Organisatorisk kommunikation. Vad det är ? Och varför är det viktigt

Organisatorisk kommunikation är en integrerad del av varje organisation och spelar en viktig roll för att bygga ett framgångsrikt företag. Kommunikation i en organisation påverkar beteendet hos människor i organisationen. Kommunikation i en organisation är en viktig ledningskomponent eftersom ledningens roll är att göra planer och ge anvisningar.

Människor som arbetar i en organisation, vare sig det är chefer eller frontlinjeanställda, behöver veta hur de ska bete sig för att skapa den bästa arbetsmiljön i organisationen.

Kommunikation i en organisation påverkar också beteendet hos människor i organisationen. Människors beteende i en organisation påverkar hur människor motiverar varandra för att uppnå organisationens mål. Organisatorisk kommunikation spelar en viktig roll för hur människor interagerar med varandra i möten.

Vad är försäljningsmarginalen? och hur man beräknar det

Å andra sidan leder ineffektiv organisationskommunikation till missförstånd, bristande koordination och inkompetens i organisationen. Därför är det viktigt att ha effektiv kommunikation i en organisation för att effektivt genomföra planer och bidra till framgången för organisationen.

Effektiv kommunikation är så viktigt i en organisation att även rekryterare numera betraktar kommunikationsförmåga som en av kärnkompetenserna hos de personer de vill anställa. Arbetsannonser innehåller ofta fraser som affärskommunikation, företagskommunikation eller organisatoriska kommunikationsförmåga.

Konfidentiellt avtal. Vad det är ?

Typer. Organisatorisk kommunikation.

Kommunikation är en integrerad del av varje organisation. Ingen organisation kan överleva utan ordentlig kommunikation mellan de personer som arbetar i organisationen.

Det finns fyra olika typer av organisationskommunikation. Vissa organisationer följer strikt en typ av kommunikation, medan vissa organisationer använder en kombination av dessa typer av kommunikation.

Låt oss först lära oss om de olika typerna av kommunikation som sker i en organisation för att veta om deras inverkan på organisationen.

9 typer av organisationsstruktur varje företag bör överväga

1. Formell kommunikation. Organisatorisk kommunikation.

Formell kommunikation är en av de vanligaste typerna av kommunikation som sker i de flesta organisationer. Formell kommunikation sker genom förutbestämda kommunikationskanaler.

Dessa kommunikationskanaler används ledning och anställdapersoner som arbetar i en organisation för att kommunicera med varandra. Formell kommunikation sker oftast i organisationer med en hierarkisk organisationsstruktur.

I sådana organisationer kan en vanlig anställd inte kommunicera direkt med den högsta ledningen. Kommunikationen dem emellan sker genom mellanledningen.

2. Informell kommunikation

Denna typ av kommunikation är motsatsen till formell kommunikation. Informell kommunikation sker inte genom formella kanaler. Organisationer som använder informell kommunikation för att kommunicera med varandra följer inte förutbestämda kommunikationskanaler.

Detta innebär att kommunikation mellan ledning och anställda i en organisation kan ske genom flera kommunikationskanaler.

Till skillnad från formell kommunikation, där kommunikation sker genom lämpliga kanaler och mellanhänder mellan högsta ledningen och direktanställda, kan informell kommunikation ske direkt mellan högsta ledningen och direktanställda.

Dessutom har organisationer som använder informell kommunikation inte en korrekt definierad hierarkisk struktur. Alla anställda som arbetar i sådana organisationer anses vara på samma nivå.

Länkförtroende och psykologin bakom varför människor klickar på länkar

3. Vertikal kommunikation. Organisatorisk kommunikation.

Formell kommunikation kan delas in i två kategorier såsom vertikal kommunikation och horisontell kommunikation. Vertikal kommunikation är en typ av kommunikation mellan chefer och deras underordnade.
Vertikal kommunikation kan ytterligare fragmenteras i uppåtgående vertikal kommunikation och nedåtgående vertikal kommunikation. I uppåtgående vertikal kommunikation sker kommunikation från chefer till deras underordnade.
Samtidigt sker vertikal kommunikation från underordnade till deras överordnade.

4. Horisontell kommunikation

En annan typ av kommunikation i en organisation är horisontell kommunikation. Detta är en typ av kommunikation mellan människor som arbetar på samma nivå.

Horisontell kommunikation anses vara formell kommunikation mellan personer som arbetar på samma nivå för att utbyta information.

Betydelse. Organisatorisk kommunikation.

1. Den primära betydelsen av organisationskommunikation är att hålla de anställda som arbetar i organisationen informerade. Medarbetarna kommunicerade de mål de förväntades uppnå och de metoder som användes för att uppnå dessa mål. De får inte bara berätta om metoderna, utan får också feedback så att förbättra dem arbete. Organisatorisk kommunikation hjälper till att klargöra tvivel eller missförstånd bland anställda.
2. Kommunikation i en organisation spelar rollen som en informationskälla. Information överförs anställda igenom kommunikation. Den här informationen hjälper anställda att fatta viktiga beslut eftersom den här informationen ger dem ett alternativt tillvägagångssätt för att slutföra en viss uppgift.
3. Kommunikation är avgörande för kommunikation. Genom kommunikation kommunicerar anställda som arbetar i en organisation med varandra. Socialisering är också nödvändigt för att skapa starka band mellan anställda, vilket är avgörande för organisationens tillväxt. Organisatorisk kommunikation.
4. Sund kommunikation i en organisation hjälper till att forma attityden hos de personer som arbetar i organisationen. En välinformerad medarbetare har en positiv attityd jämfört med en mindre informerad medarbetare.
5. Skriftlig och formell kommunikation i en organisation är mer effektiv jämfört med andra typer av organisatorisk kommunikation. Därför spenderar många organisationer pengar på att ge ut företagets tidningar och tidskrifter för att dela viktig årlig information med organisationens anställda.
6. Organisatorisk kommunikation spelar en viktig roll i kontrollprocessen eftersom chefernas roll är att ge vägledning till sina underordnade och få feedback från dem. Effektiv organisationskommunikation gör dessa uppgifter bättre. Underordnade kan utföra sina uppgifter effektivt när de kommuniceras väl och de kan också rensa sina chefers tvivel när de möter några problem i sitt arbete.

Problem med organisatorisk kommunikation

Även om organisationskommunikation är en integrerad del av alla organisationer, finns det fortfarande många utmaningar som en organisation står inför när det gäller att utarbeta en effektiv kommunikationsplan.

Organisatorisk kommunikation kan aldrig bli effektiv och effektiv om problemen förknippade med organisationskommunikation inte åtgärdas. Nedan listas de organisatoriska kommunikationsfrågor som du måste vara medveten om innan du utarbetar en organisatorisk kommunikationsplan för en organisation.

1. Planens relevans. Organisatorisk kommunikation.

Den första och främsta utmaningen du kan möta när du skapar en kommunikationsplan är dess relevans. Att skapa en kommunikationsplan som är relevant för alla i en organisation är utmanande. Olika avdelningar och olika funktioner inom dessa avdelningar kräver olika lösningar på kommunikationsproblem som kan uppstå.

Till exempel på säljavdelningen arbetar de flesta säljare virtuellt och besöker sällan kontoret. Möten med försäljningschefen sker även via videosamtal eller telefonsamtal.

Team i en organisation som gillar att arbeta självständigt och inte vill träffas regelbundet. Därför är det en utmanande uppgift att utarbeta en organisatorisk kommunikationsplan som är relevant för alla som arbetar i organisationen.

2. Organisationens storlek

Nästa utmaning du kan möta när du förbereder en organisationskommunikationsplan är dess storlek. Särskilt i stora organisationer är det svårt att skapa en effektiv kommunikationsplan. För i stora organisationer finns flera avdelningar och underavdelningar.

Dessa avdelningar sysselsätter hundratals anställda. Vissa anställda arbetar i kontorslokaler och vissa arbetar praktiskt taget utanför kontorslokaler.
I sådana fall blir det ganska svårt att utarbeta en kommunikationsplan så att effektiv kommunikation kan etableras mellan alla anställda som arbetar i organisationen.

3. Ansvarsskyldighet. Organisatorisk kommunikation.

Ansvarsskyldighet är en av de viktigaste frågorna att tänka på när man skapar en kommunikationsplan. Hur säkerställer man ansvarsskyldighet? Hur kan du säkerställa att meddelandet eller informationen inte förvrängs under överföringen?

Vilka åtgärder bör du vidta om din data ändras? Och hur spårar man källan till misstaget? Alla dessa frågor måste ha svar. Det är svårt att upprätthålla ansvar utan en effektiv organisatorisk kommunikationsplan.

4. Ärlighet. Organisatorisk kommunikation.

Sist men inte minst är frågan om organisationskommunikation informationsintegritet. Detta problem står inför organisationer som väljer informella metoder för organisatorisk kommunikation. I en informell miljö blir chanserna för dataintrång stora.

Därför är en stor utmaning att säkerställa informationens integritet när den överförs i hela organisationen.

Effekten av effektiv organisationskommunikation

Effektiv kommunikation har en positiv inverkan på organisationen och de människor som arbetar i den. Låt oss ta reda på dessa strejker en efter en.

1. Effektiv kommunikation hjälper till att minska missförstånd mellan anställda, kunder och affärspartners. Följaktligen minimeras också antalet stämningar och klagomål.
2. Effektiv kommunikation i en organisation ökar förtroendet och moralen hos de anställda som arbetar i organisationen. Medarbetarna känner sig mer nöjda i en organisation där de är välinformerade. Organisatorisk kommunikation.
3. Effektiv kommunikation förbättrar de rutiner och processer som äger rum i en organisation, vilket resulterar i ökad organisatorisk effektivitet samt minskade produktionskostnader.
4. Utmärkt och tydlig kommunikation i en organisation hjälper anställda att förstå organisationens policyer, regler och föreskrifter. Detta hjälper dem att bli lojala mot företaget.
5. Korrekt kommunikation i en organisation hjälper till att skapa sunda band mellan anställda och ledning. Anställda litar på sin ledning och litar på de beslut de fattar åt dem. Huvudfördel Detta scenario är att organisationen förblir facklig fri och människor kommunicerar sina problem och krav och söker en ömsesidigt fördelaktig lösning snarare än strejker.
6. Anställda är inte blyga för att uttrycka sina åsikter och idéer. Detta är fördelaktigt för organisationen eftersom det hjälper organisationen att växa.
7. Planerad organisationskommunikation är användbar för att genomföra produktionsplaner.

Konsekvenser av ineffektiv organisationskommunikation

1. Ineffektiv kommunikation orsakar bråk mellan anställda och ledning på grund av missförstånd orsakade av ineffektiv kommunikation.
2. Ineffektiv kommunikation i en organisation orsakar inkonsekvens inom avdelningar. Inkonsekvens orsakar bittra tvister mellan anställda, slöseri med resurser och höga produktionskostnader.
3. När det finns ineffektiv kommunikation i en organisation är det svårt att tillfredsställa behov och kundernas förväntningar. Försäljningsavdelningen skulle inte veta det Marknadsavdelningen lovade kunderna.
4. Ineffektiv kommunikation kan också orsaka hög personalomsättning. Anställda känner sig missnöjda och frustrerade när de inte kommuniceras på rätt sätt.

Hur förbereder man en effektiv kommunikationsstrategi?

En effektiv kommunikationsstrategi kan bara byggas genom att ta hänsyn till så viktiga faktorer som organisationsstrukturen, mål och mål och organisationens värderingar. Nedan följer steg du kan följa för att förbereda en effektiv kommunikationsstrategi.

Steg 1: Analysera storleken på organisationen. Organisatorisk kommunikation.

När man utarbetar en organisatorisk kommunikationsplan är det viktigt att ta hänsyn till organisationens storlek. I en stor organisation med flera avdelningar är en formell och välplanerad kommunikationsplan nödvändig för att säkerställa att alla anställda arbetar på alla avdelningar.

Informell kommunikation i sådana organisationer kan visa sig vara ineffektiva och orsaka olika missförstånd bland de anställda som arbetar i organisationen.

 Steg 3: Fråga dina anställda om idéer

Att överväga medarbetarnas idéer och åsikter kan ibland hjälpa dig att skapa en effektiv kommunikationsplan. De har en bättre förståelse för bristerna i den befintliga kommunikationsplanen och vad som kan göras för att rätta till dessa brister.

Steg 4. Låt dig inspireras av upplevelsen av en liknande organisation. Organisatorisk kommunikation.

Du kan titta på kommunikationsplanen för organisationer av liknande storlek och prata med deras ledare för att be om deras hjälp. Du kan ändra kommunikationsplanen som används av andra organisationer för att passa din organisations krav.

Steg 5: Få feedback från medarbetare och chefer

Slutligen kommer chefer och medarbetare att vara de som använder kommunikationsmetoder dag ut och dag in. På så sätt kan de känna igen bristerna i kommunikationsplanen och komma med förslag för att förbättra den.

Hur löser man organisatoriska kommunikationsproblem samtidigt som man utarbetar en effektiv organisatorisk kommunikationsplan?

De utmaningar som är förknippade med organisationskommunikation kan inte ignoreras när man utvecklar en effektiv kommunikationsplan.

Dessa problem kan dock lösas genom att överväga följande praxis när du skapar en omfattande kommunikationsplan för en organisation.

1. Schemalägg möten ofta. Organisatorisk kommunikation.

Missförstånd eller bristande kommunikation mellan anställda på två eller flera avdelningar är ett av de vanligaste problemen som de flesta organisationer står inför.

De kanske arbetar med samma projekt men är omedvetna om det arbete varandra har gjort på grund av bristande kommunikation. För att eliminera detta problem måste ledningen se till att de anställda ges tillräckliga möjligheter att sitta ner och prata med varandra.

Du kan till exempel vara värd för fråge-och-svar-sessioner, lunch-och-lär-möten eller lägga till en kanalfunktion på flera avdelningar i din kommunikationsplan.

2. Utvärdera regelbundet aktuell organisationskommunikation.

Att utvärdera din nuvarande organisationskommunikationsplan hjälper dig att identifiera dess brister. För att få en mer detaljerad bedömning kan du hitta svar på följande frågor:

Hur ofta missar anställda deadlines?

Använder anställda modern teknik för att kommunicera effektivt?

Att svara på frågor som dessa hjälper dig att bli medveten om problem i din nuvarande kommunikationsplan. Ta itu med dessa problem för att skapa en effektiv kommunikationsplan för din organisation.

3. Slå på digitala verktyg. Organisatorisk kommunikation.

Tekniken har lösningar för alla problem. Därför bör du också ägna stor uppmärksamhet åt att använda den senaste tekniken för att skapa effektiv kommunikation i organisationen.

Nuförtiden anser de flesta unga att personliga möten är tomma slöseri med tid. De menar att det arbete som kan utföras med hjälp av teknik inte kräver fysisk närvaro av en person.

Genom att använda den senaste tekniken kan du således hålla kontakten med anställda som arbetar såväl virtuellt som på olika avdelningar.

4. Använd olika kommunikationsstilar. Organisatorisk kommunikation.

Slutligen, att ha en standardkommunikationsmetod kommer inte att passa alla personer som arbetar i en organisation. Olika människor konsumerar information olika.

Vissa människor kan fungera bra under möten ansikte mot ansikte, medan vissa människor vill få uppdateringar online. För att skapa effektiv kommunikation i en organisation måste du använda olika kommunikationssätt. Människor måste få så många alternativ som möjligt.

Utgång

Effektiv organisationskommunikation är grunden för en organisation. Utan korrekt kommunikation kan ingen organisation överleva. Att skapa en effektiv kommunikationsplan för en organisation kräver en djupare förståelse för organisationens struktur, storlek, mål och värderingar.

Att skapa en organisatorisk kommunikationsplan är dock ingen lätt uppgift. Det kommer med många utmaningar som måste beaktas och åtgärdas när man skapar en organisatorisk kommunikationsplan.

Effektiv kommunikation spelar en avgörande roll för att hjälpa en organisation att öka vinsten och minimera produktionskostnaderna, medan ineffektiv kommunikation kan orsaka missförstånd bland anställda.

 

АЗБУКА

 

Vanliga frågor (FAQ). Organisatorisk kommunikation.

1. Vad är organisationskommunikation?

   • Svaret är. Organisatorisk kommunikation är processen att överföra information, idéer och åsikter inom en organisation mellan dess medlemmar, såväl som extern kommunikation med partners och kunder.

2. Varför är organisationskommunikation viktig för företag?

   • Svaret är. Effektiv organisationskommunikation främjar en bättre förståelse för uppgifter och mål, ökar arbetseffektiviteten, stärker teamrelationer och hjälper till att lösa problem.

3. Vilka är huvudelementen som ingår i organisationskommunikation?

   • Svaret är.  Delar av organisatorisk kommunikation inkluderar verbal och icke-verbal kommunikation, användning av teknik, formella och informella kommunikationskanaler.

4. Vad är verbal och icke-verbal kommunikation i en organisatorisk miljö?

   • Svara. Verbal kommunikation är utbyte av information med hjälp av ord, medan icke-verbal kommunikation inkluderar gester, ansiktsuttryck, kroppsspråk och andra icke-språkliga element.

5. Hur organiserar man effektiva möten och möten inom en organisation?

   • Svara.  Planera möten i förväg, sätt upp tydliga mål, bjud in endast nödvändiga deltagare, säkerställ aktivt deltagande, håll koll på tiden och dokumentera resultat.

6. Hur säkerställer man transparens i organisationskommunikation?

   • Svara. Sprid information i rätt tid, diskutera öppet förändringar och beslut, skapa tillgängliga återkopplingskanaler och etablera tydliga kommunikationsstrukturer.

7. Hur övervinner man barriärer i organisatorisk kommunikation?

   • Svara. Lyssna aktivt, använd flera kommunikationskanaler, uppmuntra samarbete över avdelningar, lös konflikter och coacha anställda effektiva färdigheter kommunikation.

8. Hur organiserar man interna kommunikationskampanjer för anställda?

   • Svara.  Skapa intressant innehåll, använd interna kommunikationsverktyg (intranät, e-postmeddelanden), genomföra seminarier och utbildningar, uppmuntra feedback.

9. Hur löser man konflikter relaterade till organisationskommunikation?

   • Svara. Identifiera källor till konflikter, ha öppna diskussioner, främja ömsesidig förståelse, erbjuda konstruktiva lösningar och uppmuntra feedback.

10. Hur implementerar man effektiva kommunikationsstrategier i organisationer av olika storlekar?

    • Svara.  Genomför en behovsanalys, definiera mål, implementera en mängd olika kommunikationsverktyg, utbilda personal och utvärdera effektiviteten av strategier.