Organizačná komunikácia. Čo to je ? A prečo je to dôležité

Organizačná komunikácia je neoddeliteľnou súčasťou každej organizácie a zohráva dôležitú úlohu pri budovaní úspešného podnikania. Komunikácia v organizácii ovplyvňuje správanie ľudí v organizácii. Komunikácia v organizácii je dôležitou súčasťou manažmentu, pretože úlohou manažmentu je vytvárať plány a dávať pokyny.

Ľudia pracujúci v organizácii, či už sú to manažéri alebo zamestnanci v prvej línii, musia vedieť, ako sa správať, aby vytvorili najlepšie pracovné prostredie v organizácii.

Komunikácia v organizácii ovplyvňuje aj správanie ľudí v organizácii. Správanie ľudí v organizácii ovplyvňuje, ako sa ľudia navzájom motivujú k dosiahnutiu cieľov organizácie. Organizačná komunikácia zohráva dôležitú úlohu v tom, ako sa ľudia na stretnutiach navzájom ovplyvňujú.

Čo je predajná marža? a ako to vypočítať

Na druhej strane neefektívna organizačná komunikácia vedie k nepochopeniu, nedostatku koordinácie a neschopnosti v organizácii. Preto je dôležitá efektívna komunikácia v organizácii, aby sa efektívne realizovali plány a prispeli k úspechu organizácie.

Efektívna komunikácia je v organizácii taká dôležitá, že v súčasnosti aj personalisti považujú komunikačné zručnosti za jednu zo základných zručností ľudí, ktorých chcú zamestnať. Pracovné ponuky často obsahujú slovné spojenia ako obchodná komunikácia, firemná komunikácia, príp organizačné komunikačné schopnosti.

Dôverná dohoda. Čo to je ?

Typy. Organizačná komunikácia.

Komunikácia je neoddeliteľnou súčasťou každej organizácie. Žiadna organizácia nemôže prežiť bez správnej komunikácie medzi ľuďmi pracujúcimi v organizácii.

Existujú štyri rôzne typy organizačnej komunikácie. Niektoré organizácie striktne dodržiavajú jeden typ komunikácie, zatiaľ čo niektoré organizácie používajú kombináciu týchto typov komunikácie.

Dozvieme sa najprv o rôznych typoch komunikácie, ktoré sa dejú v organizácii, aby sme vedeli o ich vplyve na organizáciu.

9 typov organizačnej štruktúry by mala zvážiť každá spoločnosť

1. Formálna komunikácia. Organizačná komunikácia.

Formálna komunikácia je jedným z najbežnejších typov komunikácie, ktorý prebieha vo väčšine organizácií. Formálna komunikácia prebieha prostredníctvom vopred určených komunikačných kanálov.

Používajú sa tieto komunikačné kanály manažmentu a zamestnancovľudia pracujúci v organizácii na vzájomnú komunikáciu. Formálna komunikácia sa väčšinou vyskytuje v organizáciách s hierarchickou organizačnou štruktúrou.

V takýchto organizáciách nemôže bežný zamestnanec komunikovať priamo s vyšším manažmentom. Komunikácia medzi nimi prebieha prostredníctvom stredného manažmentu.

2. Neformálna komunikácia

Tento typ komunikácie je opakom formálnej komunikácie. Neformálna komunikácia neprebieha formálnymi kanálmi. Organizácie, ktoré na vzájomnú komunikáciu využívajú neformálnu komunikáciu, nesledujú vopred určené komunikačné kanály.

To znamená, že komunikácia medzi manažmentom a zamestnancami organizácie môže prebiehať prostredníctvom viacerých komunikačných kanálov.

Na rozdiel od formálnej komunikácie, kde komunikácia prebieha prostredníctvom správnych kanálov a sprostredkovateľov medzi vrcholovým manažmentom a priamymi zamestnancami, neformálna komunikácia môže prebiehať priamo medzi vrcholovým manažmentom a priamymi zamestnancami.

Navyše organizácie, ktoré využívajú neformálnu komunikáciu, nemajú správne definovanú hierarchickú štruktúru. Všetci zamestnanci pracujúci v takýchto organizáciách sú považovaní na rovnakej úrovni.

Link dôvera a psychológia, prečo ľudia klikajú na odkazy

3. Vertikálna komunikácia. Organizačná komunikácia.

Formálnu komunikáciu možno rozdeliť do dvoch kategórií, ako je vertikálna komunikácia a horizontálna komunikácia. Vertikálna komunikácia je typ komunikácie medzi manažérmi a ich podriadenými.
Vertikálnu komunikáciu je možné ďalej fragmentovať na vertikálnu komunikáciu smerom nahor a vertikálnu komunikáciu smerom nadol. Vo vertikálnej komunikácii smerom nahor prebieha komunikácia medzi manažérmi a ich podriadenými.
Medzitým prebieha vertikálna komunikácia od podriadených k ich nadriadeným.

4. Horizontálna komunikácia

Ďalším typom komunikácie v organizácii je horizontálna komunikácia. Ide o typ komunikácie medzi ľuďmi pracujúcimi na rovnakej úrovni.

Horizontálna komunikácia sa považuje za formálnu komunikáciu medzi ľuďmi pracujúcimi na rovnakej úrovni na výmenu informácií.

Dôležitosť. Organizačná komunikácia.

1. Prvoradý význam organizačnej komunikácie je informovať zamestnancov pracujúcich v organizácii. Zamestnanci oznámili ciele, ktoré sa od nich očakávali, a metódy použité na dosiahnutie týchto cieľov. Nie je im len povedané o metódach, ale aj spätná väzba zlepšiť ich práca. Organizačná komunikácia pomáha objasniť pochybnosti alebo nedorozumenia medzi zamestnancami.
2. Komunikácia v organizácii zohráva úlohu zdroja informácií. Informácie sa prenášajú zamestnancov prostredníctvom komunikácie. Tieto informácie pomáhajú zamestnancom robiť dôležité rozhodnutia, pretože tieto informácie im poskytujú alternatívny postup na dokončenie konkrétnej úlohy.
3. Komunikácia je pre komunikáciu nevyhnutná. Prostredníctvom komunikácie medzi sebou komunikujú zamestnanci pracujúci v organizácii. Socializácia je nevyhnutná aj na vytvorenie silných väzieb medzi zamestnancami, čo je nevyhnutné pre rast organizácie. Organizačná komunikácia.
4. Zdravá komunikácia v organizácii pomáha formovať postoje ľudí pracujúcich v organizácii. Dobre informovaný zamestnanec má v porovnaní s menej informovaným zamestnancom pozitívny prístup.
5. Písomná a formálna komunikácia v organizácii je efektívnejšia v porovnaní s inými typmi organizačnej komunikácie. Preto mnohé organizácie míňajú peniaze na vydávanie firemných časopisov a časopisov, aby sa so zamestnancami organizácie každoročne podelili o dôležité informácie.
6. Organizačná komunikácia zohráva dôležitú úlohu v procese kontroly, pretože úlohou manažérov je poskytovať poradenstvo svojim podriadeným a prijímať od nich spätnú väzbu. Efektívna organizačná komunikácia robí tieto úlohy lepšími. Podriadení môžu efektívne vykonávať svoje úlohy, keď sa s nimi dobre komunikuje, a tiež dokážu odstrániť pochybnosti svojich manažérov, keď sa pri svojej práci stretnú s akýmkoľvek problémom.

Problémy organizačnej komunikácie

Aj keď je organizačná komunikácia neoddeliteľnou súčasťou každej organizácie, stále existuje veľa výziev, ktorým organizácia čelí, pokiaľ ide o prípravu efektívneho komunikačného plánu.

Organizačná komunikácia nemôže byť nikdy efektívna a efektívna, ak sa neriešia problémy spojené s organizačnou komunikáciou. Nižšie sú uvedené problémy s organizačnou komunikáciou, o ktorých musíte vedieť pred prípravou plánu organizačnej komunikácie pre organizáciu.

1. Relevantnosť plánu. Organizačná komunikácia.

Prvou a najdôležitejšou výzvou, s ktorou sa môžete stretnúť pri vytváraní komunikačného plánu, je jeho relevantnosť. Vytvorenie komunikačného plánu, ktorý je relevantný pre každého v organizácii, je náročné. Rôzne oddelenia a rôzne funkcie v rámci týchto oddelení vyžadujú rôzne riešenia problémov s komunikáciou, ktoré môžu vzniknúť.

Napríklad na obchodnom oddelení väčšina predajcov pracuje virtuálne a kanceláriu navštevujú len zriedka. Stretnutia s obchodným manažérom prebiehajú aj prostredníctvom videohovorov alebo telefonátov.

Tímy v organizácii, ktoré radi pracujú samostatne a nechcú sa pravidelne stretávať. Preto je príprava organizačného komunikačného plánu, ktorý je relevantný pre každého pracujúceho v organizácii, náročná úloha.

2. Veľkosť organizácie

Ďalšou výzvou, ktorej môžete čeliť pri príprave plánu komunikácie organizácie, je jeho veľkosť. Najmä vo veľkých organizáciách je ťažké vytvoriť efektívny komunikačný plán. Pretože vo veľkých organizáciách je viacero oddelení a pododborov.

Tieto oddelenia zamestnávajú stovky zamestnancov. Niektorí zamestnanci pracujú v kancelárskych priestoroch a niektorí pracujú prakticky mimo kancelárskych priestorov.
V takýchto prípadoch je pomerne náročné pripraviť komunikačný plán tak, aby sa medzi všetkými zamestnancami v organizácii vytvorila efektívna komunikácia.

3. Zodpovednosť. Organizačná komunikácia.

Zodpovednosť je jednou z najdôležitejších otázok, ktoré treba zvážiť pri vytváraní komunikačného plánu. Ako zabezpečiť zodpovednosť? Ako môžete zabezpečiť, aby správa alebo informácia nebola počas prenosu skreslená?

Aké kroky by ste mali podniknúť, ak sa vaše údaje zmenia? A ako zistiť zdroj chyby? Všetky tieto otázky musia mať odpovede. Je ťažké udržať zodpovednosť bez efektívneho organizačného komunikačného plánu.

4. Úprimnosť. Organizačná komunikácia.

V neposlednom rade je otázkou organizačnej komunikácie informačná integrita. S týmto problémom sa stretávajú organizácie, ktoré si vyberajú neformálne metódy organizačnej komunikácie. V neformálnom prostredí sa zvyšuje pravdepodobnosť narušenia údajov.

Preto je hlavnou výzvou zabezpečiť integritu informácií, ktoré sa prenášajú v rámci organizácie.

Vplyv efektívnej organizačnej komunikácie

Efektívna komunikácia má pozitívny vplyv na organizáciu a ľudí, ktorí v nej pracujú. Poďme sa dozvedieť o týchto štrajkoch jeden po druhom.

1. Efektívna komunikácia pomáha znižovať nedorozumenia medzi zamestnancami, zákazníkmi a obchodnými partnermi. V dôsledku toho sa minimalizuje aj počet žalôb a sťažností.
2. Efektívna komunikácia v organizácii zvyšuje sebadôveru a morálku zamestnancov pracujúcich v organizácii. Zamestnanci sa cítia spokojnejšie v organizácii, kde sú dobre informovaní. Organizačná komunikácia.
3. Efektívna komunikácia zlepšuje postupy a procesy prebiehajúce v organizácii, čo vedie k zvýšeniu efektívnosti organizácie, ako aj k zníženiu výrobných nákladov.
4. Vynikajúca a jasná komunikácia v organizácii pomáha zamestnancom pochopiť zásady, pravidlá a predpisy organizácie. To im pomáha stať sa lojálnymi k spoločnosti.
5. Správna komunikácia v organizácii pomáha vytvárať zdravé väzby medzi zamestnancami a manažmentom. Zamestnanci veria svojmu manažmentu a veria rozhodnutiam, ktoré za nich robia. Hlavná výhoda Tento scenár je taký, že organizácia zostáva bez odborov a ľudia komunikujú svoje problémy a požiadavky a namiesto štrajkov hľadajú vzájomne výhodné riešenie.
6. Zamestnanci sa nehanbia vyjadriť svoje názory a nápady. To je prospešné pre organizáciu, pretože to pomáha organizácii rásť.
7. Plánovaná organizačná komunikácia je užitočná pri realizácii plánov výroby.

Dôsledky neefektívnej organizačnej komunikácie

1. Neefektívna komunikácia spôsobuje boje medzi zamestnancami a manažmentom kvôli nedorozumeniam spôsobeným neefektívnou komunikáciou.
2. Neefektívna komunikácia v organizácii spôsobuje nekonzistentnosť v rámci oddelení. Nedôslednosť spôsobuje ostré spory medzi zamestnancami, plytvanie zdrojmi a vysoké výrobné náklady.
3. Keď je v organizácii neefektívna komunikácia, je ťažké uspokojiť potreby a očakávania zákazníkov. Obchodné oddelenie by to nevedelo Marketingové oddelenie prisľúbilo klientom.
4. Neefektívna komunikácia môže spôsobiť aj vysoké fluktuácia zamestnancov. Zamestnanci sa cítia nespokojní a frustrovaní, keď sa s nimi nekomunikuje správne.

Ako pripraviť efektívnu komunikačnú stratégiu?

Efektívna komunikačná stratégia môže byť vybudovaná len s prihliadnutím na také dôležité faktory, akými sú organizačná štruktúra, ciele a ciele a hodnoty organizácie. Nižšie sú uvedené kroky, podľa ktorých môžete pripraviť efektívnu komunikačnú stratégiu.

Krok 1: Analyzujte veľkosť organizácie. Organizačná komunikácia.

Pri príprave plánu komunikácie organizácie je dôležité zvážiť veľkosť organizácie. Vo veľkej organizácii s viacerými oddeleniami je potrebný formálny a dobre naplánovaný plán komunikácie, aby sa zabezpečilo, že všetci zamestnanci budú pracovať vo všetkých oddeleniach.

Neformálna komunikácia v takýchto organizáciách sa môžu ukázať ako neefektívne a spôsobiť rôzne nedorozumenia medzi zamestnancami pracujúcimi v organizácii.

 Krok 3: Požiadajte svojich zamestnancov o nápady

Zváženie nápadov a názorov zamestnancov vám niekedy môže pomôcť vytvoriť efektívny komunikačný plán. Lepšie rozumejú nedostatkom existujúceho komunikačného plánu a tomu, čo možno urobiť na nápravu týchto nedostatkov.

Krok 4. Inšpirujte sa skúsenosťami podobnej organizácie. Organizačná komunikácia.

Môžete si pozrieť komunikačný plán organizácií podobnej veľkosti a porozprávať sa s ich vedúcimi a požiadať ich o pomoc. Komunikačný plán používaný inými organizáciami môžete zmeniť tak, aby vyhovoval požiadavkám vašej organizácie.

Krok 5: Získajte spätnú väzbu od zamestnancov a manažérov

Nakoniec to budú manažéri a zamestnanci, ktorí budú denno-denne využívať komunikačné metódy. Môžu tak rozpoznať nedostatky komunikačného plánu a podať návrhy na jeho zlepšenie.

Ako vyriešiť komunikačné problémy organizácie pri príprave efektívneho plánu komunikácie organizácie?

Výzvy spojené s organizačnou komunikáciou nemožno ignorovať pri vytváraní efektívneho komunikačného plánu.

Tieto problémy však možno vyriešiť zvážením nasledujúcich postupov pri vytváraní komplexného komunikačného plánu pre organizáciu.

1. Často plánujte stretnutia. Organizačná komunikácia.

Nedorozumenie alebo nedostatočná komunikácia medzi zamestnancami dvoch alebo viacerých oddelení je jedným z najčastejších problémov, ktorým čelí väčšina organizácií.

Môžu pracovať na rovnakom projekte, ale nevedia o vzájomnej práci kvôli nedostatku komunikácie. Aby sa tento problém odstránil, manažment musí zabezpečiť, aby zamestnanci mali dostatok príležitostí sadnúť si a porozprávať sa.

Môžete napríklad organizovať stretnutia otázok a odpovedí, stretnutia na obed a učenie sa alebo pridať funkciu kanála medzi oddeleniami do svojho komunikačného plánu.

2. Pravidelne vyhodnocujte súčasnú organizačnú komunikáciu.

Vyhodnotenie vášho aktuálneho komunikačného plánu organizácie vám pomôže identifikovať jeho nedostatky. Ak chcete získať podrobnejšie hodnotenie, môžete nájsť odpovede na nasledujúce otázky:

Ako často zamestnanci zmeškajú termíny?

Využívajú zamestnanci efektívne moderné technológie na komunikáciu?

Odpovedanie na takéto otázky vám pomôže uvedomiť si problémy vo vašom aktuálnom komunikačnom pláne. Vyriešte tieto problémy a vytvorte efektívny komunikačný plán pre vašu organizáciu.

3. Zapnite digitálne nástroje. Organizačná komunikácia.

Technológia má riešenie na každý problém. Preto by ste mali venovať veľkú pozornosť aj využívaniu najnovších technológií na vytváranie efektívnej komunikácie v organizácii.

V súčasnosti väčšina mladých ľudí považuje osobné stretnutia za prázdne stráta času. Veria, že práca, ktorá sa dá robiť pomocou techniky, si nevyžaduje fyzickú prítomnosť človeka.

Vďaka použitiu najnovšej technológie tak môžete zostať v spojení so zamestnancami pracujúcimi virtuálne, ako aj naprieč oddeleniami.

4. Používajte rôzne komunikačné štýly. Organizačná komunikácia.

Napokon, jedna štandardná komunikačná metóda nebude vyhovovať všetkým ľuďom pracujúcim v organizácii. Rôzni ľudia konzumujú informácie rôzne.

Niektorí ľudia môžu dobre pracovať počas osobných stretnutí, zatiaľ čo niektorí chcú dostávať aktualizácie online. Ak chcete vytvoriť efektívnu komunikáciu v organizácii, musíte použiť rôzne komunikačné prístupy. Ľuďom treba dať čo najviac možností.

Výkon

Efektívna organizačná komunikácia je základom organizácie. Bez správnej komunikácie nemôže prežiť žiadna organizácia. Vytvorenie efektívneho komunikačného plánu pre organizáciu si vyžaduje hlbšie pochopenie štruktúry, veľkosti, cieľov a hodnôt organizácie.

Vytvorenie organizačného komunikačného plánu však nie je ľahká úloha. Prichádza s mnohými výzvami, ktoré je potrebné zvážiť a riešiť pri vytváraní plánu komunikácie organizácie.

Efektívna komunikácia zohráva zásadnú úlohu pri pomoci organizácii zvyšovať zisky a minimalizovať výrobné náklady, zatiaľ čo neefektívna komunikácia môže spôsobiť nedorozumenia medzi zamestnancami.

 

АЗБУКА

 

Často kladené otázky (FAQ). Organizačná komunikácia.

1. Čo je organizačná komunikácia?

   • Odpoveď je. Organizačná komunikácia je proces prenosu informácií, myšlienok a názorov v rámci organizácie medzi jej členmi, ako aj externá komunikácia s partnermi a klientmi.

2. Prečo je organizačná komunikácia dôležitá pre podnikanie?

   • Odpoveď je. Efektívna organizačná komunikácia podporuje lepšie pochopenie úloh a cieľov, zvyšuje efektivitu práce, posilňuje tímové vzťahy a pomáha riešiť problémy.

3. Aké hlavné prvky obsahuje organizačná komunikácia?

   • Odpoveď je.  Prvky organizačnej komunikácie zahŕňajú verbálnu a neverbálnu komunikáciu, využívanie technológií, formálne a neformálne komunikačné kanály.

4. Čo je verbálna a neverbálna komunikácia v kontexte organizačného prostredia?

   • Odpoveď . Verbálna komunikácia je výmena informácií pomocou slov, zatiaľ čo neverbálna komunikácia zahŕňa gestá, mimiku, reč tela a iné mimojazykové prvky.

5. Ako organizovať efektívne stretnutia a stretnutia v rámci organizácie?

   • Odpoveď .  Plánujte stretnutia vopred, stanovte si jasné ciele, pozývajte len nevyhnutných účastníkov, zabezpečte si aktívnu účasť, sledujte čas a dokumentujte výsledky.

6. Ako zabezpečiť transparentnosť v komunikácii organizácie?

   • Odpoveď . Včas šíriť informácie, otvorene diskutovať o zmenách a rozhodnutiach, vytvárať dostupné kanály spätnej väzby a vytvárať jasné komunikačné štruktúry.

7. Ako prekonať bariéry v komunikácii organizácie?

   • Odpoveď . Aktívne počúvajte, používajte rôzne komunikačné kanály, povzbudzujte spoluprácu medzi oddeleniami, riešte konflikty a koučujte zamestnancov efektívne zručnosti komunikácie.

8. Ako organizovať interné komunikačné kampane pre zamestnancov?

   • Odpoveď .  Vytvárajte zaujímavý obsah, používajte interné komunikačné nástroje (intranet, e-maily), organizovať semináre a školenia, podporovať spätnú väzbu.

9. Ako riešiť konflikty súvisiace s organizačnou komunikáciou?

   • Odpoveď . Identifikovať zdroje konfliktov, viesť otvorené diskusie, podporovať vzájomné porozumenie, ponúkať konštruktívne riešenia a podporovať spätnú väzbu.

10. Ako implementovať efektívne komunikačné stratégie v organizáciách rôznych veľkostí?

    • Odpoveď .  Vykonajte analýzu potrieb, definujte ciele, implementujte rôzne komunikačné nástroje, vyškolte personál a vyhodnoťte účinnosť stratégií.