Anställdas produktivitet. En ledarguide till tidsmätning och produktivitet

Medarbetarnas produktivitet är ett mått på effektiviteten och effektiviteten i deras arbete i arbetsmiljön. Prestationsstyrning spelar en nyckelroll för att uppnå organisatoriska mål. Här är några faktorer som kan påverka de anställdas produktivitet:

1. Motivering: Anställda som är motiverade är vanligtvis mer produktiva. Motivation kan relateras till belöningar, erkännande, intressanta uppgifter och andra faktorer.
2. Tydliga mål och förväntningar: När anställda förstår sina mål och förväntningar har de lättare att navigera och uppnå resultat.
3. Utbildning och utveckling: Att ge anställda utbildning och möjligheter till professionell utveckling kan förbättra deras kompetens och därmed produktiviteten.
4. Effektiv vägledning: Ledare som har effektiva färdigheter chefer kan inspirera och vägleda sina underordnade, vilket bidrar till ökad produktivitet.
5. Kommunikation: Bra kommunikation inom en organisation främjar förståelse för uppgifter, minskar sannolikheten för fel och hjälper till att avlägsna hinder för att slutföra uppgifter.
6. Arbetsmiljö: En bekväm och stödjande arbetsplats kan ha en positiv inverkan på anställdas fysiska och känslomässiga välbefinnande.
7. Teknik och verktyg: Att använda modern teknik och effektiva verktyg kan förbättra ditt arbetsflöde och öka din produktivitet.
8. Balans i arbetslivet: Anställda som kan upprätthålla en balans mellan arbete och privatliv är ofta mer effektiva och mindre stressade.
9. Betyg och feedback: Att regelbundet utvärdera prestationer och ge konstruktiv feedback hjälper medarbetarna att förstå sina styrkor och förbättringsområden.

Framgångsrik prestationsledning kräver ett helhetsgrepp som tar hänsyn till olika aspekter av arbetsprocessen och medarbetarnas individuella egenskaper.

Nu när vi har ett anständigt fotfäste, låt oss titta på några verktyg och tekniker som lär dig hur du hanterar ditt teams tid och ökar produktiviteten.

1. Utveckling av en projektkalender. Anställdas produktivitet.

Att utveckla en projektkalender och hantera de anställdas prestationer är sammanflätade och är viktiga delar för att framgångsrikt slutföra uppgifter. Här är stegen och rekommendationerna för dessa två aspekter:

1. Definition av projektmål och mål:

• Ta reda på slutmålen för projektet.
• Dela upp dina mål i mindre uppgifter.

2. Anställds produktivitet / Definition av timing:

• Arbeta ut detaljerna för deadlines för varje uppgift.
• Tänk på beroenden mellan uppgifterna.
• Identifiera kritiska vägar.

3. Utveckling av projektkalendern:

• Använd professionella verktyg för att skapa ett projektschema (till exempel ett Gantt-diagram).
• Inkludera alla stadier av projektet i kalendern, med hänsyn till deadlines och beroenden.

4. De anställdas produktivitet. Resursplanering:

• Bestäm vilka resurser (människor, teknik, ekonomi) som kommer att krävas för varje uppgift.
• Fördela resurserna jämnt och effektivt.

5. Anställdas resultatspårning:

• Sätt tydliga prestationsförväntningar för varje uppgift.
• Ge transparens om projektets mål och varje medarbetares roll.
• Ge feedback och stöd.

6. Övervakning och kontroll:

• Spåra regelbundet projektframsteg och anställdas prestationer.
• Gör justeringar av schemat och arbetsplanen vid behov.
• Reagera omedelbart på risker och problem.

7. De anställdas produktivitet. Kommunikation och samarbete:

• Förse effektiv kommunikation mellan teammedlemmar.
• Främja samarbete och informationsutbyte.

8. Personalstöd:

• Ge medarbetarna de resurser och utbildning de behöver.
• Var uppmärksam på deras välbefinnande och motivation.

9. Prestandabetyg:

• Genomför regelbundna prestationsbedömningar och analysera resultaten.
• Använd data för att ständigt förbättra processer.

10. Ständig förbättring:

• Tillämpa erfarenhet från tidigare projekt för att optimera processer.
• Utveckla och implementera nya projekt- och prestationsledningstekniker.

Att effektivt hantera projekt och medarbetares prestationer kräver ett systematiskt förhållningssätt och flexibilitet för att anpassa sig till förändringar och nya förutsättningar.

2. Skapa en lista med prioriteringar, börja med de mest tidskrävande aktiviteterna och sluta med de minsta.

Föreställ dig detta. Du har vackert satta upp uppgifter för dina teammedlemmar för dagen. Allt är upplagt för dem att fylla i och markera en efter en. Låter bra, eller hur? Men problemet nu är att uppgifterna varierar i komplexitet och längd (komplexa uppgifter tar sannolikt längre tid). Så hur kan du säkerställa att teamen slutför uppgifter på det mest produktiva och lägliga sättet?

Man kan felaktigt anta att att göra mer hanterbara uppgifter först kommer att öppna dörren till svårare och ge dig impulsen att fortsätta arbeta. Anställdas produktivitet

En nyligen genomförd studie som undersökte läkarnas skärpa jämfört med deras arbetsbelastning, och prioriterade mindre komplexa fall, fann dock att prioritering av enklare uppgifter framför komplexa bara har kortsiktiga fördelar, men är värre på lång sikt. Vad kan vi lära oss av detta?

Som chefer, uppmuntra dina teammedlemmar att ta på sig mer utmanande uppgifter som en prioritet. Varför? För det är lättare för oss att distrahera oss från mer komplexa uppgifter och prioritera enklare. Det ger oss en känsla av prestation.

3. Mät och spåra prestanda regelbundet.

Regelbunden prestationsmätning och spårning är väsentliga delar av effektiv projekt- och personalledning. Här är några viktiga steg i denna fråga:

1. Etablering av Key Performance Indicators (KPI):

   • Bestäm nyckelmåtten som bäst återspeglar resultatet för ditt projekt och dina medarbetare.
   • Dessa nyckeltal kan inkludera deadlines för att slutföra uppgifter, resultatkvalitet, budgetparametrar och annat.

2. Regelbundna prestandarecensioner:

   • Genomför regelbundna (t.ex. veckovis eller månadsvis) prestationsrecensioner.
   • Jämför faktiska resultat med planer och förväntningar.

3. Anställdas produktivitet. Använda projektledningsverktyg:

   • Använd dedikerade projektledningsverktyg för att övervaka framstegen.
   • Gantt-diagram, aktivitetstavlor, tidspårningssystem kan vara användbara verktyg.

4. Feedback och dialog:

   • Håll regelbundna möten för att diskutera framsteg och lösa potentiella problem.
   • Ge feedback till anställda så att de förstår hur deras arbete stämmer överens med projektmålen.

5. Anställdas produktivitet. Rättelse av planer:

   • Vid avvikelser från planen, justera schema och resurser.
   • Reagera på negativa trender och risker genom att vidta åtgärder för att förebygga eller hantera dem.

6. Individuell prestationsbedömning:

   • Utveckla system för att bedöma individuell prestation.
   • Tänk på varje anställds bidrag till det totala resultatet.

7. Anställdas produktivitet. Systematisk processanalys:

   • Analysera effektiviteten i arbetsprocesser.
   • Leta efter sätt att optimera och förbättra prestanda.

8. Använda automation:

   • Implementera automationsverktyg för datainsamling om produktivitet.
   • Detta kan förenkla processen att spåra och tillhandahålla analyser.

9. Anställdas produktivitet. Generera rapporter:

   • Tillhandahålla regelbundna resultatrapporter till ledning och projektteam.
   • Dela dina resultat och planer för framtiden.

10. Kontinuerlig förbättring:

• Använd resultatmätningsdata för att kontinuerligt förbättra processer och metoder.

Att regelbundet mäta och spåra prestanda hjälper till att identifiera problem tidigt och förhindra potentiella projektförseningar.

4. Var uppmärksam på vanliga tidsödande aktiviteter på arbetsplatsen. Anställdas produktivitet

Att identifiera aktiviteter som slösar tid kan förbättra din produktivitet. anställda och sparar tid genom att eliminera oönskade uppgifter och distraktioner från deras arbetsrutin. Här är några typiska aktiviteter som slösar tid på arbetsplatsen:

1. Distraktioner i sociala nätverk
2. Kollar ständigt mejl
3. Brist på prioriterade uppgifter
4. Lägg bara upp det
5. Improduktiva möten
6. Slumpmässiga konversationer

Med undantag för slumpmässiga samtal och improduktiva möten är allt annat relativt lätt att kontrollera. Det är bara en fråga om självkontroll. Men det är svårt att tacka nej till möten och tillfälliga samtal. En enkel lösning på improduktiva möten är att hålla det så enkelt som möjligt. Skapa en agenda, ge en CTA och avsluta mötet. Ge detta råd till dina anställda som är för artiga för att tacka nej till tillfälliga samtal. I sådana situationer kan den anställde ställa in en konversationsslutsignal, varefter den höga signalen kan användas som syndabock för att återgå till arbetet.

5. Se upp för trötthet på arbetsplatsen eller på distans. Anställdas produktivitet

Senare ska vi titta på några distraktioner som kan orsaka trötthet. Här ska vi titta på vad du proaktivt kan göra för att förhindra att dina anställda tröttnar när de arbetar.

Det är bättre att ta fem till tio minuters paus för varje femtio till sextio minuters arbete än att ta längre pauser efter långa arbetsperioder.

• Var ute: Oavsett om du är på ett kontor eller arbetar hemifrån, kan spendera tid utomhus hjälpa till med trötthet. Det blir ännu bättre om vädret är bra. Du behöver inte studera för att förstå att det är ohälsosamt att sitta vid ett skrivbord hela dagen.
• Organisera sociala evenemang: På kontoret eller via Zoom hjälper det mot tröttheten att ha en plats där dina anställda bara kan koppla av och inte prata om jobbet utan vara i varandras sällskap.
• Individuella incheckningar: Även om incheckningar kan vara tidskrävande, visar de dina team att du bryr dig. Kolla in dem då och då – inte om deras prestationer, utan om deras allmänna välbefinnande.

6. Identifiera och hantera olika källor till distraktioner.

Att hantera distraktioner är en viktig del av att hålla anställda produktiva och produktiva. Här är några steg för att identifiera och hantera olika källor till distraktion:

1. Genomföra analysen:

• Genomför en analys av din arbetsmiljö och dina processer för att identifiera potentiella källor till distraktioner.
• Fråga de anställda vad som hindrar dem i arbetet.

2. De anställdas produktivitet. Identifiera viktiga distraktioner:

• Identifiera viktiga faktorer som kan påverka produktiviteten, såsom främmande ljud, obekväma möbler, brist på utrustning, etc.

3. Bedöma distraktiva tendenser:

• Bedöm hur ofta och i vilket skede av arbetet anställda utsätts för distraktioner.

4. Medarbetarproduktivitet. Utbildning för anställda:

• Ge utbildning om metoder för att hantera distraktioner, såsom tekniker tidsplanering och концентрации.

5. Arbetsmiljöförordningen:

• Skapa bekväma arbetsförhållanden, låt till exempel anställda använda brusreducerande hörlurar.

6. Teknikhantering:

• Överväg att använda verktyg och appar för att blockera distraherande meddelanden eller hantera tid, till exempel Pomodoro-tekniken.

7. Medarbetarproduktivitet.  Sätta gränser:

• Sätt tydliga gränser mellan ditt privatliv och arbetsliv.
• Uppmuntra anställda att ta sig tid att vila och ladda.

8. Task Management:

• Dela upp uppgifter i mindre, hanterbara bitar för att minska känslor av överväldigande.

9. Ta regelbundna pauser:

• Uppmuntra anställda att ta korta pauser för att lindra stress och återfå fokus.

10. Medarbetarproduktivitet. Feedback och support:

• Ha regelbundna samtal med anställda om hur de hanterar distraktioner och ger det stöd de behöver.

11. Använda Task Management Software:

• Använd program för att uppgiftshantering och projekt för effektivare organisering av arbetsprocessen.

12. Vanebildning:

• Uppmuntra utvecklingen av positiva arbetsvanor, som att sätta ett regelbundet arbetsschema och sekvensera uppgifter.

13. Medarbetarproduktivitet. Ständigt lärande och anpassning:

• Övervaka hur förändringar i arbetsmiljöer och förhållanden påverkar de anställdas distraktion och anpassa ledningsstrategier därefter.

Att ta itu med problemet med distraktion kräver ett systematiskt förhållningssätt och ständig uppmärksamhet på de anställdas behov och arbetsmiljön.

Använda tidshanteringsverktyg. Anställdas produktivitet

Så vilka verktyg kan du använda för att mäta dina anställdas tid? Låt oss dyka in i två populära tidshanteringsverktyg.

1. Tidsläkare

Tidsläkarer låter dig anpassa och organisera alla dina dagliga uppgifter, spåra tiden som spenderas på varje uppgift i realtid.

Tidsregistrering kan ställas in för ditt arbete som helhet eller för specifika uppgifter (som lägger till den totala tiden som spenderas på alla uppgifter).

En av de bästa funktionerna med detta verktyg är att det slutar spåra när det inte finns någon aktivitet på ditt system under en viss tid. Denna funktion kan aktiveras beroende på din tidsförskjutning.

I slutet av dagen skickar den dig en sammanfattning av din tidshantering för varje uppgift.

2. Växla Spåra anställdas produktivitet

Toggl spår är ett praktiskt tidshanteringsverktyg som kan köras på alla dina enheter. Din tid kan spåras och synkroniseras på flera enheter.

Ett par coola funktioner i den här appen är att den genererar dina rapporter i CSV- och PDF-format och skickar dig e-postpåminnelser om mål.

Slutsats

Vissa av de saker som nämns i den här artikeln påverkar inte direkt de anställdas produktivitet, men kommer definitivt att påverka deras totala tid och effektivitet arbete. Anställdas produktivitet

Välorganiserade uppgifter och resurser sparar tid och gör att de anställda kan bli mer produktiva. Uppmuntra dina anställda att prioritera sina uppgifter från det svåraste till det enklaste för maximal produktivitet. Ta dig tid att regelbundet övervaka deras framsteg och se var de behöver hjälp. Medan du gör detta, presentera dem med nyckelpunkter så att de kan komma ihåg informationen bättre. Vidta åtgärder för att förhindra att dina anställda blir överarbetade och bränner ut sig. Engagera dina team med positiv förstärkning för att säkerställa att de slutför sina uppgifter i tid. Slutligen, använd tidsmätningsverktyg för att samla in data om dina teams prestationer så att du kan fatta bättre beslut för att förbättra deras produktivitet.

När du gör dessa för att mäta anställdas tid och produktivitet, se till att du följer med vad du belönar dem med. Det är bättre att föregå med gott exempel.