Kontabiliteti i parave - përkufizimi, shembulli, të mirat dhe të këqijat

Kontabiliteti i parasë është procesi i kontabilizimit të parave të gatshme të marra dhe të shpenzuara nga një organizatë gjatë aktiviteteve të saj. Kontabiliteti i parasë regjistron të gjitha transaksionet që përfshijnë para, duke përfshirë arkëtimet, shpenzimet dhe bilancet.

Kontabiliteti i parasë është një nga elementët më të rëndësishëm të kontabilitetit dhe kërkohet për të gjitha organizatat që punojnë me para të gatshme. Kjo ju lejon të vlerësoni gjendjen aktuale financiare të organizatës, të kontrolloni flukset e parave dhe të identifikoni shkeljet dhe gabimet e mundshme.

Çfarë është kontabiliteti i parave të gatshme?

Përkufizimi: Kontabiliteti i parasë është një metodë Kontabiliteti kontabilitetit ose kontabilitetit në të cilin faturat e pagesave regjistrohen në periudhën në të cilën janë pranuar dhe shpenzimet regjistrohen në periudhën në të cilën ato janë paguar realisht.

Elementet bazë të kontabilitetit të parave të gatshme:

1. Pranimi i parave të gatshme: Regjistrimi i të gjitha pranimeve të parave në arkë, qoftë nga shitjet e mallrave, ofrimi i shërbimeve, marrja e kredive etj.
2. Konsumi i parave të gatshme: Pasqyrimi i të gjitha shpenzimeve të bëra duke përdorur para në dorë, si pagesa e faturave, blerja e mallrave dhe shërbimeve, pagesa e pagave, etj.
3. Kontrolli i bilancit: Monitorim i vazhdueshëm i gjendjes së parave të gatshme në arkë për të parandaluar mungesat ose disponueshmërinë e tepërt.
4. Përkatësia: Përgatitja e raporteve të transaksioneve cash për menaxhimin e brendshëm dhe prezantimi në organet tatimore.
5. Dokumentimi: Shoqërimi i çdo transaksioni me dokumente përkatëse, si porosi cash, çeqe, fatura e të tjera.
6. Kontrolli mbi transaksionet në para: Zbatimi i kontrolleve të brendshme për të parandaluar mashtrimet dhe gabimet.

Kontabiliteti i parasë është një pjesë e rëndësishme e menaxhimit financiar të një organizate dhe ndihmon në sigurimin e transparencës dhe saktësisë në gjurmim flukset monetare.

Shembull i kontabilitetit të parave të gatshme

Le të shohim një shembull të kontabilitetit të parave të gatshme për një dyqan të vogël. Le të themi se ky është një dyqan komoditeti.

1. Pranimi i parave të gatshme:

• 1 nëntor: Shitja e mallrave me para në dorë në shumën prej 10 hryvnia.
• 3 nëntor: Kthimi mallra nga klienti, cash back 2 hryvnia.

2. Konsumi i parave të gatshme:

• 2 nëntor: Blerja e mallrave nga një furnizues me para në dorë 5 hryvnia.
• 4 nëntor: Pagesa e qirasë së dyqanit me para në dorë: 3 hryvnia.

3. Kontrolli i bilancit:

• Bilanci fillestar i parave të gatshme më 1 nëntor: 0 hryvnia.
• Bilanci përfundimtar në arkë më 4 nëntor: 10 hryvnia (balanca fillestare + fatura - shpenzime).

4. Raportimi:

• Përgatitja e një raporti mbi transaksionet në cash për muajin nëntor, duke përfshirë bilancet e hapjes dhe mbylljes, arkëtimet dhe shpenzimet.

5. Dokumentacioni:

• Urdhër në para për çdo transaksion (shitje, kthim, blerje, pagesë qiraje).
• Faturat dhe faturat për çdo transaksion.

6. Kontrolli mbi transaksionet me para në dorë:

• Prezantimi i rregullave për kontrollin e transaksioneve me para në dorë për të parandaluar gabimet dhe mashtrimet.

Ky është një shembull i thjeshtë dhe në jetën reale mund të ketë transaksione më komplekse dhe konsiderata shtesë, të tilla si taksat, të cilat gjithashtu duhet të merren parasysh gjatë mbajtjes së regjistrave të parave të gatshme.

Kush përdor kontabilitetin e parave të gatshme?

Ka një numër pronarësh Biznes i vogël, si dhe profesionistë të vetëpunësuar që zgjedhin kontabilitetin e parave në vend të kontabilitetit akrual sepse është, në pjesën më të madhe, metoda më pak komplekse e kontabilitetit. Ai gjithashtu jep një përmbledhje të shpejtë se sa para nga biznesi në fakt në magazinë, që është një tregues i rëndësishëm për çdo biznes. Edhe pse një numër biznesesh apo kompanish të reja mund të përdorin metodën e kontabilitetit me para në dorë, ajo nuk është e përshtatshme për të gjithë. Shumë biznese të vogla që mbajnë inventar mund të kenë nevojë të përdorin bazën e llogaritjes për të mirëmbajtur Kontabiliteti, pasi kjo do t'i ndihmojë ata të gjurmojnë ndryshimet e inventarit. Disa biznese të tjera që ofrojnë shërbimet e tyre me kredi duhet të përdorin gjithashtu metodën e akruacionit.

 

Si funksionon kontabiliteti i parave të gatshme në veprim

Bizneset që zgjedhin mënyrën e kontabilitetit me para në dorë regjistrojnë të ardhurat ose të ardhurat në librat e tyre kur marrin para në dorë dhe nuk i kushtojnë aspak rëndësi se kur kryhet shërbimi. Shpenzimet gjithashtu funksionojnë në një mënyrë të ngjashme dhe bizneset do t'i regjistrojnë shpenzimet në librat e tyre kur bëjnë një pagesë dhe ata i kushtojnë vëmendje kur bëjnë një fitim nga pagesa.

Probleme me kontabilitetin e parave të gatshme

Problemet e kontabilitetit të parasë mund të përfshijnë aspekte të ndryshme që përfshijnë organizimin, proceset dhe dokumentacionin. Këtu janë disa nga problemet e zakonshme:

1. Mosrespektimi i legjislacionit:
   • Zbatimi i gabuar i ligjeve dhe rregulloreve të kontabilitetit të parave të gatshme mund të rezultojë në gjoba dhe probleme tatimore.
2. Dokumentacion i pamjaftueshëm:
   • Mungesa e urdhrave, çeqeve dhe faturave të përgatitura në mënyrë korrekte mund të komplikojë verifikimin dhe të krijojë probleme auditimi.
3. Gabimet e kontabilitetit:
   • Shuma të pasakta të regjistruara, transaksione të humbura ose transaksione të pasakta në para mund të shtrembërojnë performancën financiare të një kompanie.
4. Proceset joefektive:
   • Proceset e rrëmujshme ose të paoptimizuara të marrjes dhe marrjes së parave mund të shkaktojnë vonesa dhe të krijojnë rreziqe sigurie.
5. Mungesa e kontrollit të brendshëm:
   • Kontrollet e dobëta të hyrjes në arkë dhe masat paraprake të sigurisë mund të nxisin mashtrimin.
6. Sistemi i pakënaqshëm i ruajtjes së informacionit:
   • Mungesa e një sistemi efektiv të ruajtjes së dokumenteve të parave të gatshme mund të krijojë probleme rikthimi dhe auditimi.
7. Çështjet e sigurisë:
   • Masat e pamjaftueshme të sigurisë, si mungesa e kamerave të vëzhgimit ose sistemet e dobëta të kontrollit të aksesit, mund të krijojnë rreziqe të vjedhjes ose humbjes së parave.
8. Mungesa e trajnimit të stafit:
   • Dështimi i punonjësve për të mbajtur të dhënat e parave të gatshme për shkak të trajnimit të pamjaftueshëm mund të çojë në gabime.

Adresimi i këtyre çështjeve zakonisht përfshin zbatimin e proceseve efektive të kontabilitetit, trajnimin e stafit, pajtueshmërinë ligjore dhe përmirësimin e sistemeve të kontrollit dhe sigurisë.

Kufizimet e kontabilitetit të parave të gatshme

Tashmë është e qartë se një kufizim themelor i kontabilitetit të parasë është se ai mund të mos japë një pasqyrë të saktë të detyrimeve që janë krijuar, por të papaguara ende, me qëllim që biznesi të duket, në të gjitha llogaritë, në rënie. situata është më e mirë se sa është në të vërtetë. Nga ana tjetër, metoda e kontabilitetit të parave të gatshme nënkupton gjithashtu se një biznes që ka përfunduar së fundmi një punë të madhe dhe është në pritje të pagesës mund të duket më pak i suksesshëm se sa është në të vërtetë në bazë të faktit se ka përdorur materiale dhe punë për detyrat, por ende nuk ka marrë pagesën.

Kështu, kjo metodë e kontabilitetit ose mund të ekzagjerojë ose nënvlerësojë shëndetin e një biznesi nëse arkëtimet ose pagesat janë veçanërisht të larta ose të ulëta në një periudhë në krahasim me një tjetër. Përveç kësaj, mund të përballeni edhe me disa pasoja ndoshta të këqija tatimore për kompanitë që zgjedhin metodën e kontabilitetit në para.

Dallimet midis metodës së parasë dhe metodës së akruacionit

Kontabiliteti i parasë është i thjeshtë dhe i lehtë për t'u menaxhuar, duke ju lejuar të keni më shumë kohë për të drejtuar biznesin tuaj. Për një startup ose Biznes i vogël Kontabiliteti i parave të gatshme shpesh prodhon rezultatet më të mira. Por ndërsa bizneset rriten dhe bëhen më të mëdha, kontabiliteti akrual është shpesh më efektiv, sepse regjistron të ardhurat dhe shpenzimet në periudhat në të cilat ato kryhen, pavarësisht nëse paraja ka ndryshuar në ndërkohë.

Kontabiliteti akrual gjithashtu merr parasysh gjurmimin e inventarit së bashku me llogaritë e arkëtueshme dhe të pagueshme. Kështu, kontabiliteti akrual mund të sigurojë një pamje më të saktë të shëndetit financiar të një biznesi. Nga ana tjetër, kontabiliteti akrual është zakonisht i lodhshëm, kërkon kohë dhe i vështirë për t'u kuptuar në krahasim me kontabilitetin e parave të gatshme. Po kështu, mund të jetë më e vështirë të dihet se sa para ka në dorë një biznes.

Zgjedhja midis kontabilitetit të parasë dhe akruale

Për më tepër, nëse zgjidhni Kontabilitetin e parave të gatshme për të ardhura, do t'ju duhet ta zgjidhni edhe për shpenzimet. Disa faktorë të tjerë mund të hyjnë në lojë kur vendoset midis metodave të kontabilitetit të parave të gatshme dhe atyre akruale, kështu që le t'i shohim edhe ato: Meqenëse bizneset që përdorin kontabilitetin e parave të gatshme nuk regjistrojnë të ardhurat derisa të marrin para, ata nuk do të duhet të paguajnë taksa mbi shitjet për të cilat nuk e kanë marrë ende pagesën. Deri në fund të vitit do të kenë mundësi të përshpejtojnë disa shpenzime për të ulur të ardhurat neto dhe për të ulur taksat që do të duhet të paguajnë.

Banka të ndryshme, huadhënës si dhe investitorë kërkojnë që organizatat ose bizneset me të cilat janë të lidhura të përdorin strategjinë e kontabilitetit akrual. Nëse një biznes nuk po kërkon aktualisht financim të jashtëm, por mund të ketë nevojë për financim në të ardhmen, ai duhet të zgjedhë kontabilitetin akrual që në fillim.

Shkurtimisht, në përfundim, faktori kryesor kur vendosni se cilën metodë kontabël të zgjidhni është se cila metodë i përshtatet më mirë operacioneve dhe qëllimeve të biznesit tuaj.

Të mirat dhe të këqijat e kontabilitetit të parave të gatshme

1. Përparësitë e kontabilitetit të parasë

Mbajtja e shënimeve të parave të gatshme ofron një sërë përfitimesh biznesi. Ja disa prej tyre:

1. Respektimi i ligjit:
   • Pajtueshmëria me kërkesat ligjore në fushën e tatimeve dhe kontabilitetit, gjë që parandalon gjobat e mundshme dhe problemet me organet tatimore.
2. Transparenca financiare:
   • Kontabiliteti i parasë siguron një pasqyrim të saktë dhe transparent të transaksioneve financiare, gjë që thjeshton analizën e gjendjes financiare të ndërmarrjes.
3. Kontabiliteti i parave të gatshme:
   • Kontrolli i parave të gatshme parandalon humbjen dhe mashtrimin dhe siguron saktësinë e të dhënave të kontabilitetit.
4. Auditimi dhe verifikimi:
   • Kontabiliteti i organizuar i parasë lehtëson kontrollin dhe inspektimin nga autoritetet tatimore ose inspektoriatet financiare.
5. Parandalimi i mashtrimit:
   • Regjistrimi sistematik i transaksioneve me para në dorë ndihmon në identifikimin dhe parandalimin e aktivitetit mashtrues brenda ndërmarrjes.
6. Efikasiteti i menaxhimit:
   • Të dhënat e përditësuara për transaksionet me para dhe në para lehtësojnë vendimmarrjen e menaxhmentit dhe planifikimin e procesit të biznesit.
7. Optimizimi i kostos:
   • Mbajtja e shënimeve të parave ju lejon të gjurmoni dhe kontrolloni shpenzimet e parave, gjë që ndihmon në optimizimin e tyre.
8. Besimi nga klientët dhe partnerët:
   • Kur një biznes ka kontabilitet të qartë dhe sistematik të parave, ai ndihmon në ndërtimin e besimit me klientët dhe partnerët e biznesit.
9. Siguria:
   • Monitorimi i transaksioneve me para në dorë kontribuon në sigurinë e biznesit duke parandaluar vjedhjet dhe aktivitetet e tjera të paligjshme.
10. Pajtueshmëria me kontrollet e brendshme:
    • Zbatimi i një sistemi të kontabilitetit të cash-it përmirëson kontrollin e brendshëm dhe minimizon rreziqet e gabimeve dhe abuzimit.

Kontabiliteti i parasë kontribuon në menaxhimin më efikas të burimeve financiare dhe krijimin e një baze të qëndrueshme për zhvillimin e biznesit.

2. Disavantazhet. Kontabiliteti i parave të gatshme