Vaxtın idarə edilməsi və məhsuldarlığın artırılması

Vaxtın idarə edilməsi və məhsuldarlıq məqsədlərinizə çatmaq, performansınızı yaxşılaşdırmaq və tapşırıqları daha effektiv yerinə yetirmək üçün vaxtınızı səmərəli istifadə etməyə kömək edən texnika və strategiyalardır. Bu anlayışlar bir-biri ilə sıx bağlıdır və həm peşəkar, həm də şəxsi həyatınızda öz məhsuldarlığınızı və uğurunuzu idarə etməkdə mühüm rol oynayır. Bu ətraf mühitdir, yoxsa sadəcə vaxtımızı düzgün idarə etmirik? Vaxtın idarə edilməsi hər hansı məşğul təsisçi üçün böyük problem ola bilər, xüsusən də iş vaxtı ilə ev həyatı arasındakı xətlər getdikcə bulanıqlaşır (və ya yox olur). Bununla belə, düzgün alətlər və taktika ilə bu çətinliyin öhdəsindən gələ və hətta müasir tarixin ən xaotik dövrlərində belə, həmişəkindən daha məhsuldar ola bilərsiniz.

Məzmun marketinqinin inkişafı üçün Google Workspace.

1. Çox tapşırığı yerinə yetirməyin. Zamanın idarə olunması.

Heç iş gününün sonunda özünüzü fiziki və əqli cəhətdən yorğun hiss etmisiniz, amma əslində işinizi bitirməmisiniz? Əgər gün ərzində kifayət qədər vaxtınız olmadığından şikayət etmisinizsə, çox güman ki, birdən çox işi yerinə yetirməyə çalışmısınız. Çox tapşırığı yerinə yetirdiyinizi düşündüyünüz zaman, əslində sadəcə hər tapşırığın pasta diaqramını qısaldırsınız və özünüzdən saatlar oğurlayırsınız. Müəyyən bir gündə yalnız müəyyən məhdud miqdarda enerjiniz var və etdiyiniz hər şeyə 100% vermək istəyən sahibkarlardansınızsa, riyaziyyat sadəcə toplaşmır. Reallıqda siz 10%-ni buraya, 20%-ni oraya, 5%-ni onlarla başqa işə həsr edirsiniz, sonra diqqətinizin daha 10%-i sonsuz bildiriş və mesaj axınına sərf olunur. sosial şəbəkələr.

Bu, düşündüyünüzdən daha uzun sürən yüksək keçid xərcləri ilə nəticələnir. Tutaq ki, siz Facebook bildirişlərinizi dörd dəfə yoxladınız. Tam bir saata qədər itirilir. Hər dəfə kiçik qırmızı dairə görünəndə gələnlər qutusunu və ya Slack-i yoxlayırsan? Əslində işlədiyinizdən daha çox vaxt itirirsiniz.

Üstəlik, işin keyfiyyəti aşağı düşür, müddətlər gecikir. Deyəsən, işləri yerinə yetirmək sizə daha uzun və daha uzun vaxt aparacaq, çünki belədir. Və siz artıq bütün günü tapşırıqlar arasında keçidlə keçirdiyiniz üçün axşama qədər tankınız boşalacaq. Zamanın idarə olunması

2. Bir tapşırığın yerinə

Sonuncu dəfə nə vaxt 30 dəqiqə ərzində yalnız bir şeyə diqqət yetirmisiniz? Və ya hətta 10 dəqiqə? Bildirişlərə baxmadan və ya e-poçtlar?

Nə üzərində işlədiyinizdən asılı olmayaraq, bütün diqqətinizi yayındıranları söndürün və müəyyən bir müddət ərzində diqqətinizi bir şeyə yönəldin. Lazım gələrsə, taymer təyin edin. Təqviminizi Narahat Etməyin (Narahat Etməyin) rejiminə qoyun. Slack parametrlərində Bildirişləri Pause seçin. Bütün 27 açıq brauzer nişanını bağlayın və ya sadəcə Yeni Pəncərə klikləyin. Atmosferə qərq olmaq üçün sevimli rahatlaşdırıcı musiqinizi sözlər olmadan səsləndirin. Və sadəcə... bunu etməyə başlayın.

3. Özünüz üçün süni məhdudiyyətlər təyin edin. Zamanın idarə olunması.

Məhsuldarlığınızı artırmaq və vaxtın idarə edilməsini təkmilləşdirməyin ən güclü yollarından biri süni məhdudiyyətlər qoymaqdır. Bunun mənası nədi? Saxta son tarixlər. Süni məhdudiyyətlər qoymağınız qanunun tələsinə düşməyinizin qarşısını alır Parkinson xəstəliyi , hansı ki, "iş onun tamamlanması üçün mövcud vaxtı doldurmaq üçün genişlənir." Yəqin ki, bunu əvvəllər görmüsünüz. Komandanızdan birinin üç tapşırığı və səkkiz saatı var onlar üçün iş günüdür icra edir və bu vəzifələri səhər saat 9-dan axşam 5-ə qədər uzatmağı bacarırlar. Bu üç tapşırığın maksimum 90 dəqiqə çəkməli olduğunu ilk əldən bildiyiniz zaman.

Bunu etmək üçün yalnız 90 dəqiqəlik iş günü olsa nə olardı? Tesla Cybertruck-a mərc edirəm ki, iş hələ də görüləcək. COVID-19 pandemiyasının səbəb olduğu evdən işləmək Parkinson Qanununun tələsinə düşməyi daha da asanlaşdırıb. Səyahət vaxtı və sizi zehni olaraq dincəlməyə və evə getməyə məcbur edəcək iş günü nimçələri olmadan, həqiqətən də hər şeyi çıxara bilərsiniz.

Məhsuldar qalın.

Parkinson Qanununu pozmağın və bu gün məhsuldar olmağın ən yaxşı yolu süni müddətlər təyin etməkdir. Bu tapşırığı yerinə yetirmək üçün vaxt məhdudiyyəti yaradın - hətta özünüz üçün bir taymer təyin edin. Təsisçinin komanda üzvlərindən birinin də ətrafını daxili vaxt məhdudiyyətləri kimi istifadə edərək, bu texnikaya əməl etdiyi məlum idi. O, çəkiliş üçün səyahətə çıxanda (insanların belə şeylər edə bildiyi vaxtlarda) o, cəmi 30 dəqiqə və ya 60 dəqiqəlik təyyarə Wi-Fi alırdı. Sonra o, bu 30 və ya 60 dəqiqə ərzində mümkün qədər çox iş görmək üçün özünə meydan oxudu və taymerin müddəti bitdikdən sonra İnterneti yeniləmədi.

Wi-Fi söndürüldükdən sonra baş verən hər şey iş masasında oflayn olaraq baş verməlidir. Bu, diqqətinizi tapşırığa yönəltməyə və müxtəlif tablar, bildirişlər və e-poçtlardan yayınmamağa imkan verəcəkdir. Uydurma məhdudiyyətlər qoysanız və mini-sprint yaratsanız, nə qədər iş görə biləcəyinizə təəccüblənəcəksiniz.

4. Pomodoro texnikasından istifadə edin. Zamanın idarə olunması

Pomodoro Texnikası 1980-ci illərin sonundan etibarən işi kiçik, hiper məhsuldar mini-sprintlərə bölmək üçün taymerdən istifadə edən xüsusi vaxt idarəetmə texnikasıdır. Bunlar adətən qısa fasilələrlə ayrılan 25 dəqiqəlik fasilələrdir.

LifeHacker Pomodoro Texnikasından səmərəli istifadə üçün addım-addım təlimatları təsvir edir:

1. Tamamlamaq üçün tapşırığı seçin
2. Pomodoro-nu 25 dəqiqə təyin edin (Pomodoro taymerdir)
3. Pomodoro çalana qədər tapşırığın üzərində işləyin, sonra çeki kağız parçasına qoyun.
4. Qısa fasilə verin (5 dəqiqə yaxşıdır)
5. Hər 4 Pomodoro daha uzun fasilə verir

Siz hətta bu taktikanı daha da asanlaşdırmaq üçün Pomidor Taymeri və ya müxtəlif proqramlar kimi onlayn alətlərdən istifadə edə bilərsiniz. Zamanın idarə olunması

5. Zeigarnik effektini sınayın. 

Psixoloji nəzəriyyə var ki, ona görə kəsilmiş fəaliyyətləri xatırlamaq və onlara qayıtmaq daha asandır. Buna Zeigarnik effekti deyilir. Ehtimal olunur ki, başa çatmamış bir işi xatırlamaq ehtimalı daha çoxdur. Litvalı psixoloq Bluma Zeyqarnik kafedə ofisiantların davranışlarını müşahidə edərək bu effekti kəşf edib. Tədqiqata görə, ofisiantlar artıq ödəniş almış müştərilərə nisbətən açıq sekmelerin təfərrüatlarını daha çox xatırlayırlar.

Sahibkarın məhsuldarlığını artırmaq üçün Zeigarnik effektindən necə istifadə edə bilərsiniz? Əgər müəyyən bir işi həll etməkdə çətinlik çəkirsinizsə və ya müəyyən bir problemi təxirə salmaqda çətinlik çəkirsinizsə, fasilə verin. Beş dəqiqə ondan uzaqlaşın. Sonra bu işə qayıt. İndi bileti açıq qoyduğunuza və şüuraltı və təzyiq olmadan bu barədə düşünmək şansına sahib olduğunuz üçün təzələnmiş və bunun üzərində daha effektiv işləyə bilərsiniz.

6. Altı Paketinizi tapın . Zamanın idarə olunması.

Xeyr, biz oturub dincəlməkdən danışmırıq. "Six-Pack" təyyarənin kokpitində əsas uçuş alətlərini ehtiva edən alətlər paneli üçün aviasiya terminidir. Uçuş zamanı eyni anda manipulyasiya edilə bilən milyonlarla şey olsa da, adətən ən vacib məlumatları (hava sürəti, hündürlükölçən və s.) təmin edən altı alət var. Pilot hər şeyin düzgün işləməsini təmin etmək üçün diqqətini bu altı alətə cəmləyə bilər. Ari Maisel həm də təlim keçmiş pilotdur. O işiniz haqqında düşünməyi məsləhət görür fokuslanmağa gəldikdə təyyarə kimi. “Bir təsisçi olaraq Six-Pack versiyasını tapmağa çalışmalısan. Nə baş verməsindən asılı olmayaraq, bir faiz də olsa, biznesinizi təşviq etməyə diqqət yetirəcəksiniz."

İşinizdə Six-Pack nədir? Enerjinizi sərf etməli olduğunuz yer budur. Bu məqsədə və ya KPI-ə çatmağa kömək etməyən hər şey üçün sadəcə diqqəti yayındıranları aradan qaldırın.

7. Telefonunuzu başqa otağa qoyun. 

Siz özünüzü inandıra bilərsiniz ki, sizdə smartfon asılılığı yoxdur, amma düzünü desək, hər bir sahibkar var. Bu kiçik alət potensial olaraq indiyə qədər mövcud olan onlayn biznesi idarə etmək üçün ən güclü vasitələrdən biridir. Açar söz: potensial. Əslində, smartfon asılılığı narahatlıq yaradır və məhsuldarlığa zərər verir. Telefonunuzu iki saniyə yoxlamaq və yeni bildirişi emal etmək belə diqqətinizi yenidən cəlb etmək üçün 23 dəqiqə çəkə bilər.

Bu daimi diqqəti yayındırmaqdan qurtulmağın etibarlı yolu smartfonunuzu başqa otaqda qoymaqdır. Sabah işə başlayanda bunu bir neçə saat sınayın. Nahar vaxtı özünüzü nə qədər diqqətli və uğurlu hiss etdiyinizə təəccüblənəcəksiniz.

8. Asinxron rabitə ustası. Zamanın idarə olunması

Asinxron rabitə (və ya qısaca "Asinxron") biznesinizi idarə etmə tərzinizi dəyişdirə biləcək çox aşağı qiymətləndirilmiş məhsuldarlıq davranışıdır. Bu, komandanızla real vaxtda DEYİL, “topu irəli-geri ötürməklə” ünsiyyət qurmaq deməkdir.

Doist bloqu bunu ən yaxşı şəkildə yekunlaşdırır: "Sadə dillə desək, asinxron ünsiyyət, dərhal cavab gözləmədən mesaj göndərdiyiniz zamandır."

• Asinxron nümunə 1: Siz kiməsə e-poçt göndərirsiniz. Ertəsi gün tapşırığın öhdəsindən ən yaxşı gələndə cavab verirlər.
• Asinxron Nümunə 2: Siz müxtəlif vaxt qurşağında olan komanda üzvünə yuxu saatlarında Loom video brifinqi göndərirsiniz. Onlar oyanıb işə başlayanda dəzgahına baxıb layihə üzərində işləməyə başlayırlar - istənilən sualı şərh edirlər. Daha sonra ən erkən fürsətdə onların suallarına asinxron cavab verməyə başlaya bilərsiniz.

Əlbəttə, bəzi ünsiyyət növləri var ki, onlar hələ də sinxron olmalıdır ("Sinxronizasiya" kimi də tanınır) - burada söhbət etdiyiniz şəxs real vaxt rejimində dərhal cavab verir. Bir çox insanlar hələ də yaradıcı əməkdaşlığın və problemlərin həllinin ən yaxşı şəkildə “eyni otaqda” edildiyinə inanırlar. Ancaq indi dünyanın bir çox yerində karantin və sosial uzaqlaşma səbəbindən sözün əsl mənasında eyni otaqda ola bilmədiyimiz üçün bir çox sahibkarlar ünsiyyət strategiyalarını yenidən nəzərdən keçirməli olurlar.

• Sinxronizasiya nümunəsi 1: eyni otaqda canlı görüş (və ya video konfrans vasitəsi).
• Sinxronizasiya nümunəsi 2: Slack söhbətində real vaxt söhbəti.

İş gününüzdə hansı kommunikasiyaların asinxron ola biləcəyini düşünmək və bu görüşləri təqviminizdən ləğv etmək vacibdir. Sinxron rabitəni yalnız son dərəcə zəruri hallarda planlaşdırın.

Hər dəfə bir Google Təqvim görüşü ləğv edildikdə və asinxron mesaj və ya 5 dəqiqəlik Loom videosu ilə əvəz edildikdə, mələk qanadlarını qazanır.

9. Qərar yorğunluğundan çəkinin

Əslində, qərarlardan tamamilə imtina etmək sizə bir ton zehni güc verəcəkdir. Twitter və Square-in həmtəsisçisi Cek Dorsi açıq şəkildə qərar qəbul etməyi sevmir və tez-tez komandasına əsas qərarları onsuz qəbul etməyə imkan verir. "Keçmiş Meydan işçisi Dorsey "ideal görüşün heç nə deməyə ehtiyac qalmadığı görüş olduğunu düşünürdü" dedi." Bir sahibkar kimi, yəqin ki, bütün gün qərarlar qəbul edirsiniz. Və həqiqətən vacib bir problemlə qarşılaşdığınız zaman, qərar qəbul etmək üçün bütün enerjinizi kiçik işlərə və əhəmiyyətsiz qərarlara sərf etmisiniz.

Qərar yorğunluğu realdır. Günün sonunda zehni çəninizdə artıq yanacaq qalmadığını hiss edə bilərsiniz və beyniniz məsuliyyət daşıdığınız daha bir şey barədə düşünərkən belə gərginləşir. Daha az qərar qəbul etməyə çalışın və komandanızı (xüsusilə liderlik rollarına hazırlaşanları) bu qərarların daha çoxu üçün məsuliyyət daşıyın. Siz soruşa bilərsiniz: “Bəs mən insanların mənsiz yaxşı qərarlar qəbul etmələrinə necə etibar edə bilərəm?”

10. Qərarları geri qaytarıla bilən və ya dönməz olaraq təsnif edin. Zamanın idarə olunması

Mütləq özünüz qərar verməlisinizsə, bu qərarın zehni enerji sərf etməyin nə qədər vacib olduğunu düşünün. Müəyyən bir gündə verilən qərarların əksəriyyətinin heç bir risk olmadan bir neçə saniyə ərzində tez bir zamanda qəbul edilməsi tamamilə mümkündür. Başqa sözlə, yəqin ki, bu barədə çox narahat idiniz. Farnam Street, hər bir qərar haqqında necə düşünməli olduğunuzu göstərən bir şəbəkə göstərməklə bu geri qaytarıla bilən və geri dönməz qərarlar prinsipini araşdırır.

Həll olarsa geri çevrilə bilən - məsələn, bir mesaj sosial şəbəkə, tez və asanlıqla silə biləcəyiniz və ya hər zaman redaktə edə biləcəyiniz bir blog məqaləsinin qaralama variantı, bu barədə düşünməyə minimum vaxt sərf etməlisiniz. Sadəcə "sürətlə hərəkət et və əşyaları sındır" və asanlıqla düzəldilə bilən bir şey haqqında narahat olmaqdan özünüzü zehni stressdən xilas edəcəksiniz.

Əgər həll dönməz şəkildə - məsələn, 2 milyon abunəçiyə e-poçt göndərmək - enerjinizin bir hissəsini bunun doğru olduğuna əmin olmaq üçün sərf etmək istəyə bilərsiniz. Üstəlik, əgər həll yolu varsa dönməz və ardıcıl - böyük bir müqavilənin imzalanması və ya beş illik ofis icarəsi kimi - buna mütləq vaxt sərf etmək istəyəcəksiniz.

Jeff Bezos səhmdarlara yazdığı məktubların birində qərar qəbul etməyə bu yanaşmaya daha dərindən gedir:

“Bəzi qərarlar ardıcıl və geri dönməz və ya demək olar ki, geri dönməzdir - onlar birtərəfli qapılardır - və bu qərarlar metodik, diqqətlə, yavaş-yavaş, çox fikir və məsləhətləşmə ilə qəbul edilməlidir. Əgər gəzirsənsə və qarşı tərəfdə gördüklərini bəyənmirsənsə, əvvəlki vəziyyətinə qayıda bilməyəcəksən. Biz bu qərarları 1-ci tip adlandıra bilərik. Amma əksər qərarlar belə deyil - onlar dəyişkəndir, geri dönə biləndir - onlar ikitərəfli qapılardır”. 

Bezosun sözlərinə görə, bu ikinci növ qərar “tez qəbul edilə bilər və edilməlidir”. Qərarlarınız haqqında bu şəkildə düşünməyə çalışın və geri dönən qərarları nə qədər tez edə biləcəyinizi görün.

11. Öz təqvimi

a16z-ın tərəfdaşı və investoru Chris Dixon bir dəfə dedi: "Gələnlər qutunuz başqalarının görüləcək işlər siyahısıdır." Həddindən artıq çox insan G-Suite hesabları ilə proaktiv deyil, reaktivdir. Nəzarəti ələ keçirməyin vaxtıdır. Növbəti təqvim dəvətinə “Xeyr” deyin. Önəmsiz e-poçtları daha sonrakı tarixə təxirə salın ki, onlara daha yaxşı müraciət edə biləsiniz. Gələnlər qutusuna sıfıra çatmaq üçün "3 D" istifadə edin və Google Təqviminizi iştirak etməyə ehtiyacınız olmayan lazımsız görüşlərdən uzaq tutun. Bu ipucu çox sadədir, lakin buna baxmayaraq vacibdir. Təqviminizi və vaxtınızı idarə edin. O, sənə məxsusdur, başqa heç kimə aid deyil.