Thirrja në konferencë është një teknologji që lejon njerëzit në vende të ndryshme të ndërveprojnë dhe të komunikojnë me njëri-tjetrin në kohë reale nëpërmjet komunikimit audio dhe/ose video. Kjo i lejon anëtarët të takohen dhe të mbajnë takime, të diskutojnë çështje, të marrin vendime dhe të punojnë në projekte pa lënë zyrat ose vendndodhjet e tyre.
Dëshironi të krijoni thirrje konferencash të suksesshme që njerëzit presin me padurim? Pavarësisht nëse jeni duke u takuar me shefin tuaj, klientët tuaj ose ekipin tuaj virtual nga e gjithë bota, këtu janë dhjetë këshilla për të siguruar që gjithçka të shkojë pa probleme.
Një nga gjërat më të mira të biznesit sot është se nuk ka qenë kurrë më e lehtë të qëndroni të lidhur me kolegët, ekipin dhe klientët tuaj. Falë teknologjisë moderne, ne mund të organizojmë takime në fluturim, të organizojmë takime virtuale dhe të sigurojmë një përvojë të qetë nga pothuajse kudo në botë. Sot, një nga mënyrat më të lehta dhe më të njohura për të mbajtur kontakte me të gjithë në biznesin tuaj është përmes telefonatave konferencuese. Jo vetëm që janë të lehta për t'u vendosur, por ato gjithashtu lejojnë bashkëpunimin në kohë reale, në mënyrë që çështjet e mundshme të zgjidhen shpejt dhe të gjithë të jenë gjithmonë në të njëjtën faqe.
Kur është fjala për efikasiteti i biznesit, ka pak mjete që janë aq të thjeshta dhe efektive sa telefonatat në konferencë.
1. Organizohuni. Thirrje konferencë
Nuk ka asgjë më të keqe se një telefonatë konferencë që nuk ka një qëllim të qartë. Për ta bërë konferencën tuaj efektive, duhet të organizoni kohën tuaj paraprakisht. Kjo do të thotë që ju duhet të keni gjithçka që ju nevojitet, duke përfshirë një axhendë, shënime dhe një listë të qartë detyrash. Për të bërë vërtet përshtypje, dërgoni një axhendë për thirrjen përpara se të fillojë, në mënyrë që të gjithë të jenë në të njëjtën faqe dhe të dinë saktësisht se çfarë të presin. Qëndrimi i organizuar është e vetmja mënyrë për të qenë i sigurt se nuk do të humbisni kohë, duke përfshirë edhe tuajën.
2. Njihni shërbimin tuaj. Thirrje konferencë
Gjeni gjithmonë kohë për t'u njohur me sistemin e telefonisë së biznesit dhe/ose shërbimin e konferencave që po përdorni përpara se të ndodhë telefonata aktuale. Secili shërbim ka veçoritë e veta unike, kështu që të dish se si funksionon çdo gjë mund të sigurojë që telefonata të shkojë pa probleme. Të kuptuarit e shërbimit që përdorni është gjithashtu mënyra më e mirë për të ndihmuar vizitorët e tjerë ta lundrojnë atë. Në vend që thjesht t'i dërgoni ato në faqen FAQ të shërbimit, ju mund t'u përgjigjeni pyetjeve të tyre vetë.
Strategjia e rritjes së biznesit. Më e mira
3. Krijoni ndërveprim. Thirrje konferencë
Konferencat më të mira i lejojnë çdo pjesëmarrësi të marrë pjesë. Nëse gjithçka që bëni është të flisni, atëherë njerëzit do të pyesin veten pse nuk dërguat vetëm një shënim zanor. Gjithmonë lini kohë për pyetje dhe komente gjatë telefonatës në mënyrë që të gjithë të ndihen sikur kanë një shans për të marrë pjesë. Kjo do të sigurojë që të gjithë t'i kushtojnë vëmendje dhe të sigurohet që çdo gjë që duhej zgjidhur gjatë bisedës të zgjidhej. Në varësi të llojit të shërbimit të konferencave që përdorni (shih listën tonë të pesë shërbimeve më të mira falas më poshtë), do të ketë mënyra të tjera unike për të inkurajuar pjesëmarrjen, duke përfshirë krijimin e sondazheve dhe krijimin e një seksioni ndërveprues të pyetjeve dhe përgjigjeve. Nëse planifikoni të përdorni një nga këto shërbime shtesë, sigurohuni që ju dhe anëtarët tuaj të jeni njohur me mënyrën se si funksionon paraprakisht.
4. Minimizoni shpërqendrimet. Thirrje konferencë
Ndërsa një nga përfitimet e një telefonate konference është aftësia për t'u bashkuar nga kudo, është e rëndësishme që të përpiqeni të minimizoni shpërqendrimet për të gjithë, veçanërisht nëse jeni pritësi. Nëse është e mundur, shmangni telefonatat nga vende publike që janë të zhurmshme ose, nëse është një telefonatë video, të mbushura me njerëz. Ndonëse ndonjëherë është e pashmangshme, këto lloje shpërqendrimesh mund të jenë të bezdisshme dhe madje mund t'ju pengojnë ju dhe mysafirët tuaj të diskutoni për çdo gjë që duhet të adresohet gjatë telefonatës.
Menaxhimi i kohës dhe përmirësimi i produktivitetit
5. Jini në kohë. Thirrje konferencë
Një nga mënyrat më të këqija për të nisur një telefonatë konferencë është të vonohesh. Edhe pesë minuta pas orës së planifikuar mund t'i bëjnë vizitorët tuaj nervoz dhe të japin përshtypjen se nuk jeni vlerësojini ato koha. Thirrja herët gjithashtu do t'i bëjë pjesëmarrësit tuaj të ndihen se jeni të përgatitur dhe gati. Plus, i ndihmon të ftuarit tuaj të shmangin atë mesazh të sikletshëm "i pari je këtu" që mund t'i bëjë ata të dytë nëse kanë informacionin e duhur të thirrjes.
6. Përgatitni mjete ndihmëse vizuale
Jo të gjitha konferencat kanë nevojë për ndihmën e mjeteve ndihmëse vizuale. Por për disa, ato në fakt përmirësojnë bisedën. Pasi të keni krijuar axhendën tuaj për thirrjen, rishikoni shënimet tuaja dhe përcaktoni nëse keni nevojë për pamje vizuale. Nëse po, merrni kohë për të përgatitur mbështetje vizuale dhe sigurohuni që t'u tregoni mysafirëve tuaj se kjo do të jetë një video-konferencë. Nëse prisni që edhe të ftuarit tuaj të ndajnë videon, njoftojini që të mund të përgatiten. Nuk ka asgjë më të keqe për mysafirët tuaj sesa t'u kërkohet të bashkohen përmes videos kur ata presin vetëm një telefonatë zanore.
7. Ndiqni planin e lojës. Thirrje konferencë
Edhe pse mund të shpenzoni shumë kohë duke u përgatitur për thirrjen, kjo nuk garanton që në fakt do të ndiqni axhendën tuaj. Mbani në mend atë që dëshironi të arrini në thirrje dhe bëni çmos për të qenë sa më efektiv që të jetë e mundur, ndërsa shënoni secilën kuti. Nëse inkurajoni të tjerët të hyjnë në konkurs, duhet të jeni gjithashtu pritës për t'u siguruar që askush tjetër nuk po monopolizon ose thjesht nuk po humb kohë. Mos harroni: të gjithë, përfshirë ju, janë të zënë. Sa më gjatë të zgjasë telefonata juaj dhe sa më jashtë temës të jetë, aq më pak njerëzit do të kujtojnë—dhe aq më pak të emocionuar do të jenë për telefonatën tjetër.
8. Sa më i shkurtër aq më mirë. Thirrje konferencë
Kur jeni në dyshim, gjithmonë gaboni në anën e telefonatave më të shkurtra konferencash. Ndërsa të gjithë do të ankohen për thirrjet konferencë tridhjetë minutëshe që zgjasin një orë, shumë pak do të mërziten kur në fakt janë vetëm njëzet minuta. Vëzhgoni orën gjatë gjithë telefonatës, në mënyrë që të bëni më të mirën për t'i nxjerrë pjesëmarrësit në kohë—ose herët. Nuk ka asgjë që punonjësit vlerësojnë më shumë se takimet që nuk marrin kohë nga oraret e tyre tashmë të ngarkuara.
9. Jepni shënime
Nëse e dini se telefonata juaj e konferencës do të jetë e gjatë ose nëse ka disa tema të rëndësishme që njerëzit duhet t'i mbajnë mend, atëherë është e rëndësishme të mbani shënime për mysafirët tuaj pas (ose para) telefonatës. Këto shënime do të sigurojnë që të gjitha pyetjet, komentet dhe idetë tuaja më të rëndësishme të mbahen mend, si dhe nëse të ftuarit tuaj ndërmarrin ndonjë veprim dhe t'u kujtojnë atyre se çfarë duhet të bëjnë dhe kur.
10. Regjistroni thirrjen. Thirrje konferencë
Sigurohuni që të regjistroni thirrjen tuaj të konferencës në mënyrë që nëse dikush e humbet atë, të ketë mundësinë ta shikojë atë. Regjistrimi i bisedës do t'ju ndihmojë gjithashtu të mësoni se çfarë mund të bëni më mirë herën tjetër, të tilla si ngadalësimi i bisedës, përmirësimi i mjeteve vizuale që përdorni ose fokusimi në axhendë. Përveç shënimeve, ndarja e bisedave është e mirë një mënyrë që pjesëmarrësit të kthehen dhe të rishikojnë sipas nevojës.
5 telefonata konferencash falas.
Ndërsa ka shumë shërbime konferencash me pagesë që janë të shkëlqyera, ka edhe shumë shërbime falas që mund të konkurrojnë lehtësisht. Këtu është një listë e pesë shërbimeve tona të preferuara të konferencave dhe pse...
1. Google Hangouts Hang
Na pëlqen cilësia e videos dhe audios Google hangouts , për të mos përmendur se sa e njohur është për shumë përdorues. Meqenëse gjithçka që ju nevojitet është një llogari Google për t'u bashkuar, përdorimi i Hangouts shpesh nënkupton që vizitorët tuaj nuk duhet të shqetësohen për konfigurimin ose hyrjen në një llogari tjetër të panjohur. Hangouts gjithashtu integrohet me aplikacione si Google Docs, që do të thotë se shkëmbimi i shpejtë i informacionit është i lehtë.
2. Uberkonferenca
Ashtu si Google Hangouts, uber-konferencë ju lejon të ndani skedarë nga Google Drive gjatë një telefonate. Ai gjithashtu integrohet me Dropbox dhe Evernote dhe e bën të lehtë ndarjen e ekraneve. Një nga veçoritë më të mira të Uberconference janë kontrollet e tij audio, të cilat ndihmojnë në minimizimin e zhurmës së ambientit nëse e gjeni veten në një zyrë të zënë ose në një kafene të njohur.
3. lente zmadhimi
Zmadho, Një nga shërbimet më të njohura në këtë listë, është një opsion i shkëlqyeshëm i konferencave telefonike falas për bizneset, veçanërisht nëse ata mbështeten shumë në videokonferencat. Aplikacioni është i lehtë për t'u shkarkuar dhe aksesuar, duke ju lejuar të bëni shpejt telefonata në të ardhmen me të gjithë në ekipin tuaj.
4. Konferenca e Lirë
Nëse keni klientë ose anëtarë të ekipit që do të bashkohen ndërkombëtarisht, atëherë Konferenca falas është një nga opsionet më të zgjuara pasi është falas. Mund të përdorni FreeConference përmes telefonit dhe në internet me akses në veçoritë e përshtatshme të ndarjes së ekranit dhe bisedës.
5. Faqe e njëjtë
Si një softuer gjithëpërfshirës bashkëpunimi gjithëpërfshirës, Faqja e njëjtë ju lejon të bëni gjëra të tilla si të komunikoni përmes teksteve në masë, të ndani skedarë dhe madje edhe sondazhe brenda grupit tuaj. Megjithëse Samepage ofron një shërbim falas, ai gjithashtu ofron opsione me pagesë për veçori shtesë si komandat private dhe hapësirën e zgjeruar të hapësirës.
Përfundim
Duke optimizuar strategjinë dhe performancën tuaj të konferencave duke përdorur shërbimin e duhur të konferencave për biznesin tuaj, bashkëpunimi në ekipi mund të jetë më efektiv, se kurrë. Pavarësisht nëse punoni në një biznes me tulla dhe llaç ose në internet, mund të filloni të bëni telefonata më të mira konferencash që humbin më pak kohë dhe të kryeni më shumë punë duke ndjekur këto këshilla.
Lini një koment