Organiziranje poslovnog sastanka je skup aktivnosti i koraka u svrhu uspješnog vođenja poslovnog sastanka, sastanka ili pregovora između predstavnika različitih organizacija ili učesnika u poslovnim procesima. Evo nekoliko ključnih koraka za organizaciju poslovnog sastanka:

  1. Definiranje ciljeva:

    • Jasno definirajte svrhu sastanka. Šta želite postići? To može biti razmjena informacija, donošenje odluka, sklapanje posla itd.

  2. Organizacija poslovnog sastanka. Odabir mjesta:

    • Odabir odgovarajućeg mjesta za sastanke. Ovo može biti kancelarija, konferencijska sala, restoran ili druga specijalizovana lokacija u zavisnosti od prirode sastanka.

  3. Planiranje vremena:

    • Određivanje optimalnog vremena za sastanak, uzimajući u obzir rasporede učesnika i osiguravajući dovoljno vremena za razgovor o važnim pitanjima.

  4. Organizacija poslovnog sastanka. Priprema programa:

    • Izrada detaljnog programa sastanka uzimajući u obzir nadolazeće teme, dnevni red, vrijeme za govor i druge važne aspekte.

  5. Distribucija pozivnica:

    • Slanje poziva učesnicima sa navođenjem datuma, vremena, lokacije i glavnih tema sastanka.

  6. Organizacija poslovnog sastanka. Obezbeđivanje tehničkih sredstava:

    • Priprema potrebnih tehničkih sredstava: audio i video opreme, prezentacionih materijala, internet konekcije itd.

  7. catering:

    • Obezbeđivanje hrane za učesnike ako sastanak dugo traje. To može uključivati ​​pauze za kafu, doručke, ručkove itd.

  8. Organizacija poslovnog sastanka. Rad sa gostima:

    • Doček gostiju, pružanje potrebnih informacija, osiguranje udobnosti učesnika tokom sastanka.

  9. Održavanje protokola:

    • Imenovanje odgovornih za vođenje zapisnika sa sastanka, evidentiranje ključnih tačaka i odluka.

  10. Povratne informacije:

    • Prikupljanje povratnih informacija komunikacije nakon sastanka da se ocijeni djelotvornost i identificiraju moguća buduća poboljšanja.

  11. Organizacija poslovnog sastanka. Praćenje implementacije rješenja:

    • Ako sastanak uključuje donošenje odluka, važno je pratiti njihovu implementaciju i pružiti potrebnu podršku.

Organiziranje poslovnog sastanka zahtijeva pažljivo planiranje, koordinaciju i profesionalan pristup kako biste postigli svoje ciljeve i osigurali uspješnu interakciju između sudionika.

10 načina. Organizacija poslovnog sastanka .

1) Da li je sastanak neophodan?

Prije zakazivanja važno je odlučiti da li ga je potrebno organizirati u ovom trenutku ili će se ispostaviti da je prazan gubitak vremena. Morate organizirati poslovni sastanak kako biste razmijenili ideje o projektu, riješili hitne probleme i poboljšali profesionalne odnose.

Da li je u ovoj fazi neophodan lični sastanak ili sve što je potrebno možete uraditi slanjem e -pošte?

Da li ovo treba da bude temeljna rasprava koja zahteva pozivanje svih ljudskih resursa uključenih u projekat na ovaj sastanak, ili možete postići ono što je potrebno pozivanjem samo nekoliko važnih učesnika na kratko vreme su pitanja o kojima treba odlučiti pre nego što zakazivanje sastanka.

2) Organizujte poslovni sastanak.Pozovite samo one koji treba da budu tamo.

Ponekad projekat provode mnogi ljudi iz nekoliko odjela ureda. Kada odlučite da organizujete poslovni sastanak, veoma je važno unapred da znate da li na njega treba da pozovete sve priložene resurse i da li se isplati.

Većina njih neće imati čime da doprinese, pa zašto ne pozvati ljude koji su direktno povezani sa projektom, a svoje podređene ostaviti po strani. Samo ćete gubiti vrijeme, trud i energiju ljudi kojima bi bilo bolje na svom poslu radeći produktivan posao za to vrijeme umjesto da prisustvuju beskorisnom sastanku.

Ako mislite da cijeli odjel mora biti obaviješten o odluci, pozovite menadžera odjela i dajte mu informacije koje su mu potrebne kako bi mogao otići i proslijediti ih svom timu. Ovo će uštedjeti mnogo vremena i resursa za kompaniju.

3) Podsjetnici.

Profesionalni život postao je niz mreža, uvijek isprepletenih mnogim pitanjima i poslovima. Stres oko završetka projekta na vrijeme i osiguravanja da se u međuvremenu ne pojave problemi može uzrokovati da većina ljudi zaboravi na jednostavne stvari.

Većina radnika jednostavno nije zainteresirana za prisustvovanje sastancima jer vjeruju da bi njihovo vrijeme bilo bolje potrošiti radeći nešto vrijedno. Stoga su skloni zaboravljanju kada je zakazan važan sastanak na kojem je učešće obavezno. Najbolje je da pošaljete podsjetnike nakon što dogovorite poslovni sastanak barem dan ili dva unaprijed kako biste ih obavijestili i zatražili potvrdu njihovog dolaska kako bi znali da su primili i pročitali traženu e-poštu.

4) Organizacija poslovnog sastanka. Dnevni red.

Napravite listu da je ne zaboravite. Stvaranje dnevnog reda za sastanak i njegovo distribuiranje drugim učesnicima će se pokazati kao blagoslov. To će im dati vremena da prikupe potrebne informacije i podijele ih s drugima na mjestu sastanka.

Najbolje je pripremiti se unaprijed kako biste mogli unaprijed planirati upute koje trebate slijediti kako biste sastanak učinili produktivnijim. Ako svoje odgovornosti držite na dnevnom redu, lako možete ostati u toku sa temom i uštedjeti dragocjeno vrijeme.

5) Očekivanja.

Kada ste odlučili da organizujete poslovni sastanak, verovatno ste imali određena očekivanja u vezi sa tim. Pobrinite se da kada pošaljete obavijest o zakazanom sastanku, također dokumentirate svrhu sastanka i vaša očekivanja od događaja. Objasnite da ovo nije slučajan sastanak, već važan sastanak sa konkretnim uputstvima koja se moraju striktno poštovati kako bi se uspjeti. Navedite svoja očekivanja podebljanim slovima i saopćite to drugima unaprijed kako bi se mentalno pripremili i pružili potrebne činjenice i brojke.

6) Organizacija poslovnog sastanka. Rokovi.

Morate poštovati vrijeme da biste imali više koristi u životu. Tačnost je vrijedna osobina profesionalaca jer pokazuje njihovu posvećenost svom poslu i pridržavanje osnovnog bontona. Vrlo je neugodno i frustrirajuće kada ljudi i dalje ulaze u konferencijsku salu čak i nakon što je počela. Ovo ukazuje na nedostatak manira i nedostatak poštovanja prema njima vlasti .

Obavezno naznačite vrijeme početka sastanka u e-poruci koju ste ranije poslali i jasno navedite da zakasnili neće biti primljeni na sastanak. Prije organizovanja poslovnog sastanka, vrlo je važno odrediti tajming. Zaključajte vrata u određeno vrijeme i započnite sastanak. Sljedeći put se više nećete suočiti s istim problemom.

7) Kratko i jednostavno.

Najbolje je da organizujete poslovni sastanak sa određenim rasporedom i pažljivo ga pratite. Svi su zauzeti svojim radnim obavezama i bespotrebno gubljenje vremena nikada nije produktivno. Ostavite samo vrijeme potrebno za sastanak i neka bude kratak i jednostavan.

Saopštite rokove i drugima, kako bi svi došli spremni i mogli jasno i tačno prenijeti svoje mišljenje kako bi završili posao u zadatom roku. Ako se rasprava odugovlači, imate pravo da vratite diskusiju na temu kako bi sastanak bio kratak i na vrijeme.

8) Organizacija poslovnog sastanka. Fokusirajte se na temu.

Fokusiranje na temu je mnogo važnije od odlučivanja o dnevnom redu. Budite konkretni i jasni kada organizujete poslovni sastanak.

U početku dajte do znanja drugima da se tokom sastanka nećete baviti pitanjima koja nisu tema. Zadržite svoju odlučnost i ostanite na temi kako biste osigurali da sastanci idu po planu. Ne dozvolite da diskusije odlutaju na druge teme kako biste svima uštedjeli vrijeme.

9) Zauzmite drugačiji pristup.

Prije nego što organizirate poslovni sastanak, razmislite o drugim koji su se nedavno održali. Ako mislite da možda nisu izvršili svoj zadatak 100%, onda je vrijeme da skrenete pažnju na alternative. Vremena se mijenjaju i bolje je koristiti tehnologiju u svoju korist.

Audiovizuelni i grafički materijali će pomoći u održavanju interesa učesnika i potaknuti saradnju. Kompjuterske prognoze i prezentacije bit će dobrodošla promjena koja će sve držati po planu i uštedjeti dosta vremena.

10) Prateće radnje.

Kada organizujete poslovni sastanak, postoji potreba da ga pratite. Osoba koja organizuje sastanak odgovorna je za pravilno vođenje svih bilješki. Iako je sastanak završen, posao još nije završen.

Ono o čemu se razgovaralo na sastanku treba da bude napisano da svi znaju? Rasprava je besmislena ako se ne privede kraju. Dajte svima potrebnu papirologiju ili, ako nije popunjena, pobrinite se da im stigne što je prije moguće.

Zahvaljujemo se svima koji su učestvovali na sastanku i čije je prisustvo omogućilo postizanje pravih rezultata. Cijenjenje njihovog vremena čini ih sretnima i sljedeći put će doći spremniji.

FAQ. Organizacija poslovnog sastanka.

  1. Koji su ključni koraci koje treba preduzeti prilikom organizacije poslovnog sastanka?

    • Definisanje ciljeva, odabir mjesta i vremena, izrada programa, slanje poziva, priprema tehničkih sredstava i obezbjeđivanje hrane.

  2. Kako odabrati odgovarajuće mjesto za poslovni sastanak?

    • Uzmite u obzir broj učesnika, prirodu sastanka, dostupnost prostora, tehničku opremu i opštu atmosferu.

  3. Kako efikasno planirati program poslovnog sastanka?

    • Odredite ključne teme i zadatke, dodijelite vrijeme za svaku stavku programa, uzmite u obzir vremenski okvir i predvidite moguće pauze.

  4. Kako organizovati ketering na poslovnom sastanku?

    • Uzmite u obzir dužinu sastanka i potrebe učesnika. Razvijte plan za pauze za kafu, doručak, ručak, pružajući raznovrsnost i uzimajući u obzir prehrambene preferencije.

  5. Koji su tehnički alati potrebni za uspješan poslovni sastanak?

    • Pobrinite se da imate audio i video opremu, projektore, ekrane, internetske veze i mogućnosti prezentacije.

  6. Koje aspekte treba uzeti u obzir pri odabiru vremena za poslovni sastanak?

    • Uzmite u obzir raspored rada učesnika, preferencije za doba dana i moguće vremenske zone ako se učesnici nalaze u različitim regionima.

  7. Kako efikasno organizovati doček gostiju na poslovnom sastanku?

    • O mjestu, vremenu i programu sastanka navedite unaprijed. Osigurajte udobnost gostima pružanjem potrebnih informacija i usluga.

  8. Šta uključuje rad sa gostima na poslovnom sastanku?

    • Pozdrav, registracija, davanje informacija o događaju, organizovanje kafe pauza i obroka, obezbeđivanje ugodnih uslova boravka.

  9. Kako pratiti provođenje odluka donesenih na poslovnom sastanku?

    • Organizirajte sistem za evidentiranje odluka, odredite odgovorne, stvorite povratne i kontrolne mehanizme za praćenje izvršenja zadataka.

  10. Kako proceniti efikasnost poslovnog sastanka?

    • Prikupite povratne informacije od učesnika, analizirajte postignute rezultate, identifikujte snage i slabosti organizacije kako biste unaprijedili proces u budućnosti.

  11. Kako osigurati učešće udaljenih učesnika na poslovnom sastanku?

    • Koristite virtuelne platforme, obezbedite stabilnu internet vezu i obezbedite neophodna tehnička sredstva za udaljene učesnike.

  12. Kako se nositi sa mogućim nepredviđenim situacijama na poslovnom sastanku?

    • Razvijte plan za nepredviđene situacije u slučaju problema, imajte tehničke rezervne kopije i pripremite se za brzu reakciju na promjene u planovima.

Organiziranje poslovnog sastanka zahtijeva pažljivo planiranje, koordinaciju i kompetentnost upravljanje razne aspekte događaja.

 

Tipografija ABC