Produktivita zaměstnanců je měřítkem efektivity a efektivity jejich práce v pracovním prostředí. Řízení výkonnosti hraje klíčovou roli při dosahování cílů organizace. Zde je několik faktorů, které mohou ovlivnit produktivitu zaměstnanců:

  1. Motivace: Zaměstnanci, kteří jsou motivovaní, jsou obvykle produktivnější. Motivace může souviset s odměnami, uznáním, zajímavými úkoly a dalšími faktory.
  2. Jasné cíle a očekávání: Když zaměstnanci rozumí svým cílům a očekáváním, snáze se orientují a dosahují výsledků.
  3. Vzdělávání a rozvoj: Poskytování příležitostí školení a profesního rozvoje zaměstnancům může zlepšit jejich dovednosti, a tedy i produktivitu.
  4. Efektivní návod: Lídři, kteří mají dovednosti efektivní manažeři mohou inspirovat a vést své podřízené, což přispívá ke zvýšení produktivity.
  5. Sdělení: Dobrá komunikace v rámci organizace podporuje porozumění úkolům, snižuje pravděpodobnost chyb a pomáhá odstraňovat překážky při plnění úkolů.
  6. Pracovní prostředí: Pohodlný a podpůrný pracovní prostor může mít pozitivní dopad na fyzickou a emocionální pohodu zaměstnanců.
  7. Technologie a nástroje: Použití moderních technologií a účinných nástrojů může zlepšit váš pracovní postup a zvýšit vaši produktivitu.
  8. Rovnováha mezi pracovním a soukromým životem: Zaměstnanci, kteří dokážou udržet rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, jsou často efektivnější a méně vystresovaní.
  9. Hodnocení a zpětná vazba: Pravidelné hodnocení výkonu a poskytování konstruktivní zpětné vazby pomáhá zaměstnancům porozumět jejich silným stránkám a oblastem pro zlepšení.

Úspěšné řízení pracovního výkonu vyžaduje komplexní přístup, který zohledňuje různé aspekty pracovního procesu a individuální charakteristiky zaměstnanců.

Nyní, když máme slušnou oporu, pojďme se podívat na některé nástroje a techniky, které vás naučí, jak řídit čas vašeho týmu a zvýšit produktivitu.

1. Vypracování projektového kalendáře. Produktivita zaměstnanců.

Vypracování projektového kalendáře a řízení výkonu zaměstnanců jsou propojeny a jsou důležitými prvky pro úspěšné dokončení úkolů. Zde jsou kroky a doporučení pro tyto dva aspekty:

1. Definice cílů a záměrů projektu:

  • Zjistěte konečné cíle projektu.
  • Rozdělte své cíle na menší úkoly.

2. Produktivita zaměstnanců / Definice časování:

  • Vypracujte podrobnosti o termínech pro každý úkol.
  • Zvažte závislosti mezi úkoly.
  • Identifikujte kritické cesty.

3. Vývoj projektového kalendáře:

  • Pomocí profesionálních nástrojů vytvořte plán projektu (například Ganttův diagram).
  • Zahrňte do kalendáře všechny fáze projektu s ohledem na termíny a závislosti.

4. Produktivita zaměstnanců. Plánování zdrojů:

  • Určete, jaké zdroje (lidé, technologie, finance) budou pro každý úkol zapotřebí.
  • Distribuujte zdroje rovnoměrně a efektivně.

5. Sledování výkonu zaměstnanců:

  • Stanovte jasná očekávání výkonu pro každý úkol.
  • Zajistěte transparentnost ohledně cílů projektu a role každého zaměstnance.
  • Poskytněte zpětnou vazbu a podporu.

6. Sledování a kontrola:

  • Pravidelně sledujte průběh projektu a výkon zaměstnanců.
  • Podle potřeby upravte rozvrh a pracovní plán.
  • Okamžitě reagujte na rizika a problémy.

7. Produktivita zaměstnanců. Komunikace a spolupráce:

8. Podpora zaměstnanců:

  • Poskytněte zaměstnancům zdroje a školení, které potřebují.
  • Věnujte pozornost jejich pohodě a motivaci.

9. Hodnocení výkonu:

  • Provádějte pravidelné hodnocení výkonu a analyzujte výsledky.
  • Používejte data k neustálému zlepšování procesů.

10. Neustálé zlepšování:

  • Využijte zkušenosti z předchozích projektů k optimalizaci procesů.
  • Vyvíjet a implementovat nové techniky řízení projektů a výkonnosti.

Efektivní řízení výkonu projektů a zaměstnanců vyžaduje systematický přístup a flexibilitu pro přizpůsobení se změnám a novým podmínkám.

2. Vytvořte si seznam priorit, počínaje časově nejnáročnějšími činnostmi a konče nejméně.

Představte si to. Krásně jste nastavili úkoly pro členy vašeho týmu na tento den. Vše je tam rozloženo, aby to mohli jeden po druhém vyplnit a označit. Zní to dobře, že? Ale problém je nyní v tom, že úkoly se liší ve složitosti a délce (složité úkoly budou pravděpodobně trvat déle). Jak tedy můžete zajistit, aby týmy plnily úkoly co nejproduktivněji a včas?

Někdo by se mohl mylně domnívat, že když nejprve uděláte lépe zvládnutelné úkoly, otevře se vám cesta k těm obtížnějším a dá vám impuls k další práci. Produktivita zaměstnanců

Nedávná studie, která zkoumala úroveň bystrosti lékařů ve srovnání s jejich pracovní zátěží a upřednostňovala méně složité případy, však zjistila, že upřednostňování jednodušších úkolů před složitými má pouze krátkodobé výhody, ale z dlouhodobého hlediska je horší. Co se z toho můžeme naučit?

Jako manažeři povzbuzujte členy svého týmu, aby přednostně brali náročnější úkoly. Proč? Protože je pro nás snazší odvrátit pozornost od složitějších úkolů a upřednostnit ty jednodušší. Dává nám to pocit úspěchu.

3. Pravidelně měřte a sledujte výkon.

Pravidelné měření a sledování výkonu jsou základními prvky efektivního řízení projektů a zaměstnanců. Zde je několik klíčových kroků v této záležitosti:

  1. Stanovení klíčových ukazatelů výkonu (KPI):

    • Určete klíčové metriky, které nejlépe odrážejí výkon vašeho projektu a lidí.
    • Tyto KPI mohou zahrnovat termíny pro dokončení úkolů, kvalitu výsledků, rozpočtové parametry a další.

  2. Pravidelné hodnocení výkonu:

    • Provádějte pravidelné (např. týdenní nebo měsíční) kontroly výkonu.
    • Porovnejte skutečné výsledky s plány a očekáváními.

  3. Produktivita zaměstnanců. Použití nástrojů projektového řízení:

    • Ke sledování pokroku používejte specializované nástroje pro řízení projektů.
    • Ganttovy diagramy, tabule úkolů, systémy sledování času mohou být užitečné nástroje.

  4. Zpětná vazba a dialog:

    • Pořádejte pravidelné schůzky, na kterých prodiskutujete pokrok a vyřešíte případné problémy.
    • Poskytněte zaměstnancům zpětnou vazbu, aby pochopili, jak je jejich práce v souladu s cíli projektu.

  5. Produktivita zaměstnanců. Oprava plánů:

    • V případě odchylek od plánu upravte harmonogram a zdroje.
    • Reagovat na negativní trendy a rizika přijímáním opatření k jejich prevenci nebo řízení.

  6. Individuální hodnocení výkonu:

    • Vyvinout systémy pro hodnocení individuální výkonnosti.
    • Zvažte příspěvek každého zaměstnance k celkovému výsledku.

  7. Produktivita zaměstnanců. Systematická procesní analýza:

    • Analyzujte efektivitu pracovních procesů.
    • Hledejte způsoby, jak optimalizovat a zlepšit výkon.

  8. Použití automatizace:

    • Implementujte automatizační nástroje pro sběr dat o výkonu.
    • To může zjednodušit proces sledování a poskytování analýzy.

  9. Produktivita zaměstnanců. Generování přehledů:

    • Poskytujte pravidelné zprávy o výkonu vedení a projektovému týmu.
    • Podělte se o své výsledky a plány do budoucna.

  10. Neustálé zlepšování:

  • Využijte data měření výkonu k neustálému zlepšování procesů a postupů.

Pravidelné měření a sledování výkonu pomáhá včas identifikovat problémy a předcházet potenciálním zpožděním projektu.

4. Věnujte pozornost běžným činnostem, které ztrácejí čas na pracovišti. Produktivita zaměstnanců

Identifikace činností, které plýtvají časem, může zlepšit vaši produktivitu. zaměstnanců a šetří jejich čas odstraněním nežádoucích úkolů a rozptýlení z jejich pracovní rutiny. Zde jsou některé typické činnosti, které ztrácejí čas na pracovišti:

  1. Rozptylování dovnitř sociální sítě
  2. Neustálá kontrola emailů
  3. Nedostatek prioritních úkolů
  4. Prostě to odložte
  5. Neproduktivní schůzky
  6. Náhodné rozhovory

S výjimkou náhodných rozhovorů a neproduktivních schůzek je vše ostatní poměrně snadno ovladatelné. Je to jen otázka sebekontroly. Ale je těžké odmítnout setkání a neformální rozhovory. Jednoduchým řešením neproduktivních schůzek je udržet věci co nejjednodušší. Vytvořte program, zadejte výzvu k akci a ukončete schůzku. Nabídněte tuto radu svým zaměstnancům, kteří jsou příliš zdvořilí na to, aby odmítli neformální rozhovory. V takových situacích může zaměstnanec nastavit signál ukončení konverzace, po kterém lze hlasitý signál použít jako obětního beránka k návratu do práce.

5. Dejte si pozor na únavu z práce nebo práce na dálku. Produktivita zaměstnanců

Později se podíváme na některá rozptýlení, která mohou způsobit únavu. Zde se podíváme na to, co můžete proaktivně udělat, aby se vaši zaměstnanci při práci neunavili.

Je lepší udělat si pět až deset minut přestávku na každých padesát až šedesát minut práce, než dělat delší přestávky po dlouhé době práce.

  • Vyjděte ven: Ať už jste v kanceláři nebo pracujete z domova, trávit čas venku vám může pomoci s únavou. Bude to ještě lepší, když bude dobré počasí. Nemusíte se učit, abyste pochopili, že sedět celý den u stolu je nezdravé.
  • Pořádejte společenské akce: Mít v kanceláři nebo přes Zoom místo, kde mohou vaši zaměstnanci jen relaxovat a nemluvit o práci, ale být ve společnosti toho druhého, pomáhá od únavy.
  • Individuální odbavení: I když odbavení může být časově náročné, ukáže vašim týmům, že vám na nich záleží. Čas od času je kontrolujte – ne na jejich výkon, ale na jejich celkovou pohodu.

6. Identifikujte a spravujte různé zdroje rušivých vlivů.

Řízení rozptýlení je důležitou součástí udržení produktivity zaměstnanců a produktivity. Zde je několik kroků k identifikaci a řešení různých zdrojů rozptýlení:

1. Provedení analýzy:

  • Proveďte analýzu svého pracovního prostředí a procesů, abyste identifikovali potenciální zdroje rušivých vlivů.
  • Zeptejte se zaměstnanců, co jim v práci brání.

2. Produktivita zaměstnanců. Identifikace klíčových rušivých vlivů:

  • Identifikujte hlavní faktory, které mohou ovlivnit produktivitu, jako je cizí hluk, nepohodlný nábytek, nedostatek vybavení atd.

3. Posouzení distraktivních tendencí:

  • Posuďte, jak často a v jaké fázi práce jsou zaměstnanci vystaveni rušivým vlivům.

4. Produktivita zaměstnanců. Školení zaměstnanců:

  • Poskytněte školení o metodách zvládání rozptýlení, jako jsou techniky organizace času a концентрации.

5. Nařízení o pracovním prostředí:

6. Správa technologií:

  • Zvažte použití nástrojů a aplikací k blokování rušivých oznámení nebo ke správě času, jako je technika Pomodoro.

7. Produktivita zaměstnanců.  Nastavení hranic:

  • Stanovte si jasné hranice mezi svým osobním a pracovním životem.
  • Povzbuďte zaměstnance, aby si našli čas na odpočinek a načerpání nových sil.

8. Správa úkolů:

  • Rozdělte úkoly na menší, zvládnutelné části, abyste snížili pocity zahlcení.

9. Pravidelné přestávky:

  • Povzbuďte zaměstnance, aby si dělali krátké přestávky, aby se zbavili stresu a znovu se soustředili.

10. Produktivita zaměstnanců. Zpětná vazba a podpora:

  • Pravidelně mluvte se zaměstnanci o tom, jak se vyrovnávají s rozptýlením a poskytujte jim potřebnou podporu.

11. Použití softwaru pro správu úloh:

  • Používejte k tomu programy řízení úkolů a projekty pro efektivnější organizaci pracovního procesu.

12. Tvorba návyků:

  • Podporujte rozvoj pozitivních pracovních návyků, jako je nastavení pravidelného pracovního plánu a pořadí úkolů.

13. Produktivita zaměstnanců. Neustálé učení a adaptace:

  • Sledujte, jak změny v pracovním prostředí a podmínkách ovlivňují rozptýlení zaměstnanců, a podle toho přizpůsobte strategie řízení.

Řešení problému rozptýlení vyžaduje systematický přístup a neustálou pozornost k potřebám zaměstnanců a pracovního prostředí.

Používání nástrojů pro správu času. Produktivita zaměstnanců

Jaké nástroje tedy můžete použít k měření času vašich zaměstnanců? Pojďme se ponořit do dvou oblíbených nástrojů pro správu času.

1. Časový doktor

Produktivita zaměstnanců

Doktor časur vám umožňuje přizpůsobit a organizovat všechny vaše každodenní úkoly a sledovat čas strávený na každém úkolu v reálném čase.

Sledování času lze nastavit pro vaši práci jako celek nebo pro konkrétní úkoly (které přispívají k celkovému času strávenému na všech úkolech).

Jednou z nejlepších funkcí tohoto nástroje je, že zastaví sledování, když ve vašem systému po určitou dobu neprobíhá žádná aktivita. Tuto funkci lze aktivovat v závislosti na vašem časovém posunu.

Na konci dne vám pošle souhrn vašeho time managementu pro každý úkol.

2. Přepnout sledování produktivity zaměstnanců

Přepnout stopu je praktický nástroj pro správu času, který lze spustit na všech vašich zařízeních. Váš čas lze sledovat a synchronizovat na více zařízeních.

Několik skvělých funkcí této aplikace je, že generuje vaše zprávy ve formátech CSV a PDF a zasílá vám e-mailové připomenutí cílů.

Závěr

Některé z věcí zmíněných v tomto článku přímo neovlivňují produktivitu zaměstnanců, ale určitě ovlivní jejich celkový čas a účinnost práce. Produktivita zaměstnanců

Dobře organizované úkoly a zdroje ušetří čas a umožní zaměstnancům být produktivnější. Povzbuďte své zaměstnance, aby upřednostňovali své úkoly od nejobtížnějších po nejjednodušší pro maximální produktivitu. Udělejte si čas na pravidelné sledování jejich pokroku a zjistěte, kde potřebují pomoc. Předkládejte jim přitom klíčové body, aby si informace lépe zapamatovali. Podnikněte kroky, které zabrání tomu, aby vaši zaměstnanci byli přepracovaní a vyhořeli. Zapojte své týmy pozitivním posílením, abyste zajistili, že své úkoly dokončí včas. Nakonec použijte nástroje pro měření času ke sběru dat o výkonu vašich týmů, abyste mohli činit lepší rozhodnutí a zlepšit jejich produktivitu.

Když to děláte za účelem měření času a produktivity zaměstnanců, ujistěte se, že jste konzistentní s tím, čím je odměňujete. Je lepší jít příkladem.

 

Jak využít svůj příběh značky ke zvýšení prodeje
Průvodce pro začátečníky účastí na konferencích
Software pro animaci loga
Podrobný průvodce používáním autenticity a transparentnosti k budování důvěry