Pinigų apskaita – apibrėžimas, pavyzdys, pliusai ir minusai

Pinigų apskaita – tai grynųjų pinigų, kuriuos organizacija gauna ir išleido vykdydama savo veiklą, apskaitos procesas. Grynųjų pinigų apskaitoje registruojamos visos su grynaisiais pinigais susijusios operacijos, įskaitant įplaukas, išlaidas ir likučius.

Grynųjų pinigų apskaita yra vienas iš svarbiausių apskaitos elementų ir yra privalomas visoms organizacijoms, kurios dirba su grynaisiais pinigais. Tai leidžia įvertinti esamą organizacijos finansinę būklę, kontroliuoti pinigų srautus ir nustatyti galimus pažeidimus bei klaidas.

Kas yra grynųjų pinigų apskaita?

Apibrėžimas: Grynųjų pinigų apskaita yra metodas buhalterinė apskaita buhalterinė apskaita ar buhalterija, kurioje mokėjimo kvitai apskaitomi tuo laikotarpiu, kai jie buvo gauti, o išlaidos – tuo laikotarpiu, kai jos faktiškai buvo apmokėtos.

Pagrindiniai grynųjų pinigų apskaitos elementai:

1. Kasos kvitas: Visų pinigų priėmimo kvitų registravimas į kasą, ar nuo prekių pardavimas, paslaugų teikimas, paskolų gavimas ir kt.
2. Grynųjų pinigų suvartojimas: Visų išlaidų, padarytų naudojant grynuosius pinigus, tokių kaip sąskaitų apmokėjimas, prekių ir paslaugų pirkimas, atlyginimų mokėjimas ir kt., atspindys.
3. Balanso kontrolė: Nuolatinis grynųjų pinigų likučio kasoje stebėjimas, kad būtų išvengta trūkumo ar pertekliaus.
4. Ataskaitų teikimas: Grynųjų pinigų operacijų ataskaitų ruošimas vidaus valdymui ir pateikimas mokesčių institucijoms.
5. Dokumentavimas: Prie kiekvienos operacijos pridedami atitinkami dokumentai, tokie kaip kasos orderiai, čekiai, kvitai ir kt.
6. Grynųjų pinigų operacijų kontrolė: Vidinės kontrolės įgyvendinimas siekiant užkirsti kelią sukčiavimui ir klaidoms.

Pinigų apskaita yra svarbi organizacijos finansų valdymo dalis ir padeda užtikrinti sekimo skaidrumą ir tikslumą. pinigų srautai.

Pinigų apskaitos pavyzdys

Pažvelkime į grynųjų pinigų apskaitos pavyzdį mažoje parduotuvėje. Tarkime, tai yra būtiniausių prekių parduotuvė.

1. Kasos kvitas:

• Lapkričio 1 d.: Prekių pardavimas grynaisiais už 10 000 grivinų.
• Lapkričio 3 d.: Grįžimas kliento prekes, grąžinti 2 grivinų.

2. Grynųjų pinigų suvartojimas:

• Lapkričio 2 d.: Prekių pirkimas iš tiekėjo grynaisiais 5 grivinų.
• Lapkričio 4 d.: parduotuvės nuomos mokėjimas grynaisiais: 3 grivinų.

3. Balanso valdymas:

• Pradinis grynųjų pinigų likutis lapkričio 1 d.: 0 grivina.
• Galutinis likutis kasoje lapkričio 4 d.: 10 000 grivinų (pradinis likutis + kvitai - išlaidos).

4. Ataskaitų teikimas:

• Lapkričio mėnesio grynųjų pinigų operacijų ataskaitos rengimas, įskaitant pradžios ir pabaigos likučius, kvitus ir išlaidas.

5. Dokumentacija:

• Grynųjų pinigų pavedimas kiekvienai operacijai (pardavimas, grąžinimas, pirkimas, nuomos mokėjimas).
• Kiekvienos operacijos kvitai ir kvitai.

6. Grynųjų pinigų operacijų kontrolė:

• Įvedamos grynųjų pinigų operacijų tikrinimo taisyklės, siekiant išvengti klaidų ir sukčiavimo.

Tai paprastas pavyzdys, o realiame gyvenime gali būti sudėtingesnių operacijų ir papildomų aplinkybių, tokių kaip mokesčiai, į kuriuos taip pat reikia atsižvelgti tvarkant grynųjų pinigų apskaitą.

Kas naudoja grynųjų pinigų apskaitą?

Savininkų yra nemažai smulkus verslas, taip pat savarankiškai dirbantys specialistai, kurie renkasi grynųjų pinigų apskaitą, o ne kaupiamąją apskaitą, nes tai dažniausiai yra mažiausiai sudėtingas apskaitos būdas. Taip pat pateikiama greita apžvalga, kiek pinigų iš verslo faktiškai sandėlyje, o tai yra svarbus rodiklis bet kokiam verslui. Nors nemažai naujų verslų ar įmonių gali naudoti grynųjų pinigų apskaitos metodą, jis tinka ne visiems. Daugeliui mažų įmonių, kurios atlieka atsargas, gali prireikti naudoti kaupimo principą buhalterinė apskaita, nes tai padės jiems stebėti atsargų pokyčius. Kai kurios kitos įmonės, siūlančios savo paslaugas kreditu, turėtų papildomai naudoti kaupimo metodą.

 

Kaip veikia grynųjų pinigų apskaita

Pinigų apskaitos metodą pasirinkusios įmonės pajamas ar pajamas į apskaitą įrašo tada, kai gauna grynuosius pinigus, o į tai, kada paslauga atliekama, nekreipia dėmesio. Išlaidos taip pat veikia panašiai, o įmonės, atlikdamos mokėjimą, įrašys išlaidas į savo apskaitą ir atkreips dėmesį į tai, kada iš mokėjimo gauna pelno.

Problemos su grynųjų pinigų apskaita

Grynųjų pinigų apskaitos problemos gali apimti įvairius organizavimo, procesų ir dokumentacijos aspektus. Štai keletas dažniausiai pasitaikančių problemų:

1. Teisės aktų nesilaikymas:
   • Netinkamas pinigų apskaitos įstatymų ir taisyklių taikymas gali baigtis baudomis ir mokesčių problemomis.
2. Nepakankama dokumentacija:
   • Teisingai paruoštų kasos orderių, čekių ir kvitų trūkumas gali apsunkinti patikrinimą ir sukelti audito problemų.
3. Apskaitos klaidos:
   • Neteisingai įrašytos sumos, praleistos operacijos arba neteisingos grynųjų pinigų operacijos gali iškreipti įmonės finansinius rezultatus.
4. Neveiksmingi procesai:
   • Dėl netvarkingų arba neoptimizuotų pinigų įnešimo ir išgryninimo procesai gali vėluoti ir sukelti saugumo pavojų.
5. Vidinės kontrolės trūkumas:
   • Prasta prieigos prie patikros kontrolė ir saugos priemonės gali paskatinti sukčiavimą.
6. Nepatenkinama informacijos saugojimo sistema:
   • Veiksmingos grynųjų pinigų dokumentų saugojimo sistemos trūkumas gali sukelti išieškojimo ir audito problemų.
7. Saugumo problemos:
   • Nepakankamos saugumo priemonės, pvz., stebėjimo kamerų trūkumas arba silpnos prieigos kontrolės sistemos, gali sukelti vagystės arba grynųjų pinigų praradimo riziką.
8. Trūksta personalo mokymo:
   • Jei darbuotojai dėl nepakankamo mokymo tinkamai netvarko kasos apskaitos, gali atsirasti klaidų.

Šių problemų sprendimas paprastai apima efektyvių apskaitos procesų įgyvendinimą, darbuotojų mokymą, teisės aktų laikymąsi, kontrolės ir saugumo sistemų tobulinimą.

Grynųjų pinigų apskaitos apribojimai

Dabar aišku, kad esminis grynųjų pinigų apskaitos apribojimas yra tai, kad ji gali nepateikti tikslaus vaizdo apie prisiimtus, bet dar neapmokėtus įsipareigojimus, siekiant, kad verslas visose sąskaitose nyktų. situacija geresnė nei yra iš tikrųjų. Kita vertus, grynųjų pinigų apskaitos metodas papildomai reiškia, kad verslas, kuris neseniai atliko didžiulį darbą ir laukia apmokėjimo, gali pasirodyti ne toks sėkmingas nei yra iš tikrųjų dėl to, kad užduotims atlikti panaudojo medžiagas ir darbo jėgą, bet vis tiek mokėjimo negavo.

Taigi šis apskaitos metodas gali perdėti arba nuvertinti verslo būklę, jei surinkimai arba mokėjimai yra ypač dideli arba maži vienu laikotarpiu, palyginti su kitu. Be to, įmonėms, pasirinkusioms grynųjų pinigų apskaitos metodą, galite susidurti su kai kuriomis galimai blogomis mokesčių pasekmėmis.

Pinigų metodo ir kaupimo metodo skirtumai

Grynųjų pinigų apskaita yra paprasta ir lengvai tvarkoma, todėl turėsite daugiau laiko savo verslui vykdyti. Pradedant ar smulkus verslas Grynųjų pinigų apskaita dažnai duoda geriausius rezultatus. Tačiau verslui augant ir didėjant, kaupiamoji apskaita dažnai yra veiksmingesnė, nes joje fiksuojamos pajamos ir išlaidos tais laikotarpiais, kai jos buvo patirtos, neatsižvelgiant į tai, ar tuo tarpu grynieji pinigai nepasikeitė.

Kaupimo apskaitoje taip pat atsižvelgiama į atsargų, gautinų ir mokėtinų sumų stebėjimą. Taigi kaupiamoji apskaita gali suteikti tikslesnį vaizdą apie įmonės finansinę būklę. Kita vertus, kaupiamoji apskaita paprastai yra varginanti, atimanti daug laiko ir sunkiai suprantama, palyginti su grynųjų pinigų apskaita. Taip pat gali būti sunkiau žinoti, kiek grynųjų pinigų įmonė turi.

Pasirinkimas tarp grynųjų pinigų ir kaupimo apskaitos

Be to, jei pasirinksite Pinigų apskaitą pajamoms, turėsite ją pasirinkti ir sąnaudoms. Sprendžiant tarp grynųjų pinigų ir kaupimo apskaitos metodų gali turėti įtakos ir keli kiti veiksniai, todėl pažvelkime į juos: kadangi įmonės, taikančios grynųjų pinigų apskaitą, neįrašo pajamų tol, kol negauna grynųjų pinigų, joms nereikės mokėti mokesčių už pardavimą. kurių jie dar negavo mokėjimo. Iki metų pabaigos jie turės galimybę paspartinti tam tikras išlaidas, kad sumažintų grynąsias pajamas ir mokesčius, kuriuos turės mokėti.

Įvairūs bankai, skolintojai ir investuotojai reikalauja, kad organizacijos ar įmonės, su kuriomis jie yra susiję, naudotų kaupiamosios apskaitos strategiją. Nesvarbu, ar verslas šiuo metu neieško išorinio finansavimo, bet gali prireikti finansavimo ateityje, jis turėtų nuo pat pradžių rinktis kaupimo principą.

Trumpai tariant, apibendrinant, pagrindinis veiksnys sprendžiant, kokį apskaitos metodą pasirinkti, yra tai, kuris metodas geriausiai atitinka jūsų verslo veiklą ir tikslus.

Pinigų apskaitos privalumai ir trūkumai

1. Pinigų apskaitos privalumai

Grynųjų pinigų apskaitos tvarkymas suteikia daug verslo pranašumų. Štai keletas iš jų:

1. Paklusnus įstatymui:
   • Teisės aktų reikalavimų laikymasis mokesčių ir apskaitos srityje, užkertantis kelią galimoms baudoms ir problemoms su mokesčių institucijomis.
2. Finansinis skaidrumas:
   • Grynųjų pinigų apskaita tiksliai ir skaidriai atspindi finansines operacijas, o tai supaprastina įmonės finansinės būklės analizę.
3. Grynųjų pinigų apskaita:
   • Grynųjų pinigų kontrolė apsaugo nuo praradimo ir sukčiavimo bei užtikrina apskaitos duomenų tikslumą.
4. Auditas ir patikra:
   • Sutvarkyta grynųjų pinigų apskaita palengvina mokesčių institucijų ar finansų inspekcijų atliekamą auditą ir patikrinimą.
5. Sukčiavimo prevencija:
   • Sistemingas grynųjų pinigų operacijų registravimas padeda nustatyti ir užkirsti kelią nesąžiningai veiklai įmonėje.
6. Valdymo efektyvumas:
   • Naujausi duomenys apie grynųjų pinigų ir grynųjų pinigų operacijas palengvina valdymo sprendimų priėmimą ir verslo procesų planavimą.
7. Sąnaudų optimizavimas:
   • Grynųjų pinigų apskaita leidžia sekti ir kontroliuoti grynųjų pinigų išlaidas, o tai padeda jas optimizuoti.
8. Klientų ir partnerių pasitikėjimas:
   • Kai įmonė turi aiškią ir sistemingą grynųjų pinigų apskaitą, tai padeda sukurti klientų ir verslo partnerių pasitikėjimą.
9. Saugumas:
   • Grynųjų pinigų operacijų stebėjimas prisideda prie verslo saugumo, užkertant kelią vagystėms ir kitai neteisėtai veiklai.
10. Atitiktis vidaus kontrolei:
    • Pinigų apskaitos sistemos įdiegimas pagerina vidaus kontrolę ir sumažina klaidų bei piktnaudžiavimo riziką.

Pinigų apskaita prisideda prie efektyvesnio finansinių išteklių valdymo ir stabilių verslo plėtros pagrindų sukūrimo.

2. Trūkumai. Grynųjų pinigų apskaita