Medarbejdernes produktivitet. En leders guide til tidsmåling og produktivitet

Medarbejdernes produktivitet er et mål for effektiviteten og effektiviteten af ​​deres arbejde i arbejdsmiljøet. Performance management spiller en nøglerolle i at nå organisatoriske mål. Her er et par faktorer, der kan påvirke medarbejdernes produktivitet:

1. Motivering: Medarbejdere, der er motiverede, er normalt mere produktive. Motivation kan relateres til belønninger, anerkendelse, interessante opgaver og andre faktorer.
2. Klare mål og forventninger: Når medarbejderne forstår deres mål og forventninger, har de lettere ved at navigere og opnå resultater.
3. Uddannelse og udvikling: At give medarbejderne uddannelses- og faglige udviklingsmuligheder kan forbedre deres færdigheder og dermed produktiviteten.
4. Effektiv vejledning: Ledere, der har effektive færdigheder ledere kan inspirere og vejlede deres underordnede og bidrage til øget produktivitet.
5. Meddelelse: God kommunikation i en organisation fremmer forståelsen af ​​opgaver, reducerer sandsynligheden for fejl og hjælper med at fjerne forhindringer for at udføre opgaver.
6. Arbejdsmiljø: Et behageligt og støttende arbejdsområde kan have en positiv indflydelse på medarbejdernes fysiske og følelsesmæssige velbefindende.
7. Teknologier og værktøjer: Brug af moderne teknologi og effektive værktøjer kan forbedre din arbejdsgang og øge din produktivitet.
8. Balance mellem arbejde og fritid: Medarbejdere, der kan opretholde en balance mellem arbejde og privatliv, er ofte mere effektive og mindre stressede.
9. Bedømmelse og feedback: Regelmæssig vurdering af præstationer og konstruktiv feedback hjælper medarbejderne med at forstå deres styrker og forbedringsområder.

Succesfuld performance management kræver en helhedsorienteret tilgang, der tager højde for forskellige aspekter af arbejdsprocessen og medarbejdernes individuelle karakteristika.

Nu hvor vi har et anstændigt fodfæste, lad os se på nogle værktøjer og teknikker, der vil lære dig, hvordan du administrerer dit teams tid og øger produktiviteten.

1. Udvikling af en projektkalender. Medarbejdernes produktivitet.

Udvikling af en projektkalender og styring af medarbejdernes præstation hænger sammen og er vigtige elementer for succesfuld gennemførelse af opgaver. Her er trinene og anbefalingerne til disse to aspekter:

1. Definition af projektmål og -mål:

• Find ud af projektets slutmål.
• Del dine mål op i mindre opgaver.

2. Medarbejdernes produktivitet / Definition af timing:

• Udarbejd detaljerne om deadlines for hver opgave.
• Overvej afhængigheder mellem opgaverne.
• Identificer kritiske veje.

3. Udvikling af projektkalender:

• Brug professionelle værktøjer til at oprette en projektplan (for eksempel et Gantt-diagram).
• Medtag alle faser af projektet i kalenderen under hensyntagen til deadlines og afhængigheder.

4. Medarbejdernes produktivitet. Ressourceplanlægning:

• Bestem hvilke ressourcer (mennesker, teknologi, økonomi) der kræves til hver opgave.
• Fordel ressourcer jævnt og effektivt.

5. Sporing af medarbejdernes præstationer:

• Sæt klare præstationsforventninger til hver opgave.
• Sørg for gennemsigtighed om projektets mål og hver enkelt medarbejders rolle.
• Giv feedback og støtte.

6. Overvågning og kontrol:

• Spor regelmæssigt projektforløb og medarbejders præstation.
• Foretag justeringer af tidsplanen og arbejdsplanen efter behov.
• Reager straks på risici og problemer.

7. Medarbejdernes produktivitet. Kommunikation og samarbejde:

• give effektiv kommunikation mellem teammedlemmer.
• Fremme samarbejde og informationsdeling.

8. Medarbejderstøtte:

• Giv medarbejderne de ressourcer og uddannelse, de har brug for.
• Vær opmærksom på deres trivsel og motivation.

9. Ydeevnevurdering:

• Udfør regelmæssige præstationsvurderinger og analyser resultaterne.
• Brug data til løbende at forbedre processer.

10. Konstant forbedring:

• Anvend erfaring fra tidligere projekter til at optimere processer.
• Udvikle og implementere nye projekt- og præstationsstyringsteknikker.

Effektiv styring af projekt- og medarbejderpræstationer kræver en systematisk tilgang og fleksibilitet til at tilpasse sig ændringer og nye forhold.

2. Opret en liste over prioriteter, startende med de mest tidskrævende aktiviteter og slutter med de mindste.

Forestil dig dette. Du har smukt opstillet opgaver for dine teammedlemmer for dagen. Alt er lagt ud, så de kan udfylde og markere én efter én. Det lyder godt, ikke? Men problemet er nu, at opgaver varierer i kompleksitet og længde (komplekse opgaver vil sandsynligvis tage længere tid). Så hvordan kan du sikre, at teams udfører opgaver på den mest produktive og rettidige måde?

Man kan fejlagtigt antage, at det at gøre mere overskuelige opgaver først vil åbne døren til mere vanskelige og give dig impulsen til at fortsætte med at arbejde. Medarbejdernes produktivitet

En nylig undersøgelse, der undersøgte lægers skarphedsniveau i forhold til deres arbejdsbyrde og prioriterede mindre komplekse sager, fandt imidlertid ud af, at prioritering af lettere opgaver frem for komplekse kun har kortsigtede fordele, men er værre på lang sigt. Hvad kan vi lære af dette?

Som ledere skal du opfordre dine teammedlemmer til at påtage sig mere udfordrende opgaver som en prioritet. Hvorfor? Fordi det er nemmere for os at distrahere os selv fra mere komplekse opgaver og prioritere lettere. Det giver os en følelse af præstation.

3. Mål og spor præstationer regelmæssigt.

Regelmæssig præstationsmåling og -sporing er væsentlige elementer i effektiv projekt- og medarbejderledelse. Her er nogle vigtige trin i denne sag:

1. Etablering af Key Performance Indicators (KPI):

   • Bestem de nøglemålinger, der bedst afspejler dit projekts og dine medarbejderes ydeevne.
   • Disse KPI'er kan omfatte deadlines for udførelse af opgaver, kvalitet af resultater, budgetparametre og andet.

2. Regelmæssige præstationsanmeldelser:

   • Gennemfør regelmæssige (f.eks. ugentlige eller månedlige) præstationsvurderinger.
   • Sammenlign faktiske resultater med planer og forventninger.

3. Medarbejdernes produktivitet. Brug af projektstyringsværktøjer:

   • Brug dedikerede projektstyringsværktøjer til at overvåge fremskridt.
   • Gantt-diagrammer, opgavetavler, tidsregistreringssystemer kan være nyttige værktøjer.

4. Feedback og dialog:

   • Hold regelmæssige møder for at diskutere fremskridt og løse potentielle problemer.
   • Giv feedback til medarbejderne, så de forstår, hvordan deres arbejde stemmer overens med projektets mål.

5. Medarbejdernes produktivitet. Rettelse af planer:

   • I tilfælde af afvigelser fra planen justeres tidsplan og ressourcer.
   • Reager på negative tendenser og risici ved at træffe foranstaltninger til at forhindre eller håndtere dem.

6. Individuel præstationsvurdering:

   • Udvikle systemer til vurdering af individuelle præstationer.
   • Overvej hver enkelt medarbejders bidrag til det samlede resultat.

7. Medarbejdernes produktivitet. Systematisk procesanalyse:

   • Analyser effektiviteten af ​​arbejdsprocesser.
   • Se efter måder at optimere og forbedre ydeevnen.

8. Brug af automatisering:

   • Implementer automatiseringsværktøjer til dataindsamling om produktivitet.
   • Dette kan forenkle processen med at spore og levere analyser.

9. Medarbejdernes produktivitet. Generering af rapporter:

   • Levere regelmæssige resultatrapporter til ledelse og projektteam.
   • Del dine resultater og planer for fremtiden.

10. Løbende forbedringer:

• Brug præstationsmålingsdata til løbende at forbedre processer og praksis.

Regelmæssig måling og sporing af ydeevne hjælper med at identificere problemer tidligt og forhindre potentielle projektforsinkelser.

4. Vær opmærksom på almindelige tidsspildende aktiviteter på arbejdspladsen. Medarbejdernes produktivitet

At identificere aktiviteter, der spilder tid, kan forbedre din produktivitet. medarbejdere og sparer deres tid ved at eliminere uønskede opgaver og distraktioner fra deres arbejdsrutine. Her er nogle typiske aktiviteter, der spilder tid på arbejdspladsen:

1. Distraktioner i sociale netværk
2. Tjekker konstant e-mails
3. Mangel på prioriterede opgaver
4. Bare udskyd det
5. Uproduktive møder
6. Tilfældige samtaler

Med undtagelse af tilfældige samtaler og uproduktive møder er alt andet relativt nemt at kontrollere. Det er bare et spørgsmål om selvkontrol. Men det er svært at nægte møder og tilfældige samtaler. En simpel løsning på uproduktive møder er at holde tingene så enkle som muligt. Opret en dagsorden, giv en CTA, og afslut mødet. Giv dette råd til dine medarbejdere, der er for høflige til at afvise uformelle samtaler. I sådanne situationer kan medarbejderen indstille et afslutningssignal, hvorefter det høje signal kan bruges som syndebuk til at vende tilbage til arbejdet.

5. Pas på træthed på arbejdspladsen eller fjernarbejde. Medarbejdernes produktivitet

Senere vil vi se på nogle distraktioner, der kan forårsage træthed. Her ser vi på, hvad du proaktivt kan gøre for at forhindre, at dine medarbejdere bliver trætte, mens de arbejder.

Det er bedre at holde en pause på fem til ti minutter for hver halvtreds til tres minutters arbejde end at holde længere pauser efter lange arbejdsperioder.

• Kom udenfor: Uanset om du er på et kontor eller arbejder hjemmefra, kan det hjælpe på trætheden at bruge tid udenfor. Det bliver endnu bedre, hvis vejret er godt. Du behøver ikke studere for at forstå, at det er usundt at sidde ved et skrivebord hele dagen.
• Arranger sociale arrangementer: På kontoret eller via Zoom hjælper det på trætheden at have et sted, hvor dine medarbejdere bare kan slappe af og ikke snakke om arbejde, men være i hinandens selskab.
• Individuel indtjekning: Selvom indtjekning kan være tidskrævende, viser de dine teams, at du holder af. Tjek dem fra tid til anden – ikke på deres præstationer, men på deres generelle velbefindende.

6. Identificer og administrer forskellige kilder til distraktioner.

Håndtering af distraktioner er en vigtig del af at holde medarbejderne produktive og produktive. Her er nogle trin til at identificere og håndtere forskellige kilder til distraktion:

1. Udførelse af analysen:

• Udfør en analyse af dit arbejdsmiljø og dine processer for at identificere potentielle kilder til distraktioner.
• Spørg medarbejderne, hvad der hindrer dem i arbejdet.

2. Medarbejdernes produktivitet. Identifikation af vigtige distraktioner:

• Identificer vigtige faktorer, der kan påvirke produktiviteten, såsom uvedkommende støj, ubehagelige møbler, mangel på udstyr osv.

3. Vurdering af distraktive tendenser:

• Vurder, hvor ofte og på hvilket tidspunkt medarbejderne udsættes for distraktioner.

4. Medarbejdernes produktivitet. Medarbejderuddannelse:

• Giv undervisning i metoder til at håndtere distraktioner, såsom teknikker tidsadministration og концентрации.

5. Arbejdsmiljøregulering:

• Skab behagelige arbejdsforhold, lad for eksempel medarbejderne bruge støjreducerende hovedtelefoner.

6. Teknologiledelse:

• Overvej at bruge værktøjer og apps til at blokere distraherende meddelelser eller administrere tid, såsom Pomodoro-teknikken.

7. Medarbejdernes produktivitet.  Sæt grænser:

• Sæt klare grænser mellem dit privatliv og dit arbejdsliv.
• Tilskynd medarbejderne til at tage sig tid til at hvile og lade op.

8. Opgavestyring:

• Del opgaver ned i mindre, håndterbare bidder for at reducere følelsen af ​​overvældning.

9. Holder regelmæssige pauser:

• Tilskynd medarbejderne til at holde korte pauser for at lindre stress og genvinde fokus.

10. Medarbejdernes produktivitet. Feedback og support:

• Tag jævnlige samtaler med medarbejderne om, hvordan de håndterer distraktioner og giver den støtte, de har brug for.

11. Brug af opgavestyringssoftware:

• Brug programmer til opgavestyring og projekter for mere effektiv tilrettelæggelse af arbejdsprocessen.

12. Dannelse af vaner:

• Tilskynd til udvikling af positive arbejdsvaner, såsom fastsættelse af en regelmæssig arbejdsplan og rækkefølge af opgaver.

13. Medarbejdernes produktivitet. Konstant læring og tilpasning:

• Overvåg, hvordan ændringer i arbejdsmiljøer og forhold påvirker medarbejdernes distraktion, og tilpas ledelsesstrategier i overensstemmelse hermed.

At løse problemet med distraktion kræver en systematisk tilgang og konstant opmærksomhed på medarbejdernes behov og arbejdsmiljøet.

Brug af tidsstyringsværktøjer. Medarbejdernes produktivitet

Så hvilke værktøjer kan du bruge til at måle dine medarbejderes tid? Lad os dykke ned i to populære tidsstyringsværktøjer.

1. Tidslæge

Tidsdoktorr giver dig mulighed for at tilpasse og organisere alle dine daglige opgaver og spore den tid brugt på hver opgave i realtid.

Tidsregistrering kan sættes op for dit arbejde som helhed eller for specifikke opgaver (som tilføjer den samlede tid brugt på alle opgaver).

En af de bedste funktioner ved dette værktøj er, at det stopper med at spore, når der ikke er nogen aktivitet på dit system i en vis tid. Denne funktion kan aktiveres afhængigt af din tidsforskydning.

I slutningen af ​​dagen sender den dig en oversigt over din tidsstyring for hver opgave.

2. Skift Spor medarbejderproduktivitet

Toggl spor er et praktisk tidsstyringsværktøj, der kan køres på alle dine enheder. Din tid kan spores og synkroniseres på tværs af flere enheder.

Et par fede funktioner i denne app er, at den genererer dine rapporter i CSV- og PDF-formater og sender dig e-mail-påmindelser om mål.

Konklusion

Nogle af de ting, der er nævnt i denne artikel, påvirker ikke direkte medarbejdernes produktivitet, men vil helt sikkert påvirke deres samlede tid og effektivitet arbejde. Medarbejdernes produktivitet

Velorganiserede opgaver og ressourcer vil spare tid og give medarbejderne mulighed for at være mere produktive. Tilskynd dine medarbejdere til at prioritere deres opgaver fra det sværeste til det nemmeste for at opnå maksimal produktivitet. Tag dig tid til regelmæssigt at overvåge deres fremskridt og se, hvor de har brug for hjælp. Mens du gør dette, skal du præsentere dem for nøglepunkter, så de kan huske oplysningerne bedre. Tag skridt til at forhindre, at dine medarbejdere bliver overanstrengte og brænder ud. Engager dine teams med positiv forstærkning for at sikre, at de udfører deres opgaver til tiden. Brug endelig tidsmålingsværktøjer til at indsamle data om dine teams præstationer, så du kan træffe bedre beslutninger for at forbedre deres produktivitet.

Når du gør disse for at måle medarbejdernes tid og produktivitet, skal du sørge for, at du er i overensstemmelse med det, du belønner dem med. Bedre at gå foran med et godt eksempel.