Time management a zlepšení produktivity

Řízení času a produktivita jsou techniky a strategie, které vám pomohou efektivně využít čas k dosažení vašich cílů, zlepšení výkonu a efektivnějšímu plnění úkolů. Tyto pojmy spolu úzce souvisejí a hrají důležitou roli při řízení vaší vlastní produktivity a úspěchu v profesním i osobním životě. Je to prostředím, nebo jen špatně hospodaříme s časem? Time management může být velkou výzvou pro každého zaneprázdněného zakladatele, zvláště když se hranice mezi pracovní dobou a domácím životem stále více stírají (nebo mizí). Se správnými nástroji a taktikou však můžete tuto výzvu překonat a stát se produktivnější než kdy jindy, a to i v nejchaotičtějších dobách moderní historie.

Google Workspace pro vývoj obsahového marketingu.

1. Nedělejte více věcí najednou. Organizace času.

Cítili jste se někdy na konci pracovního dne fyzicky a psychicky vyčerpaní, ale ve skutečnosti jste svou práci nedokončili? Pokud jste si někdy stěžovali, že během dne nemáte dostatek času, je pravděpodobné, že jste zkusili multitasking. Když si myslíte, že děláte multitasking, ve skutečnosti jen zkracujete koláčový graf každého úkolu a kradete si hodiny. V daný den máte jen určité omezené množství energie a pokud patříte mezi ty podnikatele, kteří chtějí dát 100 % všemu, co děláte, matematika vám prostě nesedí. Ve skutečnosti nakonec 10 % věnujete sem, 20 % tam, 5 % tuctu dalších úkolů a dalších 10 % vaší pozornosti je pak věnováno nekonečnému proudu upozornění a zpráv. sociální sítě.

To má za následek vysoké náklady na přechod, které trvají déle, než si myslíte. Řekněme, že jste čtyřikrát zkontrolovali svá oznámení z Facebooku. Ztrácí se až celá hodina. Kontrolujete svou doručenou poštu nebo Slack pokaždé, když se objeví malý červený kroužek? Ztrácíte více času, než ve skutečnosti pracujete.

Navíc se snižuje kvalita práce a zpožďují se termíny. Bude se zdát, jako by vám trvalo déle a déle, než jste věci udělali – protože to tak je. A protože už jste celý den strávili přepínáním mezi úkoly, bude vaše nádrž do večera prázdná. Organizace času

2. Místo jednoho úkolu

Kdy jste se naposledy 30 minut soustředili jen na JEDNU věc? Nebo dokonce 10 minut? Bez koukání na notifikace resp e -maily?

Bez ohledu na to, na čem pracujete, vypněte všechny rušivé vlivy a zaměřte se na jednu věc po určitou dobu. V případě potřeby nastavte časovač. Nastavte si kalendář na Nerušit (Do Not Disturb). V nastavení Slack vyberte Pozastavit oznámení. Zavřete všech 27 otevřených karet prohlížeče nebo jednoduše klikněte na Nové okno. Pusťte si svou oblíbenou relaxační hudbu bez textů a ponořte se do atmosféry. A prostě... začněte to dělat.

3. Nastavte si umělé limity. Organizace času.

Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak zvýšit svou produktivitu a zlepšit řízení času, je nastavit umělé limity. Co to znamená? Falešné termíny. Nastavení umělých limitů vám zabrání padnout do pasti zákona Parkinson , který říká, že „práce se rozšiřuje, aby zaplnila čas, který je k dispozici pro její dokončení“. Tohle už jste asi viděli. Někdo z vašeho týmu má tři úkoly a osm hodin pracovní den pro ně provedení a daří se jim tyto úkoly natahovat od 9 do 5 hodin. Když z první ruky víte, že tyto tři úkoly měly zabrat maximálně 90 minut.

Co kdyby na to měli jen 90minutový pracovní den? Vsadím se, že Tesla Cybertruck bude stále hotová. Práce z domova způsobená pandemií COVID-19 ještě více usnadnila upadnout do pasti Parkinsonova zákona. Bez času na cestování a bez podnosu pro pracovní den, který by vás nutil psychicky se uvolnit a vrátit se domů, můžete věci opravdu táhnout.

Zůstaňte produktivní.

Nejlepší způsob, jak dnes porušit Parkinsonův zákon a zůstat produktivní, je stanovit si umělé termíny. Vytvořte si časový limit pro dokončení tohoto úkolu – dokonce si nastavte časovač. O jednom z členů Zakladatelova týmu bylo také známo, že se řídil touto technikou a používal své okolí jako vestavěná časová omezení. Když cestuje na natáčení (když lidé mohli dělat takové věci), koupil by si jen 30 minut nebo 60 minut Wi-Fi v letadle. Poté se vyzval, aby za těch 30 nebo 60 minut udělal co nejvíce práce a po vypršení časovače neaktualizoval internet.

Vše, co se stane po vypnutí Wi-Fi, by se mělo stát offline na ploše. To vám umožní soustředit se na daný úkol a nenechat se rozptylovat různými kartami, upozorněními a e-maily. Budete překvapeni, kolik toho můžete udělat, pokud si nastavíte fiktivní limity a vytvoříte minisprint.

4. Použijte techniku ​​pomodoro. Organizace času

Technika Pomodoro je specifická technika řízení času z konce 1980. let, která využívá časovač k rozdělení práce do malých, hyperproduktivních minisprintů. Obvykle se jedná o 25minutové intervaly oddělené krátkými přestávkami.

LifeHacker popisuje podrobné pokyny pro efektivní použití techniky Pomodoro:

1. Vyberte úkol, který chcete dokončit
2. Nastavte Pomodoro na 25 minut (Pomodoro je časovač)
3. Pracujte na úkolu, dokud nezazvoní Pomodoro, poté umístěte šek na svůj kousek papíru.
4. Udělejte si krátkou přestávku (5 minut je v pořádku)
5. Každé 4 Pomodoros si dejte delší přestávku

Můžete dokonce použít online nástroje, jako je Tomato Timer nebo různé aplikace, aby byla tato taktika ještě jednodušší. Organizace času

5. Vyzkoušejte efekt Zeigarnik. 

Existuje psychologická teorie, podle které je snazší zapamatovat si přerušené činnosti a vrátit se k nim. Tomu se říká Zeigarnikův efekt. Předpokládá se, že si spíše pamatujete nedokončený úkol než dokončený. Litevská psycholožka Bluma Zeigarnik objevila tento efekt při pozorování chování číšníků v kavárně. Podle studie si číšníci s větší pravděpodobností pamatují podrobnosti o otevřených kartách než zákazníci, kteří již dostali zaplaceno.

Jak můžete využít efekt Zeigarnik ke zlepšení produktivity podnikatelů? Pokud se snažíte vyřešit zadaný úkol nebo se přistihnete, že s konkrétním problémem otálíte, dejte si pauzu. Odstup od něj na pět minut. Pak se k tomu vraťte. Možná jste se jen osvěžili a mohli na tom pracovat efektivněji, když jste teď nechali lístek otevřený a dostali šanci o tom přemýšlet podvědomě a bez tlaku.

6. Najděte svůj Six Pack . Organizace času.

Ne, nemluvíme o sezení a relaxaci. „Six-Pack“ je letecký termín pro přístrojovou desku obsahující hlavní letové přístroje v kokpitu letadla. I když existuje milion věcí, se kterými lze během letu současně manipulovat, obvykle existuje šest přístrojů, které poskytují nejdůležitější údaje (rychlost vzduchu, výškoměr atd.). Pilot se může soustředit na těchto šest přístrojů, aby vše běželo hladce. Ari Maisel je také vycvičený pilot. On vám radí přemýšlet o svém podnikání jako letadlo, pokud jde o zaostřování. „Jako zakladatel se musíte pokusit najít svou verzi Six-Pack. Že ať se stane, co se stane, zaměříte se na propagaci svého podnikání, byť jedno procento.“

Jaký je váš Six-Pack ve vašem podnikání? Zde byste měli utrácet svou energii. U všeho ostatního, co nepřispívá k dosažení tohoto cíle nebo KPI, jednoduše odstraňte rušivé vlivy.

7. Dejte telefon do jiné místnosti. 

Možná se sami přesvědčíte, že nemáte závislost na chytrých telefonech, ale buďme upřímní – každý podnikatel ji má. Tento malý nástroj je potenciálně jedním z nejvýkonnějších nástrojů pro provozování online obchodu, který kdy existoval. Klíčové slovo: potenciálně. Ve skutečnosti je závislost na chytrých telefonech nepříjemná a škodlivá pro produktivitu. I pouhé dvě sekundy zkontrolování telefonu a zpracování nového upozornění může trvat až 23 minut, než si znovu získáte vaši pozornost.

Spolehlivý způsob, jak se tohoto neustálého rozptýlení zbavit, je nechat svůj smartphone v jiné místnosti. Zkuste to na pár hodin, až zítra začnete pracovat. Do oběda budete příjemně překvapeni, jak soustředění a úspěšní se cítíte.

8. Master asynchronní komunikace. Organizace času

Asynchronní komunikace (nebo zkráceně „Asynchronní“) je velmi podceňované chování v oblasti produktivity, které může způsobit revoluci ve způsobu, jakým provozujete své podnikání. To znamená komunikovat se svým týmem NE v reálném čase, ale „přihrávkou míče tam a zpět“.

Blog Doist to nejlépe shrnuje: „Zjednodušeně řečeno, asynchronní komunikace je, když posíláte zprávu, aniž byste očekávali okamžitou odpověď.“

• Asynchronní příklad 1: Pošlete někomu e-mail. Odpovídají druhý den, kdy mohou úkol nejlépe zvládnout.
• Asynchronní příklad 2: Odešlete video briefing Loom členovi týmu v jiném časovém pásmu během jejich spánku. Když se probudí a začnou pracovat, podívají se na tkalcovský stav a začnou pracovat na projektu – komentují případné dotazy. Poté můžete při nejbližší příležitosti začít asynchronně odpovídat na jejich otázky.

Samozřejmě existují některé typy komunikace, které musí být stále synchronní (také známé jako „Sync“) – kdy osoba, se kterou mluvíte, okamžitě reaguje v reálném čase. Mnoho lidí stále věří, že kreativní spolupráci a řešení problémů je stále nejlepší provádět „ve stejné místnosti“. Avšak nyní, kdy na mnoha místech po celém světě doslova nemůžeme být ve stejné místnosti kvůli karanténě a sociálnímu distancování, musí mnoho podnikatelů přehodnotit své komunikační strategie.

• Příklad synchronizace 1: živé setkání ve stejné místnosti (nebo nástroj pro videokonference).
• Příklad synchronizace 2: konverzace v reálném čase na chatu Slack.

Je důležité přemýšlet o tom, jaká komunikace ve vašem pracovním dni by se mohla stát asynchronní a zrušit tyto schůzky z vašeho kalendáře. A plánujte synchronní komunikaci pouze tehdy, když je to nezbytně nutné.

Pokaždé, když je schůzka v Kalendáři Google zrušena a nahrazena asynchronní zprávou nebo 5minutovým videem Loom, získá anděl svá křídla.

9. Vyhněte se únavě z rozhodování

Ve skutečnosti, vzdát se rozhodnutí úplně vám vrátí spoustu duševní síly. Jack Dorsey, spoluzakladatel Twitteru a Square, zjevně nerad rozhoduje a často nechává svůj tým dělat klíčová rozhodnutí bez něj. "Bývalý zaměstnanec Square řekl, že Dorsey 'si myslel, že ideální schůzka je ta, na které nemusí nic říkat'." Jako podnikatel se pravděpodobně rozhodujete celý den. A ve chvíli, kdy stojíte před opravdu důležitým problémem, už jste veškerou energii na rozhodování vynaložili na malé úkoly a nedůležitá rozhodnutí.

Únava z rozhodování je skutečná. Může se vám zdát, že na konci dne už ve vaší mentální nádrži není žádné palivo a váš mozek je napjatý i při pomyšlení na další věc, za kterou jste zodpovědní. Snažte se činit méně rozhodnutí a dbejte na to, aby váš tým (zejména ti, kteří se připravují na vedoucí role) odpovědný za to, že bude těchto rozhodnutí dělat více. Můžete se ptát: "Ale jak mohu lidem věřit, že se beze mne rozhodnou dobře?"

10. Klasifikujte rozhodnutí jako vratná nebo nevratná. Organizace času

Pokud se musíte bezpodmínečně rozhodnout sami, zamyslete se nad tím, jak důležité je toto rozhodnutí vydat mentální energii. Je docela možné, že většinu rozhodnutí v daný den lze udělat rychle během pár sekund bez jakéhokoli rizika. Jinými slovy, pravděpodobně jste si s tím dělali příliš velké starosti. Farnam Street zkoumá tento princip vratných a nevratných rozhodnutí tím, že ukazuje tabulku, jak byste měli o každém rozhodnutí přemýšlet.

Pokud je řešení reverzibilní - například zpráva v sociální síť, který můžete rychle a snadno smazat, nebo koncept článku na blogu, který můžete kdykoli upravit, byste měli věnovat přemýšlení minimum času. Stačí „rychle se hýbat a věci rozbít“ a ušetříte si psychický stres ze starostí o něco, co lze snadno napravit.

Pokud řešení nevratně - například odeslání e-mailu 2 milionům odběratelů - možná budete chtít utratit část své energie, abyste se ujistili, že je to správné. Navíc pokud je řešení nevratné a konzistentní - jako je podpis velké smlouvy nebo pětiletého pronájmu kanceláře - určitě tomu budete chtít věnovat nějaký čas.

Jeff Bezos jde hlouběji do tohoto přístupu k rozhodování v jednom ze svých dopisů akcionářům:

„Některá rozhodnutí jsou následná a nevratná nebo téměř nevratná – jsou to jednosměrné dveře – a tato rozhodnutí je třeba dělat metodicky, opatrně, pomalu, s velkým přemýšlením a konzultacemi. Pokud půjdete pěšky a nebude se vám líbit, co vidíte na druhé straně, nebudete se moci vrátit tam, kde jste byli předtím. Tato rozhodnutí můžeme nazvat typem 1. Většina rozhodnutí ale taková není – jsou měnitelná, vratná – jsou to dvoucestné dveře.“ 

Podle Bezose tento druhý typ rozhodnutí „může a měl by být učiněn rychle“. Zkuste o svých rozhodnutích přemýšlet tímto způsobem a uvidíte, jak rychle můžete udělat ta vratná.

11. Vlastní kalendář

Chris Dixon, partner a investor společnosti a16z, jednou řekl: „Vaše doručená pošta je seznam úkolů ostatních lidí.“ Příliš mnoho lidí je se svým účtem G-Suite spíše reaktivní než proaktivní. Je čas převzít kontrolu. Řekněte „Ne“ další pozvánce kalendáře. Nedůležité e-maily odložte na později, abyste je mohli lépe řešit. Pomocí „3 Ds“ se dostanete do nulové schránky a chraňte svůj Kalendář Google od zbytečných schůzek, kterých se nemusíte účastnit. Tento tip je velmi jednoduchý, ale přesto důležitý. Spravujte svůj kalendář a svůj čas. Patří tobě a nikomu jinému.