnutie možnosti ľuďom hovoriť so správnou osobou môže mať negatívny vplyv na produktivitu tímu. Ľudia robia svoju prácu najlepšie, keď si môžu slobodne vymieňať nápady a hľadať riešenia problémov. Uľahčite im to.

Tímová komunikácia nemusí byť náročná.

Dúfajme, že vidíte, že efektívna tímová komunikácia nemusí byť komplikovaná. V skutočnosti robiť veci zložitejšími, ako je potrebné, je receptom na zlyhanie. Udržujte veci jednoduché. Jasné a stručné odpovede nastavte na 3W. Počúvajte svoj tím. Zahrňte spätnú väzbu o organizačná komunikáciaaby sa situácia časom zlepšila. V konečnom dôsledku sú nástroje a aplikácie skvelými nástrojmi na zlepšenie tímovej práce, ale iba vtedy, ak sa používajú správne. Zjednotením svojho tímu za odpoveďami na tieto otázky zaistíte, že aplikácie skôr nabudia energiu, než poškodia komunikáciu a produktivitu vášho tímu.

АЗБУКА