As chamadas de conferencia é unha tecnoloxía que permite que persoas en diferentes lugares interactúen e se comuniquen entre elas en tempo real mediante comunicacións de audio e/ou vídeo. Isto permite aos membros reunirse e manter reunións, discutir cuestións, tomar decisións e traballar en proxectos sen saír das súas oficinas ou localizacións.
Queres crear chamadas de conferencia exitosas que a xente agarda? Tanto se estás reunindo co teu xefe, cos teus clientes ou co teu equipo virtual de todo o mundo, aquí tes dez consellos para asegurarte de que todo vaia ben.
Unha das mellores cousas dos negocios hoxe en día é que nunca foi tan fácil estar conectado cos teus colegas, equipo e clientes. Grazas á tecnoloxía moderna, podemos organizar reunións sobre a marcha, organizar reunións virtuais e garantir unha experiencia perfecta desde practicamente calquera lugar do mundo. Hoxe, unha das formas máis sinxelas e populares de manterse en contacto con todos os membros da súa empresa é a través das conferencias telefónicas. Non só son fáciles de configurar, senón que tamén permiten a colaboración en tempo real para que os posibles problemas se resolvan rapidamente e todos estean sempre na mesma páxina.
Cando se trata de eficiencia empresarial, hai poucas ferramentas tan sinxelas e eficaces como as chamadas de conferencia.
1. Organízate. Conferencia telefónica
Non hai nada peor que unha conferencia telefónica que non teña un propósito claro. Para que a túa conferencia sexa efectiva, debes organizar o teu tempo con antelación. Isto significa que debes ter todo o que necesitas, incluíndo unha axenda, notas e unha lista de tarefas clara. Para causar unha impresión realmente, envía unha axenda para a chamada antes de que comece para que todos poidan estar na mesma páxina e saber exactamente que esperar. Manterse organizado é o único xeito de estar seguro de que non perderás o tempo, incluído o teu.
2. Coñece o teu servizo. Conferencia telefónica
Tómese sempre o tempo para familiarizarse co sistema telefónico empresarial e/ou co servizo de conferencias que está a usar antes de que se produza a chamada real. Cada servizo ten as súas propias características únicas, polo que saber como funciona todo pode garantir que a chamada transcorra sen problemas. Comprender o servizo que utilizas tamén é a mellor forma de axudar a outros visitantes a navegar por el. En lugar de só envialos á páxina de preguntas frecuentes do servizo, podes responder as súas preguntas ti mesmo.
Estratexia de crecemento empresarial. O mellor
3. Crea interacción. Conferencia telefónica
As mellores conferencias permiten que todos os participantes participen. Se o único que fas é falar, a xente preguntarase por que non enviaches unha nota de voz. Deixa sempre tempo para preguntas e comentarios durante a chamada para que todos sintan que teñen a oportunidade de participar. Isto garantirá que todos estean atentos e asegurarase de que todo o que necesitase resolver durante a conversación se resolva. Dependendo do tipo de servizo de conferencias que utilices (consulta a nosa lista dos cinco principais servizos gratuítos a continuación), haberá outras formas únicas de fomentar a participación, incluíndo a creación de enquisas e unha sección interactiva de preguntas e respostas. Se planeas utilizar un destes servizos adicionais, asegúrate de que ti e os teus membros esteades familiarizados co seu funcionamento con antelación.
4. Minimizar as distraccións. Conferencia telefónica
Aínda que un dos beneficios dunha conferencia telefónica é a posibilidade de unirse desde calquera lugar, é importante que trates de minimizar as distraccións para todos, especialmente se es o anfitrión. Se é posible, evita chamar desde lugares públicos que sexan ruidosos ou, se é unha videochamada, cheos de xente. Aínda que ás veces é inevitable, este tipo de distraccións poden ser molestos e ata poden impedir que vostede e os seus convidados discutan sobre calquera cousa que teña que abordar durante a chamada.
Xestión do tempo e mellora da produtividade
5. Estar a tempo. Conferencia telefónica
Unha das peores formas de comezar unha conferencia é chegar tarde. Mesmo cinco minutos despois da hora programada poden irritar aos teus visitantes e dar a impresión de que non o estás aprecialos tempo. Chamar cedo tamén fará que os teus participantes sintan que estás preparado e preparado. Ademais, axuda aos teus hóspedes a evitar esa incómoda mensaxe de "ti estás aquí primeiro" que podería facelos segundos se teñen a información de chamada correcta.
6. Preparar axudas visuais
Non todas as conferencias precisan a axuda de axudas visuais. Pero para algúns, realmente melloran a conversa. Unha vez que creas a túa axenda para a chamada, revisa as túas notas e determina se necesitas imaxes. Se é así, tómase o tempo para preparar soportes visuais e asegúrate de informar aos teus convidados de que esta será unha videoconferencia. Se esperas que os teus convidados tamén compartan o vídeo, infórmaos para que se preparen. Non hai nada peor para os teus convidados que se lles pida que se unan por vídeo cando só esperan unha chamada de voz.
7. Sigue o plan de xogo. Conferencia telefónica
Aínda que pode pasar moito tempo preparándose para a convocatoria, isto non garante que siga a súa axenda. Ten en conta o que queres conseguir de garda e fai todo o posible para ser o máis eficaz posible mentres marcas cada caixa. Se animas a outros a participar na competición, tamén deberías ser o anfitrión para asegurarte de que ninguén máis estea monopolizando ou simplemente perdendo o tempo. Lembra: todos, incluído ti, están ocupados. Canto máis tempo dure a túa chamada e canto máis fóra do tema estea, menos a xente se lembrará, e menos emocionados estarán para a próxima chamada.
8. Canto máis curto mellor. Conferencia telefónica
En caso de dúbida, sempre erra no lado das chamadas de conferencia máis curtas. Aínda que todos se queixarán de chamadas de conferencia de trinta minutos que levan unha hora, moi poucos se molestarán cando en realidade son só vinte minutos. Mantén un ollo ao reloxo durante a chamada para que poidas facer o posible para que os participantes saian a tempo ou antes. Non hai nada que os empregados valoren máis que as reunións que non quitan tempo das súas xa ocupadas axendas.
9. Proporciona notas
Se sabes que a túa conferencia será longa ou se hai varios temas importantes que a xente debe lembrar, entón é importante que tomes notas para os teus convidados despois (ou antes) da chamada. Estas notas asegurarán que se recorden todas as túas preguntas, comentarios e ideas máis importantes, así como se os teus hóspedes toman algunha medida e lembranlles o que teñen que facer e cando.
10. Grava a chamada. Conferencia telefónica
Asegúrate de gravar a túa conferencia telefónica para que se alguén a perda, teña a oportunidade de vela. Gravar a conversa tamén axudarache a aprender o que podes facer mellor a próxima vez, como ralentizar a conversa, mellorar as axudas visuais que utilizas ou centrarte na axenda. Ademais das notas, compartir conversas é bo unha forma de que os participantes volvan e revisen segundo sexa necesario.
5 chamadas de conferencia gratuítas.
Aínda que hai moitos servizos de conferencias de pago que son excelentes, tamén hai moitos servizos gratuítos que poden competir facilmente. Aquí tes unha lista dos nosos cinco servizos de conferencias favoritos e por que...
1. Hangouts de Google
Encántanos a calidade do vídeo e do audio Google hangouts , sen esquecer o familiar que resulta para moitos usuarios. Xa que todo o que necesitas é unha conta de Google para unirte, usar Hangouts moitas veces significa que os teus visitantes non teñen que preocuparse por configurar ou iniciar sesión noutra conta descoñecida. Hangouts tamén se integra con aplicacións como Google Docs, o que significa que compartir información rapidamente é doado.
2. Uberconferencia
Do mesmo xeito que Google Hangouts, uber-conferencia permítelle compartir ficheiros de Google Drive durante unha chamada. Tamén se integra con Dropbox e Evernote e facilita compartir pantallas. Unha das mellores características de Uberconference son os seus controis de audio, que axudan a minimizar o ruído ambiental se te atopas nunha oficina moi ocupada ou nunha cafetería popular.
3. Zoom
zoom, Un dos servizos máis populares desta lista, é unha excelente opción de conferencia telefónica gratuíta para as empresas, especialmente se dependen moito das videoconferencias. A aplicación é fácil de descargar e acceder, o que che permite facer chamadas futuras rapidamente a todos os membros do teu equipo.
4. Conferencia gratuíta
Se tes clientes ou membros do equipo que se unirán a nivel internacional, entón Conferencia gratuíta é unha das opcións máis intelixentes xa que é gratuíto. Podes usar FreeConference por teléfono e en liña con acceso a cómodas funcións de chat e compartir pantalla.
5. Samepage
Como un completo software de colaboración todo en uno, Samepage permítelle facer cousas como comunicarse a través de textos masivos, compartir ficheiros e mesmo facer enquisas dentro do seu grupo. Aínda que Samepage ofrece un servizo gratuíto, tamén ofrece opcións de pago para funcións adicionais, como comandos privados e almacenamento ampliado.
Realización
Ao optimizar a súa estratexia de conferencias e o seu rendemento utilizando o servizo de conferencias axeitado para a súa empresa, colabora equipo pode ser máis eficaz, que nunca. Tanto se traballas nun negocio físico como en liña, podes comezar a facer mellores conferencias que perdan menos tempo e facer máis traballo seguindo estes consellos.
Deixe un comentario