Ташкили вохӯрии корӣ маҷмӯи фаъолиятҳо ва қадамҳо бо мақсади бомуваффақият гузаронидани вохӯрии корӣ, вохӯрӣ ё гуфтушунид байни намояндагони ташкилотҳои гуногун ё иштирокчиёни равандҳои тиҷорат мебошад. Инҳоянд чанд қадамҳои асосӣ барои ташкили вохӯрии тиҷоратӣ:

  1. Муайян кардани ҳадафҳо:

    • Максади мачлисро аник муайян кунед. Шумо ба чӣ ноил шудан мехоҳед? Ин метавонад мубодилаи иттилоот, қабули қарорҳо, бастани шартнома ва ғайра бошад.

  2. Ташкили вохӯрии корӣ. Интихоби ҷой:

    • Интихоби ҷои мувофиқ. Ин метавонад офис, толори конфронс, тарабхона ё дигар макони махсусгардонидашуда вобаста ба хусусияти вохӯрӣ бошад.

  3. Банақшагирии вақт:

    • Муайян кардани вацти оптималии мачлис, бо назардошти графики иштироккунан-дагон ва таъмини вакти кофй барои мухокимаи масъалахои мухим.

  4. Ташкили вохӯрии тиҷоратӣ. Омодасозии барнома:

    • Таҳияи барномаи муфассали вохӯрӣ бо назардошти мавзӯъҳои дарпешистода, рӯзнома, вақти суханронӣ ва дигар ҷанбаҳои муҳим.

  5. Тақсими даъватномаҳо:

    • Фиристодани даъватномаҳо ба иштирокчиён бо нишон додани сана, вақт, макон ва мавзӯъҳои асосии вохӯрӣ.

  6. Ташкили вохӯрии тиҷоратӣ. Таъмини воситаҳои техникӣ:

    • Омода намудани воситаҳои техникии зарурӣ: таҷҳизоти аудио ва видео, маводҳои муаррифӣ, пайвастшавӣ ба интернет ва ғайра.

  7. Хӯроки умумӣ:

    • Таъмини хӯрок барои иштирокчиён, агар вохӯрӣ вақти зиёдро талаб кунад. Ин метавонад қаҳва-брейкҳо, наҳорӣ, хӯроки нисфирӯзӣ ва ғайраро дар бар гирад.

  8. Ташкили вохӯрии тиҷоратӣ. Кор бо меҳмонон:

    • истиқболи меҳмонон, додани маълумоти зарурӣ, таъмини бароҳати иштирокчиён дар рафти вохӯрӣ.

  9. Нигоҳ доштани протокол:

    • Таъин намудани шахсони масъул барои пешбурди протоколи ҷаласа, сабти нуктаҳои асосӣ ва қарорҳо.

  10. Алоқа:

    • Ҷамъоварии фикру мулоҳизаҳо алоқа пас аз вохӯрӣ барои арзёбии самаранокӣ ва муайян кардани беҳбудиҳои оянда.

  11. Ташкили вохӯрии тиҷоратӣ. Мониторинги татбиқи қарорҳо:

    • Агар мачлиси машваратй кабули карорхоро дарбар гирад, ичрои онхоро назорат кардан ва ёрии зарурй расондан зарур аст.

Ташкили вохӯрии тиҷорӣ банақшагирии бодиққат, ҳамоҳангсозӣ ва муносибати касбиро барои ноил шудан ба ҳадафҳои худ ва таъмини ҳамкории муваффақ байни иштирокчиён талаб мекунад.

10 роҳ. Ташкили вохӯрии корӣ .

1) Оё вохӯрӣ зарур аст?

Пеш аз таъин кардани вохӯрӣ, қарор кардан муҳим аст, ки оё онро дар айни замон ташкил кардан лозим аст ё он холӣ мешавад беҳудаи вақт. Барои мубодилаи афкор оид ба лоиҳа, ҳалли масъалаҳои мубрам ва беҳтар кардани муносибатҳои касбӣ ба шумо вохӯрии корӣ ташкил кардан лозим аст.

Оё дар ин марҳила вохӯрии шахсӣ лозим аст ё шумо метавонед ҳама чизро тавассути фиристодан анҷом диҳед мактубҳо?

Новобаста аз он ки ин бояд як муҳокимаи ҳамаҷониба бошад, ки даъвати тамоми захираҳои инсонии дар лоиҳа ҷалбшударо ба ин вохӯрӣ талаб мекунад ё оё шумо метавонед бо даъвати танҳо чанд иштирокчии муҳим барои муддати кӯтоҳ ба он чизе, ки лозим аст, ба даст оред, масъалаҳое ҳастанд, ки бояд қаблан ҳал карда шаванд. ба нақша гирифтани вохӯрӣ.

2) Вохӯрии тиҷорӣ ташкил кунед.Танҳо онҳоеро даъват кунед, ки дар он ҷо бошанд.

Баъзан лоихаро одамони бисьёре аз якчанд шуъбахои идора ичро мекунанд. Вақте ки шумо қарор қабул мекунед, ки вохӯрии тиҷорӣ гузаронед, хеле муҳим аст, ки пешакӣ донед, ки оё шумо бояд ҳамаи захираҳои замимашударо ба он даъват кунед ва оё ин меарзад.

Аксари онҳо чизе барои саҳм нахоҳанд дошт, пас чаро шахсони бевосита ба лоиҳа алоқамандро даъват накунанд ва тобеонашонро як сӯ гузоранд. Шумо танҳо вақт, саъю кӯшиш ва қувваи одамонеро, ки дар ҷои кори худ беҳтар мебуданд, сарф мекунед, на дар он вақт ба ҷои иштирок дар маҷлиси бефоида.

Агар шумо фикр кунед, ки тамоми шӯъба бояд дар бораи қарор огоҳ карда шавад, мудири шӯъбаро даъват кунед ва ба ӯ маълумоти лозимаро диҳед, то ӯ рафта онро ба дастаи худ расонад. Ин барои корхона бисьёр вакт ва ресурсро сарфа мекунад.

3) Ёдраскуниҳо.

Ҳаёти касбӣ ба як қатор торҳо табдил ёфтааст, ки ҳамеша бо саволҳо ва корҳои зиёд печида аст. Стресси сари вақт анҷом додани лоиҳа ва кафолат додани он, ки ҳеҷ мушкиле дар ин миён ба миён наояд, метавонад аксари одамонро дар бораи чизҳои оддӣ фаромӯш кунанд.

Аксарияти коргарон ба иштирок дар маҷлисҳо манфиатдор нестанд, зеро онҳо боварӣ доранд, ки вақти онҳо барои кори муфид сарф мешавад. Аз ин рӯ, онҳо одатан фаромӯш мекунанд, ки вақте вохӯрии муҳим ба нақша гирифта шудааст, ки иштирок дар он ҳатмӣ аст. Беҳтар аст, ки пас аз ташкили вохӯрии корӣ ҳадди аққал як ё ду рӯз пеш аз онҳо ёдраскуниҳо фиристед, то ба онҳо хабар диҳанд ва тасдиқи ҳузури худро пурсед, то онҳо бидонанд, ки паёми электронии лозимиро гирифтаанд ва хонданд.

4) Ташкили вохӯрии корӣ. Рӯзнома.

Рӯйхат тартиб диҳед, то онро фаромӯш накунед. Тартиб додани рӯзномаи ҷаласа ва ба иштирокчиёни дигар паҳн кардани он баракат хоҳад буд. Ин ба онҳо вақт медиҳад, ки маълумоти заруриро ҷамъоварӣ кунанд ва дар нуқтаи вохӯрӣ бо дигарон мубодила кунанд.

Беҳтар аст, ки пеш аз вақт омода шавед, то шумо метавонед бо дастурҳое, ки шумо бояд риоя кунед, барои самараноктар шудани вохӯрӣ пешакӣ нақша гиред. Агар шумо масъулиятҳои худро дар рӯзнома нигоҳ доред, шумо метавонед ба осонӣ дар сари мавзӯъ бимонед ва вақти арзишмандро сарфа кунед.

5) Интизориҳо.

Вақте ки шумо тасмим гирифтед, ки вохӯрии тиҷорӣ ташкил кунед, эҳтимол шумо дар ин бора интизориҳои муайян доштаед. Боварӣ ҳосил кунед, ки ҳангоми фиристодани огоҳинома дар бораи вохӯрии ба нақша гирифташуда, шумо инчунин ҳадафи вохӯрӣ ва интизориҳои худро аз ин чорабинӣ ҳуҷҷатгузорӣ мекунед. Фаҳмонед, ки ин вохӯрии тасодуфӣ нест, балки як вохӯрии муҳим бо дастурҳои мушаххасест, ки бояд ба таври қатъӣ риоя карда шаванд. муваффак шаванд. Интизориҳои худро бо ҳарфҳои ғафс баён кунед ва инро ба дигарон пешакӣ хабар диҳед, то онҳо тавонанд аз ҷиҳати равонӣ омодагӣ гиранд ва инчунин далелу рақамҳои заруриро пешниҳод кунанд.

6) Ташкили вохӯрии корӣ. Мӯҳлатҳо.

Шумо бояд вақтро эҳтиром кунед, то дар ҳаёт манфиатҳои бештар ба даст оред. Дақиқӣ дар мутахассисон як хислати арзишманд аст, зеро он садоқати онҳоро ба кор ва риояи одоби асосӣ нишон медиҳад. Вақте ки одамон ҳатто пас аз оғоз шудан ба утоқи конфронс ворид шуданро идома медиҳанд, хеле дилгиркунанда ва рӯҳафтода аст. Ин аз беодобӣ ва беэҳтиромӣ шаҳодат медиҳад мақомот .

Боварӣ ҳосил кунед, ки шумо дар почтаи электроние, ки қаблан фиристодаед, вақти оғози вохӯриро нишон медиҳед ва возеҳ гӯед, ки шахсони дертар ба вохӯрӣ роҳ дода намешаванд. Пеш аз ташкили вохӯрии корӣ, муайян кардани вақт хеле муҳим аст. Дарро дар вақти муайян қулф кунед ва вохӯриро оғоз кунед. Дафъаи дигар шумо бо ҳамон мушкилот рӯ ба рӯ нахоҳед шуд.

7) Кӯтоҳ ва содда.

Беҳтар аст, ки шумо вохӯрии тиҷорӣ бо ҷадвали мушаххас ташкил кунед ва онро бодиққат риоя кунед. Хар кас ба ичрои вазифахои кори худ банд аст ва бехуда сарф кардани вакт хеч гох пурмахсул нест. Танҳо вақти лозимаро барои вохӯрӣ иҷозат диҳед ва онро кӯтоҳ ва содда нигоҳ доред.

Мӯҳлатҳои мӯҳлатро ба дигарон низ расонед, то ҳама омода шаванд ва андешаҳои худро возеҳ ва дақиқ бигӯянд, то корро дар доираи мӯҳлати додашуда анҷом диҳанд. Агар баҳс кашол ёбад, шумо ҳақ доред, ки муҳокимаро ба мавзӯъ баргардонед, то вохӯриро кӯтоҳ ва сари вақт нигоҳ доред.

8) Ташкили вохӯрии корӣ. Ба мавзӯъ таваҷҷӯҳ кунед.

Таваҷҷӯҳ ба мавзӯъ назар ба қарор дар бораи рӯзнома муҳимтар аст. Ҳангоми ташкили вохӯрии корӣ мушаххас ва возеҳ бошед.

Аввалан, ба дигарон бигзоред, ки шумо дар рафти вохӯрӣ масъалаҳои ғайримавзӯъро ҳал намекунед. Қарори худро нигоҳ доред ва дар мавзӯъ бимонед, то боварӣ ҳосил кунед, ки вохӯриҳо мувофиқи ҷадвал мегузарад. Нагузоред, ки баҳсҳо ба мавзӯъҳои дигар гузаранд, то вақти ҳамаро сарфа кунанд.

9) Равиши дигарро пеш гиред.

Пеш аз ташкили вохӯрии тиҷорӣ, дар бораи дигарон, ки ба наздикӣ баргузор шудаанд, фикр кунед. Агар шумо фикр кунед, ки онҳо вазифаи худро 100% иҷро накардаанд, пас вақти он расидааст, ки диққати худро ба алтернативаҳо равона кунед. Замона дигар мешавад ва беҳтар аст технологияро ба манфиати худ истифода баред.

Маводҳои аудиовизуалӣ ва графикӣ ба нигоҳ доштани таваҷҷӯҳи иштирокчиён ва ҳавасмандкунии ҳамкорӣ кӯмак мекунанд. Пешгӯиҳои компютерӣ ва презентатсияҳо як тағйироти хуб хоҳанд буд, ки ҳама чизро дар ҷадвал нигоҳ медорад ва вақти зиёдро сарфа мекунад.

10) Амалҳои минбаъда.

Вақте ки шумо вохӯрии корӣ ташкил мекунед, зарурати ҳамроҳии он вуҷуд дорад. Шахси ташкилкунандаи вохӯрӣ барои таъмини дурусти ҳамаи қайдҳо масъул аст. Мачлис ба охир расида бошад хам, кор хануз ба охир нарасидааст.

Он чизе ки дар мачлис мухокима шуд, бояд хатт шавад, то хама аз он хабардор бошанд? Муҳокима, агар ба он хотима дода нашавад, бемаънӣ аст. Ба ҳама ҳуҷҷатҳои заруриро диҳед ё агар он ба анҷом нарасид, боварӣ ҳосил кунед, ки он ҳарчи зудтар ба онҳо мерасад.

Мо ба хамаи онхое, ки дар мачлис иштирок доштанд ва иштироки онхо барои ба даст овардани натичахои реалй имкон дод, ташаккур изхор менамоем. Арзиш додани вақти онҳо онҳоро шод мекунад ва онҳо дафъаи оянда бештар омода хоҳанд шуд.

САВОЛҲОИ ЗИЁД ТАКРОРМЕШУДА. Ташкили вохӯрии тиҷоратӣ.

  1. Ҳангоми ташкили вохӯрии тиҷорӣ кадом қадамҳои асосӣ бояд андешида шаванд?

    • Муайян намудани максадхо, интихоби макон ва вакт, тартиб додани программа, фиристодани даъватномахо, тайёр кардани воситахои техникй ва таъмин намудани хурок.

  2. Чӣ тавр интихоб кардани ҷои мувофиқ барои вохӯрии корӣ?

    • Шумораи иштирокчиён, характери мачлис, мавчуд будани фазо, тачхизоти техникй ва мухити умумиро ба назар гиред.

  3. Барномаи вохӯрии тиҷорӣ чӣ гуна бояд самаранок ба нақша гирифта шавад?

    • Мавзӯъҳо ва вазифаҳои асосиро муайян кунед, барои ҳар як ҷузъи барнома вақт ҷудо кунед, чаҳорчӯбаи вақтро ба назар гиред ва таваққуфҳои имконпазирро таъмин кунед.

  4. Дар вохӯрии тиҷоратӣ хӯрокхӯриро чӣ гуна бояд ташкил кард?

    • Давомнокии вохӯрӣ ва ниёзҳои иштирокчиёнро ба назар гиред. Нақшаи қаҳва-брейкҳо, наҳорӣ, хӯроки нисфирӯзӣ, пешниҳоди гуногун ва бо назардошти афзалиятҳои парҳезӣ таҳия кунед.

  5. Барои бомуваффақият вохӯрии корӣ кадом воситаҳои техникӣ лозиманд?

    • Боварӣ ҳосил кунед, ки шумо таҷҳизоти аудио ва видео, проекторҳо, экранҳо, пайвастшавӣ ба интернет ва қобилиятҳои муаррифӣ доред.

  6. Ҳангоми интихоби вақт барои вохӯрии корӣ шумо бояд кадом ҷанбаҳоро ба назар гиред?

    • Ҷадвалҳои кории иштирокчиён, вақти афзалиятҳои рӯз ва минтақаҳои имконпазири вақтро баррасӣ кунед, агар иштирокчиён дар минтақаҳои гуногун ҷойгир бошанд.

  7. Кабули мехмононро дар мачлиси тичоратй чй тавр самаранок ташкил кардан мумкин аст?

    • Дар бораи макон, вакт ва барномаи мачлис пешакй маълумот дихед. Бо пешниҳоди иттилоот ва хидматҳои зарурӣ бароҳатии меҳмононро таъмин кунед.

  8. Кор бо меҳмонон дар вохӯрии корӣ чиро дар бар мегирад?

    • Салом, бақайдгирӣ, пешниҳоди маълумот дар бораи чорабинӣ, ташкили кофе-брейк ва хӯрок, таъмини шароити бароҳати будубош.

  9. Ичрои карорхои дар мачлиси машваратй кабулшударо чй тавр назорат кардан мумкин аст?

    • Системаи сабти қарорҳоро ташкил кунед, масъулонро таъин кунед, механизмҳои бозгашт ва назоратро барои пайгирии иҷрои вазифаҳо эҷод кунед.

  10. Самаранокии вохӯрии тиҷорӣ чӣ гуна арзёбӣ мешавад?

    • Ҷамъоварии фикру мулоҳизаҳо аз иштирокчиён, таҳлили натиҷаҳои бадастомада, муайян кардани ҷиҳатҳои қавӣ ва заъфи ташкилот бо мақсади беҳтар кардани раванд дар оянда.

  11. Иштироки иштирокчиёни дурдаст дар вохӯрии корӣ чӣ гуна бояд таъмин карда шавад?

    • Платформаҳои виртуалиро истифода баред, пайвасти устувори интернетро таъмин кунед ва барои иштирокчиёни дурдаст воситаҳои техникии заруриро таъмин кунед.

  12. Дар вохӯрии корӣ бо ҳолатҳои эҳтимолии ғайричашмдошт чӣ гуна бояд муносибат кард?

    • Дар сурати мушкилот нақшаи ҳолатҳои фавқулодда таҳия кунед, захираҳои техникӣ дошта бошед ва барои зуд вокуниш ба тағирот дар нақшаҳо омода шавед.

Ташкили вохӯрии корӣ банақшагирии дақиқ, ҳамоҳангсозӣ ва салоҳиятро талаб мекунад идоракунӣ паҳлӯҳои гуногуни чорабинӣ.

 

Матбааи ABC