Budgetkontrolle – Definition, Funktionen und Vorteile

Unter Budgetkontrolle versteht man den Prozess der Verfolgung und Analyse der Ausgaben eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie innerhalb des festgelegten Budgets liegen. Es ist ein wichtiges Instrument zur Verwaltung der Finanzen eines Unternehmens und ermöglicht es ihm, seine Ausgaben zu kontrollieren und so die Notwendigkeit zu vermeiden, zusätzliche Mittel zur Deckung von Defiziten aufzunehmen.

Durch die Implementierung von Budgetkontrollen können Manager Finanz- und Budgetziele im Einklang mit den Budgets festlegen, tatsächliche Ergebnisse vergleichen und die Leistung anpassen. Dies geschieht durch das Management vor allem dann, wenn seine Anreize oder Leistungsbewertungen von erreichten Zielen abhängig sind. Dabei handelt es sich um einen Puffer, der vom Management oder von Managern auf niedrigerer Ebene erstellt wird, um Budgetprognosen zu erstellen, die leicht zu erreichen sind.

Laut CIMA ist die Haushaltskontrolle:

Erstellen von Budgets im Zusammenhang mit Managementverantwortungen gemäß den Anforderungen der Richtlinie und kontinuierlicher Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den budgetierten Ergebnissen, entweder um sicherzustellen, dass einzelne Maßnahmen den Zielen der Richtlinie entsprechen, oder um die Grundlage für deren Überarbeitung zu schaffen.

Was ist Budgetkontrolle?

Definition: Haushaltskontrolle wird als System oder Prozess definiert Buchhaltung, das Buchhaltungsfachleuten oder Budgetmanagern hilft, Budgets zu erstellen und zu überwachen, den Nutzen und die Zugänglichkeit präziser Finanzberichte zu erhöhen, Kostenüberschreitungen zu minimieren, Verluste zu verhindern, alltägliche Abläufe zu verwalten und Finanzberatung bereitzustellen. notwendig, um organisatorische Ziele zu erreichen.

Dies ist eine gängige Praxis in vielen Unternehmen, die Probleme mit der Budgetierung haben. Ein gutes Budget sollte ehrlich sein und das Management für die allgemeinen Finanzziele des Unternehmens verantwortlich machen.

Untergeordnete Führungskräfte und Untergebene zögern oft, diese strengen Standards und finanziellen Beschränkungen einzuhalten. Anstatt die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben ihrer Abteilungen ehrlich zu melden, überhöhen sie ihre Statistiken, um Luft zu schaffen und die Zwänge knapper Budgets zu umgehen.

 

Definitionen. Budgetkontrolle

Laut J.L. Brown und L.R. Howard-

Die Budgetkontrolle ist ein Kostenkontrollsystem, das die Erstellung von Budgets, die Koordinierung der Abteilungsaktivitäten und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, den Vergleich der tatsächlichen Leistung mit der geplanten Leistung und die Umsetzung der Ergebnisse zur Erzielung maximaler Rentabilität umfasst.

Jay Batty definiert es als:

Die Budgetkontrolle ist ein System, das Budgets als Mittel zur Planung und Steuerung aller Aspekte der Produktion und/oder verwendet Warenverkauf oder Dienstleistungen.

Merkmale des Prozesses. Budgetkontrolle

Die Budgetplanung ist eine wichtige Aufgabe. Ein Budget zwingt Manager dazu, für die Zukunft zu planen und mögliche Probleme vorherzusagen und zu lösen. Ein weiterer Zweck des Haushalts ist die Koordinierung. Ohne Koordination nehmen Abteilungsleiter möglicherweise an Kursen teil, die für ihre Abteilung, aber nicht für die Organisation wichtig sind.

Beispielsweise könnte ein Einkaufsleiter daran interessiert sein, Vorräte in großen Mengen einzukaufen, um von einem guten Geschäft zu profitieren. Allerdings können ausreichende Vorräte an Verbrauchsmaterialien zu höheren Materialverlusten führen und die Organisation kann darunter leiden. Der dritte Zweck eines Budgets besteht darin, Motivation zu schaffen. Ein Budget kann ein wirksames Instrument sein, um Manager zu ermutigen, im Einklang mit den Zielen der Organisation zu handeln.

Das Budget ist ein wirksames Instrument, um verschiedenen Managern Pläne mitzuteilen. Am häufigsten wird das Budget als verwendet Kontrollinstrument. Die tatsächlichen Kosten bzw. Aufwendungen werden mit den prognostizierten Kontrollkosten verglichen. Wenn die budgetierten Ziele nicht schnell erreicht werden, ist ein Hinweis darauf, dass Korrekturmaßnahmen erforderlich sind.

Einige der anderen bemerkenswerten Merkmale eines Budgetkontrollsystems sind:

1. Schlägt vor, wie das Budget jeden Funktionsbereich des Budgetierungsprozesses wie Verkauf, Einkauf, Produktion, Politik, Betrieb usw. bewertet.
2. Hilft der Buchhaltungsabteilung, die tatsächliche Leistung jedes Funktionsbereichs aufzuzeichnen.
3. Hilft bei der Analyse von Abweichungen und der Identifizierung verantwortlicher Personen
4. Ermöglicht die Darstellung des Budgets in Bezug auf Zeit – kurzfristiges und langfristiges Budget, Funktionen – Verkaufsbudget, Bargeldbudget, Produktionsbudget und Verhalten – festes und flexibles Budget; usw.
5. Definieren von Zielen/Zielen, die während der Budgetperiode oder der zukünftigen Periode erreicht werden sollen
6. Definieren verschiedener Aktivitäten und Planung für jede Aktivität

Ziele des Budgetkontrollprozesses

Zu den häufigsten Zielen der Haushaltskontrolle gehören Koordinierung, Planung, Kontrolle, Rechenschaftspflicht, optimale Kapitalnutzung usw. Darüber hinaus sind einige weitere Ziele der Haushaltskontrolle:

1. Unternehmensziele setzen
2. Bereitstellung von Plänen zur Erreichung gesetzter Ziele
3. Koordination der Aktivitäten verschiedener Abteilungen
4. Kostengünstige und effiziente Verwaltung mehrerer Abteilungen und Kostenstellen
5. Steigern Sie die Rentabilität, indem Sie Abfall reduzieren
6. Das Kontrollsystem muss zentralisiert sein.
7. Beseitigung von Abweichungen von etablierten Standards
8. Definieren der Rollen und Verantwortlichkeiten verschiedener Mitarbeiter innerhalb der Organisation

Vorteile des Budgetkontrollprozesses

Budgetmanagement ist zu einem wichtigen Unternehmensinstrument zur Kostenminimierung und Umsatzoptimierung geworden. Zu den Vorteilen des Finanzmanagements gehören:

1. Es legt die Ziele, Strategie und Richtlinien des Unternehmens fest. Wenn es kein klares Ziel gibt, werden Ressourcen für die Erreichung alternativer Ziele aufgewendet.
2. Die Haushaltskontrolle setzt Ziele. Jede Abteilung muss effizient arbeiten, um die Frist einzuhalten. Dadurch ist es ein wirksames Mittel zur Überwachung der Aktivitäten vieler Abteilungen innerhalb einer Geschäftseinheit.
3. Dies sorgt für eine verbesserte Koordination zwischen den Abteilungen
4. Wenn die Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen, hilft die Budgetkontrolle dem Management dabei, die Schuldigen zu identifizieren.
5. Es hilft Produktionskosten senken, um unnötige Kosten zu vermeiden.
6. Die Haushaltskontrolle fördert Effizienz und Einsparungen, indem sie den Mitarbeitern ein Kostengefühl vermittelt.
7. Die Haushaltskontrolle ermöglicht eine zentralisierte Kontrolle und ermöglicht gleichzeitig verteilte Maßnahmen.

Einschränkungen. Budgetkontrolle

Obwohl die Budgetkontrolle Managern hilft, die Budgetverwaltung zu meistern, weist sie auch die folgenden Einschränkungen auf:

1. In einem inflationären Umfeld ist es schwierig, realistische Budgets aufzustellen
2. Die Budgetierung ist mit großen Kosten verbunden Kleinbetrieb kann es sich nicht leisten.
3. Budgets werden für eine Zukunft erstellt, die von Natur aus ungewiss ist. Die Bedingungen können sich in Zukunft ändern und die Budgets durcheinander bringen. Dadurch verringern zukünftige Unsicherheiten den Wert des Budgetverwaltungssystems.
4. Die Haushaltskontrolle ist nur ein Managementinstrument. Es kann das Management bei der Entscheidungsfindung nicht ersetzen, da es keine Alternative zum Management darstellt.

Beispiele. Budgetkontrolle

Haushaltskontrolle ist ein Finanzbegriff, der sich auf die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben bezieht. Die meisten Universitätsabteilungen sehen beispielsweise jährliche Darlehensregelungen für die allgemeine Ausstattung vor. Die Abteilung kann feststellen, ob ein bestimmter Posten finanziert werden kann, indem sie die tatsächlichen Ausgaben regelmäßig mit dem Budget und den prognostizierten Ausgaben vergleicht. Reicht das Konto nicht aus, muss die Abteilung eine andere Finanzierungsquelle finden.

Wie funktioniert die Budgetkontrolle?

Zuerst müssen Sie ein Budget entwickeln. Einfach ausgedrückt handelt es sich bei einem Unternehmensleistungsbudget um eine Reihe finanzieller Ziele, die das Management erreichen möchte. Dies können Einnahmen- oder Ausgabenziele sein. Zweitens muss das Management nach Festlegung des Budgets die tatsächliche Leistung im Vergleich zu den geplanten Zielen bewerten, analysieren und interpretieren. Für diesen Vergleich greift das Management häufig auf den Budgetbericht zurück.

Drittens müssen Manager, sobald Vergleiche erstellt wurden, ineffektive Aktivitäten verbessern und gleichzeitig diejenigen entwickeln, die eine gute Leistung erbringen. Mithilfe des Budgetberichts können sich Manager leicht auf ungünstige Vorgänge konzentrieren, da alle Bereiche, die das Budget einhalten, mit einem F (was eine günstige Abweichung bedeutet) und die Bereiche mit schlechter Leistung mit einem U (was eine ungünstige Abweichung bedeutet) gekennzeichnet sind. Die vierte und letzte Phase endet oft am Ende des Berichtszeitraums.

Budgetkontrolle in Oracle ERP

Mit Budget Control bietet Oracle Enterprise Resource Planning (ERP) eine Reihe von Optionen und Überprüfungsprozessen, um Budgets anhand des Verbrauchs zu prüfen und Ihnen dabei zu helfen, Mehrausgaben zu verhindern. Die Budgetkontrolle in Oracle ERP Cloud umfasst auch die Verpflichtungsabrechnung, sodass Sie vermeiden können, mehr als geplant auszugeben. Die Budgetkontrolle hilft, den Kostenkontrollprozess von Geschäftstransaktionen in Echtzeit zu verwalten.

Verschiedene von Oracle ERP ausgeführte Funktionen:

1. Führen Sie Mittelprüfungen und Mittelreservierungen durch, um festzustellen, ob Ausgaben zum Zeitpunkt der Übermittlung oder Genehmigung einer Transaktion zulässig sind.
2. Sorgen Sie für ein Gleichgewicht der Haushaltskontrollen gemäß dem Haushaltskalender und kontrollieren Sie die Haushaltsstruktur für verfügbare Budgets, Mittel und Verbrauchsfunktionen
3. Überwachen Sie die Unternehmensausgaben monatlich oder jährlich
4. Definieren Sie Bedingungen, um Transaktionen zu stoppen oder neu zu definieren, wenn sie das budgetierte Limit überschreiten.

Sie können die Budgetkontrolle für Folgendes aktivieren:

1. Buchhaltungsbücher
2. Projekte
3. Dem Hauptbuch zugeordnete Geschäftseinheiten (BU).
4. Quellen und Zeitschriftenkategorien
5. Transaktionsarten wie Bestellungen (POs) oder Bestellanforderungen

Grundlagen. Budgetkontrolle

1. Organisation der Budgetkontrolle

Budgetplanung, Wartung und Verwaltung hängen von kompetenten Organisationen ab. Es wird ein Haushaltsausschuss gebildet, dem Leiter mehrerer Abteilungen angehören. Alle Funktionsleiter sind für die korrekte Ausführung der Budgets ihrer jeweiligen Abteilungen verantwortlich.

2. Budgetzentren

Das Budgetcenter ist der Teil des Unternehmens, der den Haushalt erstellt. Die Budgetzentrale kann eine Abteilung, eine Abteilung einer Abteilung oder eine beliebige andere Komponente einer Abteilung sein. Es sollten Budgetzentren eingerichtet werden, die alle Aspekte der Aktivitäten eines Unternehmens abdecken.

3. Budgetleitfaden

Ein Budgethandbuch ist ein Dokument, das die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Manager beschreibt, die an der Festlegung des Budgets beteiligt sind. Es definiert die Beziehungen zwischen mehreren Beamten.

4. Haushaltsbeauftragter. Budgetkontrolle

Der Chief Executive Officer an der Spitze der Organisation ernennt den Budgetbeauftragten. Der Haushaltsbeauftragte hat die Befugnis, die von verschiedenen Funktionsleitern bereitgestellten Budgets zu überprüfen und notwendige Änderungen vorzunehmen.

5. Haushaltsausschuss

In kleinen Unternehmen ist der Buchhalter für die Erstellung und Ausführung des Budgets verantwortlich. In großen Unternehmen wird eine Gruppe namens Haushaltsausschuss gebildet.

6. Budgetzeitraum

Eine Budgetperiode ist ein Zeitraum, in dem ein Budget erstellt und umgesetzt wird. Viele Dinge beeinflussen den Budgetzeitraum. Dies kann ein Unterschied zwischen den Branchen oder sogar innerhalb desselben Sektors oder Unternehmens sein.

7. Bestimmung wesentlicher Faktoren. Budgetkontrolle

Für jeden Funktionsbereich wurden Budgets festgelegt. Diese Budgets sind miteinander verknüpft und voneinander abhängig. Damit die Finanzkontrolle gelingt, müssen die verschiedenen Budgets gut aufeinander abgestimmt sein. Budgetbeschränkungen für bestimmte Budgets können sich auch auf andere Budgets auswirken. Der Schlüsselfaktor, auch Hauptfaktor genannt, ist der Faktor, der alle unterschiedlichen Budgets beeinflusst.

Fazit!

Um Geld zu verdienen, muss man Geld ausgeben, aber ohne angemessene Haushaltskontrollen kann es schwierig sein, das Beste für sein Geld herauszuholen. Unternehmen oder Organisationen sollten stets wirksame Verfahren zur Haushaltskontrolle einrichten und umsetzen. Es ist auch wichtig, in Technologie zu investieren, die genaue, zuverlässige Echtzeitdaten sowie Automatisierung und Analyse bietet. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr Team Budgetierungs- und Budgetkontrollverfahren versteht und daran teilnimmt, die die Ziele ihrer Abteilung und Organisation unterstützen. Wenn Sie dies tun, werden Sie flexibel sein und strategisches Verständnis, notwendig für ein erfolgreicher Erstellen, überwachen und verwalten Sie alle Ihre Budgets und stellen Sie sicher, dass jeder ausgegebene Dollar für den Aufbau eines erfolgreichen Unternehmens ausgegeben wird.

FAQ. Budgetkontrolle

1. Was ist Budgetkontrolle?

   • Unter Budgetkontrolle versteht man den systematischen Prozess des Vergleichs der tatsächlichen Leistung eines Unternehmens mit den budgetierten Zielen.

2. Was ist der Zweck der Haushaltskontrolle?

   • Das Hauptziel besteht darin, die Kontrolle über die finanziellen Ressourcen und die Umsetzung des Geschäftsplans sicherzustellen, Abweichungen zu erkennen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

3. Welche Indikatoren unterliegen in der Regel der Haushaltskontrolle?

   • Die Haushaltskontrolle kann Vergleiche von Einnahmen, Ausgaben, Gewinnen, Produktionsmengen und Schlüssel umfassen Leistungskennzahl.

4. Wie erfolgt der Vergleich in der Haushaltskontrolle?

   • Ist-Ergebnisse werden mit Plan-Ergebnissen verglichen und Abweichungen analysiert. Bei erheblichen Abweichungen werden Korrekturmaßnahmen ergriffen.

5. Wer ist für die Budgetkontrolle in der Organisation verantwortlich?

   • Typischerweise ist die Finanz- oder Buchhaltungsabteilung für die Haushaltskontrolle verantwortlich. Je nach Unternehmensstruktur können hierzu aber auch Abteilungsleiter gehören.

6. Welche Tools werden zur Budgetkontrolle eingesetzt?

   • Zu den Tools gehören Finanzleistungsberichte, Dashboards, Key Performance Indicators (KPIs), Leistungsanalysen und andere.

7. Wie reagiert man auf Budgetabweichungen?

   • Die Reaktion hängt von der Art der Abweichungen ab. Bei geringfügigen und erklärbaren Abweichungen sind ggf. keine weiteren Maßnahmen erforderlich. Bei erheblichen Abweichungen können Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.

8. Kann die Budgetkontrolle dazu beitragen, die finanzielle Leistung eines Unternehmens zu verbessern?

   • Ja, die Haushaltskontrolle kann Bereiche identifizieren, in denen Kosten optimiert, die Effizienz verbessert und zusätzliche Einnahmen generiert werden können, was letztendlich die finanzielle Leistung verbessern kann.

9. Wie oft wird eine Budgetkontrolle durchgeführt?

   • Dies kann von der Größe und Art des Unternehmens abhängen. Die Budgetkontrolle erfolgt in der Regel monatlich, kann aber je nach Bedarf des Unternehmens auch mehr oder weniger häufig erfolgen.

10. Kann die Budgetkontrolle bei der langfristigen Planung helfen?

    • Ja, die Ergebnisse der Budgetkontrolle können genutzt werden, um aktuelle Pläne anzupassen und eine Strategie für einen längeren Zeitraum zu formulieren.