Діловий лист – це ефективне ділове спілкування, кожному співробітнику важливо мати гарні навички ділового листа.
Кожному співробітнику необхідно час від часу надсилати електронні листи, розробляти бізнес-пропозиції та писати бізнес-звіти. Тому добрі навички ділового листа мають вирішальне значення поряд із хорошими комунікативними навичками.
Навички письмового спілкування також можуть мати велике значення під час подання заяви на роботу. Для деяких це може бути останнім етапом підтвердження своєї роботи.
Навички ділового листа
Чи створюєте ви діловий документ або пишете просту замітку, гарні навички ділового листа може мати велике значення. Це більше, ніж просто хороша структура пропозиції, професійний тон та дотримання граматичних правил.
Нижче наведено деякі важливі навички ділового листа, над якими вам слід попрацювати.
1. Проста мова
Перше правило того, як стати великим бізнес-письменником, — навчитися завжди використовувати просту мову. Гарний лист зазвичай не включає масу складних слів.
Створення зручного читання контенту — це забезпечення його легкості розуміння.
Для цього можна використовувати загальновідомі короткі слова. Якщо для складного слова немає більш короткого слова, використовуйте для його опису коротку фразу.
Крім того, ви можете зосередитися на тому, щоб уникати прикметників і намагатися використовувати активну заставу.
Ефективний лист - це коли ви можете легко спілкуватися і швидко та ефективно викладати свою точку зору.
Тому вам також слід намагатися уникати прихованих дієслів. Іншими словами, якщо зробити ваш лист більш персоналізованим, ця проблема автоматично вирішиться.
Наприклад, замість того, щоб говорити: "Ми хотіли б простягнути руку допомоги", ви можете сказати: "Ми хотіли б допомогти вам".
Останній не тільки коротший і пряміший, а й виглядає більш доброзичливим.
Використання такої прямої та зрозумілої мови є більш ефективним, швидким і дієвим. Незалежно від того, чи є ваш читач іншим співробітником чи клієнтомзавжди краще спростити текст для вашої аудиторії.
2. Здатність відрізняти думку від фактів
Ділові письменники повинні вживати додаткових запобіжних заходів у процесі написання, оскільки більшість ділових листів виключає особисту думку.
Хоча ви не пишете тут жодних академічних робіт, вам все одно необхідно переконатись, що факти зрозумілі.
Тим часом ділові документи мають бути вільними від особистих думок. Єдине розумне доповнення особистої думки це коли ви даєте рекомендації.
У решті випадків думки краще не додавати. Однак у деяких випадках вам може знадобитися висловити свою думку.
У таких випадках ви повинні знати різницю між виразом об'єктивної думки та особистою думкою.
У будь-якому разі бізнес-письменники повинні вміти відрізняти думки від фактів.
Дуже важливо підтримувати це, щоб уникнути непорозумінь. Незалежно від того, чи ваші читачі є внутрішніми або зовнішніми зацікавленими сторонами, стежте за тим, щоб у вашому листі не було двозначності.
Більше того, якщо ви висловлюєте свою думку на щось, обов'язково чітко дайте зрозуміти, що це ваша думка.
3. Діловий лист. Лаконічність та стислість
Незважаючи на стиль листа, вам потрібно навчитися бути коротким. Будь-який діловий лист має бути коротким і по суті.
Використання короткої мови в основному полягає у видаленні будь-яких непотрібних слів і фраз, які не є прямою метою.
Наприклад, при написанні електронного листа ви можете написати: «Я надсилаю цей лист, щоб повідомити вам, що вам потрібно надіслати свою роботу до понеділка».
Перша частина цієї пропозиції не обов'язково має бути тут, оскільки очевидно, що ви надсилаєте електронного листа.
Натомість вам слід написати: «Вам необхідно здати роботу до понеділка».
Однак це надзвичайно простий приклад. Лаконічність і стислість мають велике значення при написанні таких документів, як бізнес-звіти.
Це тому, що у більшості ваших читачів не буде часу переглядати кілька сторінок чи абзаців.
Хороше правило – зробити інформацію доступною.
Крім того, ось кілька речей, які ви можете зробити:
- Завжди зосереджуйтесь на фактах та інформації.
- Дотримуйтесь теми
- Використовуйте три слова або менше в кожному пункті, якщо ви щось не пояснюєте.
- Використовуйте короткі слова та зберігайте однаковий вибір слів протягом усього
- Уникайте непотрібних прислівників та прикметників
- Уникайте будь-якої двозначності і завжди прагнете ясності.
Робіть пропозиції короткими і намагайтеся запровадити найважливішу інформацію на початку чи першому абзаці.
Якщо є незграбна пропозиція, розбийте її на кілька і збережіть відповідні частини.
4. Діловий лист. Підтримуйте ціль
Вкрай важливо переконатися, що кожна форма ділового спілкування є чіткою метою.
Ви повинні зосередитися на тому, щоб ваш діловий лист чітко визначав його мету. Також найкраще підтримувати єдину мету для кожного документа.
Наприклад, якщо ви надсилаєте загальнокорпоративне оголошення для співробітників, переконайтеся, що ви ясно дали це зрозуміти з самого початку.
Більшість людей можуть не пройти через усі ділові комунікації, особливо якщо вони здаються шаблонними та повторюваними.
Отже, ви можете уникнути цього, переконавшись, що всі документи одразу повідомляють про мету.
Саме тому більшість статей починаються з пояснення того, про що йтиметься.
Що ще важливіше, ви не повинні відхилятися від цього під час роботи над документом. Використовуйте інші документи, якщо є про що поговорити.
Ваше повідомлення має стосуватися лише однієї основної ідеї за один раз. Тому уникайте захаращеного мислення та практикуйте обмін одноцільовими повідомленнями.
5. Знайте, хто ваша аудиторія
Хоча це може здатися очевидним, це все ж таки важлива навичка, особливо якщо ваш діловий лист носить швидше зовнішній, ніж внутрішній характер.
Хоча ви повинні розуміти мету вашого листа, також важливо знати, хто ваш читач.
Це допомагає орієнтувати мету на конкретну людину чи аудиторію. Це той самий випадок, чи пишете ви комусь електронний лист або розсилаєте повідомлення масам.
Більше того, знання своєї аудиторії також означає розуміння того, як працює її розум.
Наприклад, якщо ви пишете електронний лист колегам по роботі, вам слід зробити його коротким та неформальним.
Так само, якщо ви надсилаєте електронного листа клієнту, ви повинні бути формальним, ясним і простим.
Тому завжди краще знати свою аудиторію у діловому світі, тому що це допоможе вам задовольнити її потреби.
Ваша аудиторія може активно впливати на такі речі:
- мову, яку ви використовуєте; кожне слово може відрізнятися під час розгляду різних аудиторій.
- Які інструменти ви використовуєте і як.
- Ефективність того, що ви пишете, з часом.
- Ваш тон розмови між професійним і абсолютно невимушеним.
- Які важливі моменти ви хочете згадати.
Крім того, це також може вплинути на довжину листа. Наприклад, якщо ви пишете бізнес-звіт для вищого керівництва, вам слід записати основні моменти на першій сторінці у вигляді коротких абзаців.
6. Діловий лист. Форматування
Швидкий спосіб покращити свої навички ділового листа – розвинути навички форматування. Під час форматування відбувається безліч поширених помилок, які можуть призвести до проблем компаундування.
Ваші зусилля із форматування повинні завжди забезпечувати максимальну ефективність. Не починайте писати, поки не отримаєте чіткого уявлення про те, як форматувати документ.
Ідея полягає в тому, щоб дозволити читачам швидко переглянути будь-який документ без будь-яких проблем.
Але це не означає, що вам слід додавати надто багато елементів форматування; це може відволікти читачів.
Це стосується всіх форм листа, незалежно від того, пишете ви звіти, електронні листи або створюєте презентацію.
Ось кілька речей, які підпадають під форматування:
- Використання жирного шрифту, курсиву та підкреслення.
- Виділення певних текстових елементів.
- Використовуючи різні кольори для різних слів, які хочете розфарбувати.
- Використання пунктів та нумерації.
- Використання заголовків та підзаголовків.
- Збереження структури речення та вирівнювання тексту.
Форматування має залишатися однаковим у всіх документах. Наприклад, якщо ви пишете звіт, то ж форматування повинно застосовуватися до основної частини і часто задаваних питань (якщо застосовується).
7. Діловий лист. Коректура, редагування та доопрацювання
Найкращий інструмент перевірки граматики - Це ви самі. Ця навичка знадобиться у всіх видах листа.
Це найкращий спосіб стати найкращим письменником, тому що ви активно вдосконалюєте себе та свій лист.
Коректура включає перевірку того, чи відповідає ваш текст посібнику за стилем, форматом та іншими неприємностями.
Крім того, він перевіряє факти, посилання та точність вашого контенту. Крім того, це також чудовий спосіб відсіяти непотрібну пасивну заставу.
Після цього ви зможете вносити значні зміни до свого контенту. В іншому випадку немає сенсу редагувати його самостійно.
Хороша практика – повернутися до листа через день. Однак це спрацює лише в тому випадку, якщо ви працюєте над пропозицією чи звітом.
Редагування передбачає підтримку написаного або його оновлення після того, як воно буде готове. Наприклад, вам може знадобитися переглянути звіт після того, як ви покажете його своєму керівнику.
Під час цих дій спробуйте перевірити наявність помилок, синтаксичних та граматичних помилок. Зосередьтеся на спільній читабельності та потоці документа.
Крім того, вам також потрібно придбати інструмент перевірки орфографії. Це може полегшити процес коректури та редагування, але спочатку постарайтеся відточити свої навички, а не покладатися на інструменти.
8. Діловий лист. Ставлення та думка
Знати свою аудиторію – це одне, але важливо розуміти, як ваш лист може на неї вплинути.
У вашому листі є різні рівні змісту. Ви повинні знати про них і про те, який вплив вони можуть зробити.
Нижче наведено деякі речі, які впливають на ставлення та перспективу вашого листа:
- Загальна структура речення; наприклад, довгі речення створюють враження, що читач добре розуміється.
- Вибір слів протягом усього листа.
- Всі вирази, якщо такі є, які ви використовуєте, включаючи метафори та приклади.
- Погляди, які ви поділяєте, будь то думки або рекомендації.
Хорошою практикою завжди враховувати думку читача, а чи не свою.
Відмінні ідеї зазвичай спадають на думку, коли ви думаєте з точки зору вашої аудиторії. Те саме стосується і публікацій у соціальних мережах; вони працюють лише у тому випадку, якщо ваша аудиторія знаходить у них відгук.
Тому найкращий шлях уперед — подумати з їхньої точки зору та відповідним чином скоригувати свій лист.
Це також підвищує можливість того, що читач погодиться з вами і зробить те, що ви від нього хочете.
Це робить його важливим інструментом для використання у вашій організації, особливо якщо ви перебуваєте на управлінському рівні.
Підіб'ємо підсумки
Вищезгадані навички в основному залежать від вашої постійної практики ділового листа. Чим більше ви практикуєтеся, тим більше ви автоматично вдосконалюєте кожну навичку.
Крім того, вам слід докласти зусиль для читання, щоб стати краще. Подивіться, що інші роблять по-іншому у своїх ділових листах і навчайтеся на цьому.
Крім того, вам завжди слід оновлювати свої знання з актуальних речей. Будь то оновлення мови або форматів, будьте в курсі подій.
Зрештою, постарайтеся з'ясувати свої сильні та слабкі сторони у діловому листуванні та відповідним чином направити свої зусилля.
Темп листа: швидкий або повільний, приклади та поради щодо жанрів
Залишити коментар