Takım iletişimi takım başarısının anahtarıdır. Etkili iletişim, ekip üyeleri arasındaki anlayışın geliştirilmesine, çatışmanın azaltılmasına ve üretkenliğin artmasına yardımcı olur.
Bir takımda etkili iletişim kurmayı öğrenmek çok zor olabilir. Sonuçta, en iyi uygulamaları sunduğunu iddia eden pek çok kitap var. Konuyla ilgili tüm üniversite diplomaları mevcuttur. Bu kadar çok bilgi varken herhangi bir ekibin en etkili şekilde iletişim kurmayı öğrenmesi gerçekçi midir?
İş dünyasındaki pek çok şey gibi iletişimle ilgili her şeyi bilmenize gerek yok. Etkili eyleme geçmek için yeterli bilgiye ihtiyacınız var. Etkili ekip iletişimi ilkelerini basitleştirmek için bunları "3 W" ya düşürdük. Bunlar, ekibinizin iletişim yaklaşımını odaklamak, maksimum üretkenlik ve minimum kafa karışıklığı sağlamak için kullanabileceğiniz üç basit sorudur. Belirli iletişim yöntemleri gelip geçse de bu üç soru her zaman geçerli olacaktır.
Marka Kimliği Prizması: Nedir ve nasıl kullanılır?
Ne zaman iletişim kuracağız? Ekip iletişimi
Üzerinde anlaşmaya varılacak ilk şeylerden biri ekip içindeki iletişimin sıklığıdır. Bunun işe yarayacağını düşünmeyin. Farklı ekip üyelerinin iletişim sıklığı konusunda farklı beklentileri olabilir. Bir ekip üyesinin beklentileri arasında bir uyumsuzluk varsa hayal kırıklığı yaşanabilir. Bazı ekip üyeleri iletişimin sıklığından dolayı bunalmış hissedecek, bazıları ise görmezden gelindiğini hissedebilecektir.
Herkesin iletişim konusunda ortak beklentilere sahip olmasını sağlamak için projenin en başında aşağıdakiler üzerinde anlaşın:
-
Kol saati .
Ekip üyeleri hangi saatlerde yanıt vermelidir? Bir ekip iletişim uygulamasını kontrol etmeyi ne zaman bırakabilirim? Bu sorun özellikle farklı saat dilimlerinde çalışan uzak ekipler için önemlidir.
-
Takım iletişimi. Günler .
Takımın hafta sonları sosyalleşmesi bekleniyor mu? Eğer öyleyse, bu genel bir kural mı yoksa yalnızca aşırı durumlarda ortaya çıkması gereken bir istisna mı? Herkesin bu konuda hemfikir olması gerekir. Bazı ekip üyeleri hafta sonları sosyalleşmeyi beklerken diğerleri bunu istemezse, üretkenlik ve moral ciddi bir darbe alabilir.
-
durumlar .
Çok fazla iletişim can sıkıcı olabilir ve çalışanların zihinsel olarak dağılmasına ve ekip iletişimine dikkat etmemelerine neden olabilir. Bunu önlemek için iletişime uygun durumlar üzerinde anlaşın. Tüm ekibin ihtiyaçlarının duyulduğunu hissetmesi için herkesin rahat edebileceği bir iletişim düzeyi bulmaya çalışın.
Yukarıdaki kavramları bir projenin başlangıcında oluşturmak önemli olsa da bu, bunların projenin geri kalanı için sabit ve esnek olmaması veya değiştirilemez olması gerektiği anlamına gelmez. Bunun yerine, oluşturduğunuz yönergeleri temel olarak kullanın, ancak proje ilerledikçe işlerin nasıl gittiğini düşünün. Gerçek hayat nadiren tahminlerimizi ve beklentilerimizi karşılar ve bazı şeylerin istenildiği gibi gitmemesi ve değişiklik yapılması kaçınılmazdır.
Ekip iletişim planı
Herkesin işlerin gidişatından memnun olduğundan emin olmak için tüm ekibi düzenli ve proaktif bir şekilde kontrol edin. Ekip iletişim planınızın ne kadar iyi çalıştığını değerlendirmek istiyorsanız aşağıdaki sorular yararlı olabilir:
-
Takım iletişimi. Mevcut iletişimimizde ne işe yarıyor?
Bu soruyu sorarak ekip üyelerinin neyi beğendiği hakkında gerçek geri bildirim alırsınız. Bu soruyu sormak aynı zamanda tartışmanın olumlu ve yapıcı bir bağlamda çerçevelenmesine de yardımcı olur. İşe yaramayan şeylere odaklanmak kolay olabilir; bu nedenle insanların dikkatini iyiye ve kötüye odakladığınızdan emin olun.
-
Şu anki iletişimimizde neyi değiştirirdiniz?
Bazen ekip üyelerinin iletişimle ilgili sorunları veya sorunları olabilir, ancak bunlar hakkında konuşmaktan çekinebilirler veya çekinebilirler. İnisiyatif alarak ve bir soru sorarak, insanlara iyileştirme alanları aramaları için izin ve alan vermiş olursunuz.
-
Takım iletişimi. İletişim sürecimizden memnun kaldığınız veya hayal kırıklığına uğradığınız spesifik bir durum aklınıza geliyor mu?
Ekip üyelerinin tam olarak ne hakkında konuştuğunu hayal etmek zor olabilir. spesifik örnekler iş için. Genel geri bildirim aramak yerine, vurgulanan noktaları gösteren spesifik örnekler almaya çalışın.
Ofset temasının sıklığına ilişkin temel kuralların oluşturulması, çok fazla ve çok az iletişimden kaynaklanan ikiz sorunları etkili bir şekilde çözer. Takımınızdan en iyi şekilde yararlanmak için çarpıcı bir denge önemlidir. Proje ilerledikçe iyileştirme için proaktif alanlar bulmak, iletişiminizi uyarlamanıza ve gerçek dünya koşullarına göre geliştirmenize olanak tanır. Ekip iletişimi
Nerede iletişim kuracağız?
Günümüzde ekiplerin iletişim kurabileceği çok çeşitli yöntemler var. Eski e-postalardan en yeni şifreli mesajlaşma uygulamalarına kadar seçenekler sonsuzdur. Ancak çok fazla seçenek kötü bir şey olabilir. Takımlar hangi iletişim yöntemlerinin ve hangi amaçla kullanılması gerektiğini açıkça tanımlamalıdır. Bu alanda net yönergeler belirlemezseniz, ekibin bir kısmının bir şekilde, diğerlerinin ise başka bir şekilde iletişim kurma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bu, çapraz bağlantılara, kaçırılan bilgilere ve genel kafa karışıklığına ve verimsizliğe yol açabilir.
Peki ekibinizin ihtiyaçlarına en uygun iletişim yöntemlerini seçmenize hangi fikirler yardımcı olacak? Sonuçta herkese uyan tek bir çözüm yok. Farklı durumların farklı gereksinimleri vardır.
Aşağıdakileri göz önünde bulundur:
-
Uygunluk .
Farklı iletişim araçları farklı kullanımları var. Örneğin hızlı ve kısa dahili iletişim için görüntülü görüşmeye gerek yoktur. Anlık mesajlaşma iş için daha iyidir. Ancak mentorluk oturumları gibi derin kişisel toplantılar için anlık mesajlaşma çok gayri resmi ve kişisel olmayan olacaktır. Bir telefon görüşmesi, görüntülü görüşme veya yüz yüze toplantı daha iyi sonuç verecektir. Ekibinizin gerçekleştireceği farklı iletişim türlerini düşünün ve her biri için en uygun çözümü seçin.
-
Takım iletişimi. Kolaylaştırmak .
Yeni bir iletişim uygulamasını öğrenmenin bir maliyeti yoktur. Uygulamanın potansiyel maliyetinin yanı sıra ekibin uygulamayı öğrenmesi için gereken zaman ve enerji de vardır. Bu yüzden işleri olması gerektiği kadar basit tutmak iyidir. Öğrenmesi kolay bir uygulamayı seçerek tasarruf edilen zaman, önemli işlere harcanabilecek zamandır. İletişimi basit tutun.
-
Satın almak için .
İnsanlar onu benimsediğinde değişimin daha etkili bir şekilde yönetildiği gösterilmiştir. İletişim yöntemlerini değiştiriyorsanız önceden ekibinize danışmayı deneyin. İnsanlar katkıda bulunduklarını ve seslerinin duyulduğunu hissederlerse, yeni bir iletişim aracının uygulanmasına karşı muhtemelen daha az direnç göstereceklerdir.
Doğru araç veya teknolojinin daha derin ekip iletişim sorunlarını çözeceğini varsayma hatasından kaçınmak önemlidir. Seçeceğiniz iletişim araçları durumu hafifletecektir ancak olumlu ve destekleyici bir organizasyon kültürünün yerini almayacaktır. Ayrıca, kaçınılması son derece önemlidir. mükemmeli aramak Yeterli bir çözüm yeterince iyi olduğunda kararlar. Neredeyse her zaman daha gösterişli özelliklere sahip başka bir araç veya onu öven bir hayran kitlesi olacaktır. Ancak iletişim yöntemlerini değiştirmenin gerçek maliyetleri vardır.
Mükemmel çözümü ararken iletişim yöntemlerini çok sık değiştirmekten kaçınmanın nedenleri arasında şunlar yer alır:
-
Takım iletişimi. Finans .
Farklı iletişim uygulamaları ve araçları arasında geçiş yapmak size pahalıya mal olabilir. Bu, tam olarak kullanılmayan uygulamalara abonelik, geri ödenemeyen tek seferlik satın alma maliyetleri ve artık mevcut olmayan yazılımlar için eğitim yöntemlerinin satın alınması şeklinde olabilir. Ekip iletişimi
-
Zaman .
Zaman, organizasyonları yönetmek için hayati bir kaynaktır. İletişim uygulamasını değiştirdiğinizde çeşitli şekillerde zaman boşa harcanır. Yeni bir uygulamayı öğrenmek, kurulumu tamamlamak ve geçişin diğer teknik yönlerini öğrenmek ve yöntemler arasında geçiş yapmayı tartışmak ve onaylamak zaman alır.
- Takım iletişimi. Bilgi .
Kuruluşunuzun üyeleri belirli iletişim araçlarını kullandıkça bilgi ve deneyim düzeyleri artar. İnsanlar zamanla herhangi bir iletişim aracına belli bir düzeyde aşinalık ve yeterlilik geliştirirler. Her bağlanmayı seçtiğinizde ve öğrenmek için yeni bir araç seçtiğinizde, birikmiş tüm organizasyonel bilgi kaybolur.
Ekibiniz için doğru iletişim uygulamalarını seçmek, moralin artmasına, üretkenliğin artmasına ve kurumsal bilginin korunmasına yol açabilir. Tehlikede olan bu kadar çok şey varken, doğru seçimleri yapmak ve herhangi bir durumda hangi aracın kullanılacağını herkesin bildiğinden emin olmak önemlidir. Ekip iletişimi
Kiminle iletişim kurmalıyız?
Bir takımın parçası olup herkesin tam olarak hangi rolü oynadığını, hangi karar alma yetkisine sahip olduklarını ve onlarla ne zaman iletişim kurmanız gerektiğini bilmemekten daha kötü bir şey yoktur. Belirli bir durum ortaya çıktığında kiminle konuşulacağı konusundaki kafa karışıklığı, kafa karışıklığına ve verimsizliğe yol açmanın en hızlı yollarından biridir. İnsanlar nasıl iyi iletişim kuracaklarını tam olarak anlamazlarsa, bir şeyler ters gittiğinde sessiz kalma veya bunu yanlış kişiye bildirme riskiyle karşı karşıya kalırlar ve bu da hiçbir işlem yapılmamasına neden olur.
Bu sorun, fiziksel olarak hiçbir zaman aynı yerde olamayacak, oldukça hareketli uzak ekiplerin modern yaygınlığıyla daha da artmaktadır. Bu zorluklar göz önüne alındığında, ekibinizin belirli bir durumda kiminle konuşacağını bilmesine nasıl yardımcı olabilirsiniz?
-
Organizasyon Şemaları .
Ekibinizde kimin ne yaptığını gösteren görsel bir grafiğe sahip olmak faydalı olabilir. Karmaşık veya korkutucu olmasına gerek yok. Basitçe kimin neden sorumlu olduğunu, onlarla ne zaman iletişime geçilmesi gerektiğini ve bunları başarmak için gereken zamanı ve araçları gösterebilir. Bunun kurumsal ağ gibi bir yerde mevcut olması gerekir.
-
Kültür.
Ekip etkinliği açısından en kötü şeylerden biri insanların sessiz olmasıdır. İnsanların konuşma ve onlara ulaşma konusunda kendilerini güçlü hissettikleri bir kültür yaratın. İnsanlar iletişime geçtiklerinde olumlu geri bildirimler alırlarsa, bu onları tekrar yapmaya teşvik eder ve zamanla bir iletişim kültürü oluşur. Ekip iletişimi
- Takım iletişimi. Eğitim .
Ekibiniz, kullanacakları iletişim araçları da dahil olmak üzere, işin her alanında uygun şekilde eğitilmiş olmalıdır. İnsanların ekip eğitiminin temel kısmını doğru anladığından emin olun. Bu, ihtiyaç duyulduğunda ekibinizin ikinci tercihi olmasını sağlayacaktır.
İletişim kurmanın doğru yolunu oluşturmanın yanı sıra kaçınılması gereken bazı şeyleri belirlemek de önemlidir. İnsanların ne yapmamaları gerektiğini otomatik olarak bileceklerini varsayma hatasına düşmeyin. Farklı insanların farklı beklentileri vardır ve bu durum özellikle ekip farklı kültür ve geçmişe sahip kişilerden oluştuğunda geçerlidir.
Bu alandaki bazı önemli hususlar şunlardır:
- Dil . Bazı takımlar küfür ve argo gibi resmi olmayan dilden hoşlanırken bazıları hoşlanmaz. Daha sonra başka aksiliklerden kaçınmak için nelerin yasak olduğu konusunda net olun.
- ipler . Mesai saatleri dışında sohbete izin veriliyor mu, girilmiyor mu? İnsanların kaçınmasını istediğiniz siyaset veya din gibi hassas tartışma alanları var mı? Bu konuda çok net olun ki insanlar neyin kabul edilebilir neyin kabul edilemez olduğu konusunda kendilerini karanlıkta hissetmesinler.
İnsanlara doğru kişiyle konuşma fırsatını vermemek ekip verimliliğine zarar verebilir. İnsanlar özgürce fikir alışverişinde bulunabildikleri ve sorunlara çözüm arayabildikleri zaman en iyi işi yaparlar. Bunu yapmalarını kolaylaştırın.
Ekip iletişimi zor olmak zorunda değil.
Umarım etkili ekip iletişiminin karmaşık olmak zorunda olmadığını görebilirsiniz. Aslında işleri olması gerekenden daha zor hale getirmek başarısızlığın reçetesidir. İşleri basit tutun. 3W'ye net ve özlü yanıtlar belirleyin. Ekibinizi dinleyin. Hakkında geri bildirim ekle örgütsel iletişimzamanla durumu iyileştirmek için. Sonuçta araçlar ve uygulamalar ekip çalışmasını geliştirmek için harika araçlardır, ancak yalnızca doğru kullanıldıkları takdirde. Ekibinizi bu soruların yanıtları arkasında toplayarak uygulamaların ekibinizin iletişimine ve üretkenliğine zarar vermek yerine enerji vermesini sağlayacaksınız.
Leave a comment