Projektszervezés - definíció, típusok és diagram

A projektszervezés az erőforrások tervezésének, koordinálásának és kezelésének folyamata a meghatározott célok meghatározott időn és költségvetésen belüli elérése érdekében. A projekt egy átmeneti vállalkozás, amelynek egyedi eredménye vagy terméke van, amely eltér a szervezet napi működésének rutinjától.

A projektszervezetben három felelősségi és kompetenciaterület van.

Projektmenedzsment – rá van bízva a projekt menedzsment oldala
Projektcsapat – A projektcsapat hozzá van rendelve a projekt megvalósításának egy aspektusához
A projekttanács az a döntéshozó testület, amelyben megbíznak a projekt sikerében, és olyan fontos döntéseket hoz, mint például a projekt megszakítása vagy folytatása.

Szervezeti struktúra A projekt számos tényezőtől függ, például a szervezet típusától és stílusától, a hierarchiától és a munkafolyamattól.

Íme néhány a projektszervezés leggyakoribb típusai közül:

1. Funkcionális szervezet. Projektszervezés

Ez az egyik leggyakoribb szervezeti struktúra. A vállalat több részlegre oszlik, és a hasonló készségekkel és know-how-val rendelkező embereket csoportosítják. A projektmenedzser és más erőforrások ugyanazon az osztályon dolgoznak, például marketing, értékesítés, könyvelés stb.

A funkcionális szerkezet előnyei a következők:

Ez a legjobb kis projektek és kis csapatok számára is, mivel a funkció teljes irányítást szerezhet a csapattagok és más erőforrások felett.
A tagokat könnyű motiválni, mivel kevesen vannak
A szakértők elérése egyszerű, mert ugyanazon a funkcionális területen dolgoznak.
Könnyű összeszedni mindenkit, aki részt vesz a projektben, és megvitatni a vonatkozó kérdést.
Az alkalmazottak hajlandóak ilyen projekteken dolgozni, mert ez lehetőséget ad számukra a továbblépéshez.
Mivel a csapat kicsi, lehetséges a projekt kommunikációs eszközeinek korlátozása.

A funkcionális szerkezet hátrányai a következők:

Nem könnyű elérni a funkcionális egységen kívüli embereket
Az alkalmazottak hűségesek csapatvezetőjükhöz, ahelyett, hogy egy projekten dolgoznának
A stratégiai fókusz fenntartásának nehézségei

2. Tervezés.

Itt a projektmenedzser teljes felelősséggel tartozik minden projektért. Teljes munkaidőben dolgozik a teljes csapatnál, és a költségvetést ellenőrzi annak sikeres befejezése érdekében. Beszámol a projekt igazgatóságának és a projekt támogatójának. Projektszervezés

A projekt alapú szervezeti struktúra előnyei a következők:

Teljes ellenőrzés a csapat felett
Erős identitástudat a csapaton belül, ami domináns csapatkultúrát eredményez
Minimális konfliktus, mivel minden résztvevő azon dolgozik, hogy elérje a projekt céljait és célkitűzéseit
A munka megtervezése egyszerű
Az erőforrások könnyű elérhetősége
Fejleszti a műszaki vezetési és a projektmenedzsment készségeket

A projekt szervezeti felépítésének hátrányai a következők:

Ez drága vállalás
Nehéz az alkalmazottaknak gyere vissza, ha kirúgják a munkahelyükről
Egyes esetekben egy projekt lezárása az állás elvesztését jelenti

3. Mátrix. Projektet szervezni

Egy mátrix projektszervezeti struktúra a projekt és a funkcionális szervezet integrálásával jön létre. Két struktúra létezik: vízszintes és függőleges, így egy alkalmazott projekten és funkcionális csoportban is dolgozhat.

Háromféle szervezeti mátrix létezik

Erős mátrix - a projektmenedzsernek teljes munkaidős csapata van, és van teljes útmutató valamint a csapat és a projekt feletti ellenőrzés
A gyenge mátrix közelebb áll a funkcionális struktúrához, és a projektmenedzsernek kevesebb lehetősége van. Részmunkaidős csapata és költségvetési kontrollja van
Kiegyensúlyozott mátrix - a projektmenedzser közepes szintű felhatalmazással és részmunkaidős csapattal rendelkezik. Ő és a funkcionális vezető kezeli a költségvetést

A mátrix szervezet előnyei a következők:

Az erőforrásokat hatékonyan használják fel
Az erőforrások könnyen mozgathatók a különböző projektek között
Az egyének, valamint a csapattagok természetüknél fogva érzékenyek

A mátrix szervezet hátrányai a következők:

Legtöbbször az erőforrások miatt talál konfliktust a projektek között
Az emberekre ellentmondó és eltérő prioritásokat bíznak, és ez zavart okozhat

A projektszervezés néhány egyéb típusa a következő:

Egyszerű vagy organikus szervezés a legegyszerűbb projektszervezeti struktúra, amely magában foglalja az egy tulajdonossal rendelkező gazdasági egységeket, valamint a szabadúszókat. A projektmenedzser szerepét általában az a tulajdonos vagy szakember látja el, aki a munkafolyamat irányításával van megbízva. Projektszervezés
Változatos szervezet. Az ilyen típusú szervezeti felépítésben sok egymástól független funkcionális egység található. Az egységek különböző embereket tartalmaznak készségek és know-how-t, amelyeket egy közös téma köt össze, és ez lehet egy földrajzi hely vagy egy hasonló projekt. Minden részleg saját erőforrással rendelkezik az autonóm működéshez.
Virtuális szervezet — A virtuális szervezeti struktúrában a szervezet fenntartja alaptevékenységét, és megpróbál más folyamatokat kiszervezni. A központi szervezet különböző külső szervezetekkel áll kapcsolatban az üzlet sikeres működtetése érdekében. Az ilyen szervezetek projektmenedzsere közepes és alacsony szintű jogosítványokkal és vegyes költségvetési ellenőrzési jogkörrel rendelkezik.

Hogyan készítsünk projektszervezési diagramot?

A projekt szervezeti diagramja segít meghatározni a csapat szerepeit és felelősségeit, valamint a képzési igényeket, az erőforrások elosztásának módját és az érdekelt felek bevonását. A szükséges lépések a következők:

1. Határozza meg a személyzetet. Projektszervezés

A folyamat első lépése a projekt hatóköréhez kapcsolódó személyek azonosítása és képes erős hatással van a projektre. Jellemzően kulcsfontosságú alkalmazottakról van szó, akik befolyásolják a marketingeseket, a részlegvezetőket, az értékesítőket, a támogató személyzetet, a tanácsadókat és még az informatikai személyzetet is.

2. Építs fel egy felsővezetői csapatot

Második lépés — egy életképes csapat létrehozása, amely felelős a projektért és figyelemmel kíséri annak sikerét. A csapat tagjai lesznek az ügyfelek vagy a projekt szponzorai, és bizonyos esetekben szakértők is, akik útmutatást és segítséget nyújtanak a projekt során.

3. Projektkoordinátorok kijelölése. Projektszervezés

A harmadik szakaszban projektkoordinátorokat kell kinevezni, akik közép- és alacsony szintű vezetők lesznek. Feladataik közé tartozik az ezen a szinten végzett feladatok ellátása és a csapat feladatainak koordinálása. Egy projektszervezetben sok projektkoordinátor lehet, de a legtöbb esetben legalább hármat talál a kommunikációs, technikai és tervezési szempontok kezelésére.

4. Jelölje meg az érintetteket

Azonosítsa a legfontosabb érdekelt feleket, és próbálkozzon vonzza őket projektfejlesztéshez.

5. Határozza meg a képzési követelményeket. Projektszervezés

Bizonyos esetekben a csapat hatékonyan tud megbirkózni a feladattal. Másokkal ellentétben nem rendelkeznek azokkal az eszközökkel, készségekkel és ismeretekkel, amelyekkel kezelni tudják a projekt bonyolultságát. Határozza meg a képzési követelményeket, és ajánlja fel azoknak a tagoknak, akiknek szükségük van rá. A projektkoordinátor felelős a munkacsoport irányításáért és a munkavállalók szükséges képzéséért.

6. Hozzon létre egy projekt szervezeti diagramot

Az utolsó szakasz a projekt szervezeti diagramjának kidolgozása. Tekintse át a már megtett lépéseket, és gondolja át, hogyan koordinálják és működjenek együtt a projektben résztvevők a tökéletes diagram elkészítése érdekében.

Nézze meg alaposan, hogy meg tudja határozni a kapcsolatukat és a kiosztandó felelősségeket. Sorolja fel azokat a döntéshozókat, akik kiemelkedő szerepet fognak játszani, és írja le szerepüket, felelősségüket és beosztásukat a közelben, hogy tiszta képet kapjon. Ha úgy dönt, hogy hasznos szervezeti diagramot hoz létre a projekthez, definiálja az összekötő szerepeket, valamint a kommunikációs és jelentési csatornát

Anyagjegyzék (BOM) – Meghatározás, példa, típusok és előnyök